Працівник виходить на пенсію за віком: дії роботодавця

Допомога в оформленні

Перш за все зауважимо, що особа, яка досягла пенсійного віку, має вчасно подати документи для призначення пенсії.

Якщо вона встигне це зробити не пізніше 3 місяців з дня досягнення пенсійного віку, то пенсія їй буде призначена з наступного дня після досягнення нею пенсійного віку (ст. 45 розд. VI Закону № 1058*). Не встигне — і пенсія за віком буде їй призначена лише з дня звернення за такою виплатою.

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV.

Виняток — особи, перелічені в п. 14⁶.2 розд. XV Закону № 1058. Їм пенсія за віком призначається з дня, що настає за днем досягнення пенсійного віку, якщо вони звернуться за призначенням пенсії в період дії воєнного стану в Україні та протягом 3 місяців після його припинення або скасування.

У зв’язку з цим

Зробити це слід не пізніше ніж за місяць до досягнення такою особою пенсійного віку (п. 3.1 Порядку № 22-1*). Зауважте, наказ (розпорядження) у зв’язку з досягненням працівником пенсійного віку видавати не потрібно.

* Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», затверджений постановою правління ПФУ від 25.11.2005 № 22-1.

Працівника повідомлено у визначений строк? У такому разі він зможе вчасно подати заяву про призначення пенсії, додавши до неї всі необхідні документи, та не втратити пенсійні виплати.

До речі, на сьогодні подати заяву про призначення пенсії працівник може трьома способами:

— звернувшись до будь-якого відділення Пенсійного фонду (незалежно від місця реєстрації особи);

— дистанційно через вебпортал ПФУ або через портал «Дія» (заява подається разом із всіма необхідними документами у відсканованому вигляді з використанням КЕП);

— через уповноважену посадову особу підприємства, установи, організації.

Крім того, п. 1.1 Порядку № 22-1 передбачений ще один спосіб подання заяви — поштою. Але ним можуть скористатися лише ті, хто через війну проживає за кордоном і отримав тимчасовий захист або статус біженця, у період дії воєнного стану та протягом 3 місяців після його закінчення.

Ваш працівник вирішив подати заяву через підприємство? В такому разі уповноважена на це посадова особа має зробити наступні кроки.

Крок 1. Отримати від працівника заяву про призначення пенсії (додаток 1 до Порядку № 22-1).

Крок 2. Підготувати всі необхідні документи для призначення працівнику пенсії у 10-денний строк з дня одержання заяви.

Визначити необхідний перелік документів допоможе ПФУ (п. 3.3 Порядку № 22-1). Це, зокрема: заява про призначення пенсії за віком; паспорт, документ про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків; документи про стаж (трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, довідки, які підтверджують спеціальний стаж); інші документи (довідка про зарплату (дохід) у період до 30.06.2000; документи про особливий статус (учасник бойових дій, особа з інвалідністю, учасник ліквідації аварії на ЧАЕС тощо).

Зауважте, документи для призначення пенсії можуть бути подані як в оригіналах, так і копіях, посвідчених нотаріально або адміністрацією підприємства, що подає документи заявника для призначення пенсії. Водночас документи про стаж, вік та заробітну плату подаються тільки в оригіналах (п. 2.23 Порядку № 22-1).

Оскільки строк для підготовки документів доволі незначний, радимо завчасно (десь вже на етапі повідомленням працівника про досягнення ним пенсійного віку) провести аудит його трудової книжки (як це зробити, ПФУ нагадав у своєму роз’ясненні від 25.12.2024), оцифрувати її і передати в ПФУ* (якщо цього ще не зроблено).

* Як це зробити, читайте у статті «Електронні трудові книжки: загальні питання» // «Оплата праці», 2024, № 11.

До речі, до паперової трудової книжки працівника дані про досягнення ним пенсійного віку не вносять.

Крок 3. Направити підготовлений пакет документів до органу ПФУ за місцезнаходженням підприємства.

Якщо наданих документів для призначення пенсії виявиться недостатньо (фахівець ПФУ вкаже про це у розписці-повідомленні в заяві про призначення пенсії), посадова особа підприємства має допомогти працівнику отримати документи, яких не вистачає.

