Суточные в загранкомандировке

Суточные расходы представляют собой расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица, понесенные им в связи с командировкой и не подтвержденные документально (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Их выплата является одной из социальных гарантий командированным работникам, предусмотренных ст. 121 КЗоТ.

Наш разговор о заграничных суточных начнем с установления их размера.

Размер суточных

Ни минимального, ни максимального размера суточных для заграничных (как, впрочем, и для внутриукраинских) командировок работников предприятий небюджетной сферы действующее законодательство не определяет.

Использовать в качестве минимальной можно сумму суточных, установленную для бюджетников. Но это не обязательно. С этим соглашается Минэкономики в письме от 27.01.2022 № 4711-06/4121-01.

Но если минимального предела нет, то, выходит, можно установить суточные в размере 1 грн? По нашему мнению, нет. Ведь в таком случае эта выплата перестанет соответствовать определению суточных: их выплата призвана компенсировать работнику те расходы, которые он несет в связи с пребыванием вне своего места проживания, в первую очередь расходы на питание.

Что касается максимального размера суточных, то здесь все зависит от щедрости работодателя. Но помните об опасности попасть под обложение НДФЛ и ВС, если размер суточных превысит необлагаемый предел (см. ниже).

Это можно сделать в Положении о служебных командировках или в отдельном приказе руководителя об установлении суммы суточных.

Размер суточных расходов может быть определен в единой сумме независимо от каких-либо факторов. А можно установить суточные в зависимости от:

— страны (населенного пункта), в которую командируют работника;

— периода, на который приходится командировка (курортный сезон или нет), — если осуществляются поездки в населенные пункты, находящиеся в курортной зоне;

— включения стоимости питания в гостиничный счет или проездной документ (обеспечения работника питанием за счет принимающей стороны).

Также предприятие вправе установить отдельные правила расчета суточных, если работник направляется в служебную поездку поздно вечером или возвращается из нее рано утром.

Если во внутреннем документе предприятия нет специальных оговорок, уменьшающих сумму суточных в зависимости от условий командировки, то суточные выплачивают в полном размере. Признавали это и налоговики (см. письмо ГНСУ от 31.03.2012 № 5742/6/15-1415).

Важно! Установление суточных в зависимости от занимаемой должности работника будет дискриминационным. Поэтому так делать не следует.

Размер суточных для загранкомандировок может быть определен в гривнях или в иностранной валюте. Но чтобы эта сумма не облагалась, необходимо учитывать нормы НКУ. О них далее.

Необлагаемая сумма суточных

Согласно абзацу пятому п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ для командировок за границу необлагаемый размер суточных составляет 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день. Однако если не хотите связываться с налогообложением суточных, не стоит устанавливать их на предельном уровне 80 евро. Поясним.

Дело в том, что в соответствии с п. 5 НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов» для отражения расходов сумму в инвалюте пересчитывают в гривню по курсу НБУ на дату осуществления операции. То есть сумму суточных в пределах выданного валютного аванса отражают в учете по курсу НБУ, действовавшему на день такой выдачи.

Вместе с тем п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ предписывает определять предельный необлагаемый размер суточных по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый календарный день командировки.

Таким образом, если предельный необлагаемый размер суточных, определенный на конкретный день загранкомандировки, окажется меньше, чем сумма суточных за этот день по курсу на дату аванса, возникнет доход, облагаемый НДФЛ и ВС. Рассмотрим, как это работает, на примере.

Пример 1. Работница предприятия направлена в командировку в г. Краков. Срок командировки — 3 дня (с 23 по 25 января 2023 года). Размер заграничных суточных, установленный на предприятии, — 80 евро. Сумма суточных за период командировки — €240 (€80 х 3 дн.). Аванс на командировку выдан в евро 18.01.2023.

Курс НБУ составил:

18.01.2023 — 39,6897 грн/€;

23.01.2023 — 39,5581 грн/€;

24.01.2023 — 39,7519 грн/€;

25.01.2023 — 39,7226 грн/€.

Расчеты приведем в таблице ниже.

Расчет облагаемого размера суточных

Обратите внимание! Необлагаемая сумма суточных, рассчитанная согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ на 23.01.2023 (3164,65 грн), меньше зафиксированной в бухучете суммы суточных, выданных в пределах аванса (3175,18 грн). Это значит, что у работницы возник доход в размере 10,53 грн (3175,18 грн - 3164,65 грн).

Чтобы избежать появления налогооблагаемого дохода, целесообразно устанавливать предельный размер заграничных суточных в сумме меньше 80 евро.

Также подчеркнем: ежедневный расчет, приведенный в таблице выше, осуществляется исключительно для целей определения суммы налогооблагаемого дохода физлица. Причем делать это имеет смысл, только если суточные установлены:

— в размере, который равен или превышает 80 евро (либо эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте);

— в размере, близком к предельной необлагаемой сумме в €80, если курс НБУ в периоде командировки имел значительные колебания по сравнению с курсом, по которому суточные отражены в бухучете.

Суточные внутриукраинские vs заграничные

Направляясь в загранкомандировку или возвращаясь из нее, работник некоторое время может находиться на территории Украины. Причем в военное время в связи с отсутствием авиасообщения такая ситуация встречается значительно чаще, чем раньше. При этом возникает вопрос: с какого дня выплачивать суточные по заграничным нормам?

Подпункт «а» п.п. 170.9.1 НКУ устанавливает максимальный размер необлагаемых загрансуточных без привязки к периоду нахождения на территории Украины и дате пересечения границы командированным лицом. Более того,

Отсюда напрашивается вывод: хозрасчетное предприятие может самостоятельно выбирать, какие именно суточные (внутриукраинские или заграничные) платить за время пребывания в Украине при загранкомандировке. Главное — зафиксировать свое решение в Положении о служебных командировках.

Однако налоговики, похоже, считают иначе. В своей консультации (см. БЗ 103.17) они требуют опираться на нормы п. 16.2 разд. ІІІ «бюджетной» Инструкции № 59*, из которых следует:

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

— если командированный работник по дороге в иностранное государство либо возвращаясь из него, пересаживается на другое транспортное средство или останавливается в гостинице (другом жилом помещении) на территории Украины — суточные за период проезда по территории Украины возмещают по нормам, установленным для внутриукраинских командировок. При этом суточные со дня последней пересадки на другое транспортное средство (выбытия из гостиницы) на территории Украины во время следования в загранкомандировку и до первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице) на территории Украины при возвращении из загранкомандировки (включительно) возмещают по заграничным нормам;

— если день выбытия в командировку или день прибытия командированного работника к месту постоянной работы совпадает с днем последней/первой пересадки (последней/первой остановки в гостинице) на территории Украины — суточные за соответствующий день выбытия или прибытия возмещают по нормам, установленным для командировок за границу;

— если пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице) на территории Украины во время следования в командировку или из нее не было — суточные возмещают по заграничным нормам за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия.

Однако мы считаем, что руководствоваться этими нормами (как и другими нормами Инструкции № 59) небюджетники обязаны только в том случае, если продублируют их в своем внутреннем Положении о служебных командировках.

Авансируем суточные

Суточные включают в общую сумму аванса и выдают работнику до начала командировки. Как определить, сколько валюты выдавать в качестве суточных?

Хорошо, если нормы суточных установлены предприятием в той валюте, в которой выдают аванс. Тогда просто эту сумму умножаем на планируемое количество дней командировки.

А если валюта аванса другая? В этом случае установленные размеры суточных расходов необходимо предварительно пересчитать в валюту аванса.

Так, если суточные для загранкомандировок установлены…

…в гривнях. В этом случае работодателю следует норму суточных разделить на установленный НБУ курс гривни к валюте аванса и умножить на количество дней пребывания в командировке.

Пример 2. Работник направлен в загранкомандировку продолжительностью 5 дней. Норма загрансуточных согласно приказу руководителя предприятия составляет 2800 грн в день. Аванс выдают в евро. Официально установленный НБУ курс гривни к евро на день выдачи аванса — 39,6351 грн/€.

Сумму суточных, подлежащую выплате в составе аванса, определяют так:

2800 грн : 39,6351 грн/€ х 5 дн. = €353,22.

…в одной иностранной валюте, а аванс выдают в другой. В такой ситуации необходимо на дату выплаты аванса определить кросс-курс валют как отношение курса гривни к валюте, в которой установлен размер суточных, к курсу гривни к валюте, в которой будет выдаваться аванс. Затем норму суточных расходов умножают на предварительно рассчитанный кросс-курс и на количество дней пребывания в командировке.

Пример 3. Работник предприятия направлен в загранкомандировку сроком на 6 дней. Приказом руководителя предприятия установлена выплата загрансуточных в размере $70 в день. Аванс выдают в евро.

Официально установленный НБУ курс на дату выдачи аванса составляет:

— гривни к доллару США 36,5686 грн/$;

— гривни к евро 39,5361 грн/€.

Определяем кросс-курс евро к доллару:

36,5686 грн/$ : 39,5361 грн/€ = 0,925 €/$.

Сумма загрансуточных, подлежащая выплате в составе аванса, равна:

$70 х 0,925 €/$ х 6 дн. = €388,50.

Заметим, что такой пересчет суточных осуществляют для определения суммы аванса, которую следует выдать работнику. Узнать же окончательную сумму суточных за время конкретной командировки можно только после того, как работник отчитается о ней. Ведь он может задержаться в служебной поездке или, наоборот, вернуться раньше. Кроме того, у работника может не оказаться необходимых документов, подтверждающих сумму суточных. О том, какие это документы, читайте далее.

Документальное подтверждение суточных

Согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ суточные определяют:

— в случае командировки в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

— при командировке в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

Обратите внимание! В настоящее время даже при служебных поездках в «визовые» страны отметки о пересечении границы в загранпаспорте не обязательны. Разумеется, при условии, что есть другие документы, подтверждающие факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета гостиниц и т. д.). Если таких документов нет, то отметки в загранпаспорте будут очень кстати.

При этом к авансовому отчету работнику следует приложить ксерокопии страниц паспорта (или заменяющего его документа) с фамилией и отметками о пересечении границы. Эти копии заверяет отдел кадров или главный бухгалтер предприятия.

Кроме того, в случае отсутствия у работника первичных документов, которые подтверждают факт пребывания в загранкомандировке, п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59 разрешает прилагать к авансовому отчету справку Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы Украины. В ней должны быть указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы командированным работником, серия, номер, тип и название паспортного документа. Полагаем, если такая справка удовлетворяет бюджетников, подойдет она и хозрасчетным предприятиям.

Помните: отсутствие подтверждающих документов приводит к необходимости налогообложения суточных.

Пересчет инвалютных суточных при гривневом авансе

О том, что для небюджетников нет запрета на выдачу аванса в гривне, мы писали в статье «Как выдать аванс на загранкомандировку, если нет валютного счета» // «Налоги & бухучет», 2019, № 56. При этом гривневый аванс на загранкомандировку можно выдать:

— наличными денежными средствами;

— в безналичной форме — путем перечисления на корпоративную платежную карточку (КПК) или на личную карточку работника.

И здесь возникает вопрос: как правильно пересчитать и отразить в бухучете сумму суточных, установленных в инвалюте, если аванс выдали в гривне?

Прежде всего вспомним, каким образом осуществляется учет операций, когда аванс на загранкомандировку выдан в иностранной валюте. Проавансированные инвалютные расходы пересчитывают по курсу НБУ на дату выдачи аванса (п. 6 НП(С)БУ 21). В свою очередь, инвалютные расходы (включая суточные) сверх суммы аванса отражают по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета.

Но в случае выдачи аванса в гривне все по-другому.

Выдача наличной гривни. Если аванс выдали наличной гривней, то в момент его выдачи пересчитывать нечего, ведь нет валютной операции. Только на дату утверждения авансового отчета появятся основания отразить в учете понесенные работником валютные расходы, включая суточные, установленные в иностранной валюте. Значит, и пересчитать суточные в гривню нужно по курсу НБУ на эту дату.

Гривневый аванс на личную карточку работника. Все средства, зачисленные на личный счет работника, считаются выданными ему под отчет, независимо от того, были они использованы в командировке или нет. Поэтому здесь ситуация такая же, как и при выдаче гривневого аванса наличными.

При перечислении гривни на личную карточку работника валютной операции нет. Она появляется на дату утверждения авансового отчета. Поэтому пересчет суточных, установленных в иностранной валюте, в гривню осуществляем по курсу НБУ на эту дату (п. 5 НП(С)БУ 21). Подробнее см. в статье «Загрансуточные в гривне на личную карточку: как пересчитать?» // «Налоги & бухучет», 2019, № 52.

При перечислении аванса на личную карточку работника следует иметь в виду, что банк может взимать комиссию за снятие наличности, конвертацию валюты и т. п. Соответственно такая комиссия уменьшит остаток личных средств работника на счете. Согласно п. 4 разд. І Инструкции № 59 работодатель обязан компенсировать такие затраты (при наличии их документального подтверждения). Причем, по нашему мнению, без включения сумм возмещения в налогооблагаемый доход работника, ведь такие расходы непосредственно связаны с командировкой. Подробнее см. в статье «Возмещаем командировочные расходы (ч. 2)» // «Налоги & бухучет», 2021, № 64.

Гривневый аванс на КПК. А здесь ситуация совсем иная. Судите сами.

Деньги на счете предприятия являются собственностью такого предприятия. Только средства, снятые в банкомате наличными или израсходованные для проведения безналичных расчетов с использованием КПК, считаются выданными под отчет.

Обычно свои суточные работники снимают с применением КПК наличными в банкомате за рубежом. Именно в этот момент имеет место выдача аванса. Причем этот аванс фактически выдается не в гривне, а в инвалюте! В свою очередь, в случае выдачи аванса в иностранной валюте расходы признают на дату утверждения авансового отчета, но по курсу НБУ на дату аванса (п. 6 НП(С)БУ 21).

Таким образом, сумму суточных, установленных в иностранной валюте, пересчитывают по курсу НБУ на день снятия командированным наличных в банкомате за рубежом с помощью КПК. Подробно о применении КПК за границей см. в статье «Использование платежных карточек в командировках» // «Налоги & бухучет», 2021, № 64 (ср. ).

Если же работник не снимал свои суточные со счета предприятия (например, использовал за рубежом собственные валютные средства), пересчет суточных осуществляем на день утверждения авансового отчета. При этом погашение задолженности перед работником осуществляют в гривне (см. абзац второй п. 19 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Обратите внимание: с 1 апреля 2023 года вступят в силу изменения в НКУ, касающиеся документального подтверждения командировочных расходов и предоставления работниками авансовых отчетов. Об этом см. в статье «Подотчетная революция» // «Налоги & бухучет», 2023, № 12.