9.1. Кассовые операции: «предпринимательские» особенности
При осуществлении кассовых операций предприниматели должны учитывать требования Положения № 637. Это прямо прописано в преамбуле упомянутого документа. В то же время в отношении ФЛП такие требования применяются весьма выборочно и специфично.
Начнем с определения кассы предпринимателя.
Согласно п. 1.2 Положения № 637, касса — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов. Исходя из этого определения, кассой может считаться как специальное помещение, так и просто отдельно отведенное место проведения расчетов.
У предпринимателя, который не имеет возможности выделить для помещения кассы специальную комнату, кассой будет считаться место, где он:
— проводит наличные расчеты, например, принимает деньги от покупателей;
— выдает наличные: выплачивает зарплату, выдает авансы на командировку, денежные средства под отчет и т. п.;
— хранит наличные денежные средства и Книгу учета доходов или Книгу учета доходов и расходов.
То есть ФЛП может определить для себя кассу как место, где находится он сам (его кассир) и его портфель (барсетка или другое средство) для хранения наличности и кассовых документов. Если ФЛП (его кассир) будет в постоянном движении, то и касса будет постоянно перемещаться с ним.
У предпринимателей, применяющих РРО, кассой в понимании Положения № 637 будет РРО.
Мы в самом начале акцентируем на этом внимание по одной важной причине. Дело в том, что особые требования относительно обустройства кассы и укрепления ее помещения выдвигаются п. 4.1 Положения № 637 только к предприятиям. На предпринимателей указанная норма не распространяется (см. также письмо НБУ от 16.04.2015 г. № 50-01015/25464).
Также очень важно, что
на ФЛП не распространяется требование об установлении лимита кассы и соблюдении сроков сдачи наличности в банк
Это прямо определено п. 2.7 Положения № 637 (см. также п.п. 2.5.26 письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572). А значит, наличность у предпринимателя может храниться в любой сумме и любое количество дней. Сдавать ее в банк вовсе не обязательно (см. письмо ГУ ГФС в Винницкой области от 29.10.2015 г. № 615/Б/02-32-22-04-15). Да и вообще текущий счет в банке ФЛП открывать не обязано.
А вот соблюдать предельные размеры расчетов наличными (10 и 150 тыс. грн.) предприниматели обязаны (см. раздел 6 на с. 73).
Осуществлять кассовые операции и заниматься их оформлением может как сам предприниматель, так и его наемный работник. При этом помните: с лицом, которое работает с наличными средствами, следует заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности* ( пп. 4.7 и 4.8 Положения № 637). Если ФЛП само «заведует» своей кассой, то договор о матответственности самому с собой заключать, конечно же, не надо.
* О материальной ответственности кассира см. в подразделе 2.3 на с. 19.
А теперь рассмотрим, какие документы обязан оформлять предприниматель при осуществлении кассовых операций.
9.2. Оформление операций с наличностью
Предприниматели, в отличие от предприятий, не ведут кассовую книгу. Об этом прямо говорит абзац четвертый п. 4.2 Положения № 637. Подтверждают этот факт и налоговики (см. консультацию в категории 109.15 БЗ).
В отношении оформления ФЛП кассовых ордеров Положение № 637 четкого указания не содержит. Это вызывает определенные вопросы.
Так, в п. 4.8 Методрекомендаций № 210 указано, что предприниматели должны оформлять кассовые ордера. В то же время в консультации из категории 109.15 БЗ налоговики говорят противоположное, причем в категоричной форме: ФЛП не ведут кассовую книгу и не составляют кассовые ордера. Правда, речь в этом разъяснении идет только о единоналожниках.
По мнению НБУ, предприниматели кассовые ордера не оформляют
Такой вывод следует из писем от 16.04.2015 г. № 50-01015/25464, от 09.03.2011 г. № 11-117/982-3354 и от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507.
