Придбання канцелярського приладдя
Порядок відображення витрат на купівлю канцтоварів у бухобліку залежить від (1) строку їх корисного використання і (2) вартості.
Строк служби менше одного року. У більшості своїй строк служби канцелярських предметів не перевищує одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року. Тому такі канцелярські дрібниці незалежно від їх вартості зараховують до запасів згідно з п. 6 П(С)БО 9.
Орієнтуються при цьому не на фактичний, а на передбачуваний (очікуваний) строк їх корисного використання
Залежно від характеру використання предмета можна обліковувати канцтовари:
— або як запаси з відображенням на рахунку 20 «Виробничі запаси», а саме: на субрахунку 209 «Інші матеріали»;
— або як малоцінні і швидкозношувані предмети (МШП) з відображенням на рахунку 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети».
Обидва ці варіанти Інструкція № 291 вітає.
Між тим субрахунок 209 доцільно використовувати для основної маси канцелярських дрібниць, які після початку використання повністю або частково фізично «зникають» або втрачають первісні якості і цінність. Це приладдя для письма, лінійки, гумки, папки, файли, клей, папір, бланки звітності, первинної облікової документації та інші подібні бланки, конверти тощо. Тут же має сенс враховувати й одноразові диски (CD-R, DVD-R). Адже, в принципі, їх можна порівняти зі звичайним папером — після запису на них інформації вони втрачають свою цінність і властивості.
А ось рахунок 22, на наш погляд, найбільше підходить для обліку предметів багаторазового використання зі строком служби менше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше року. Це, наприклад, калькулятори, степлери, діроколи, USB Flash-накопичувачі, перезаписувані оптичні диски (CD-RW, DVD-RW) тощо. Після передачі таких предметів в експлуатацію їх «життя» не закінчується — вони не видозмінюються (не зменшуються, не зникають). До кінця строку корисного використання вони, зазвичай, не втрачають своїх властивостей і функцій, якщо, звичайно, не зламаються.
Майте на увазі! Якщо згадане канцелярське приладдя ви плануєте використовувати більше року, то його слід віднести до малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА) або ж до основних засобів (ОЗ). Таке розмежування залежить від установленого підприємством вартісного критерію.
Строк служби більше одного року. За бухправилами канцелярські предмети, строк корисного використання яких перевищує один рік, обліковують як необоротні матеріальні активи. І ось тут важливе значення має вартість цих предметів.
Так, «довгограючі» канцтовари, вартість яких не дотягує до встановленого підприємством вартісного критерію, обліковують як МНМА на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи». До таких предметів можна віднести, наприклад, настільні набори, прес-пап’є тощо.
Дорогим же предметам (вартість яких перевищує встановлений вартісний критерій) зі строком корисного використання більше одного року пряма дорога в ОЗ. Їх обліковують на субрахунку 106 «Інструментів, прилади та інвентар» або 109 «Інші основні засоби». Це може бути, скажімо, канцелярське приладдя VIP-класу: подарунковий глобус з картою зоряного неба або міні-баром, ручка із золотим пером, ексклюзивний настільний прилад з інкрустацією, малахітова скринька тощо.
Важливо!
Вартісний критерій, який дозволяє для облікових цілей розмежовувати МНМА і ОЗ, підприємство встановлює самостійно в наказі про облікову політику
Такий критерій можна призначити, наприклад, у сумі 1000 грн., 2500 грн., 6000 грн. або в будь-якому іншому розмірі. Хоча за традицією, що склалася, його завжди «підтягують» під податковоприбутковий рівень. На сьогодні він дорівнює 6000 грн. (без ПДВ) і фігурує в п.п. 14.1.138 ПКУ. Утім, орієнтуватися на 6000-гривневий поріг у податковоприбутковому обліку зобов’язані лише високодохідні платники (з річним доходом більше 20 млн грн.). Малодохідників він, на щастя, не стосується, якщо вони, звичайно, за власним бажанням не вирішили рахувати різниці, передбачені розд. III ПКУ (п.п. 134.1.1 ПКУ). Тому малодохідник має право встановити будь-яку вартісну планку для розмежування активів між МНМА і ОЗ. У розумних межах, зрозуміло.
ПДВ. Суми «вхідного» ПДВ, які сплачені (нараховані) у складі вартості канцтоварів, включають у податковий кредит (п. 198.3 ПКУ) за правилом «першої події» (п. 198.2 ПКУ). Єдина умова — ПН має бути зареєстрована у ЄРПН (п. 198.6 ПКУ).
Якщо канцтовари були придбані за готівку, то ПК відображають тільки після того, як керівник затвердить Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, — за датою подання такого Звіту (БЗ 101.13).
Зверніть увагу: за касовим чеком (чеками) гранична сума ПДВ, яку можна віднести в ПК, не повинна перевищувати 40 грн. на день (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). Детальніше про замінники ПН див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 61, с. 9.
Використання канцтоварів
Канцтовари як запаси. Вартість канцтоварів та іншого офісного приладдя, яке обліковується як запаси, повністю списують з балансу при їх вибутті (передачі в експлуатацію). Застосовують при цьому правила, встановлені пп. 16 — 22 П(С)БО 9. Подальший оперативний кількісний облік таких цінностей, що вибули, не ведуть.
Видачу цих предметів зі складу оформляють накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів типової форми № М-11. Вона слугує підставою для складання акта про їх списання. Цей документ складають у довільній формі. У ньому важливо вказати, що отримане канцелярське приладдя використане за призначенням для забезпечення роботи служб підприємства.
Передачу канцтоварів в експлуатацію (вибуття зі складу запасів) відображають у бухобліку залежно від напряму використання за допомогою запису: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 209.
