Теми статей
Обрати теми

Добові у закордонному відрядженні

Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань
Навіть під час війни підприємства продовжують направляти своїх працівників у відрядження, у тому числі закордонні. А де відрядження, там і добові. У цій статті розглянемо найактуальніші питання, що виникають у зв’язку з виплатою працівникам добових під час службових поїздок за кордон.

Добові витрати — це витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, понесені нею у зв’язку з відрядженням та не підтверджені документально (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Їх виплата є однією із соціальних гарантій відрядженим працівникам, передбачених ст. 121 КЗпП.

Нашу розмову про закордонні добові почнемо з встановлення їх розміру.

Розмір добових

Ані мінімального, ані максимального розміру добових для закордонних (як, втім, і для внутрішньоукраїнських) відряджень працівників підприємств небюджетної сфери чинне законодавство не визначає.

Використовувати як мінімальну можна суму добових, установлену для бюджетників. Але це необов’язково. Із цим погоджується Мінекономіки у листі від 27.01.2022 № 4711-06/4121-01.

Але якщо мінімальної межі немає, то, виходить, можна встановити добові у розмірі 1 грн? На нашу думку, ні. Адже в такому разі ця виплата перестане відповідати визначенню добових: їх виплата повинна компенсувати працівнику ті витрати, які він несе у зв’язку із перебуванням поза своїм місцем проживання, насамперед витрати на харчування.

Що стосується максимального розміру добових, то тут все залежить від щедрості роботодавця. Але пам’ятайте про небезпеку потрапити під обкладення ПДФО і ВЗ, якщо розмір добових перевищить неоподатковувану межу (див. нижче).

Конкретний розмір добових роботодавець визначає самостійно у внутрішніх документах, що регулюють питання відрядження працівників

Це можна зробити у Положенні про службове відрядження або в окремому наказі керівника про встановлення суми добових.

Розмір добових витрат може бути визначений у єдиній сумі незалежно від будь-яких факторів. А можна встановити добові залежно від:

— країни (населеного пункту), до якої відряджають працівника;

— періоду, на який припадає відрядження (курортний сезон чи ні), — якщо здійснюються поїздки до населених пунктів, які перебувають у курортній зоні;

— включення вартості харчування у готельний рахунок або проїзний документ (забезпечення працівника харчуванням за рахунок приймаючої сторони).

Також підприємство має право встановити окремі правила розрахунку добових, якщо працівник направляється у службову поїздку пізно ввечері або повертається з неї рано-вранці.

Якщо у внутрішньому документі підприємства немає спеціальних застережень, що зменшують суму добових залежно від умов відрядження, то добові виплачують у повному розмірі. Визнавали це й податківці (див. лист ДПСУ від 31.03.2012 № 5742/6/15-1415).

Важливо! Встановлення добових залежно від посади працівника буде дискримінаційним. Тож так робити не слід.

Розмір добових для відряджень за кордон може бути визначений у гривнях або в іноземній валюті. Але щоб ця сума не оподатковувалася, необхідно враховувати норми ПКУ. Про них далі.

Неоподатковувана сума добових

Згідно з абзацом п’ятим п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ для відряджень за кордон неоподатковуваний розмір добових становить 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день. Однак якщо не хочете зв’язуватися з оподаткуванням добових, не варто встановлювати їх на граничному рівні 80 євро. Пояснимо.

Річ у тім, що відповідно до п. 5 НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» для відображення витрат суму в інвалюті перераховують у гривні за курсом НБУ на дату здійснення операції. Тобто суму добових у межах виданого валютного авансу відображають в обліку за курсом НБУ, що діяв на день такої видачі.

Водночас п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ наказує визначати граничний неоподатковуваний розмір добових за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, у розрахунку за кожен календарний день відрядження.

Таким чином, якщо граничний неоподатковуваний розмір добових, визначений на конкретний день закордонного відрядження, виявиться меншим, ніж сума добових за цей день за курсом на дату авансу, виникне дохід, що обкладається ПДФО і ВЗ. Розглянемо, як це працює, на прикладі.

Приклад 1. Працівниця підприємства направлена у відрядження у м. Краків. Строк відрядження — 3 дні (з 23 по 25 січня 2023 року). Розмір закордонних добових, установлений на підприємстві, — 80 євро. Сума добових за період відрядження — €240 (€80 х 3 дн.). Аванс на відрядження видано в євро 18.01.2023.

Курс НБУ становив:

18.01.2023 — 39,6897 грн/€;

23.01.2023 — 39,5581 грн/€;

24.01.2023 — 39,7519 грн/€;

25.01.2023 — 39,7226 грн/€.

Розрахунки наведемо у таблиці нижче.

Розрахунок оподатковуваного розміру добових

Дата

Курс НБУ на день видачі авансу, грн/€

Сума добових на дату авансу, грн

(€80 х гр. 2)

Курс НБУ на конкретний день відрядження, грн/€

Сума добових, що не підлягає оподаткуванню, грн (€80 х гр. 4)

Оподатковуваний дохід, грн (додатна різниця

гр. 3 - гр. 5)

1

2

3

4

5

6

23.01.2023

39,6897

3175,18

39,5581

3164,65

10,53

24.01.2023

3175,18

39,7519

3180,15

25.01.2023

3175,18

39,7226

3177,81

Зверніть увагу! Неоподатковувана сума добових, розрахована згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ на 23.01.2023 (3164,65 грн), менше зафіксованої у бухобліку суми добових, виданих у межах авансу (3175,18 грн). Це означає, що у працівниці виник дохід у розмірі 10,53 грн (3175,18 грн - 3164,65 грн).

Щоб уникнути появи оподатковуваного доходу, доцільно встановлювати граничний розмір закордонних добових у сумі менше 80 євро.

Також наголосимо: щоденний розрахунок, наведений у таблиці вище, здійснюється виключно з метою визначення суми оподатковуваного доходу фізособи. Причому робити це має сенс, тільки якщо добові встановлені:

— у розмірі, що дорівнює або перевищує 80 євро (або еквівалент цієї суми в іншій іноземній валюті);

— у розмірі, близькому до граничної неоподатковуваної суми у 80 євро, якщо курс НБУ в періоді відрядження мав значні коливання порівняно з курсом, за яким добові було відображено в бухобліку.

Добові внутрішньоукраїнські vs закордонні

Прямуючи у закордонне відрядження або повертаючись із нього, працівник деякий час може перебувати на території України. Причому у воєнний час через відсутність авіасполучення така ситуація зустрічається значно частіше, ніж раніше. При цьому виникає питання: з якого дня виплачувати добові за закордонними нормами?

Підпункт «а» п.п. 170.9.1 ПКУ встановлює максимальний розмір неоподатковуваних закордонних добових без прив’язки до періоду перебування на території України та дати перетину кордону відрядженою особою. Ба більше,

граничні норми добових установлені на кожен день відрядження, а не на кожен день перебування в Україні чи за кордоном

Звідси напрошується висновок: госпрозрахункове підприємство може самостійно обирати, які саме добові (внутрішньоукраїнські чи закордонні) платити за час перебування в Україні у разі відрядження за кордон. Головне — зафіксувати своє рішення у Положенні про службові відрядження.

Однак податківці, схоже, вважають інакше. У своїй консультації (див. БЗ 103.17) вони вимагають спиратися на норми п. 16.2 розд. ІІІ «бюджетної» Інструкції № 59*, з яких випливає:

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

— якщо відряджений працівник по дорозі в іноземну державу або назад із неї має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (іншому житловому приміщенні) на території України — добові за період проїзду територією України відшкодовують за нормами, встановленими для внутрішньоукраїнських відряджень. При цьому добові з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю) на території України під час закордонного відрядження та до першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі) на території України при поверненні із закордонного відрядження (включно) відшкодовують за закордонними нормами;

— якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем останньої/першої пересадки (останньої/першої зупинки у готелі) на території України — добові за відповідний день вибуття або прибуття відшкодовують за нормами, встановленими для відряджень за кордон;

— якщо пересадки на інший транспортний засіб (зупинки у готелі) на території України під час прямування у відрядження або з нього не було, добові відшкодовують за закордонними нормами за кожен день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття.

Проте ми вважаємо, що керуватися цими нормами (як й іншими нормами Інструкції № 59) небюджетники зобов’язані лише в тому випадку, якщо продублюють їх у своєму внутрішньому Положенні про службові відрядження.

Авансуємо добові

Добові включають у загальну суму авансу і видають працівнику до початку відрядження. Як визначити, скільки валюти видавати як добові?

Добре, якщо норми добових установлені підприємством у валюті, у якій видають аванс. Тоді просто цю суму множимо на заплановану кількість днів відрядження.

А якщо валюта авансу інша? У цьому разі встановлені розміри добових витрат необхідно спочатку перерахувати у валюту авансу.

Так, якщо добові для відряджень за кордоном установлені…

…у гривнях. У цьому випадку роботодавцю слід норму добових поділити на встановлений НБУ курс гривні до валюти авансу і помножити на кількість днів перебування у відрядженні.

Приклад 2. Працівник направлений у закордонне відрядження тривалістю 5 днів. Норма закордонних добових згідно з наказом керівника підприємства становить 2800 грн на день. Аванс видають у євро. Офіційно встановлений НБУ курс гривні до євро на день видачі авансу — 39,6351 грн/€.

Суму добових, що підлягає виплаті у складі авансу, визначають так:

2800 грн : 39,6351 грн/€ х 5 дн. = €353,22.

…в одній іноземній валюті, а аванс видають в іншій. У такій ситуації необхідно на дату виплати авансу визначити крос-курс валют як відношення курсу гривні до валюти, в якій установлено розмір добових, до курсу гривні до валюти, в якій видаватиметься аванс. Потім норму добових витрат множать на попередньо розрахований крос-курс і кількість днів перебування у відрядженні.

Приклад 3. Працівник підприємства направлений у відрядження за кордон строком на 6 днів. Наказом керівника підприємства встановлено виплату закордонних добових у розмірі $70 на день. Аванс видають у євро.

Офіційно встановлений НБУ курс на дату видачі авансу становить:

— гривні до долара США 36,5686 грн/$;

— гривні до євро 39,5361 грн/€.

Визначаємо крос-курс євро до долара:

36,5686 грн/$ : 39,5361 грн/€ = 0,925 €/$.

Сума закордонних добових, що підлягає виплаті у складі авансу, дорівнює:

$70 х 0,925 €/$ х 6 дн. = €388,50.

Зауважимо, що такий перерахунок добових здійснюють для визначення суми авансу, яку слід видати працівнику. Дізнатися ж остаточну суму добових за час конкретного відрядження можна тільки після того, як працівник прозвітує про нього. Адже він може затриматися у службовій поїздці чи, навпаки, повернутися раніше. Крім того, працівник може не мати необхідних документів, що підтверджують суму добових. Про те, які це документи, читайте далі.

Документальне підтвердження добових

Відповідно до п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ добові визначають:

— у разі відрядження до країн, в’їзд громадян України на територію яких не вимагає наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

— при відрядженні до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Зверніть увагу! Наразі навіть при службових поїздках до «візових» країн відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Звісно, за умови, що є інші документи, які підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів тощо). Якщо таких документів немає, то відмітки в закордонному паспорті будуть дуже доречними.

При цьому до авансового звіту працівнику слід додати ксерокопії сторінок паспорта (або документа, що його замінює) з прізвищем та відмітками про перетин кордону. Ці копії завіряє відділ кадрів чи головний бухгалтер підприємства.

Крім того, у разі відсутності у працівника первинних документів, що підтверджують факт перебування у закордонному відрядженні, п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59 дозволяє додавати до авансового звіту довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Держприкордонслужби України. У ній мають бути зазначені пункт пропуску, дата та час перетину кордону відрядженим працівником, серія, номер, тип та назва паспортного документа. Вважаємо, якщо така довідка задовольняє бюджетників, підійде вона й госпрозрахунковим підприємствам.

Пам’ятайте: відсутність підтвердних документів призводить до необхідності оподаткування добових.

Перерахунок інвалютних добових при гривневому авансі

Про те, що для небюджетників немає заборони на видачу авансу в гривні, ми писали у статті «Як видати аванс на закордонвідрядження, якщо немає валютного рахунку» // «Податки & бухоблік», 2019, № 56. При цьому гривневий аванс на закордонне відрядження можна видати:

— готівковими грошовими коштами;

— у безготівковій формі — шляхом перерахування на корпоративну платіжну картку (КПК) або на особисту картку працівника.

І тут виникає питання: як правильно перерахувати та відобразити у бухобліку суму добових, установлених в інвалюті, якщо аванс видали у гривні?

Насамперед згадаємо, яким чином здійснюється облік операцій, коли аванс на відрядження за кордон виданий в іноземній валюті. Проавансовані інвалютні витрати перераховують за курсом НБУ на дату видачі авансу (п. 6 НП(С)БО 21). У свою чергу, інвалютні витрати (включаючи добові) понад суму авансу відображають за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту.

Але у разі видачі авансу у гривні все інакше.

Видача готівкової гривні. Якщо аванс видали готівковою гривнею, то в момент його видачі перераховувати нічого, адже немає валютної операції. Тільки на дату затвердження авансового звіту з’являться підстави відобразити в обліку понесені працівником валютні витрати, включаючи добові, встановлені в іноземній валюті. Отже, й перерахувати добові гривні потрібно за курсом НБУ на цю дату.

Гривневий аванс на особисту картку працівника. Усі кошти, зараховані на особистий рахунок працівника, вважаються виданими йому під звіт, незалежно від того, були вони використані у відрядженні чи ні. Тому тут ситуація така сама, як і при видачі гривневого авансу готівкою.

При перерахуванні гривні на особисту картку працівника валютної операції немає. Вона з’являється на дату затвердження авансового звіту. Тому перерахунок добових, установлених в іноземній валюті, у гривню здійснюємо за курсом НБУ на цю дату (п. 5 НП(С)БО 21). Докладніше див. у статті «Закордонні добові в гривні на особисту картку: як перерахувати?» // «Податки & бухоблік», 2019, № 52.

При перерахуванні авансу на особисту картку працівника слід мати на увазі, що банк може стягувати комісію за зняття готівки, конвертацію валюти тощо. Відповідно така комісія зменшить залишок власних коштів працівника на рахунку. Згідно з п. 4 розд. І Інструкції № 59 роботодавець зобов’язаний компенсувати такі витрати (за наявності документального підтвердження). Причому, на нашу думку, без включення сум відшкодування до оподатковуваного доходу працівника, адже такі витрати безпосередньо пов’язані з відрядженням. Детальніше див. у статті «Відшкодовуємо витрати на відрядження (ч. 2)» // «Податки & бухоблік», 2021, № 64.

Гривневий аванс на КПК. А тут ситуація зовсім інша. Судіть самі.

Передача КПК підзвітній особі ще не означає передачу їй самих грошей

Гроші на рахунку підприємства є власністю такого підприємства. Тільки кошти, зняті у банкоматі готівкою або витрачені для проведення безготівкових розрахунків з використанням КПК, вважаються виданими під звіт.

Зазвичай свої добові працівники знімають із застосуванням КПК готівкою у банкоматі за кордоном. Саме в цей момент має місце видача авансу. Причому цей аванс фактично видається не у гривні, а в інвалюті! У свою чергу, у разі видачі авансу в іноземній валюті витрати визнають на дату затвердження авансового звіту, але за курсом НБУ на дату авансу (п. 6 НП(С)БО 21).

Таким чином, суму добових, установлених в іноземній валюті, перераховують за курсом НБУ на день зняття відрядженим готівки у банкоматі за кордоном за допомогою КПК. Детально про застосування КПК за кордоном див. у статті «Використання платіжних карток у відрядженнях» // «Податки & бухоблік», 2021, № 64 (ср. ).

Якщо працівник не знімав свої добові з рахунку підприємства (наприклад, використовував за кордоном власні валютні кошти), перерахунок добових здійснюємо на день затвердження авансового звіту. При цьому погашення заборгованості перед працівником здійснюють у гривні (див. абзац другий п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Зверніть увагу: з 1 квітня 2023 року набудуть чинності зміни до ПКУ щодо документального підтвердження витрат на відрядження та надання працівниками авансових звітів. Про це див. у статті «Підзвітна революція» // «Податки & бухоблік», 2023, № 12.

Висновки

  • Конкретний розмір добових роботодавець визначає самостійно у Положенні про службові відрядження або в окремому наказі керівника підприємства.
  • Для відряджень за кордон неоподатковуваний розмір добових становить 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, у розрахунку на кожен такий день.
  • У разі відсутності підтвердних документів добові включаються до оподатковуваного доходу відрядженого працівника.
  • При перерахуванні гривневого авансу на особисту картку працівника перерахунок добових, установлених в іноземній валюті, здійснюють на дату затвердження авансового звіту.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі