Темы статей
Выбрать темы

Умер работник: жизненные ситуации

Кравченко Дарья, эксперт по оплате труда
Смерть — это всегда непросто. Но даже в такой ситуации работодателю не стоит допускать ошибок. О том, как прекратить трудовые отношения с умершим работником и как провести окончательный расчет, мы уже рассказывали на страницах нашего журнала («ОТ», 2019, № 9). Но жизнь не всегда следует четко прописанной инструкции. Поэтому сегодня рассмотрим действия работодателя в нестандартных ситуациях.

Смерть в выходной день

Сотрудница учреждения внезапно умерла 1 февраля 2020 года (выходной день). Какой датой должен быть издан приказ о прекращении трудовых отношений? И нужно ли данные о сотруднице вносить в таблицу 6 Отчета по ЕСВ?

Важно помнить, что основанием для прекращения трудовых отношений с умершим работником является должным образом оформленное свидетельство о смерти (форма свидетельства утверждена постановлением КМУ от 10.11.2010 г. № 1025).

Только после получения этого документа, сделав его копию и должным образом ее заверив, можно переходить к оформлению приказа (распоряжения) о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника.

Учитывая, что для оформления соответствующего документа нужно время, дата издания приказа (распоряжения), как правило, всегда не совпадает с датой смерти работника.

Вместе с тем в приказе (распоряжении) обязательно нужно указать точную дату смерти работника, которая и будет датой прекращения трудовых отношений. Причем неважно, работал в этот день умерший или нет (письмо Минтруда от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10).

В рассматриваемом случае датой прекращения трудовых отношений будет 01.02.2020 г. (дата смерти сотрудницы), а соответствующий приказ может быть оформлен и позже (например, 04.02.2020 г.), когда свидетельство о смерти будет у вас на руках.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора проводим окончательный расчет с умершим работником.

То есть в общем случае рассчитываем, начисляем и выплачиваем заработную плату за фактически отработанное время, «отпускную» компенсацию и т. д.

В нашем случае работница умерла в первый день февраля (выходной день). Поэтому отработанного времени в этом месяце у нее нет. Не будет и начисленной зарплаты за февраль. Однако никто не отменял «отпускную» компенсацию.

Начисленные при проведении окончательного расчета суммы включаем в базу начисления ЕСВ в общем порядке и отражаем в отчетности по ЕСВ (форма № Д4) того месяца, в котором проведен окончательный расчет. При этом таблицу 6 Отчета по ЕСВ заполняем с учетом следующих особенностей:

• в гр. 8 и 12 указываем налоговый номер и Ф. И. О. умершей работницы;

• в гр. 15 — количество календарных дней продолжительности трудовых отношений в отчетном месяце с учетом дня смерти. В нашем случае — ставим «1»;

гр. 19 — не заполняем, так как в данном случае норма о начислении ЕСВ из расчета минзарплаты неприменима*.

* Подробности в консультации «Минимальный ЕСВ-взнос: прием-увольнение» // «ОТ», 2019, № 21.

Выплаты на карту умершего: возможно ли?

Учреждению стало известно о смерти работника (от его жены) в день выплаты зарплаты. Можно ли перечислить суммы, причитающиеся такому работнику, на его зарплатную карту?

Тут все зависит от ситуации.

img 1Учреждение лишь устно известили о смерти работника. В день выплаты зарплаты родственники не явились, свидетельство о смерти не принесли.

Спокойно перечисляйте зарплату на карту умершего работника.

Напомним: только свидетельство о смерти является основанием для прекращения трудовых отношений с умершим работником. Пока у вас не будет этого документа — работник будет числиться в списочном составе учреждения.

Соответственно, работодатель должен продолжать выполнять свои обязанности по отношению к такому работнику, в том числе прописанные в ст. 115 КЗоТ относительно сроков и размера выплаты зарплаты.

И только после того, как получите от родственников умершего все необходимые документы**, приступайте к начислению всех полагающихся работнику сумм и производите их выплату согласно ч. 1 ст. 1227 ГКУ***.

