Трудові книжки

5.1. Паперова трудова книжка: коли вона потрібна?

Новоприйняті працівники

Передусім нагадаємо, що з дати набрання чинності Законом № 1217 (10.06.2021) паперова трудова книжка не є обов’язковим документом. Тепер про трудову діяльність осіб відомості до Пенсійного фонду надходять шляхом отримання від роботодавців додатка 5 (Д5) Об’єднаного звіту з ПДФО/ВЗ/ЄСВ.

Якщо працівник при прийнятті на роботу надав паперову трудову книжку, роботодавець має право ознайомитися з нею і повернути її працівнику. Адже наразі трудова книжка зберігається у працівника, а не в роботодавця (ст. 48 КЗпП).

А ось запис про прийняття на роботу (а також про переміщення, звільнення, нагороди та заохочення) до трудової книжки вносять виключно на вимогу працівника.

Частиною 2 ст. 24 КЗпП передбачено, що замість паперової трудової книжки при прийнятті на роботу можуть бути подані відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб. Проте нині з реалізацією цієї норми на практиці є проблеми. Зокрема, вони пов’язані з тим, що відомості до Реєстру застрахованих осіб надходять із квартальних Об’єднаних звітів роботодавців, тому можуть бути застарілими. Крім того, не зрозуміло, за якою формою повинні надаватися такі відомості при працевлаштуванні.

Працівник не надав паперову трудову книжку, оскільки працевлаштовується вперше? Тоді він може звернутися до роботодавця з вимогою оформити її. І відмовити роботодавець не має права. Завести трудову книжку в цьому разі слід не пізніше 5 днів з дня прийняття працівника на роботу (ст. 48 КЗпП).

Якщо працівник з такою вимогою не звертався, заводити паперову трудову книжку не потрібно.

Важливо! Незалежно від того, чи надав працівник трудову книжку при прийнятті на роботу, роботодавцю потрібно визначитися, як його працевлаштовувати: за основним місцем роботи або за сумісництвом.

У п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону № 2464 зазначено, що

Чи має бути це якась окрема заява або достатньо зазначити таку інформацію в заяві про прийняття на роботу, законодавство чітко не встановлює. На наш погляд, працівник може безпосередньо в заяві про прийняття на роботу зазначити, на основне місце роботи чи за сумісництвом він працевлаштовується. Такої ж думки дотримується і Мінекономіки (див. лист від 07.10.2021 № 4712-06/49022-07).

«Старі» працівники

Тепер щодо осіб, які були працевлаштовані до 10.06.2021 і трудові книжки яких зберігаються в роботодавців.

Протягом 5 років з дати набрання чинності Законом № 1217 (тобто до 10.06.2026) Пенсійний фонд включає до Реєстру застрахованих осіб відомості про трудову діяльність працівників на підставі інформації, наданої:

— або роботодавцем;

— або працівником. Працівник може зробити це особисто в тероргані Пенсійного фонду або через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Таким чином, чіткої вимоги про те, що подавати відомості про трудову діяльність працівника повинен саме роботодавець, немає. Проте якщо юрособа-роботодавець зберігає в себе трудові книжки працівників, то надавати відомості потрібно саме їй. Адже віддати трудову книжку особі, яку прийнято на роботу до 10.06.2021, юрособа-роботодавець може лише при звільненні працівника або після того, як передасть електронні копії сторінок трудової книжки Пенсійному фонду, а останній їх обробить та прийме (ч. 2 розд. ІІ Закону № 1217).

До того як відповідні відомості будуть включені до Реєстру застрахованих осіб, роботодавець продовжує вести паперові трудові книжки, які перебувають у нього, по-старому. Тобто ви продовжуєте вносити до них записи про переведення, звільнення, нагороди та заохочення.

При веденні паперових трудових книжок слід керуватися Інструкцією № 58. Детально про це ми писали в «Податки & бухоблік», 2020, № 73.

5.2. Перехід на електронні трудові книжки

Порядок надання Пенсійному фонду відомостей про трудовий стаж регулюють Порядок № 1084, Закон № 1217 і Порядок № 11-1. Розглянемо, як діяти роботодавцям, щоб виконати всі встановлені законодавством вимоги.

Передусім розберемося, в яких випадках відомості про трудову діяльність працівників передає роботодавець.

Як ми згадали раніше (див. підрозділ 5.1), зробити це необхідно щодо працівників, які були працевлаштовані до 10.06.2021 і трудові книжки яких зберігаються в юросіб-роботодавців.