Звернуть увагу, такі документи слід подати протягом 3 місяців з дати реєстрації заяви ПФУ. Лише за такої умови датою звернення за призначенням пенсії вважатиметься дата прийняття заяви (п. 1.8 Порядку № 22-1).

Працівник вирішив подавати заяву про призначення пенсії самостійно? Тоді посадова особа підприємства має підготувати всі необхідні для цього документи і передати їх працівникові для подання до органу ПФУ.

Щодо Об’єднаної звітності, то нагадаємо, що з 01.01.2025 вона подається щомісячно, а не щоквартально. Ба більше, у формі Податкового розрахунку виключено тип «Довідковий».

Тому якщо працівнику протягом звітного місяця призначено пенсію, роботодавцю достатньо буде подати Об’єднану звітність з інформацією про нараховані доходи і сплачений ЄСВ за такий місяць у загальні строки.

Чи треба звільняти?

Пам’ятайте, досягнення працівником пенсійного віку не є підставою для розірвання з ним трудового договору.

Ба більше, ст. 11 Закону № 3721* прямо забороняє роботодавцеві звільняти працівника за своєю ініціативою через досягнення ним пенсійного віку.

* Закон України «Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні» від 16.12.93 № 3721-XII.

Водночас для окремих категорій працівників законодавством установлені вікові обмеження для роботи. Наприклад, держслужбовців, військовослужбовців тощо. Такі особи у разі досягнення відповідного віку підлягають звільненню.

Крім того, роботодавець має право розірвати трудовий договір з працівником на підставі п. 2 ч. 1 ст. 40 КЗпП, якщо стан здоров’я такого працівника перешкоджає продовженню його роботи. Але за умови, що:

— неможливість продовження роботи підтверджена документально (є медвисновок);

— відсутнє робоче місце, посада, на яку можна перевести такого працівника відповідно до медвисновку;

— такий працівник відмовився від переведення на іншу роботу.

Подробиці — у статті «Звільнення через невідповідність» // «Податки & бухоблік», 2023, № 8 (ср. ).

У загальному ж випадку працівник, що став пенсіонером, продовжує працювати. Ба більше, він може влаштуватися на декілька місць роботи (тобто бути сумісником).

Водночас якщо працівник виявить бажання звільнитися за власною ініціативою у зв’язку із виходом на пенсію (зазначить про це у заяві про звільнення), то він має на це повне право. До того ж без двотижневого відпрацювання.

Нагадаємо:

Між іншим, зразок заяви та наказу про звільнення за власним бажанням у зв’язку з виходом на пенсію ви можете знайти у журналу «Кадровику» № 3 «Звільнення» за цими посиланнями:

— заява;

— наказ.

Остаточний розрахунок із працівником-пенсіонером проводять у загальному порядку. Тобто у день звільнення роботодавець має:

— виплатити працівнику всі суми, що належать йому від підприємства (ст. 116 КЗпП). При цьому не просто виплатити, а й письмово повідомити працівника про суми, нараховані та виплачені йому при звільненні, із зазначенням окремо кожного виду виплати;

— внести відповідний запис у трудову книжку (відповідно до наказу про звільнення) і видати її працівнику — якщо вона зберігалася у роботодавця або цього забажав сам працівник;

— видати працівнику копію наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП).

Але при цьому пам’ятайте про такі нюанси.

Нюанс 1. Якщо працівник звільняється у зв’язку з виходом на пенсію до закінчення робочого року, за який він вже отримав відпустку повної тривалості, відрахування за невідпрацьовані дні відпустки не проводять (п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП).

Зверніть увагу, що КЗпП не обмежує час, протягом якого працівник може звільнитись у зв’язку з виходом на пенсію, та кількість звільнень на такій підставі.

А отже, така особа може звільнитися у зв’язку із виходом на пенсію, а потім знову влаштовуватися на роботу. При наступному звільненні у зв’язку з виходом на пенсію такого працівника роботодавець знову має виконувати вимоги п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП (див. лист Мінекономіки від 19.03.2024 № 4706-05/20234-09). Тому варто врахувати це при наданні чергових відпусток працівникам-пенсіонерам.

Нюанс 2. Колдоговором може бути передбачена виплата працівникам одноразової допомоги у зв’язку з виходом на пенсію.