** Какие именно — можете узнать из консультации «Умер работник: что делать работодателю» // «ОТ», 2019, № 9.

*** Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

Заметим, устно извещать банк о смерти работника с целью заблокировать зарплатную карту (основную, дополнительную, карточный счет) работодателю не нужно. Так как приостановить осуществление операций по карточному счету банк вправе только после того, как получит документы, подтверждающие смерть владельца счета (запрос нотариуса, копию свидетельства о смерти или решение суда об объявлении умершим и т. д.).

img 2Родственники умершего работника предоставили учреждению свидетельство о его смерти и документы, подтверждающие их родственные связи с умершим.

В таком случае ч. 1 ст. 1227 ГКУ обязывает работодателя передать суммы заработной платы и больничных, которые начислены умершему лицу, но не были получены им при жизни, членам его семьи, а в случае их отсутствия — такие суммы входят в состав наследства. Конечно же, при наличии соответствующих документов.

Если была переплата

26.12.2019 г. работнику выплачена зарплата за вторую половину декабря. А на следующий день (27.12.2019 г.) он внезапно умер. Нужно ли удерживать зарплату за неотработанные дни?

Начнем с того, что Закон об оплате труда не содержит каких-либо норм, как, например, ч. 3 ст. 22 в Законе об отпусках, которые бы запрещали проводить отчисления из зарплаты в случае излишне выплаченной суммы.

Поэтому в этом вопросе следуем общим правилам.

Так, коммерческие предприятия вправе воспользоваться положениями, прописанными в коллективном договоре. Последние могут предусматривать как проведение корректировки зарплаты умершего работника на неотработанные дни, так и запрет на такие действия (тогда оплата дней, не отработанных умершим работником в декабре 2019 года, признается безнадежной задолженностью).

Что касается бюджетных учреждений, то они не так свободны в распоряжении трудовыми выплатами. Поэтому им придется провести корректировку зарплаты умершего работника, следуя требованиям ст. 127 и 132 КЗоТ.

То есть, если о смерти работника стало известно:

а) не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы (наш случай) — работодатель издает приказ (распоряжение) об удержании из зарплаты умершего работника излишне выплаченных сумм (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ). В таких случаях согласие работника на удержание излишне выплаченной зарплаты не требуется;

б) позже одного месяца — сумма переплаты взыскивается с работника, по вине которого произошла такая ошибка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ).

С этой целью руководитель учреждения не позднее двух недель со дня выявления нарушения издает соответствующий приказ (распоряжение) и предоставляет его к исполнению не ранее семи дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). В приказе (распоряжении) руководитель указывает лицо, виновное в совершении нарушения, и сумму возмещения.

Смерть в командировке

Работник умер, находясь в командировке. Аванс на командировку перед поездкой выдан не был. Он был вынужден нести командировочные расходы за счет собственных средств. Как теперь компенсировать работнику такие расходы?

Согласно ст. 121 КЗоТ работодатель обязан выплачивать направляемым в командировку работникам суточные и суммы, покрывающие стоимость проезда к месту назначения и обратно, а также наем жилых помещений. Ну а если таких выплат не было — возмещать такие расходы работнику по его возвращении из командировки.

Однако для того, чтобы получить такую компенсацию, работник, вернувшись из командировки, должен предоставить работодателю:

• Отчет об использовании средств, выданных на командировку (далее — авансовый отчет);

• документы, подтверждающие понесенные им расходы.

Заметьте, в п. 15 Инструкции № 59**** сказано, что суточные расходы не требуют специального документального подтверждения.

**** Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Однако это не совсем так.

Дело в том, что НКУ прямо требует документального подтверждения (п. 170.9 НКУ):

• связи командировки с хоздеятельностью работодателя;

• фактических расходов, понесенных в командировке;

• количества дней, за которые выплачиваются суточные в соответствии с приказом о командировке и соответствующими первичными документами (см. абз. 12 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).

Поэтому одного приказа (распоряжения) о командировке для компенсации командировочных расходов работнику будет недостаточно. Нужны еще и первичные документы.