Мы согласны, что Положение № 637 не обязывает предпринимателей составлять кассовые ордера. Дело в том, что форма и порядок заполнения кассовых ордеров предусматривают, что оформлять их могут только предприятия. В частности, кассовые ордера оформляются бухгалтерией предприятий, в них предусмотрены такие обязательные реквизиты, как подпись главного бухгалтера и/или руководителя и т. п. Кроме того, предприниматели не упоминаются по тексту гл. 3 «Порядок оформления кассовых операций» Положения № 637.
В то же время и запрета на применение кассовых ордеров предпринимателями это Положение не содержит. В связи с этим использовать их или нет, ФЛП решает самостоятельно. Подробнее со всеми «за» и «против» такого оформления кассовых операций вы можете ознакомиться в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 72, с. 34.
Вы отказались от использования кассовых ордеров? Какие документы в таком случае следует применять?
Начнем с приема наличности.
Из п. 2 ст. 3 Закона об РРО мы можем сделать вывод, что предприниматели обязаны выдавать расчетный документ на полную сумму проведенной операции. При применении РРО такими расчетными документами являются: фискальный кассовый чек, расчетная квитанция, упрощенная расчетная квитанция. Формы указанных документов приведены в приложениях к Положению № 13.
А если предприниматель не применяет РРО? Тогда он все равно обязан выдавать расчетный документ, удостоверяющий факт покупки, с указанием даты продажи. Этого требует ч. 11 ст. 8 Закона о защите прав потребителей. Однако форма и содержание такого документа законодательно не установлены.
Например, в качестве расчетных документов могут выступать:
— квитанция. На практике ФЛП, оформляя поступление денег квитанциями, зачастую в угоду налоговикам отталкиваются от расчетной квитанции по форме № РК-1 ( приложение 3 к Положению № 13);
— товарный чек. Заметьте: в письме ГНАУ от 27.04.2011 г. № 7966/6/23-7015/515 налоговики констатировали, что форма товарного чека не установлена и признавали право ФЛП составлять его в произвольной форме. Однако при этом они требовали, чтобы товарный чек для определения его как расчетного документа содержал реквизиты кассового чека. Мы считаем данное требование налоговиков не очень корректным. Если предприниматель имеет право не использовать РРО, то с какой стати в товарном чеке он должен соблюдать требования, предъявляемые к кассовому чеку?
— расписка в получении денег. Расписка представляет собой письменное подтверждение определенной операции. В этом случае — передачи и получения наличных денежных средств. Форма расписки законодательно не установлена.
Подробнее с возможными вариантами оформления ФЛП поступления наличных вы можете ознакомиться в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 74, с. 38.
Теперь скажем пару слов об оформлении расходных кассовых операций.
Как мы указали выше, использовать расходные кассовые ордера ФЛП не обязано. Предприниматель (его кассир) может, например, выдать наличность по ведомости на выплату денег или оформить передачу наличности в произвольной форме. В частности, подтверждением выдачи наличности может служить расписка получателя.
Но при этом помните: какой бы вариант оформления кассовых операций вы ни выбрали, для придания документу статуса первичного он должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Подробно об этом см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 85, с. 68.
9.3. Оприходование наличности
Вся наличность, поступающая в кассы, должна своевременно (в день поступления) и в полной сумме приходоваться ( п. 2.6 Положения № 637). Это правило распространяется и на ФЛП.
Оприходованием считается проведение учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге, книге учета доходов и расходов, КУРО ( п. 1.2 Положения № 637). Однако выше мы уже установили, что ФЛП кассовую книгу не ведут. Что же тогда для них считать оприходованием наличности?
Согласно абзацу второму п. 2.2 Положения № 637 предприниматели осуществляют учет операций с наличностью в соответствующих книгах учета. То есть ФЛП оприходуют наличность в зависимости от вида и специфики своей деятельности.
Сначала о тех предпринимателях, которые производят расчеты с покупателями с применением РРО (РК). Для них согласно п. 2.6 Положения № 637 оприходованием будет учет наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК). В свою очередь, данные КУРО о полученной наличности должны быть перенесены в Книгу учета доходов или Книгу учета доходов и расходов.
Вы не обязаны применять РРО (РК)? Тогда для вас оприходованием будет считаться проведение учета поступивших наличных в Книге учета доходов или Книге учета доходов и расходов. Имейте в виду:
эту запись следует сделать в день поступления денежных средств
На тот факт, что отсутствие записи в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) считается неоприходованием наличности, НБУ указывал в письмах от 16.04.2015 г. № 50-01015/25464 и от 09.03.2011 г. № 11-117/982-3354.
Неполное или несвоевременно оприходование наличных является штрафоопасным (см. раздел 11 на с. 110).
А что если ФЛП, применяющий РРО, запись в КУРО сделал, а в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) — нет (или наоборот). Будут ли в этом случае наличные считаться оприходованными?
Здесь прежде всего обратим внимание на позицию НБУ (см. письмо от 16.04.2010 г. № 11-110/2010-6116) и налоговиков (см. письма ГНАУ от 05.05.2010 г. № 8795/7/23-7017/538 и ГНСУ от 11.06.2012 г. № 9756/6/22-1315/505, а также консультацию в категории 109.16 БЗ). В перечисленных разъяснениях контролирующие органы приводят свое видение понятий «неполное оприходование» и «несвоевременное оприходование» наличности.
Так, если средства проведены через РРО и отражены в КУРО на основании фискальных отчетных чеков, однако в день их получения не проведены по кассовой книге, речь, по мнению фискалов и НБУ, идет о несвоевременном оприходовании наличности. Если наличность проведена через РРО, в день ее поступления сделана соответствующая запись в кассовой книге, однако средства не отражены в КУРО, такой случай может квалифицироваться как неполное оприходование наличности.
Применительно к предпринимателям это означает: в случае, когда поступившая наличность не отражена либо в КУРО, либо в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов), они могут быть оштрафованы согласно абзацу третьему ст. 1 Указа № 436.
Мы не можем полностью согласиться с изложенным мнением налоговиков и НБУ. На наш взгляд, в случае когда вся полученная за день выручка проведена через РРО, есть запись в КУРО, но в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) запись отсутствует, нет причин говорить о несвоевременном оприходовании наличности.
Своевременно оприходовать наличность — значит непременно отразить такие суммы в соответствующей книге учета в день их поступления в кассу. При этом законодательство разграничивает способы оприходования наличности в зависимости от порядка проведения наличных расчетов (см. табл. 3.2 на с. 26). Так, согласно абзацу третьему п. 2.6 Положения № 637 при проведении расчетов с применением РРО (РК) оприходованием будет считаться отражение полученной наличности в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК). Поэтому неотражение наличных в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) в этом случае, по нашему мнению, может грозить админштрафом по ст. 1641 КУоАП (за нарушение порядка ведения учета доходов и расходов), но никак не пятикратным штрафом за несвоевременное оприходование по Указу № 436.
А вот если полученные денежные средства проведены через РРО и отражены в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов), но отсутствует запись в КУРО, то в этой ситуации нарушение (неоприходование) действительно есть. Такой вывод поддержал ВСУ (см. постановление от 11.12.2012 г. № 21-400а12 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 53, с. 33). В упомянутом постановлении ВСУ указал, что оприходованием является совокупность следующих действий: (1) фиксация полной суммы фактических поступлений наличности в фискальных отчетных чеках РРО и (2) отражение на их основании наличности в КУРО.
Если вы не выполнили любое из этих действий, то нарушили порядок оприходования наличности. А значит, должны заплатить штраф согласно Указу № 436.
выводы
Предприниматель не обязан соблюдать требования Положения № 637 относительно обустройства кассы и установления лимита остатка наличности в ней.
ФЛП не обязаны оформлять кассовые ордера, однако запрета на то, чтобы это делать, для предпринимателей тоже нет.
По мнению НБУ, если отсутствует запись в Книге учета доходов (Книге учета доходов и расходов) предпринимателя, поступившая наличность считается неоприходованной.
