Как отчитаться по покупкам «за свои»?
Прежде всего, отметим, что с 01.04.2023 (после Закона Украины от 12.01.2023 № 2888-IX, подробнее о котором см. «Подотчетная революция» // «Налоги & бухучет», 2023, № 12) обновленный п. 170.9 НКУ требует подавать авансовый отчет, по сути, лишь в двух случаях:
— при возникновении налогооблагаемого дохода по п.п. 170.9.1 НКУ (с целью расчета суммы налога) и
— при расходовании плательщиком наличности сверх суммы суточных.
И все же, полагаем,
если нет желания отказываться от привычного (удобного) авансового отчета и в прочих ситуациях, его можно составлять и в случае, если работник совершил покупку «за свои»
и хочет отчитаться о собственных средствах, потраченных на нужды предприятия (и их последующего возмещения).
Ведь наличие авансового отчета позволяет (1) избежать возможных недоразумений между бухгалтерией и отчитывающимися работниками, в части «а были ли документы?», (2) решить вопрос с утверждением руководителем расходов, осуществленных работником.
Вдобавок имейте ввиду: если работник оплачивал покупки с использованием платежных инструментов (в частности, с помощью личной платежной карточки), то, чтобы избежать придирок налоговиков, рекомендуем получить выписку с личного счета работника об этой операции (п.п. 170.9.2 НКУ, вопрос 4 разд. V Информписьма ГНСУ № 2/2023). Хотя, на наш взгляд, при наличии других подтверждающих документов (кассовых чеков, транспортных билетов и пр.) такая выписка не обязательна. Подробнее об этом см. «Расчет карточкой: подтверждающие документы» // «Налоги & бухучет», 2023, № 48.
Также напомним, что приказом Минфина от 09.05.2023 № 239 обновлена форма авансового отчета (изложена в новой редакции — вступила в силу с 13.07.2023, со дня официального опубликования приказа). Подробнее см. «Авансовый отчет: новая форма утверждена» // «Налоги & бухучет», 2023, № 52.
Далее — о сроках.
Сроки при покупках «за свои»
В какие сроки работник должен отчитаться? На этот счет следует заметить, что срок отчетности при покупках «за свои» действующим законодательством не установлен. Что касается срока предоставления документов, подтверждающих расходы, который указан в п.п. 170.9.3 НКУ, то за его нарушение ответственность не предусмотрена.
А потому отчитаться о покупках «за свои» даже со временем (пускай и через год), по сути, и не страшно. Ведь никакие санкции, скажем, за несвоевременную подачу документов, подтверждающих расходы, не грозят. Хотя в некоторых случаях отложенная подача работником подтверждающих документов на ровном месте может добавить проблем в учете (о которых скажем позже).
Поэтому в действительности тут все будут решать договоренности — согласие предприятия признать покупку, совершенную работником, принять от него подтверждающие документы и возместить работнику потраченные средства. И, к слову, отчасти подтверждением тому служит ответ налоговиков на вопрос о сроках возмещения работнику потраченных средств. О нем далее.
Сроки возврата средств работнику. Так, на вопрос о том, какие предусмотрены сроки возврата средств работнику, потратившему собственные средства на хознужды предприятия или в командировке, контролеры отвечают, что такие отношения ни нормами НКУ, ни нормами «кассового» Положения № 148* не регулируются и не относятся к компетенции контролирующих органов, поскольку относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником (БЗ 109.14). Поэтому такой срок определяется по договоренности сторон.
Бухучет
Если покупались ТМЦ. Сразу скажем: если работником приобретались ТМЦ (о которых он отчитался лишь со временем и передал их предприятию), то особых сложностей в учете не возникнет. Так как в таком случае после утверждения понесенных работником расходов (в частности, утверждения авансового отчета с приложенными подтверждающими документами) и получения от работника приобретенных ценностей у предприятия просто-напросто возникнут основания для их оприходования в учете и зачисления на баланс (Дт 20, 22, 28 — Кт 372). Поэтому в таком случае операция в учете отразится как операция текущего периода (т. е. того периода, в котором был утвержден запоздавший авансовый отчет).
Если оплачены услуги. Сложнее, если работник оплачивал услуги (к примеру, услуги ремонта принтера или ксерокопирования, автомойки, связи, коммунальные услуги и т. п.) и отчитался об этом лишь со временем.
Ведь в бухучете стоимость услуг включается в расходы. А для расходов НП(С)БУ 16 установлены свои правила признания. И если расходы невозможно напрямую увязать с доходом, их признают расходами в периоде осуществления. А потому
расходы нужно признавать в своем периоде — т. е. в том периоде, к которому они относятся
А вот откладывать расходы и отражать их в других периодах нельзя. Иначе, если расходы показать не в том периоде, то это приведет к искажению финансовой отчетности.
