Приобретение канцелярских принадлежностей
Порядок отражения затрат на покупку канцтоваров в бухучете зависит от (1) срока их полезного использования и (2) стоимости.
Срок службы менее одного года. В большинстве своем срок службы канцелярских предметов не превышает одного года или нормального операционного цикла, если он больше одного года. Поэтому такие канцелярские мелочи независимо от их стоимости причисляют к запасам согласно п. 6 П(С)БУ 9.
Ориентируются при этом не на фактический, а на предполагаемый (ожидаемый) срок их полезного использования
В зависимости от характера использования предмета предприятие может учитывать канцтовары:
— либо как запасы с отражением на счете 20 «Производственные запасы», а именно: на субсчете 209 «Прочие материалы»;
— либо как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП) с отражением на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».
Оба эти варианта Инструкция № 291 приветствует.
Между тем субсчет 209 целесообразно использовать для основной массы канцелярской мелочевки, которая после начала использования полностью или частично физически «исчезает» или утрачивает первоначальные качества и ценность. Это пишущие принадлежности, линейки, ластики, папки, файлы, клей, бумага, бланки отчетности, первичной учетной документации и прочие подобные бланки, конверты и т. д. Здесь же имеет смысл учитывать и одноразовые диски (CD-R, DVD-R). Ведь, в принципе, их можно сравнить с обычной бумагой — после записи на них информации они утрачивают свою ценность и свойства.
А вот счет 22, на наш взгляд, наиболее подходит для учета предметов многоразового использования со сроком службы менее одного года или нормального операционного цикла, если он больше года. Это, например, калькуляторы, степлеры, дыроколы, USB Flash-накопители, перезаписываемые оптические диски (CD-RW, DVD-RW) и т. д. После передачи таких предметов в эксплуатацию их «жизнь» не заканчивается — они не видоизменяются (не уменьшаются, не исчезают). До конца срока полезного использования они, как правило, не теряют своих свойств и функций, если, конечно, не сломаются.
Учтите! Если упомянутые канцелярские принадлежности вы планируете использовать более года, то их следует отнести к малоценным необоротным материальным активам (МНМА) или же к основным средствам (ОС). Такое разграничение зависит от установленного предприятием стоимостного критерия.
Срок службы более одного года. По бухправилам канцелярские предметы, срок полезного использования которых превышает один год, учитывают как необоротные материальные активы. И вот тут важное значение имеет стоимость этих предметов.
Так, «долгоиграющие» канцтовары, стоимость которых не дотягивает до установленного предприятием стоимостного критерия, учитывают как МНМА на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы». К таким предметам можно отнести, например, настольные наборы, пресс-папье и т. д.
Дорогостоящим же предметам (стоимость которых превышает установленный стоимостный критерий) со сроком полезного использования более одного года прямая дорога в ОС. Их учитывают на субсчете 106 «Инструменты, приборы и инвентарь» или 109 «Прочие основные средства». Это могут быть, скажем, канцелярские принадлежности VIP-класса: подарочный глобус с картой звездного неба или мини-баром, ручка с золотым пером, эксклюзивный настольный прибор с инкрустацией, малахитовая шкатулка и т. п.
Важно!
Стоимостный критерий, который позволяет для учетных целей разграничивать МНМА и ОС, предприятие устанавливает самостоятельно в приказе об учетной политике
Такой критерий можно назначить, к примеру, в сумме 1000 грн., 2500 грн., 6000 грн. или в любом другом размере. Хотя по сложившейся традиции его всегда «подтягивают» под налоговоприбыльный уровень. На сегодня он равняется 6000 грн. (без НДС) и фигурирует в п.п. 14.1.138 НКУ. Впрочем, ориентироваться на 6000-гривневый порог в налоговоприбыльном учете обязаны лишь высокодоходные плательщики (с годовым доходом более 20 млн грн.). Малодоходников он, к счастью, не касается, если они, конечно, по собственному желанию не решили считать разницы, предусмотренные разд. III НКУ (п.п. 134.1.1 НКУ). Поэтому малодоходники вправе установить любую стоимостную планку для разграничения активов между МНМА и ОС. В разумных пределах, разумеется.
НДС. Суммы «входного» НДС, которые уплаче- ны (начислены) в составе стоимости канцтоваров, включают в налоговый кредит (п. 198.3 НКУ) по правилу «первого события» (п. 198.2 НКУ). Единственное условие — налоговая накладная должна быть зарегистрирована в ЕРНН (п. 198.6 НКУ).
Если канцтовары были приобретены за наличные, то НК отражают только после того, как руководитель утвердит Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, — по дате подачи такого Отчета (БЗ 101.13).
Заметьте: по кассовому чеку (чекам) предельная сумма НДС, которую можно отнести в НК, не должна превышать 40 грн. в день (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). Детальнее о заменителях НН см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 61, с. 9.
Использование канцтоваров
Канцтовары как запасы. Стоимость канцтоваров и других офисных принадлежностей, которые учитываются как запасы, полностью списывают с баланса при их выбытии (передаче в эксплуатацию). Применяют при этом правила, установленные пп. 16 — 22 П(С)БУ 9. Дальнейший оперативный учет таких выбывших ценностей не ведут.
Выдачу этих предметов со склада оформляют накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов типовой формы № М-11. Она служит основанием для составления акта об их списании. Этот документ составляют в произвольной форме. В нем важно указать, что полученные канцелярские принадлежности использованы по назначению для обеспечения работы служб предприятия.
Передачу канцтоваров в эксплуатацию (выбытие из состава запасов) отражают в бухучете в зависимости от направления использования с помощью записи: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 209.
