Підсумований облік робочого часу: оплачуємо надурочні при звільненні

Підсумований облік

У випадку, коли роботодавець не може організувати роботу працівників так, щоб була дотримана денна або тижнева тривалість робочого часу, то за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації він впроваджує підсумований облік робочого часу (ст. 61 КЗпП). Порядок та умови його застосування наведено в Методрекомендаціях № 138*.

* Методичні рекомендації щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затверджені наказом Мінпраці від 19.04.2006 № 138.

Обліковий період — це відрізок часу, визначений трудовим, колективним договором, угодою або локальними актами роботодавця, протягом якого працівник повинен відпрацювати встановлену йому норму робочого часу відповідно до графіка роботи (змінності).

Графіки роботи складають таким чином, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала нормального числа робочих годин, передбаченого ст. 50 та 51 КЗпП. Якщо ж роботодавець у період дії воєнного стану збільшив тривалість робочого часу для працівників, зайнятих на об’єктах критичної інфраструктури, відповідно до ч. 1 ст. 6 Закону № 2136*, то графіки розробляють з урахуванням такої збільшеної норми.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

За підсумованого обліку роботодавець з початку облікового періоду за кожним працівником щоденно наростаючим підсумком веде облік відпрацьованого робочого часу. При цьому обліковий період може дорівнювати місяцю, кварталу, півріччю, року тощо. Після його закінчення роботодавець визначає правові наслідки проведеного обліку: дотримання встановленої норми робочого часу та наявність годин, відпрацьованих понад установлену норму.

Визначаємо надурочні години

При підсумованому обліку час, відпрацьований понад нормальну тривалість робочого часу за обліковий період, вважають надурочним (абз. 1 п. 10 Методрекомендацій № 138). Загальну кількість надурочних годин за обліковий період визначаємо як різницю між фактично відпрацьованим часом і розрахунковою нормою годин за цей період.

Календарна норма робочого часу — це планова кількість годин, яку повинен відпрацювати працівник за обліковий період. Вона передбачає повне використання робочого часу.

Розрахункова норма робочого часу за обліковий період дорівнює календарній нормі робочого часу, зменшеній на час, протягом якого працівник відповідно до законодавства не виконував свої трудові обов’язки (абз. 3 п. 12 Методрекомендацій № 138).

Тому розрахункову норму робочого часу знаходимо так: з календарної норми тривалості робочого часу, розрахованої за відповідним календарем 5-денного чи 6-денного робочого тижня, виключаємо дні, коли працівник хворів, виконував державні або громадські обов’язки, перебував у відпустці тощо (див. лист Мінсоцполітики від 02.07.2018 № 1139/0/101-18/28).

Зауважимо, що у ч. 1 ст. 65 КЗпП визначені граничні норми застосування надурочних робіт. Вони не повинні перевищувати для кожного працівника 4 годин протягом двох днів підряд і 120 годин на рік. Проте зазначені обмеження діють лише у мирний час. На період дії воєнного стану норма ч. 1 ст. 65 КЗпП не застосовується (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).

Оплачуємо надурочні години

Оплату за всі години надурочної роботи проводимо в кінці облікового періоду або при звільненні працівника (абз. 2 п. 10 Методрекомендацій № 138). Порядок оплати надурочних годин під час війни не зазнав змін. Їх оплачують згідно із ст. 106 КЗпП, а саме:

— при почасовій оплаті праці (установлено оклад, тарифну ставку (місячну чи годинну) — у подвійному розмірі годинної ставки;

— при відрядній системі оплати праці виплачують доплату у розмірі 100 % тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації, оплату праці якого здійснюють за погодинною системою, за всі відпрацьовані надурочні години.

Найлегший варіант обчислення оплати надурочних, безумовно, у випадку встановлення працівникові годинної тарифної ставки. Беремо її розмір на кінець облікового періоду, множимо на 2 та на кількість надурочних годин. Усе! Суму оплати надурочної роботи визначено.

