3.1. Источники поступления наличных в кассу
Наличные денежные средства в кассу предприятия могут поступать из разных источников. Так, например, поступления наличных могут быть с текущего счета в учреждении банка, их могут вносить в кассу предприятия покупатели товаров (продукции, работ, услуг) или же работники предприятия (например, в случае возврата подотчетных сумм).
Перечень наиболее распространенных оснований для поступления наличности в кассу предприятия приведем в табл. 3.1.
Таблица 3.1. Основания для поступления наличности в кассу предприятия
№ п/п | Основания для поступления наличности в кассу предприятия | Документ |
1 | Поступление торговой выручки | Договор, счет-фактура, расходная накладная, акт выполненных работ (предоставленных услуг) |
Обратите внимание: в общем случае при получении наличных денежных средств за реализованные товары, работы, услуги необходимо применять РРО или РК (ст. 3 Закона об РРО). | ||
2 | Поступление денежных средств из банка на выплату заработной платы, для выдачи подотчетным лицам на хозяйственные нужды, командировочные расходы и т. д. | Корешок денежного чека из чековой книжки |
3 | Возврат неиспользованных подотчетных сумм | Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет |
4 | Погашение недостач по результатам инвентаризации | Сличительные ведомости, акты инвентаризации, выписка из протокола инвентаризационной комиссии, распоряжение руководителя предприятия |
Подробнее о проведении инвентаризации на предприятиях, в том числе о порядке оформления выявленных расхождений (излишков или недостач), вы можете прочесть в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 94. | ||
5 | Оприходование излишка денежных средств по результатам инвентаризации кассы | Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств |
О порядке проведения инвентаризации кассы см. в разделе 10 «Контроль за соблюдением кассовой дисциплины». | ||
6 | Взнос в уставный капитал предприятия наличными денежными средствами | Уставные документы и/или протокол собрания учредителей |
7 | Поступление возвратной и безвозвратной финансовой помощи | Договор займа либо договор дарения |
8 | Возврат выданных ранее предприятием сумм займа | Договор займа |
9 | Арендная плата | Договор аренды, счет-фактура, акт |
Имейте в виду: налоговики настаивают на том, что полученные наличными арендные платежи следует проводить через РРО (см. консультацию в подкатегории 109.03 БЗ). |
3.2. Оприходование поступившей наличности
Когда наличные средства заходят в кассу предприятия, главная задача кассира — правильно ее оприходовать. Как требует п. 11 Положения № 148,
наличность, поступающая в кассу, оприходуется в день ее поступления в полной сумме
А что понимать под оприходованием наличности? Определение этого понятия находим в п.п. 18 п. 3 Положения № 148.
Так, оприходованием наличных является проведение субъектами хозяйствования учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге или книге учета доходов и расходов, книге учета доходов, фискальном отчетном чеке, расчетной квитанции.
В соответствии с п. 11 Положения № 148 способ оприходования зависит от условий осуществления наличных расчетов (см. табл. 3.2).
Таблица 3.2. Порядок оприходования наличности
Условие осуществления наличных расчетов | Что считать оприходованием |
Учреждения/предприятия и их обособленные подразделения | |
С применением РРО и ведением кассовой книги | Осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании ПКО |
Физические лица — предприниматели | |
Независимо от факта применения РРО | Оприходование и учет полученных доходов осуществляются в книгах учета доходов (доходов и расходов) в порядке, определенном НКУ* |
* Больше о порядке оприходования наличности предпринимателями см. в разделе 9 «Кассовые операции у предпринимателей». | |
Субъекты хозяйствования* | |
С применением КУРО вместо РРО** | Внесение данных расчетных квитанций в КУРО |
* Этот термин объединяет в себе юридических лиц и их обособленные подразделения, а также физических лиц — предпринимателей (см. п. 1 Положения № 148). ** В каких случаях субъекты хозяйствования могут осуществлять наличные расчеты с использованием КУРО и РК вместо РРО, см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 23, с. 11. | |
Обособленные подразделения предприятий* | |
С применением РРО и без ведения кассовой книги** | Обеспечение хранения ежедневных Z-отчетов в электронной форме в течение 1095 дней (п. 44.3 НКУ) и внесение информации на основании Z-отчетов в соответствующие книги учета (КУРО*** — в случае ее использования) |
* Подробнее об оприходовании наличности в обособленных подразделениях см. в разделе «Кассовые операции в обособленном подразделении» (подраздел «Оприходуем наличность»). ** В каких случаях обособленные подразделения предприятий могут не вести кассовую книгу, см. в подразделе 8.1 раздела «Кассовые операции в обособленном подразделении». *** Здесь и далее — книги учета расчетных операций. |
Обратите внимание: в п. 11 Положения № 148 не упомянуты предприятия и их обособленные подразделения, осуществляющие расчеты через кассу с применением кассовых ордеров. Для них оприходованием будет отражение полной суммы поступившей за день наличности в кассовой книге на основании ПКО.
И еще один интересный момент. Особый порядок оприходования устанавливает п. 13 Положения № 148. Он перекочевал из утратившего силу Положения № 637, но с некоторыми (не слишком удачными) изменениями.
Касается упомянутая норма оприходования наличности субъектами хозяйствования, которым разрешено осуществлять наличные расчеты без РРО с использованием соответствующих книг учета, если специфика их функционирования делает невозможным оформление каждой операции кассовым ордером. Имеются в виду предприятия и предприниматели, осуществляющие операции по продаже проездных и перевозочных документов, билетов государственных лотерей, билетов на посещение культурно-спортивных и зрелищных заведений.
В соответствии с п. 13 Положения № 148 указанные субъекты хозяйствования оприходуют наличность в конце рабочего дня по совокупности операций в целом за весь такой день с оформлением кассовыми документами и отражением в КУРО или РК.
Ранее п. 2.6 Положения № 637 говорил об отражении наличности в таких случаях также по концу дня, но в соответствующих книгах учета (это могла быть кассовая книга, книга учета доходов или книга учета доходов и расходов). И никаких вопросов в связи с этим не возникало.
А вот с нынешней редакцией этой нормы не все так просто. Дело в том, что в соответствии с п. 4 ст. 9 Закона об РРО для перечисленных выше случаев предусмотрено освобождение от применения как РРО, так и РК с КУРО. То есть у предприятия (или ФЛП), которое воспользовалось таким освобождением, не будет ни КУРО, ни РК, в которые они могли бы записать полученную в течение дня наличность. Поэтому им не остается ничего другого, как использовать общие нормы об оприходовании, установленные в п. 11 Положения № 148 (см. табл. 3.2).
3.3. Выдача наличных из кассы
Наличные денежные средства, полученные предприятием (из банка, от контрагентов, от работников и пр.), могут использоваться для обеспечения нужд, возникающих в процессе его функционирования.
Чаще всего наличность из кассы предприятия выдают для:
— выплаты заработной платы, материальной помощи, пособий из Фонда социального страхования;
— выплаты подотчетным лицам (на командировочные расходы, хозяйственные нужды, а также на приобретение сельскохозяйственной продукции);
— выдачи ссуд работникам;
— сдачи наличной выручки в банк.
Перечень наиболее распространенных оснований для выплаты наличности из кассы предприятия приведем в табл. 3.3.
Таблица 3.3. Основания для выплаты наличности из кассы предприятия
№ п/п | Основания для выдачи наличности | Документ |
1 | Выдача наличности под отчет (командировочные расходы и хозяйственные нужды) | Приказ руководителя предприятия или заявление на выдачу наличности с разрешительной надписью руководителя |
2 | Выплата заработной платы, пособий из Фонда социального страхования, материальной помощи | Ведомость на выплату наличности |
3 | Выдача ссуды (займа) работнику | Договор займа |
4 | Выплата дивидендов участникам общества | Выписка из протокола общего собрания участников |
5 | Сдача наличной выручки и других поступлений в кассу предприятия на текущий счет в банке: | |
— самостоятельно | Квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, подписанная ответственными лицами банка и заверенная оттиском печати банка (при необходимости) | |
— через инкассатора | Третий экземпляр «Копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью», заверенный подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика | |
— через банкомат или программно-технический комплекс самообслуживания для дальнейшего перечисления на текущий счет предприятия | Квитанция/чек банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания | |
— путем проведения инкассации денежных средств в режиме реального времени с использованием платежных терминалов | Чек платежного терминала |
Что касается целевого использования предприятием денежных средств, полученных с банковского счета, то в Положении № 148 (как и в предшествующем ему Положении № 637) такое требование отсутствует. То есть, получив, например, в банке наличные средства для выдачи подотчетным лицам, предприятие вполне может изменить направление использования такой налички и выдать ее, допустим, в качестве ссуды работнику. При этом заполнение соответствующего реквизита в денежном чеке относительно целевого направления наличных средств осуществляется исключительно для анализа денежных потоков по направлениям и изучения тенденций наличного обращения.
Эта позиция поддерживается ч. 3 ст. 1066 и ч. 1 ст. 1074 ГКУ, нормы которых
прямо запрещают банкам определять и контролировать направления использования денежных средств клиентами*
* За исключением редких случаев ограничения прав клиента распоряжаться находящимися на его счете денежными средствами, установленных законодательством (например, по решению суда).
Также нет никаких ограничений в Положении № 148 в отношении выплат из выручки. В частности, из наличной выручки можно без проблем выплатить заработную плату. Главное — не забудьте перечислить обязательные налоги и сборы.
Таким образом, денежные средства, поступившие в кассу предприятия (из банка, в виде наличной выручки от реализации или в результате возврата ранее выданной под отчет наличности), могут быть выданы на любые цели (на хознужды, командировки, займы, выплату заработной платы и т. п.) без предварительного зачисления их на текущий счет в банке.
Единственное исключение — суммы пособий от Фонда социального страхования, снятые со спецсчета в банке. Их можно использовать только по целевому назначению.
Учтите: поступление в кассу средств, предшествующее их выдаче, должно быть надлежащим образом оформлено ПКО и записью в кассовой книге.
