Директор побаловал себя с КПК

Не паникуйте. Ничего страшного не случилось. Сам факт использования директором КПК для оплаты личных расходов — это еще не нарушение налогового законодательства (см. письмо ГНСУ от 14.04.2020 г. № 1515/6/99-00-05-04-01-06/ІПК // «Налоги & бухучет», 2020, № 36, с. 23). Но спускать это на тормозах и не замечать личные траты держателей с КПК не советуем. Иначе можно таки нарваться на нарушение.

Что делать директору?

В вашей ситуации, чтобы до нарушения так и не дошло, директор, потративший деньги с КПК в своих целях, должен сделать вот что (п.п. 170.9.2 НКУ):

1. Составить авансовый Отчет (по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841) в сумме 0,00 грн (ведь деньги потрачены на личные нужды, а не на нужды предприятия). И подать Отчет до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором были осуществлены расчеты с КПК в личных целях или с нее была снята наличка. Однако в случае снятия наличных с КПК налоговики Отчет хотят видеть до окончания 3-го банковского дня (см. 103.17 БЗ). Хотя мы не согласны, так как этот срок действует только в случае снятия наличных во время командировки (п.п. 170.9.3 НКУ).

И пока директор не отчитается, вопрос с израсходованными в личных целях средствами с КПК остается открытым.

Заметьте: прилагать к авансовому Отчету документы о расходах на личные нужды и перечислять их на обратной стороне авансового Отчета не нужно, если компенсировать эти расходы директору предприятие не собирается.

2. До или во время подачи авансового Отчета вернуть потраченные в личных целях средства в кассу или на банковский счет предприятия как излишне израсходованные средства.

И еще один момент: возвратить предприятию директор должен столько средств, сколько потратил (снял) для личных нужд. А вот что касается банковской комиссии, скажем, за снятие наличных с КПК, то такие расходы являются расходами предприятия.

Комиссия, списанная со счета предприятия, например в связи со снятием налички, не является оплатой за какие-либо товары/услуги, приобретаемые подотчетным лицом — директором (в том числе и для себя). Это самые обычные расходы предприятия на расчетно-кассовое обслуживание банка. И если при расчетах с КПК была списана комиссия, возмещать их предприятию директор не обязан.

Директор затянул с возвратом: что будет?

Если директор отчитается и вернет неправомерно потраченные деньги вовремя (в 5-дневный срок) — никаких учетных проблем нет. Он погасит задолженность перед предприятием, поэтому о доходе здесь говорить нельзя. На НДС и налог на прибыль эта операция также никак не влияет (ведь никаких активов для предприятия директор не приобрел).

При этом даже если директор не вернет потраченные на себя средства с КПК в 5-дневный срок, отведенный для подачи авансового Отчета, но успеет вернуть их до окончания месяца, на который этот срок приходится, — для директора как работника предприятия также налоговых последствий нет (п. 3 Порядка № 841*).

* Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

Другое дело, если и этот срок будет пропущен. В таком случае потраченные на личные цели средства превратятся в налогооблагаемый доход директора. Эту сумму (для НДФЛ — увеличенную на натуральный коэффициент 1,219512) придется обложить НДФЛ (по ставке 18 %). Также нужно будет удержать ВС (1,5 %), но уже с фактически не возвращенной суммы (без применения каких-либо коэффициентов).

Пример. Директор воспользовался КПК в личных целях 28.05.2021 г., авансовый отчет подал 04.06.2021 г. (т. е. с соблюдением сроков из п.п. 170.9.2 НКУ). А вот деньги по состоянию на эту дату он еще не вернул.

В таком случае, если:

— директор вернет деньги до 30.06.2021 г. (включительно), налогооблагаемый доход у него не возникнет;

— деньги будут возвращены позже, то с директора по итогам июня нужно будет удержать НДФЛ и ВС.

Заметьте: вернуть потраченные на личные цели средства нужно даже в том случае, если в учете по счету взаиморасчетов с подотчетным директором числится задолженность. То есть

Другое дело, что никаких реальных телодвижений при этом можно и не делать. Достаточно выписать приходный кассовый ордер на сумму задолженности по КПК, которую он якобы возвращает в кассу, и тут же расходный ордер на эту же сумму — на частичное погашение задолженности предприятия перед ним.