Така допомога не належить до фонду зарплати (п. 3.6 Інструкції № 5*). Тому її не враховують при визначенні права працівника на ПСП і ПСП до її суми не застосовують.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

Таку грошову допомогу включають до оподатковуваного доходу у складі інших доходів (п.п. 164.2.20 ПКУ), оподатковують ПДФО і ВЗ за ставками 18 % і 5 % відповідно.

У додатку 4ДФ Об’єднаної звітності суму одноразової допомоги при виході на пенсію відображають з ознакою доходу «127».

А ось ЄСВ-нарахувань не буде, оскільки така виплата зазначена в п. 2 розд. I Переліку № 1170*.

* Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.

І ще один важливий момент. У разі звільнення з роботи пенсіонер має повідомити про цей факт ПФУ протягом 10 днів (надати відповідну заяву, а в разі відсутності відповідних відомостей в Реєстрі застрахованих осіб ще й копію наказу про звільнення або копію трудової книжки із записом про звільнення). Відповідна вимога міститься у п. 3 ч. 2 ст. 16 Закону № 1058. Зазвичай з нею пенсіонерів ознайомлюють під час підписання заяви про призначення пенсії (видають «Пам’ятку пенсіонера» — додаток 7 до Порядку № 22-1).

Чому? Тому що це може вплинути на розмір пенсійних виплат (через наявність певних надбавок й доплат, передбачених для непрацюючих пенсіонерів, необхідності перерахунку пенсії в разі підвищення прожитмінімуму, індексації пенсії тощо).

Тому роботодавцю краще про це ще раз нагадати експрацівнику. Адже подання роботодавцем Об’єднаної звітності з інформацією про звільнення пенсіонера не знімає з останнього обов’язку повідомити ПФУ про звільнення.

Пільги та гарантії

На працюючих пенсіонерів поширюються всі трудові та соціальні гарантії, встановлені чинним трудовим законодавством. Оскільки дискримінація у сфері праці, зокрема за віком, заборонена нормами ст. 2¹ КЗпП.

Водночас для таких осіб є деякі особливі гарантії.

1. Заборона на переведення без згоди працівника.

У мирний час переведення працівників похилого віку* з одного робочого місця на інше не допускається без їх згоди, якщо при цьому змінюються істотні умови праці (ст. 11 Закону № 3721).

* Громадянами похилого віку визнаються особи, які досягли пенсійного віку, а також особи, яким до досягнення зазначеного пенсійного віку залишилося не більш як 1,5 року (ст. 10 Закону № 3721).

Водночас пам’ятайте, що у період дії воєнного стану роботодавець має право перевести будь-якого працівника (навіть похилого віку) на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, без його згоди (крім переведення на роботу в іншу місцевість, на території якої тривають активні бойові дії) (ч. 1 ст. 3 Закону № 2136*). Але за умови, що:

— така робота не протипоказана працівнику за станом здоров’я;

— таке переведення здійснюється для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій, а також інших обставин, що ставлять або можуть становити загрозу життю чи нормальним життєвим умовам людей;

— виконана робота буде оплачена у розмірі не нижчому за розмір середньої зарплати за попередньою роботою.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

2. Встановлення неповного робочого часу.

Для працівників похилого віку застосовується загальновстановлена тривалість робочого часу.

Однак на прохання працівника похилого віку роботодавець може встановити йому неповний робочий день або неповний робочий тиждень. Оплата праці в цих випадках здійснюється пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку (ст. 13 Закону № 3721).

3. Робота у нічний час / у вихідні дні лише за згодою працівника.

Залучення громадян похилого віку до роботи в нічний час, а також до надурочної роботи та до роботи у вихідні дні допускається тільки за їх згодою і за умови, коли це не протипоказано їм за станом здоров’я (ст. 13 Закону № 3721).

4. Право на відпустку без збереження зарплати.

Пенсіонери за віком мають право на відпустку без збереження зарплати тривалістю 30 календарних днів щорічно (п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки*). Ця відпустка надається:

— за бажанням працюючого пенсіонера;

— в обов’язковому порядку (відмовити в її наданні роботодавець не може).

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Зауважте: відпустку без збереження зарплати, не використану в поточному році, не переносять на наступний рік.

5. Використання щорічної відпустки у зручний час.

