Трудовые книжки

5.1. Бумажная трудовая книжка: когда она нужна?

Вновь принятые работники

Прежде всего напомним, что с даты вступления в силу Закона № 1217 (10.06.2021) бумажная трудовая книжка не является обязательным документом. Теперь о трудовой деятельности лиц сведения в Пенсионный фонд поступают путем получения от работодателей приложения 5 (Д5) Объединенного отчета по НДФЛ/ВС/ЕСВ.

Если работник при приеме на работу предоставил бумажную трудовую книжку, работодатель имеет право ознакомиться с ней и вернуть ее работнику. Ведь в настоящее время трудовая книжка хранится у работника, а не у работодателя (ст. 48 КЗоТ).

А вот запись о приеме на работу (а также о перемещениях, увольнении, награждениях и поощрениях) в трудовую книжку вносят исключительно по требованию работника.

Частью 2 ст. 24 КЗоТ предусмотрено, что вместо бумажной трудовой книжки при приеме на работу могут быть предоставлены сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц. Однако в настоящее время с реализацией этой нормы на практике есть проблемы. В частности, они связаны с тем, что сведения в Реестр застрахованных лиц поступают из квартальных Объединенных отчетов работодателей, поэтому могут быть устаревшими. Кроме того, не понятно, по какой форме должны предоставляться такие сведения при трудоустройстве.

Работник не предоставил бумажную трудовую книжку, поскольку трудоустраивается впервые? Тогда он может обратиться к работодателю с требованием оформить ее. И отказать работодатель не имеет права. Завести трудовую книжку в этом случае следует не позднее 5 дней со дня приема работника на работу (ст. 48 КЗоТ).

Если работник с таким требованием не обращался, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.

Важно! Независимо от того, предоставил ли работник трудовую книжку при приеме на работу, работодателю нужно определиться, как его трудоустраивать: по основному месту работы или по совместительству.

В п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона № 2464 указано, что

Должно ли быть это какое-то отдельное заявление или достаточно указать такую информацию в заявлении о приеме на работу, законодательство четко не устанавливает. На наш взгляд, работник может непосредственно в заявлении о приеме на работу указать, на основное место работы или по совместительству он трудоустраивается. Такого же мнения придерживается и Минэкономики (см. письмо от 07.10.2021 № 4712-06/49022-07).

«Старые» работники

Теперь о лицах, которые были трудоустроены до 10.06.2021 и трудовые книжки которых хранятся у работодателей.

В течение 5 лет с даты вступления в силу Закона № 1217 (т. е. до 10.06.2026) Пенсионный фонд включает в Реестр застрахованных лиц сведения о трудовой деятельности работников на основании информации, поданной:

— или работодателем;

— или работником. Работник может сделать это лично в тероргане Пенсионного фонда либо через веб-портал электронных услуг ПФУ в электронной форме с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Таким образом, четкого требования о том, что подавать сведения о трудовой деятельности работника должен именно работодатель, нет. Однако если юрлицо-работодатель хранит у себя трудовые книжки работников, то предоставлять сведения нужно именно ему. Ведь отдать трудовую книжку лицу, которое принято на работу до 10.06.2021, работодатель-юрлицо может только при увольнении работника или после того, как передаст электронные копии страниц трудовой книжки Пенсионному фонду, а последний их обработает и примет (ч. 2 разд. ІІ Закона № 1217).

До того как соответствующие сведения будут включены в Реестр застрахованных лиц, работодатель продолжает вести бумажные трудовые книжки, которые находятся у него, по-старому. То есть вы продолжаете вносить в них записи о переводах, увольнении, награждениях и поощрениях.

При ведении бумажных трудовых книжек следует руководствоваться Инструкцией № 58. Подробно об этом мы писали в «Налоги & бухучет», 2020, № 73.

5.2. Переход на электронные трудовые книжки

Порядок предоставления Пенсионному фонду сведений о трудовом стаже регулируют Порядок № 1084, Закон № 1217 и Порядок № 11-1. Рассмотрим, как действовать работодателям, чтобы выполнить все установленные законодательством требования.

Прежде всего разберемся, в каких случаях сведения о трудовой деятельности работников передает работодатель.