Если растраты попали под НДФЛ И ВС?

Сумму НДФЛ и ВС по не возвращенным в срок средствам рассчитывают в авансовом Отчете, предоставленном директором. Там есть специально предусмотренное для этого поле. Бухгалтеру следует только вписать действующую ставку налога с доходов и рассчитать сумму налога. Расчет ВС можно вписать в авансовый Отчет вручную. ЕСВ с суммы средств, не возвращенных в установленные сроки, не взимают, так как она не является объектом для начисления взноса (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5** здесь не работает).

** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Далее начисленную в авансовом Отчете сумму НДФЛ и ВС удерживают за счет любого налогооблагаемого дохода (естественно, после его налогообложения). А в случае недостаточности данной суммы — за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев. Судя по всему, источником для удержания налога у директора будет сумма начисленной ему после обложения зарплаты.

Как уйти от НДФЛ и ВС?

Чтобы уйти от НДФЛ и ВС с сумм, потраченных директором на личные цели и не возвращенных своевременно, нежелательные растраты можно замаскировать под предоставление работнику одной из таких выплат, как:

1) нецелевая благотворительная помощь (НБП). Дело в том, что сумма НБП в определенных пределах (в 2021 году — 3180 грн) предоставляется без обложения НДФЛ и ВС (п.п. 170.7.3 НКУ). Также на нее не нужно начислять ЕСВ. Правда, для этого нужно сделать вот что:

1. Ищем сговорчивого работника, желающего выручить директора.

2. Нужной датой задним числом (!) в рамках срока, установленного для необлагаемого возврата потраченных средств:

— получаем от работника заявление о предоставлении НБП. На основании заявления тем же числом издаем приказ о предоставлении такой помощи. Заметим: в приказе лучше указать «круглую» сумму помощи. То есть, если директор, потратил 2850,50 грн, то в приказе указываем 2900 грн;

— директор подает Отчет нужной датой;

— делаем два кассовых ордера (да, придется переписать кассовую книгу, но зато уйдем от НДФЛ и ВС). Один — приходный — от директора на возврат средств, списанных с КПК (2850,50 грн). Второй — расходный кассовый ордер на выплату НБП сговорчивому работнику на ту же сумму (2850,50 грн).

3. Спустя какое-то время удобной вам датой выписываем еще один расходный кассовый ордер на выплату остатка помощи (в нашем случае — 49,50 грн (2900 грн - 2850,50 грн)).

А если потраченная директором сумма больше необлагаемых 3180 грн? Тогда пригодится...

2) заем. Можно оформить, опять-таки задним числом, выдачу директору или другому работнику займа на возвратной основе (т. е. возвратную финпомощь).

Под обложение НДФЛ такая сумма не подпадает, ведь помощь-то возвратная (п.п. 165.1.31 НКУ). Причем не важно, на какой срок она выдана. Возвратная финпомощь не является и объектом обложения военным сбором (п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

На сумму займа также не придется и начислять ЕСВ. Дело в том, что сумма займа не включается в фонд оплаты труда на основании п. 3.28 Инструкции № 5. Кроме того, эта выплата указана в п. 13 разд. I Перечня № 1170*** как выплата, на которую не начисляется ЕСВ.

*** Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется ЕСВ, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170.

Порядок действий такой же, как и в ситуации с выдачей НБП. Минус лишь в том, что заем нужно возвращать. Такие вот маневры. А в завершение еще кое-что о нулевом авансовом Отчете.

Что говорят суды?

Несмотря на то что налоговики выступают за необходимость подачи нулевых авансовых Отчетов, даже если фактически трат с КПК подотчетным лицом в пользу предприятия не было (или, скажем, командировка не состоялась) (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 11, с. 29), суды, тем не менее, часто приходят к выводу, что при отсутствии возмещаемых работнику расходов отчитываться не нужно.

Работнику достаточно просто вернуть излишне потраченную сумму предприятию (см., например, постановление Шестого апелляционного админсуда от 06.11.2018 г. по делу № 810/1059/18 // reyestr.court. gov.ua/Review/77761402, решения ВАСУ от 12.07.2016 г. № К/800/16615/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/59137357, от 22.07.2015 г. № К/800/2877/15 //reyestr.court.gov.ua/Review/48303309).