У податковоприбутковому обліку повний штиль — коригування бухфінрезультату цю операцію обходять стороною. Причому як у малодохідних платників, так і у високодохідних.
Канцтовари як МШП. Вартість канцтоварів, які обліковуються як МШП, при передачі для використання списують з балансу в момент такої передачі. Але їх «життя» на цьому не закінчується. Для забезпечення збереження вказаних предметів в експлуатації підприємство повинне організувати належний контроль за їх рухом, зокрема, оперативний облік у кількісному вираженні.
Оперативний кількісний облік цих предметів організовують у розрізі місць експлуатації і відповідальних осіб упродовж строку їх фактичного використання
Таку вимогу містять п. 23 П(С)БО 9 і п. 2.22 Методрекомендацій № 2.
Рух канцтоварів оформляють за допомогою форм первинного обліку, затверджених наказом Мінстату від 22.05.96 р. № 145, а саме:
— картки обліку МШП (типова форма № МШ-2);
— акта вибуття МШП (типова форма № МШ-4);
— акта на списання МШП (типова форма № МШ-8).
Зверніть увагу: актом за формою № МШ-8 оформляють списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання предметів. Тобто його складають не відразу при передачі канцтоварів для використання, а тільки тоді, коли вони повністю виконають свою функцію.
Списують з балансу вартість канцелярських предметів залежно від напряму використання за допомогою запису: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 22.
У податковоприбутковому обліку і тут без наслідків — жодних коригувань бухфінрезультату ПКУ в цьому випадку не передбачає.
Канцтовари як МНМА. При передачі для використання канцтоварів, які віднесені до МНМА, складають акт введення в експлуатацію. Для цього застосовують універсальну форму Акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) ОЗ (форма № ОЗ-1) або ж сучаснішу бюджетну форму Акта введення в експлуатацію ОЗ, затверджену наказом Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 91, с. 16).
Операцію з передачі в експлуатацію цих предметів відображають кореспонденцією: Дт 112 — Кт 153.
Амортизацію МНМА нараховують одним із методів (п. 27 П(С)БО 7):
1) прямолінійним;
2) виробничим;
3) «50 %/50 %» — 50 % вартості об’єкта, що амортизується, в першому місяці використання й інші 50 % у місяці його списання з балансу;
4) «100 %» — 100 % вартості, що амортизується, в першому місяці використання об’єкта.
На практиці найпопулярніші методи для амортизації МНМА — «50 %/50 %» або «100 %».
Суму амортизації, нарахованої за об’єктами МНМА, залежно від напряму їх використання відносять на витрати: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 132.
Для списання з балансу об’єкта МНМА використовують Акт списання ОЗ (форма № ОЗ-3) або бюджетний Акт списання, затверджений наказом № 818.
У податковоприбутковому обліку МНМА не відносяться до ОЗ (п.п. 14.1.138 ПКУ). Тобто за ними не виникають «амортизаційні» і «ліквідаційні» різниці.
Канцтовари як ОЗ. Канцелярське й інше офісне приладдя, яке обліковують як ОЗ, передають в експлуатацію на підставі Акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) ОЗ (форма № ОЗ-1) або Акта введення в експлуатацію ОЗ згідно з наказом № 818.
Таку передачу відображають записом: Дт 106, 109 — Кт 152.
З місяця, наступного за місяцем передачі об’єкта в експлуатацію, його починають амортизувати за одним з методів, передбачених п. 26 П(С)БО 7*.
* Високодохідникам і малодохідникам-добровольцям виробничий метод для цілей податкової амортизації ОЗ використовувати не можна (п.п. 138.3.1 ПКУ).
Суму нарахованої амортизації включають до складу витрат підприємства записом: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 131.
Списання з балансу (вилучення з активів) об’єкта ОЗ оформляють Актом списання ОЗ (форма № ОЗ-3) або Актом списання за формою наказу № 818.
Увага!
Високодохідні платники і малодохідники-добровольці, які обліковують канцтовари як ОЗ для невиробничих підрозділів, не амортизують їх у податковому обліку
Цього вимагає п.п. 138.3.2 ПКУ.
Що стосується виробничих ОЗ, то за підсумками звітного (податкового) періоду бухфінрезультат:
— збільшують на бухамортизацію (п. 138.1 ПКУ);
— зменшують на податкову амортизацію таких ОЗ (п. 138.2 ПКУ).
Так само при ліквідації таких ОЗ фінрезультат звітного періоду:
— збільшують на бухгалтерську залишкову вартість об’єкта (п. 138.1 ПКУ);
— зменшують на його податкову залишкову вартість (п. 138.2 ПКУ).
Майте на увазі! При ліквідації виробничих або невиробничих ОЗ ПДВ-зобов’язання не нараховують, якщо така ліквідація (п. 189.9 ПКУ):
— обумовлена форс-мажорним знищенням (руйнуванням) або
— є вимушеною (тобто відбувається без згоди платника, зокрема, через викрадання) або
— викликана неможливістю використовувати об’єкт ОЗ за первісним призначенням, на підтвердження чого контролерам поданий документ про знищення, розібрання або перетворення ліквідованого об’єкта ОЗ. Детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 29, с. 19, № 31, с. 5.
А ось при передачі канцтоварів для невиробничого використання від нарахування «компенсуючих» податкових зобов’язань з ПДВ згідно з п. 198.5 ПКУ не відкрутитися.
висновки
- Для основної маси канцелярських дрібниць, які після початку використання втрачають первісні якості і цінність, доцільно використовувати субрахунок 209.
- «Довгограючі» канцелярські предмети, вартість яких не дотягує до встановленого підприємством вартісного критерію, обліковують як МНМА.