Выдача наличных из кассы осуществляется по РКО или ведомостям на выплату наличности (п. 26 Положения № 148). Об их оформлении читайте в разделе 4 «Документирование кассовых операций».
3.4. Порядок и сроки сдачи наличных в банк
Прежде всего подчеркнем: предприятия могут хранить в нерабочее время в своих кассах наличную выручку (наличность) исключительно в сумме, не превышающей установленный лимит кассы (абзац первый п. 15 Положения № 148). Если же наличные средства превышают такой лимит, предприятие обязано сдавать «вершок» в учреждение банка для зачисления на свой банковский счет. То есть если в отдельные дни предприятие «вписывается» в лимит кассы, оно может в эти дни не сдавать накопившуюся в кассе наличность в банк (абзац третий п. 49 Положения № 148).
Важно!
Если лимит не установлен предприятием, все наличные, имеющиеся в кассе на конец дня, нужно сдать в банк в порядке, определенном Положением № 148
Иначе вся наличность, находящаяся в кассе предприятия на конец рабочего дня и своевременно не сданная в банк, будет считаться сверхлимитной со всеми вытекающими из этого последствиями (п. 53 Положения № 148). Подробнее о лимите кассы см. в разделе 5 «Лимит кассы».
Правда, не всем субъектам хозяйствования следует беспокоиться о лимите кассы. Есть счастливчики, на которых это требование не распространяется. Итак, не устанавливаются лимит кассы и, соответственно, сроки сдачи наличных денежных средств в банк для:
— физических лиц — предпринимателей (абзац третий п. 14 Положения № 148);
— банков (абзац третий п. 14 Положения № 148);
— религиозных организаций*, не осуществляющих производственную либо другую предпринимательскую деятельность (п. 51 Положения № 148).
* Религиозные общины, управления и центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения.
А вот прочие субъекты хозяйствования сроки сдачи наличной выручки для зачисления на свои банковские счета определяют по согласованию с банком, в котором открыт счет и на который зачисляются средства. Согласованные сроки указывают в договорах банковского счета между предприятиями и банками.
При этом наличные денежные средства субъекты хозяйствования могут сдавать в банк такими способами (абзац второй п. 16 Положения № 148):
— самостоятельно (в том числе с применением платежных устройств и через пункты приема наличных);
— через соответствующие службы, которым согласно законодательству Украины предоставлено право на перевозку валютных ценностей и инкассацию средств;
— через предприятия, получившие лицензию НБУ на предоставление банкам услуг по инкассации.
Обратите внимание: сдавать наличность можно для зачисления на любой банковский счет субъекта хозяйствования на его выбор.
О том, в какие сроки это нужно делать, нам расскажут пп. 48 и 49 Положения № 148 (см. табл. 3.4).
Таблица 3.4. Сроки сдачи наличности в банк
№ п/п | Юридические лица | Сроки сдачи наличности в учреждение банка |
1 | Предприятия, расположенные в населенных пунктах, в которых есть банки | Ежедневно (в день поступления наличности в кассу) |
2 | Предприятия, у которых время окончания рабочего дня (смены), установленное правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством Украины, не дает возможности обеспечить сдачу наличности в день ее поступления | День, следующий за днем поступления наличности в кассу |
3 | Предприятия, расположенные в населенных пунктах, где нет банков | Не реже чем один раз в 5 рабочих дней |
Предприятия, работающие в выходные и праздничные дни и не имеющие возможности сдать полученную ими за эти дни наличную выручку (наличные) в банк из-за отсутствия соответствующей договоренности с банком на инкассацию средств, сдают ее (абзац первый п. 49 Положения № 148):
— через банкоматы или программно-технические комплексы самообслуживания в день поступления наличных в кассу либо
— непосредственно в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и предприятия.
Отдельным юридическим лицам абзац пятый п. 48 Положения № 148 устанавливает особые правила сдачи наличности. В частности, речь идет о предприятиях, осуществляющих страховую деятельность и деятельность по выпуску и проведению лотерей. Такие субъекты хозяйствования устанавливают сроки сдачи наличности для страховых агентов и распространителей лотерей, действующих на основании заключенных договоров, с учетом специфики их функционирования (режима работы в вечерние часы, выходные и праздничные дни) и объемов сдаваемой выручки, но не реже одного раза в 5 рабочих дней.
Изъятие наличных с места осуществления наличных расчетов с применением РРО для сдачи ее в банк оформляется соответствующими чеками РРО с выполнением операции «служебная выдача».
В свою очередь, выдачу наличных из кассы для сдачи ее в банк в соответствии с п. 29 Положения № 148 оформляют РКО с отражением такой операции в кассовой книге.
выводы
- Наличность, поступающая в кассу, должна быть оприходована в полной сумме в день ее получения.
- Способ оприходования зависит от условий осуществления наличных расчетов.
- Наличные средства, превышающие установленный лимит кассы, предприятие обязано сдавать в учреждение банка для зачисления на свой банковский счет в сроки, определенные Положением № 148.
- Для физических лиц — предпринимателей сроки сдачи наличной выручки в банк не устанавливаются.