А потому если показать расходы «с опозданием» — после утверждения авансового отчета (т. е. текущим периодом), то расходы текущего периода окажутся завышены (так как в него попадут лишние расходы — по услугам прошлых периодов). Ведь особенность услуг в том, что они потребляются в процессе их предоставления (ст. 901 ГКУ). А это значит, что услуги ремонта принтера, автомойки, ксерокопирования (если ксерокопии работник передал до авансового отчета) и прочие услуги, которые оплачивал работник, предприятие уже получило в прошлом (в момент их предоставления) — т. е. для предприятия это уже прошлые события (прошлые расходы).
Поэтому расходы по ним следовало показать еще в периоде фактического потребления услуг. А вот показывать расходы текущим периодом — неправильно. Так как к текущему периоду такие прошлые услуги не имеют никакого отношения, поскольку в текущем периоде они не потреблялись.
А следовательно в таком случае придется восстанавливать расходы и исправлять ошибки в бухучете. В связи с этим напомним, что:
— ошибки текущего года в бухучете исправляют в периоде их выявления (т. е. путем внесения записей в бухрегистры текущего периода — ошибочный период не трогают, сч. 44 не задействуют), а вот
— прошлогодние ошибки в бухучете исправляют путем корректировки сальдо сч. 44 на начало отчетного года.
Другое дело, если работник оплачивал услуги связи или коммунальные услуги. Тогда наверняка в прошлом предприятием были получены счета от поставщиков таких услуг. А значит, у предприятия была возможность показать расходы своевременно — в периоде фактического потребления услуг (подробнее об учете коммунальных платежей см. «Коммунальные платежи по офису» // «Налоги & бухучет», 2021, № 72).
НДФЛ/ВС
Налоговики в разъяснении в категории 103.04 БЗ настаивают, что сумма средств, выплаченная работнику за приобретенные им для нужд работодателя за счет собственных средств товары/услуги, в ситуации, когда такой работодатель не выдавал предварительно средства под отчет, не облагается НДФЛ/ВС, при одновременном выполнении таких двух условий:
1) приобретение товаров (работ, услуг) в пользу работодателя осуществлено в связи с выполнением порученной работнику работы (трудовой функции);
2) работодатель подтвердил целесообразность и обоснованность таких расходов.
Этой же позиции придерживается Минфин (Обобщающая налоговая консультация, утвержденная приказом Минфина от 26.04.2019 № 181).
Мы же считаем, что при возмещении работнику потраченных средств доход (т. е. прирост показателей финансового и/или имущественного состояния) у него отсутствует в любом случае. Причем независимо от того, в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений происходит такое возмещение.
Налог на прибыль
В налоговоприбыльном учете никаких специальных разниц по подотчетным расходам НКУ не предусмотрено. Поэтому такие расходы в общем порядке поучаствуют в формировании финрезультата — объекта обложения.
Однако бухучетные ошибки (если расходы отразить в «чужом» периоде) могут повлечь за собой ошибки и в налоговоприбыльном учете. Разве что у малодоходников (если работник отчитался по услугам с опозданием в рамках года) в годовую декларацию по налогу на прибыль попадут правильные данные и необходимости в ее исправлении не возникнет.
А вот у высокодоходников-квартальщиков (даже если ошибка внутригодовая — и расходы отражены не в том квартале года) такая ошибка может привести к искажению объекта налогообложения в квартальных декларациях. Так как расходы в одном квартале окажутся занижены, в другом — завышены (что приведет к искажению объекта обложения за отдельный внутригодовой отчетный (налоговый) период года — соответствующий квартал). Поэтому придется уточняться и исправлять ошибки. А также и малодоходникам, и высокодоходникам придется исправлять ошибки в налоговоприбыльном учете, если допущена ошибка прошлых лет. Подробнее об исправлении ошибок по налогу на прибыль см. «Если расходы показать в другом периоде?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 43 (ср. ).
Впрочем, если не хотите связываться с процедурой самоисправлений (и при этом согласны возместить работнику потраченное — на ремонт, автомойку, ксерокопирование, коммуналку и т. п.), то можно поступить иначе: забыть про подотчет и предоставить работнику нецелевую благотворительную помощь. В 2023 году сумма такой помощи, необлагаемой НДФЛ и ВС, составляет 3760 грн (п.п. 170.7.3 НКУ). Тогда такая помощь в текущем периоде в бухучете попадет в расходы (Дт 949 — Кт 685, Дт 685 — Кт 30, 311). Хотя это, по большому счету, и неправильно, поскольку суть операций в таком случае будет искажена. При этом в налоговоприбыльном учете по помощи, оказанной физлицам (плательщикам НДФЛ), увеличивающей разницы по п.п. 140.5.10 НКУ у высокодоходников и малодоходников-добровольцев не возникнет.
НДС
При подотчете действуют свои правила отражения налогового кредита (НК).
