Суммированный учет & уважительные причины: как учитывать при определении сверхурочных?

Суммированный учет

Если работодатель не может организовать работу работников так, чтобы была соблюдена дневная или недельная продолжительность рабочего времени, то по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации он вводит суммированный учет рабочего времени.

Если в учреждении принято решение установить для отдельных работников суммированный учет рабочего времени, то главным методическим пособием для бухгалтера будут Методические рекомендации № 138¹. Именно в этом документе изложены условия и порядок применения суммированного учета рабочего времени.

¹ Методические рекомендации по применению суммированного учета рабочего времени, утвержденные приказом Минтруда от 19.04.2006 г. № 138.

При суммированном учете рабочего времени установленная в соответствии с законодательством ежедневная или еженедельная норма рабочего времени может не соблюдаться. Но при этом общая продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального количества рабочих часов.

Учетный период — это отрезок (период времени) времени, за который работник должен отработать нормальное количество рабочих часов.

Однако мы рекомендуем «растягивать» учетный период до квартала, полугодия или года. Ведь при выборе учетного периода, который равен месяцу, будет образовываться большое количество сверхурочных часов.

Учитывайте, что факт введения суммированного учета рабочего времени² в учреждении должен быть отражен в колдоговоре (другом нормативном акте, согласованном с профкомом), а также в правилах внутреннего трудового распорядка.

² Подробнее об установлении суммированного учета рабочего времени читайте в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2018, № 13, с. 16.

Однако, независимо от того, каким документом оформлено введение суммированного учета рабочего времени, в нем следует:

• привести перечень должностей, для которых установлен суммированный учет рабочего времени;

• указать учетный период для этой категории работников.

Как определить количество сверхурочных часов?

Заметим: при суммированном учете работа сверх нормы рабочего времени в отдельные дни, недели, месяцы учетного периода не является сверхурочной работой, если сохраняется общая норма рабочего времени за учетный период.

Ведь переработанные часы, дни могут компенсироваться дополнительными днями отдыха или уменьшением продолжительности работы в другие дни учетного периода (абз. 3 п. 10 Методических рекомендаций № 138).

Другое дело — время, отработанное сверх нормы продолжительности рабочего времени за учетный период.

Его и называют сверхурочным.

Общее количество сверхурочных часов за учетный период равно разнице между фактически отработанным временем (определяется по табелю учета рабочего времени) и расчетной нормой продолжительности рабочего времени за учетный период. Подчеркнем: при подсчете сверхурочных часов используют именно расчетную норму рабочего времени. Она не всегда равна календарной.

Напомним: календарная норма рабочего времени — это плановое количество часов, которое должен отработать работник за учетный период. Она предусматривает полное использование рабочего времени.

В свою очередь, согласно п. 12 Методических рекомендаций № 138 расчетная норма рабочего времени за учетный период равна календарной норме рабочего времени, уменьшенной на время, не отработанное работником в учетном периоде по уважительным причинам (см. письмо Минсоцполитики от 02.07.2018 г. № 1139/0/101-18/28).

То есть если работник в учетном периоде болел, находился в отпуске или не работал по другим уважительным причинам, для целей определения количества сверхурочных часов из календарной нормы продолжительности рабочего времени, рассчитанной, например, по графику 8-часового рабочего дня 5-дневной рабочей недели, исключают время, когда работник отсутствовал по графику 8-часового рабочего дня 5-дневной рабочей недели.

Рассмотрим пример.

В учетном периоде есть время, не отработанное по уважительным причинам. Из установленной календарной нормы рабочего времени на 4 квартал 2020 года (509 ч) исключаем часы, в которые работник отсутствовал на работе в связи с неоплачиваемым отпуском и болезнью по графику 5-дневной рабочей недели. На период отпуска за свой счет с 21 по 31 октября по такому графику приходится 8 рабочих дней, а на период болезни с 19 по 25 ноября — 5 рабочих дней. В часах это составляет:

(8 раб. дн. + 5 раб. дн.) х 8 ч = 104 ч.

Определим расчетную норму рабочего времени:

509 - 104 = 405 (ч).

Количество сверхурочных часов равно:

432 - 405 = 27 (ч).

Не забывайте: оплата за работу в сверхурочное время³ начисляется сверх МЗП, поскольку она прямо указана в ст. 3¹ Закона об оплате труда⁴. Поэтому при расчете работнику доплаты до «минималки» такую выплату начисляйте «сверху» минзарплаты.

³ Об оплате сверхурочных часов на примерах читайте в журналах «Бюджетная бухгалтерия», 2019, № 47, с. 29 и 2020, № 22, с. 13.

⁴ Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.

Осторожно со сверхурочными!

После того как 2020 год будет полностью отработан и подсчитано количество сверхурочных часов в каждом учетном периоде в этом году, можно рассчитать общее количество сверхурочных часов за год.

Это нужно для того, чтобы понять, не нарушил ли работодатель трудовое законодательство.

Ведь КЗоТ устанавливает предельные нормы применения сверхурочных часов. Они прописаны в ст. 65 КЗоТ.

Невыполнение этого требования грозит работодателю штрафом в размере 1 МЗП (на сегодняшний день — 5000 грн) за каждое такое нарушение⁵ (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

⁵ Подробнее о размерах «трудовых» штрафов, которые действуют с 01.09.2020 г., читайте в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 34, с. 24.

Кроме того, должностным лицам учреждения грозит админштраф в общем случае в размере от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КоАП).