Що стосується працівників підприємств, прийнятих на роботу після 10.06.2021, а також усіх, хто працює у ФОП, то вони зберігають трудові книжки в себе. Отже, можуть надати необхідну інформацію до Пенсійного фонду самостійно. Хоча, безумовно, роботодавець може (але не зобов’язаний) допомогти працівнику в цьому питанні.

Цікавий момент пов’язаний з працівниками-пенсіонерами. Законодавством жодних винятків щодо них не встановлено. Проте в усних роз’ясненнях спеціалісти Пенсійного фонду кажуть про те, що на пенсіонерів подавати скан-копії їх трудових книжок не потрібно. Імовірніше, причина в тому, що щодо таких працівників Пенсійний фонд отримав відповідні відомості про їх трудову діяльність при оформленні пенсії.

Роботодавці подають Пенсійному фонду відомості про трудову діяльність працівників в електронній формі через вебпортал цього органу (portal.pfu.gov.ua) з накладенням КЕП. Передусім подаємо відомості про трудову діяльність осіб, яким до настання пенсійного віку залишилося 2 роки та менше, і про трудову діяльність осіб за період до 1 липня 2000 року.

Процес складається з декількох етапів.

Крок 1. Роботодавець перевіряє ще раз і сканує трудову книжку працівника. Вимоги до скан-копій встановлені п. 5 Порядку № 11-1.

Зверніть увагу:

Навіщо це потрібно? Якщо якісь відомості з розділу про трудову діяльність погано читаються, то відомості з інших розділів трудової книжки будуть підтвердженням того, що людина працювала в той час на відповідному підприємстві, і це буде зараховано до стажу.

Важливо! НЕ потрібно отримувати від працівника та сканувати згоду на обробку Пенсійним фондом його персональних даних. Попри те, що надання такої згоди, як і раніше, містить п. 7 Порядку № 1084, із набранням чинності Законом № 1217 потреба в цьому відпала. Нагадаємо: Закон набрав чинності пізніше ніж Порядок і вимогу про наявність згоди працівника на обробку його персональних даних Пенсійним фондом не містить.

Крок 2. У розділі «Відомості про трудові відносини робітника» на порталі Пенсійного фонду зазначаємо відомості про працівника, скан-копію трудової книжки якого передаємо. Далі додаємо відомості про його трудову діяльність. Це можна зробити одним із двох способів на вибір:

1) просто завантажити скан-копії трудової книжки;

2) самостійно внести записи з трудової книжки (оцифрувати трудову книжку працівника) + завантажити скан-копії трудової книжки.

Пам’ятайте: після завантаження файлів необхідно їх підписати за допомогою КЕП.

Крок 3. Чекаємо на результат — появу статусу «Виконано» за переданою скан-копією трудової книжки в розділі «Відомості про трудові відносини робітника» порталу Пенсійного фонду.

Після появи статусу «Виконано» обов’язково подивіться, що всередині повідомлення. Там можуть бути зауваження до записів у трудовій книжці та/або вимоги про необхідність надання документів для зарахування до стажу відповідних періодів.

Що з цим робити? Якщо зауваження/вимоги стосуються записів вашого підприємства, то виправляти. Якщо ж вас вони не стосуються, то повідомте про них працівника.

Далі відомості про трудову діяльність формуватимуться роботодавцями в електронному вигляді. При цьому окремо вносити через портал Пенсійного фонду відомості про прийняття, переведення, звільнення працівників для поповнення електронної трудової книжки не потрібно. Ці дані система черпає з Д5 Об’єднаного звіту.

Зауважимо, що працівник, який отримав паперову трудову книжку на руки, може звернутися до роботодавця з вимогою внести до неї відомості про роботу, а також про заохочення та нагороди за успіхи в роботі (якщо такі, звісно, були). І роботодавець зобов’язаний таку вимогу виконати. Проте трудову книжку він у себе не залишає. Після внесення запису її потрібно повернути працівнику.

А якщо звільняється працівник, якого було прийнято на роботу до 10.06.2021, але відомості про його трудову діяльність ще не встигли передати Пенсійному фонду чи не отримали відповідного підтвердження про включення відомостей до Реєстру застрахованих осіб? У такому разі нічого особливого робити не потрібно. У день звільнення проводимо остаточний розрахунок з працівником і видаємо йому:

— належним чином заповнену трудову книжку із записом про звільнення з роботи;

— копію наказу про звільнення.