Внимание! В общем случае указанные выше документы работодателю сотрудник должен предоставить до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершил командировку (п. 17 Инструкции № 59, письмо Миндоходов от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169). Если он не успеет или вообще не предоставит ни авансовый отчет, ни документы, подтверждающие командировочные расходы, суммы, компенсируемые работодателем, автоматически включаются в налогооблагаемый доход такого налогоплательщика на основании п. 170.9 НКУ (ср. ). Соответственно, с них удерживается НДФЛ и ВС на общих основаниях.

К сожалению, в описанной ситуации составить и подать авансовый отчет работник уже не может.

Однако родственники умершего работника могут предоставить первичные документы, подтверждающие его командировочные расходы. И если такие расходы действительно будут связаны с поездкой работника (например, на билетах будет указана его фамилия, а дата отправления в билете будет совпадать с датой направления работника в командировку), то, на наш взгляд, такие расходы работодатель вправе возместить.

Но, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, с них нужно удержать НДФЛ и ВС.

Смерть в день отпуска

Работник учреждения написал заявление на отпуск продолжительностью 14 календарных дней начиная с 19 февраля 2020 года. В связи с этим был издан приказ об отпуске и выплате материальной помощи на оздоровление. Отпускные и материальная помощь были выплачены работнику до отпуска. А 24.02.2020 г. жена работника сообщила, что он скончался 19.02.2020 г. (в свой первый день отпуска).Нужно ли при проведении окончательного расчета с умершим пересчитывать ему сумму отпускных и удерживать сумму матпомощи?

Скажем сразу, пересчитывать сумму отпускных при окончательном расчете с умершим не нужно.

Дело в том, что корректировка сумм отпускных:

• не предусмотрена действующим законодательством в случае, когда работник умер в период оплачиваемого отпуска;

• запрещена (ч. 3 ст. 22 Закона об отпусках) в случае, когда умерший работник использовал излишние дни отпуска.

Не придется пересчитывать и сумму матпомощи. Приказ о предоставлении материальной помощи был издан в периоде, когда работник еще находился в трудовых отношениях с учреждением перед его уходом в отпуск.

При этом пересчет суммы материальной помощи в связи со смертью работника действующим законодательством не предусмотрен.

Нюансы заполнения отчетности

Как заполнить таблицу 5 Отчета по ЕСВ в случае смерти работника? Какую причину прекращения трудовых отношений в ней указать?

Данные о начисленных при проведении окончательного расчета суммах зарплаты, «отпускной» компенсации и больничных обязательно отражают в отчетности по ЕСВ (форма № Д4). В том числе заполняют и таблицу 5 такой формы.

Но! С учетом таких особенностей:

• в графах 9 и 10 — указывают налоговый номер и Ф. И. О. умершего работника;

• в гр. 11 — в графе «дата закінчення» проставляют дату смерти работника, которая указана в свидетельстве о смерти (даже если такая дата приходится на выходной, праздник, отпуск, болезнь и т. д. и не совпадает с датой приказа о прекращении трудовых отношений);

• в гр. 16 — номер и дату приказа о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника;

• в гр. 17 — основание для прекращения трудовых отношений. Так как в КЗоТ такого основания, как смерть работника, не предусмотрено, выбираем — «Інша».

Как отразить в форме № 1ДФ заработную плату умершего работника, выплачиваемую наследнику?

Обычно зарплату умершего работника выплачивают его родственникам (на основании заявления и документов, подтверждающих родственную связь с умершим работником). Если родственников у умершего не было или же они не обратились за выплатой, зарплату включают в состав наследства (ч. 1 ст. 1227 ГКУ). В таких случаях выплаты передают (а) либо на депозит нотариуса, (б) либо хранят средства, принадлежащие умершему работнику, на счете предприятия, учреждения, организации до появления наследников. Но независимо от способа передачи средств (нотариусу или наследникам) в форме № 1ДФ за соответствующий квартал, в котором проведена выплата:

• в гр. 2 указывают налоговый номер умершего работника;

• в гр. 3 — сумму выплаченной зарплаты;

• в гр. 5 — признак дохода «101»;

• в гр. 7 — дату прекращения трудовых отношений (согласно свидетельству о смерти).

Никакой другой информации о выплате наследства или данных о наследниках — получателях средств работодатель в ф. № 1ДФ не отражает. Это обязанность нотариусов.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше