Матеріально відповідальна особа загинула: як передати справи іншій?

Інвентаризація — обов’язкова!

Відразу наголосимо: відповідно до п. 7 розд. І Положення № 879* обов’язково проводити інвентаризацію (на день приймання-передання справ) в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні, зокрема, у разі:

— зміни матеріально відповідальних осіб;

— зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більш як половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) за колективної (бригадної) матеріальної відповідальності.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Тож проводити інвентаризацію у випадку загибелі матеріально відповідальної особи слід обов’язково. Тут діє пряма вимога п. 7 розд. І Положення № 879 щодо обов’язкового проведення інвентаризації у разі зміни матеріально відповідальної особи. Адже підприємство не може залишити цінності без збереження і призупинити свою діяльність тільки з причини відсутності матеріально відповідальної особи.

Позаяк за приписами ч. 2 ст. 8 Закону про бухоблік питання організації бухобліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

Саме на керівника покладається відповідальність за збереження майна підприємства. Він має всі повноваження для того, аби організувати облік та контроль за збереженням активів на підприємстві. Тому у разі непередбачуваної відсутності матеріально відповідальної особи саме керівник повинен забезпечити перехід відповідальності до іншої особи.

Послідовність дій

Отже, щоб передати підзвітні активи іншій матеріально відповідальній особі, пропонуємо скористатися наступним чек-листом:

1) керівник підприємства підписує накази:

— про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника;

— про призначення нової особи на посаду, яку обіймав загиблий матеріально відповідальний працівник;

— про проведення обов’язкової інвентаризації, пов’язаної зі зміною матеріально-відповідальної особи, визначає строки її проведення, призначає членів інвентаризаційної комісії. Докладно про створення інвентаризаційної комісії читайте в статті «Річна інвентаризація: організаційні нюанси» // «Податки & бухоблік», 2021, № 82;

2) з новою матеріально відповідальною особою укладаєте договір про повну матеріальну відповідальність (див. статтю «Матеріальна відповідальність працівників» // «Податки & бухоблік», 2020, № 93);

3) інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) і основних засобів (ОЗ) проводите у присутності нової матеріально відповідальної особи.

Звісно, матеріально відповідальна особа, що загинула, не зможе бути присутньою при проведенні інвентаризації. Але, на жаль, ситуація проведення інвентаризації, коли матеріально відповідальна особа відсутня, в Положенні № 879 взагалі не описана. Тож у цьому випадку нічого іншого не залишається, як діяти за аналогією з порядком, передбаченим п. 45 касового Положення № 148*. За його нормами цінності, передані касиру під відповідальність, у разі його відсутності перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником установи/підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб. Вважаємо, це правило застосовне й для випадку відсутності матеріально відповідальної особи, якій підзвітні ТМЦ і ОЗ.

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

У процесі цієї інвентаризації новій матеріально відповідальній особі цінності передає інвентаризаційна комісія. У присутності останньої така нова особа приймає на відповідальне зберігання перелічені в описі матеріальні цінності. Для цього заповнені інвентарні описи (акти інвентаризації) підписують всі члени інвентаризаційної комісії. А матеріально відповідальна особа, яка приймає цінності, дає розписку у тому, що комісія перевірила майно в її присутності (у зв’язку з чим жодних претензій до членів комісії вона не має) та передала їй активи на відповідальне зберігання (п. 18 розд. ІІ Положення № 879).

Особливості інвентаризації конкретних видів активів та зобов’язань підприємства докладно розглянуто у статтях «Проведення окремих видів інвентаризації» // «Податки & бухоблік», 2021, № 82, «Інвентаризація розрахунків з контрагентами: воєнні нюанси» // «Податки & бухоблік», 2022, № 90, «Інвентаризація забезпечень і резервів» // «Податки & бухоблік», 2022, № 90;

3) після закінчення інвентаризації її результати оформляєте протоколом інвентаризації (п. 1 розд. ІV Положення № 879). У ньому обов’язково треба наводити:

— причини нестач, втрат, лишків, а також

— пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

На підставі затвердженого протоколу результати інвентаризації відображаєте у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, в якому закінчена інвентаризація.

Про те, як провести інвентаризацію за відсутності одного чи декількох членів комісії, матеріально відповідальної особи та коли залишився один директор, читайте у статті «Як провести інвентаризацію, коли нікому її проводити» // «Податки & бухоблік», 2022, № 90 (ср. ).

Регулювання розбіжностей

Питання щодо того, як оформляти розбіжності між даними інвентаризації та даними бухобліку у випадку, коли матеріально відповідальна особа загинула (померла), —законодавчо не врегульовано.

Але за таких обставин особа, що загинула, не може в інвентаризаційному описі дати розписку про те, що (п. 6 розд. ІІ Положення № 879):

— до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію;

— всі цінності, які надійшли під її відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

Також матеріально відповідальна особа, що загинула, не надасть пояснення щодо виявлених розбіжностей. Відтак всі розбіжності між фактичною наявністю активів і даними бухобліку доведеться обліковувати як такі, щодо яких винну особу не встановлено (п. 4 розд. ІV Положення № 879). Адже звинуватити відсутню матеріально відповідальну особу без її пояснень та доказів неможливо.

Як саме обліковувати активи, які під час інвентаризації виявлені в нестачі, читайте в статтях «Війна = руйнація, або Облік знищених активів» і «Втрата активів без війни» // «Податки & бухоблік», 2022, № 90. А про те, чи можна, а якщо можна, то як оформити звільнення працівника, який помер або зник безвісти, ми розповіли у статті «Працівник помер або зник безвісти: чи можна звільнити?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 43.