Інша справа, якщо працівникові встановлено оклад. Тут для того, щоб визначити годинну ставку, потрібен обліковий період. Якщо це — місяць, то годинну тарифну ставку обчислюємо шляхом ділення окладу на календарну норму тривалості робочого часу у відповідному місяці.

У випадку, коли обліковий період перевищує місяць і дорівнює кварталу, півріччю, року, годинну ставку розраховуємо діленням окладу на середньомісячну кількість годин за обліковий період з урахуванням норми тривалості робочого часу за цей період. Для того щоб знайти середньомісячну кількість годин за обліковий період, потрібно розділити календарну норму робочого часу, визначену за цей період, на кількість місяців в обліковому періоді.

Працівник звільняється

При звільненні працівника всі години надурочної роботи обов’язково потрібно оплатити. Але до самої оплати слід визначити кількість надурочних годин, відпрацьованих таким співробітником у обліковому періоді до звільнення.

Ви вже знаєте, що підраховують і оплачують надурочні години наприкінці облікового періоду або при звільненні працівника. Якщо працівник звільняється до закінчення облікового періоду, для розрахунку відпрацьованих ним надурочних годин необхідно від загальної кількості фактично відпрацьованих годин в обліковому періоді (відповідно до табеля обліку використання робочого часу) відняти розрахункову норму робочого часу за цей період.

У свою чергу, розрахункова норма робочого часу за обліковий період дорівнює календарній нормі, зменшеній на години, не відпрацьовані працівником, наприклад, у зв’язку з хворобою, відпусткою, звільненням. Водночас середньомісячну кількість годин для оплати надурочних розраховуємо так, начебто працівник і не звільнявся. А саме: ділимо кількість годин за нормою тривалості робочого часу у встановленому обліковому періоді на кількість місяців у ньому (див. лист Мінсоцполітики від 04.03.2019 № 248/0/206-19).

У запитанні працівникові встановлено квартальний обліковий період. Тож нижче на прикладах розглянемо порядок розрахунку надурочних годин саме для такої ситуації.

Спочатку визначаємо розрахункову норму робочого часу. Для цього з календарної норми робочого часу (520 годин) віднімаємо кількість годин, не відпрацьованих за графіком п’ятиденного робочого тижня після дати звільнення:

520 - 32 = 488 (год),

де 32 — кількість годин, не відпрацьованих працівником в обліковому періоді за календарем 5-денного робочого тижня у зв’язку зі звільненням (з 26 по 31 березня 2024 року).

Далі визначимо кількість надурочних годин:

504 - 488 = 16 (год).

Обчислимо середньомісячну кількість годин за обліковий період для цілей оплати надурочних годин:

520 : 3 = 173,33 (год),

де 3 — кількість місяців у встановленому обліковому періоді.

Годинна тарифна ставка становить:

12000 грн : 173,33 = 69,23 (грн).

Сума оплати за надурочні години дорівнює:

69,23 х 2 х 16 = 2215,36 (грн).

А тепер розглянемо приклад підрахунку надурочних годин у ситуації, коли у працівника протягом облікового періоду є час, не відпрацьований згідно із законодавством.

Визначаємо розрахункову норму робочого часу. Для цього з календарної норми робочого часу (520 годин) віднімаємо кількість годин, не відпрацьованих працівником за графіком 5-денного робочого тижня у зв’язку з щорічною відпусткою, хворобою та звільненням.

На період відпустки з 15 по 28 січня 2024 року припадає 10 робочих днів, а на період хвороби з 5 по 9 лютого — 5 робочих днів. У годинах це становить:

(10 роб. дн. + 5 роб. дн.) х 8 год = 120 (год).

Визначимо розрахункову норму робочого часу:

520 - 120 - 32 = 368 (год),

де 32 — час, не відпрацьований в обліковому періоді через звільнення (див. приклад 1).

Кількість надурочних годин дорівнює:

392 - 368 = 24 (год).

Сума оплати за надурочні години становить:

69,23 х 2 х 24 = 3323,04 (грн),

де 69,23 — годинна тарифна ставка (див. приклад 1).