Как мы упомянули ранее (см. подраздел 5.1), сделать это необходимо по работникам, которые были трудоустроены до 10.06.2021 и трудовые книжки которых хранятся у юрлиц-работодателей.

Что касается работников предприятий, принятых на работу после 10.06.2021, а также всех, кто работает у ФЛП, то они хранят трудовые книжки у себя. Следовательно, могут предоставить необходимую информацию в Пенсионный фонд самостоятельно. Хотя, безусловно, работодатель может (но не обязан) помочь работнику в этом вопросе.

Интересный момент связан с работниками-пенсионерами. Законодательством никаких исключений по ним не установлено. Однако в устных разъяснениях специалисты Пенсионного фонда говорят о том, что на пенсионеров подавать скан-копии их трудовых книжек не нужно. Скорее всего, причина в том, что по таким работникам Пенсионный фонд получил соответствующие сведения об их трудовой деятельности при оформлении пенсии.

Работодатели подают Пенсионному фонду сведения о трудовой деятельности работников в электронной форме через веб-портал этого органа (portal.pfu.gov.ua) с наложением КЭП. В первую очередь подаем сведения о трудовой деятельности лиц, которым до наступления пенсионного возраста осталось 2 года и менее, и о трудовой деятельности лиц за период до 1 июля 2000 года.

Процесс состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Работодатель перепроверяет и сканирует трудовую книжку работника. Требования к скан-копиям установлены п. 5 Порядка № 11-1.

Обратите внимание:

Зачем это нужно? Если какие-то сведения из раздела о трудовой деятельности плохо читаются, то сведения из других разделов трудовой книжки будут подтверждением того, что человек работал в то время на соответствующем предприятии, и это будет засчитано в стаж.

Важно! НЕ нужно получать от работника и сканировать согласие на обработку Пенсионным фондом его персональных данных. Несмотря на то, что предоставление такого согласия по-прежнему содержит п. 7 Порядка № 1084, со вступлением в силу Закона № 1217 необходимость в этом отпала. Напомним: Закон вступил в силу позже Порядка и требования о наличии согласия работника на обработку его персональных данных Пенсионным фондом не содержит.

Шаг 2. В разделе «Відомості про трудові відносини робітника» на портале Пенсионного фонда указываем сведения о работнике, скан-копию трудовой книжки которого передаем. Дальше добавляем сведения о его трудовой деятельности. Это можно сделать одним из двух способов на выбор:

1) просто загрузить скан-копии трудовой книжки;

2) самостоятельно внести записи из трудовой книжки (оцифровать трудовую книжку работника) + загрузить скан-копии трудовой книжки.

Помните: после загрузки файлов необходимо их подписать с помощью КЭП.

Шаг 3. Ожидаем результата — появления статуса «Виконано» по переданной скан-копии трудовой книжки в разделе «Відомості про трудові відносини робітника» портала Пенсионного фонда.

После появления статуса «Виконано» обязательно посмотрите, что внутри сообщения. Там могут быть замечания к записям в трудовой книжке и/или требования о необходимости предоставления документов для засчитывания в стаж соответствующих периодов.

Что с этим делать? Если замечания/требования касаются записей вашего предприятия, то исправлять. Если же к вам они не имеют отношения, то сообщите о них работнику.

Далее сведения о трудовой деятельности будут формироваться работодателями в электронном виде. При этом отдельно вносить через портал Пенсионного фонда сведения о приеме, переводе, увольнении работников для пополнения электронной трудовой книжки не нужно. Эти данные система черпает из Д5 Объединенного отчета.

Заметим, что работник, получивший бумажную трудовую книжку на руки, может обратиться к работодателю с требованием внести в нее сведения о работе, а также о поощрениях и награждениях за успехи в работе (если таковые, конечно, были). И работодатель обязан такое требование выполнить. Однако трудовую книжку он у себя не оставляет. После внесения записи ее надо вернуть работнику.

А если увольняется работник, который был принят на работу до 10.06.2021, но сведения о его трудовой деятельности еще не успели передать Пенсионному фонду или не получили соответствующего подтверждения о включении сведений в Реестр застрахованных лиц? В таком случае ничего особенного предпринимать не нужно. В день увольнения производим окончательный расчет с работником и выдаем ему:

— должным образом заполненную трудовую книжку с записью об увольнении с работы;

— копию приказа об увольнении.