В налоговоприбыльном учете полный штиль — корректировки бухфинрезультата данную операцию обходят стороной. Причем как у малодоходных плательщиков, так и у высокодоходных.
Канцтовары как МБП. Стоимость канцтоваров, которые учитываются как МБП, при передаче для использования исключают из состава активов (списывают с баланса) в момент такой передачи. Но их «жизнь» на этом не заканчивается. Для обеспечения сохранности указанных предметов в эксплуатации нужно организовать надлежащий контроль за их движением, в частности оперативный учет в количественном выражении.
Оперативный количественный учет этих предметов организуют в разрезе мест эксплуатации и ответственных лиц на протяжении срока их фактического использования
Такое требование содержат п. 23 П(С)БУ 9 и п. 2.22 Методрекомендаций № 2.
Движение канцтоваров оформляют с помощью форм первичного учета, утвержденных приказом Минстата от 22.05.96 г. № 145, а именно:
— карточки учета МБП (типовая форма № МШ-2);
— акта выбытия МБП (типовая форма № МШ-4);
— акта на списание МБП (типовая форма № МШ-8).
Обратите внимание: актом по форме № МШ-8 оформляют списание морально устаревших, изношенных и не пригодных для дальнейшего использования предметов. То есть его составляют не сразу при передаче канцтоваров для использования, а только тогда, когда они полностью выполнят свою функцию.
Списывают с баланса стоимость канцелярских предметов в зависимости от направления использования с помощью записи: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 22.
В налоговоприбыльном учете и тут без последствий — никаких корректировок бухфинрезультата НКУ в этом случае не предусматривает.
Канцтовары как МНМА. При передаче для использования канцтоваров, которые отнесены к МНМА, составляют акт ввода в эксплуатацию. Для этого применяют универсальную форму Акта приемки-передачи (внутреннего перемещения) ОС (форма № ОЗ-1) или же более современную бюджетную форму Акта ввода в эксплуатацию ОС, утвержденную приказом Минфина от 13.09.2016 г. № 818 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 91, с. 16).
Операцию по передаче в эксплуатацию этих предметов отражают корреспонденцией: Дт 112 — Кт 153.
Амортизацию МНМА начисляют одним из методов (п. 27 П(С)БУ 7):
1) прямолинейным;
2) производственным;
3) «50 %/50 %» — 50 % амортизируемой стоимости объекта в первом месяце использования и остальные 50 % в месяце его списания с баланса;
4) «100 %» — 100 % амортизируемой стоимости в первом месяце использования объекта.
На практике наиболее популярные методы для амортизации МНМА — «50 %/50 %» или «100 %».
Сумму амортизации по МНМА в зависимости от направления их использования относят на расходы: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 132.
Для списания с баланса (изъятия из активов) объекта МНМА используют Акт списания основных средств (форма № ОЗ-3) или бюджетный Акт списания, утвержденный приказом № 818.
В налоговоприбыльном учете МНМА не относятся к ОС (п.п. 14.1.138 НКУ). А значит, по ним не возникают «амортизационные» и «ликвидационные» разницы.
Канцтовары как ОС. Канцелярские и другие офисные принадлежности, которые учитывают как ОС, передают в эксплуатацию на основании Акта приемки-передачи (внутреннего перемещения) ОС (форма № ОЗ-1) или Акта ввода в эксплуатацию ОС согласно приказу № 818.
Такую передачу отражают записью: Дт 106, 109 — Кт 152.
С месяца, следующего за месяцем передачи объекта в эксплуатацию, его начинают амортизировать по одному из методов, предусмотренных п. 26 П(С)БУ 7*.
* Высокодоходникам и малодоходникам-добровольцам производственный метод для целей налоговой амортизации ОС использовать нельзя (п.п. 138.3.1 НКУ).
Сумму начисленной амортизации включают в состав расходов записью: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 131.
Списание с баланса (изъятие из активов) объекта ОС оформляют Актом списания ОС (форма № ОЗ-3) или Акт списания по форме приказа № 818.
Внимание!
Высокодоходные плательщики и малодоходники-добровольцы, которые учитывают канцтовары как ОС для непроизводственных подразделений, не амортизируют их в налоговом учете
Этого требует п.п. 138.3.2 НКУ.
Что касается производственных ОС, то по итогам отчетного (налогового) периода бухфинрезультат:
— увеличивают на бухамортизацию (п. 138.1 НКУ);
— уменьшают на налоговую амортизацию таких ОС (п. 138.2 НКУ).
Точно так же при ликвидации таких ОС финрезультат отчетного периода:
— увеличивают на бухгалтерскую остаточную стоимость объекта (п. 138.1 НКУ);
— уменьшают на его налоговую остаточную стоимость (п. 138.2 НКУ).
Учтите! При ликвидации производственных или непроизводственных ОС НДС-обязательства не начисляют, если такая ликвидация (п. 189.9 НКУ):
— обусловлена форс-мажорным уничтожением (разрушением) или
— является вынужденной (т. е. происходит без согласия плательщика, в частности, из-за хищения) или
— вызвана невозможностью использовать объект ОС по первоначальному назначению, в подтверждение чего контролерам подан документ об уничтожении, разборке или преобразовании ликвидированного объекта ОС. Подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 29, с. 19, № 31, с. 5.
А вот при передаче канцтоваров для непроизводственного использования от начисления «компенсирующих» НДС-обязательств по п. 198.5 НКУ не отвертеться.
выводы
- Для основной массы канцелярской мелочевки, которая после начала использования утрачивает первоначальные качества и ценность, целесообразно использовать субсчет 209.
- «Долгоиграющие» канцелярские предметы, стоимость которых не дотягивает до установленного предприятием стоимостного критерия, учитывают как МНМА.
