Підсумований облік
Коли роботодавець не може організувати роботу працівників так, щоб була дотримана денна або тижнева тривалість робочого часу, то за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації він впроваджує підсумований облік робочого часу.
Якщо в установі прийнято рішення встановити для окремих працівників підсумований облік робочого часу, то головним методичним посібником для бухгалтера будуть Методичні рекомендації № 1381. Саме в цьому документі викладені умови та порядок застосування підсумованого обліку робочого часу.
1 Методичні рекомендації щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затверджені наказом Мінпраці від 19.04.2006 р. № 138.
При підсумованому обліку робочого часу встановлена відповідно до законодавства щоденна або щотижнева норма робочого часу може не дотримуватися. Але при цьому загальна тривалість робочого часу за обліковий період не повинна перевищувати нормальної кількості робочих годин.
Обліковий період — це відрізок (період часу) часу, за який працівник повинен відпрацювати нормальну кількість робочих годин.
УВАГА!
Обліковий період може дорівнювати місяцю, кварталу, півріччю, року тощо (п. 6 Методичних рекомендацій № 138).
Проте ми рекомендуємо «розтягувати» обліковий період до кварталу, півріччя або року. Адже при виборі облікового періоду, що дорівнює місяцю, утворюватиметься велика кількість надурочних годин.
Враховуйте, що факт уведення підсумованого обліку робочого часу2 в установі має бути відображений у колдоговорі (іншому нормативному акті, погодженому з профкомом), а також у правилах внутрішнього трудового розпорядку.
2 Детальніше про встановлення підсумованого обліку робочого часу читайте у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2018, № 13, с. 16.
Проте, незалежно від того, яким документом оформлено введення підсумованого обліку робочого часу, у ньому слід:
• навести перелік посад, для яких установлено підсумований облік робочого часу;
• зазначити обліковий період для цієї категорії працівників.
Як визначити кількість надурочних годин?
Зауважимо: при підсумованому обліку робота понад норму робочого часу в окремі дні, тижні, місяці облікового періоду не є надурочною роботою, якщо зберігається загальна норма робочого часу за обліковий період. Адже перепрацьовані години, дні можуть компенсуватися додатковими днями відпочинку або зменшенням тривалості роботи в інші дні облікового періоду (абз. 3 п. 10 Методичних рекомендацій № 138).
Інша річ — час, відпрацьований понад норму тривалості робочого часу за обліковий період. Його і називають надурочним.
ВАЖЛИВО!
Підрахунок надурочних годин здійснюють наприкінці кожного облікового періоду (місяця, кварталу, півріччя, року) або при звільненні.
Загальна кількість надурочних годин за обліковий період дорівнює різниці між фактично відпрацьованим часом (визначається за табелем обліку робочого часу) і розрахунковою нормою тривалості робочого часу за обліковий період.
Підкреслимо: при підрахунку надурочних годин використовують саме розрахункову норму робочого часу.
Вона не завжди дорівнює календарній.
Нагадаємо: календарна норма робочого часу — це планова кількість годин, яку повинен відпрацювати працівник за обліковий період. Вона передбачає повне використання робочого часу.
У свою чергу, згідно з п. 12 Методичних рекомендацій № 138 розрахункова норма робочого часу за обліковий період дорівнює календарній нормі робочого часу, зменшеній на час, не відпрацьований працівником в обліковому періоді з поважних причин (див. лист Мінсоцполітики від 02.07.2018 р. № 1139/0/101-18/28).
Тобто якщо працівник в обліковому періоді хворів, перебував у відпустці або не працював з інших поважних причин, для цілей визначення кількості надурочних годин з календарної норми тривалості робочого часу, розрахованої, наприклад, за графіком 8-годинного робочого дня 5-денного робочого тижня, виключають час, коли працівник був відсутній за графіком 8-годинного робочого дня 5-денного робочого тижня.
Розглянемо приклад.
Приклад. Для працівника встановлений підсумований облік робочого часу, обліковий період — квартал. Календарна норма робочого часу за графіком 5-денного робочого тижня за 4 квартал 2020 року — 509 год (167жовтень + 168листопад + 174грудень). Фактично ж працівник відпрацював 432 год: у жовтні — 102 год (відпустка без збереження зарплати з 21.10.2020 р. по 31.10.2020 р.); у листопаді — 142 год (хворів з 19.11.2020 р. по 25.11.2020 р.); у грудні — 188 год.
В обліковому періоді є час, не відпрацьований з поважних причин.
З установленої календарної норми робочого часу на 4 квартал 2020 року (509 год) виключаємо години, в які працівник був відсутній на роботі у зв’язку з неоплачуваною відпусткою і хворобою за графіком 5-денного робочого тижня.
На період відпустки за свій рахунок з 21 по 31 жовтня за таким графіком припадає 8 робочих днів, а на період хвороби з 19 по 25 листопада — 5 робочих днів. У годинах це становить:
(8 роб. дн. + 5 роб. дн.) х 8 год = 104 год.
Визначимо розрахункову норму робочого часу:
509 - 104 = 405 (год).
Тож кількість надурочних годин дорівнює:
432 - 405 = 27 (год).
Не забувайте: оплата за роботу в надурочний час3 нараховується понад МЗП, оскільки вона прямо зазначена в ст. 31 Закон про оплату праці4. Тому при розрахунку працівнику доплати до «мінімалки» таку виплату нараховуйте «зверху» мінзарплати.
3 Про оплату надурочних годин на прикладах читайте у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2019, № 47, с. 29; 2020, № 22, с. 13.
4 Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.
Обережно з надурочними!
Після того як 2020 рік буде повністю відпрацьований і підрахована кількість надурочних годин у кожному обліковому періоді цього року, можна розрахувати загальну кількість надурочних годин за рік.
Це потрібно для того, щоб зрозуміти, чи не порушив роботодавець трудове законодавство. Адже КЗпП установлює граничні норми застосування надурочних годин. Вони прописані в ст. 65 КЗпП.
ВАЖЛИВО!
Надурочні роботи не повинні перевищувати для кожного працівника 4 годин протягом двох днів і 120 годин за рік.
Невиконання цієї вимоги загрожує роботодавцеві штрафом у розмірі 1 МЗП (на сьогодні — 5000 грн) за кожне таке порушення5 (абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
5 Детальніше про розміри «трудових» штрафів, які діють з 01.09.2020 р., читайте у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 34, с. 24.
Крім того, посадовим особам установи загрожує адмінштраф у загальному випадку в розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).