Відповідно до п. 7 ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки ветерани праці* мають право піти у щорічну відпустку за їх бажанням у зручний для них час.

* Ветеранами праці визнаються, зокрема, громадяни, які працювали на підприємствах, в установах, організаціях, об’єднаннях громадян, фізичних осіб, мають стаж роботи 40 років — для чоловіків і 35 років — для жінок і вийшли на пенсію.

Підставою для надання цих гарантії є пенсійне посвідчення / посвідчення ветерана праці.

Щодо лікарняних, то допомога по тимчасовій непрацездатності працюючим громадянам похилого віку нараховується і виплачуються на загальних підставах. Тут особливостей немає.

Водночас якщо працюючий пенсіонер належить до окремих пільгових категорій осіб (чорнобилець, особа з інвалідністю, жертви нацистських переслідувань тощо), то на нього поширюються всі пільги та гарантії, передбачені відповідними законодавчими нормами.

ПДФО, ВЗ, ЄСВ…

Як і звичайним працівникам, працюючим пенсіонерам нараховують і виплачують зарплату. Оподаткування зарплати працівників-пенсіонерів ПДФО, ВЗ і ЄСВ відбувається у звичайному порядку.

ПДФО та ВЗ. При кожній виплаті зарплати працівнику-пенсіонеру роботодавець повинен утримувати з такого доходу ПДФО (18 %) та військовий збір (5 %).

А чи має працюючий пенсіонер право на ПСП? Так. Навіть якщо він отримує разом із зарплатою пенсійні виплати.

Справа в тому, що вичерпний перелік виплат, до яких ПСП не застосовується, наведений у п.п. 169.2.3 ПКУ. І такої виплати, як пенсія, в ньому немає.

Отже, працюючий пенсіонер, який отримує одночасно із зарплатою дохід у вигляді пенсії, у загальному порядку має право на застосування ПСП до суми зарплати, нарахованої за звітний місяць (див. категорію 103.08.01 ЗІР).

Звісно, за умови, що:

— працівник надав заяву на застосування ПСП та підтвердні документи* (за необхідності);

— зарплата працівника за звітний місяць не перевищила граничний розмір зарплати, що надає право на ПСП (у 2025 році — 4240 грн для ПСП «на себе»).

* Перелік таких документів шукайте у статті «Документи для застосування ПСП-2025» // «Оплата праці», 2025, № 3.

Зверніть увагу! Сума пенсії для порівняння з граничним доходом, який надає право на застосування ПСП, до розрахунку не береться.

ЄСВ. ЄСВ на зарплату працюючого пенсіонера нараховують у звичайному порядку. Звільнення роботодавця від сплати ЄСВ за працюючих пенсіонерів законодавством не передбачено (див. категорію 201.04.01 ЗІР).

Інвалідний норматив. А чи зараховується у виконання «інвалідного» нормативу працівник пенсійного віку — особа з інвалідністю, який працює за основним місцем роботи, але неповний робочий день?

Так, зараховується. Адже відповідно до ч. 4 ст. 19 Закону № 875* виконанням нормативу робочих місць вважається працевлаштування підприємством, установою, організацією осіб з інвалідністю, для яких це місце роботи є основним. Інших умов не передбачено.

* Закон України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» від 21.03.91 № 875-XII.

Єдиний нюанс — для того, щоб працівника — особу з інвалідністю було зараховано у виконання нормативу, він має пропрацювати за основним місцем роботи не менше 6 повних місяців.

Допомога на поховання. Серед видів страхових виплат за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності зазначена допомога на поховання. Зазвичай таку виплату призначають та надають за основним місцем роботи (діяльності) застрахованих осіб, які, зокрема, працюють на умовах трудового договору (ч. 1 ст. 22 Закону про соцстрахування*).

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Виняток — поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли внаслідок нещасного випадку на виробництві (ст. 13 Закону про соцстрахування). Виплати на поховання цих осіб проводяться за рахунок коштів інших видів соцстрахування.

Тому у разі смерті пенсіонера особам, які здійснили його поховання, виплачується допомога на поховання відповідно до Закону № 1058. Для цього такі особи мають звернутися особисто до органу ПФУ і надати відповідні документи для отримання виплати. Розмір допомоги на поховання залежатиме від закону, відповідно до якого було призначено пенсію померлому.