НК отражают на дату утверждения расходов, понесенных работником (авансового отчета) при наличии зарегистрированной налоговой накладной (НН) или заменителей НН (кассовых чеков, счетов и пр., пп. 198.6, 201.11 НКУ)
То есть НК показывают текущим периодом. Правда, налоговики говорят о возможности отражения НК уже на дату подачи работником авансового отчета (БЗ 101.13). Однако, считаем, правильнее признавать НК на дату утверждения авансового отчета (а не подачи) — т. е. когда авансовый отчет станет полноценным документом и предприятие признает получение товаров и услуг (т. е. соблюдается НК-условие из п. 198.2 НКУ).
Хотя в некоторых ИНК налоговики признавали возможность раннего отражения НК по входной НН еще до получения предприятием активов (пока товар, например, в пути, см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 11.05.2018 № 2094/ІПК/26-15-12-01-18). Однако так поступать (и до авансового отчета показывать НК) без ИНК в свой адрес мы бы не рекомендовали.
Учтите, чтобы показать НК на основании НН, она должна быть при этом оформлена на предприятие (покупателя). Также напомним, что в связи с введением военного положения течение 365-дневного срока отражения НК с 24.02.2022 было приостановлено (пп. 198.6, 102.9, 69.9 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Поэтому вопросов относительно НК по НН годичной давности возникнуть не должно. Правда, учтите, что с 01.08.2023 течение 365-срока будет возобновлено (после Закона Украины, от 30.06.2023 № 3219-IX, принятого на базе законопроекта № 8401).
А вот если речь идет об услугах связи или коммуналке, то показать НК можно действительно, не дожидаясь утверждения авансового отчета, уже при наличии счетов (заменителей НН п. 201.11 НКУ). При этом показать НК на основании счетов можно независимо от суммы. А вот отразить НК на основании кассовых чеков (содержащих: сумму полученных товаров/услуг, общую сумму начисленного налога, а также фискальный номер и налоговый номер поставщика) можно при условии, что общая сумма полученных товаров/услуг не превышает 200 грн (без учета НДС) в день (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). Причем НК можно отразить и на основании нескольких кассовых чеков, если общая стоимость товаров/услуг по ним не превышает 200 грн (без учета НДС) в день (БЗ 101.13).
А вот показать НК по чекам, в которых стоимость товаров/услуг без учета НДС превышает 200 грн в день, не получится. Даже частично — по части покупки (без НДС), не превышающей 200 грн (БЗ 101.24).
В учете операции отразятся следующими записями:
Покупка «за свои» для нужд предприятия
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| Дт | Кт | ||
| Подотчетный вариант | |||
| 1 | Утверждены расходы (авансовый отчет) на приобретение работником за собственные средства для нужд предприятия: | ||
| — ТМЦ | 20, 22, 28 | 372 | |
| — услуг | 92, 93, 94* | 372 | |
| 2 | Отражен НК по НДС по подотчетным расходам: | ||
| — на основании заменителей НН (кассовых чеков, счетов и пр.) | 641 | 372 | |
| — на основании зарегистрированной НН | 644/1 | 372 | |
| 641/НДС | 644/1 | ||
| 3 | Возмещены работнику расходы | 372 | 301, 311 |
| Нецелевая благотворительная помощь (альтернативный вариант) | |||
| 1 | Предоставлена работнику нецелевая благотворительная помощь** | 949 | 685 |
| 685 | 30, 311 | ||
| * Если согласно поданным работником подтверждающим документам оплачены услуги прошлых лет, то расходы прошлых лет в учете восстанавливают (через механизм исправления ошибок) записью: Дт 44 — Кт 372. При этом может возникнуть необходимость самоисправлений в налоговоприбыльном учете. ** По помощи, оказанной физлицам (плательщикам НДФЛ), увеличивающая разница по п.п. 140.5.10 НКУ у высокодоходников и малодоходников-добровольцев не возникает. | |||
И все же, чтобы в учете не возникало сложностей, с подачей подтверждающих документов при покупке «за свои» лучше не затягивать.
Выводы
- Отчитаться по покупкам «за свои» можно по старинке с помощью авансового отчета (хотя с 01.04.2023 в таком случае составлять его уже не требуется).
- Если работником приобретались ТМЦ, то их в учете приходуют текущим периодом получения от работника.
- Если работником были оплачены услуги, то показать по ним расходы следует периодом фактического потребления предприятием услуг. А потому, если работник предоставил подтверждающие документы с опозданием, придется исправлять ошибки прошлых периодов (восстанавливать расходы) в бухучете и в декларациях по прибыли.
- Уйти от исправления ошибок по услугам можно, применив альтернативный вариант возмещения работнику расходов — предоставив ему нецелевую благотворительную помощь.
- Чтобы не возникало сложностей в учете, с подачей подтверждающих документов при покупке «за свои» лучше не затягивать.
