Як відзвітувати щодо придбань «за свої»?
Передусім, зауважимо, що з 01.04.2023 (після Закону України від 12.01.2023 № 2888-IX, детальніше про який див. «Підзвітна революція» // «Податки & бухоблік», 2023, № 12) оновлений п. 170.9 ПКУ вимагає подавати авансовий звіт, по суті, лише у двох випадках:
— при виникненні оподатковуваного доходу за п.п. 170.9.1 ПКУ (з метою розрахунку суми податку) і
— при витрачанні платником готівки понад суму добових.
Та все ж, вважаємо,
якщо немає бажання відмовлятися від звичного (зручного) авансового звіту і в інших ситуаціях, його можна складати й у разі, якщо працівник здійснив придбання «за свої»
і хоче відзвітувати про власні кошти, витрачені на потреби підприємства (та їх подальшого відшкодування).
Адже наявність авансового звіту дозволяє (1) уникнути можливих непорозумінь між бухгалтерією та працівниками, які звітують, у частині «а чи були документи?», (2) вирішити питання із затвердженням керівником витрат, здійснених працівником.
На додаток майте на увазі: якщо працівник оплачував покупки з використанням платіжних інструментів (зокрема, за допомогою особистої платіжної картки), то, щоб уникнути причіпок податківців, рекомендуємо отримати виписку з особистого рахунку працівника про цю операцію (п.п. 170.9.2 ПКУ, питання 4 розд. V Інформлиста ДПСУ № 2/2023). Хоча, на наш погляд, за наявності інших підтвердних документів (касових чеків, транспортних квитків та ін.) така виписка не обов’язкова. Детальніше про це див. «Розрахунок карткою: підтвердні документи» // «Податки & бухоблік», 2023, № 48.
Також нагадаємо, що наказом Мінфіну від 09.05.2023 № 239 оновлено форму авансового звіту (викладено в новій редакції — набрала чинності з 13.07.2023, з дня офіційного опублікування наказу). Детальніше див. «Авансовий звіт: нову форму затверджено» // «Податки & бухоблік», 2023, № 52.
Далі — про строки.
Строки при придбаннях «за свої»
У які строки працівник повинен відзвітувати? Із цього приводу слід зауважити, що строк звітування при придбаннях «за свої» чинним законодавством не встановлено. Що стосується строку надання документів, що підтверджують витрати, який зазначений у п.п. 170.9.3 ПКУ, то за його порушення відповідальність не передбачена.
А тому відзвітувати про придбання «за свої» навіть з часом (нехай і через рік), по суті, і не страшно. Адже жодні санкції, скажімо, за несвоєчасне подання документів, що підтверджують витрати, не загрожують. Хоча в деяких випадках відкладене подання працівником підтвердних документів на рівному місці може додати проблем в обліку (про які скажемо пізніше).
Тому насправді тут усе вирішуватимуть домовленості — згода підприємства визнати придбання, здійснене працівником, прийняти від нього підтвердні документи і відшкодувати працівникові витрачені кошти. І, до речі, частково підтвердженням тому слугує відповідь податківців на запитання про строки відшкодування працівникові витрачених коштів. Про нього далі.
Строки повернення коштів працівникові. Так, на запитання про те, які передбачені строки повернення коштів працівникові, що витратив власні кошти на госппотреби підприємства або у відрядженні, контролери відповідають, що такі відбносини ні нормами ПКУ, ні нормами «касового» Положення № 148* не регулюються і не належать до компетенції контролюючих органів, оскільки належать до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником (БЗ 109.14). Тому такий строк визначається за домовленістю сторін.
Бухоблік
Якщо придбавалися ТМЦ. Відразу скажемо: якщо працівником отримувалися ТМЦ (про які він відзвітував лише з часом і передав їх підприємству), то особливих складнощів в обліку не виникне. Оскільки в такому разі після затвердження понесених працівником витрат (зокрема, затвердження авансового звіту з доданими підтвердними документами) та отримання від працівника придбаних цінностей у підприємства просто виникнуть підстави для їх оприбуткування в обліку і зарахування на баланс (Дт 20, 22, 28 — Кт 372). Тому в такому разі операція в обліку відобразиться як операція поточного періоду (тобто того періоду, в якому був затверджений запізнілий авансовий звіт).
Якщо оплачено послуги. Складніше, якщо працівник оплачував послуги (наприклад, послуги ремонту принтера або ксерокопіювання, автомийки, зв’язку, комунальні послуги і т. ін.) і відзвітував про це лише з часом.
Адже в бухобліку вартість послуг включається до витрат. А для витрат НП(С)БО 16 установлені свої правила визнання. І якщо витрати неможливо безпосередньо пов’язати з доходом, їх визнають витратами в періоді здійснення. А тому
витрати треба визнавати у своєму періоді — тобто в тому періоді, до якого вони належать
А ось відкладати витрати і відображати їх в інших періодах не можна. Інакше, якщо витрати показати не в тому періоді, то це призведе до викривлення фінансової звітності.
А тому якщо показати витрати «із запізненням» — після затвердження авансового звіту (тобто поточним періодом), то витрати поточного періоду виявляться завищені (оскільки в нього потраплять зайві витрати — за послугами минулих періодів). Адже особливість послуг у тому, що вони споживаються в процесі їх надання (ст. 901 ЦКУ). А це означає, що послуги ремонту принтера, автомийки, ксерокопіювання (якщо ксерокопії працівник передав до авансового звіту) та інші послуги, які оплачував працівник, підприємство вже отримало в минулому (у момент їх надання) — тобто для підприємства це вже минулі події (минулі витрати).
Тому витрати за ними слід було показати ще в періоді фактичного споживання послуг. А ось показувати витрати поточним періодом — неправильно. Оскільки до поточного періоду такі минулі послуги не мають жодного відношення, оскільки в поточному періоді вони не споживалися.
А отже, в такому разі доведеться відновлювати витрати і виправляти помилки в бухобліку. У зв’язку із цим нагадаємо, що:
— помилки поточного року в бухобліку виправляють у періоді їх виявлення (тобто шляхом внесення записів до бухреєстрів поточного періоду — помилковий період не чіпають, рах. 44 не задіюють), а ось
— минулорічні помилки в бухобліку виправляють шляхом коригування сальдо рах. 44 на початок звітного року.
Інша річ, якщо працівник оплачував послуги зв’язку або комунальні послуги. Тоді напевно в минулому підприємством були отримані рахунки від постачальників таких послуг. А отже, в підприємства була можливість показати витрати своєчасно — у періоді фактичного споживання послуг (детальніше про облік комунальних платежів див. «Комунальні платежі по офісу» // «Податки & бухоблік», 2021, № 72).
ПДФО/ВЗ
Податківці в роз’ясненні в категорії 103.04 БЗ наполягають, що сума коштів, виплачена працівникові за придбані ним для потреб роботодавця за рахунок власних коштів товари/послуги, за ситуації, коли такий роботодавець не видавав попередньо кошти під звіт, не оподатковується ПДФО/ВЗ, при одночасному виконанні таких двох умов:
1) придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснене у зв’язку з виконанням дорученої працівникові роботи (трудової функції);
2) роботодавець підтвердив доцільність і обґрунтованість таких витрат.
Цієї ж позиції дотримується Мінфін (Узагальнююча податкова консультація, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 № 181).
Ми ж вважаємо, що при відшкодуванні працівникові витрачених коштів дохід (тобто приріст показників фінансового та/або майнового стану) у нього відсутній у будь-якому разі. Причому незалежно від того, у межах трудових чи цивільно-правових відносин відбувається таке відшкодування.
Податок на прибуток
У податковоприбутковому обліку жодних спеціальних різниць щодо підзвітних витрат ПКУ не передбачено. Тому такі витрати в загальному порядку візьмуть участь у формуванні фінрезультату — об’єкта оподаткування.
Проте бухоблікові помилки (якщо витрати відобразити в «чужому» періоді) можуть спричинити помилки і в податковоприбутковому обліку. Хіба що в малодохідників (якщо працівник відзвітував за послугами із запізненням у межах року) до річної декларації з податку на прибуток потраплять правильні дані й необхідності в її виправленні не виникне.
А ось у високодохідників-квартальників (навіть якщо помилка внутрішньорічна — і витрати відображені не в тому кварталі року) така помилка може призвести до викривлення об’єкта оподаткування у квартальних деклараціях. Оскільки витрати в одному кварталі виявляться занижені, в іншому — завищені (що призведе до викривлення об’єкта оподаткування за окремий внутрішньорічний звітний (податковий) період року — відповідний квартал). Тому доведеться уточнюватися і виправляти помилки. А також і малодохідникам, і високодохідникам доведеться виправляти помилки в податковоприбутковому обліку, якщо допущена помилка минулих років. Детальніше про виправлення помилок з податку на прибуток див. «Якщо витрати показати в іншому періоді?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 43 (ср. ).
Утім, якщо не хочете зв’язуватися з процедурою самовиправлень (і при цьому згодні відшкодувати працівникові витрачене — на ремонт, автомийку, ксерокопіювання, комуналку тощо), то можна зробити інакше: забути про підзвітну суму і надати працівникові нецільову благодійну допомогу. У 2023 році сума такої допомоги, яка не оподатковується ПДФО і ВЗ, становить 3760 грн (п.п. 170.7.3 ПКУ). Тоді така допомога в поточному періоді в бухобліку потрапить до витрат (Дт 949 — Кт 685, Дт 685 — Кт 30, 311). Хоча це, за великим рахунком, і неправильно, оскільки суть операцій у такому разі буде викривлена. При цьому в податковоприбутковому обліку щодо допомоги, наданої фізособам (платникам ПДФО), збільшуючої різниці за п.п. 140.5.10 ПКУ у високодохідників і малодохідників-добровольців не виникне.
ПДВ
При підзвітній сумі діють свої правила відображення податкового кредиту (ПК).
ПК відображають на дату затвердження витрат, понесених працівником (авансового звіту) за наявності зареєстрованої податкової накладної (ПН) або замінників ПН (касових чеків, рахунків та ін., пп. 198.6, 201.11 ПКУ)
Тобто ПК показують поточним періодом. Щоправда, податківці говорять про можливість відображення ПК уже на дату подання працівником авансового звіту (БЗ 101.13). Проте, вважаємо, правильніше визнавати ПК на дату затвердження авансового звіту (а не подання) — тобто коли авансовий звіт стане повноцінним документом і підприємство визнає отримання товарів та послуг (тобто дотримується ПК-умова з п. 198.2 ПКУ).
Хоча в деяких ІПК податківці визнавали можливість раннього відображення ПК за вхідною ПН ще до отримання підприємством активів (поки товар, наприклад, у дорозі, див. лист ГУ ДФС ум. Києві від 11.05.2018 № 2094/ІПК/26-15-12-01-18). Проте так робити (і до авансового звіту показувати ПК) без ІПК на свою адресу ми б не порекомендували.
Врахуйте, щоб показати ПК на основі ПН, вона має бути при цьому оформлена на підприємство (покупця). Також нагадаємо, що у зв’язку з введенням воєнного стану перебіг 365-денного строку відображення ПК з 24.02.2022 було призупинено (пп. 198.6, 102.9, 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Тому питань щодо ПК за ПН річної давності виникнути не повинно. Щоправда, врахуйте, що з 01.08.2023 перебіг 365-строку буде поновлено (після Закону України, від 30.06.2023 № 3219-IX, прийнятого на базі законопроєкту № 8401).
А ось якщо йдеться про послуги зв’язку або комуналку, то показати ПК можна, дійсно не чекаючи затвердження авансового звіту, вже за наявності рахунків (замінників ПН п. 201.11 ПКУ). При цьому показати ПК на підставі рахунків можна незалежно від суми. А ось відобразити ПК на підставі касових чеків (що містять: суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку, а також фіскальний номер і податковий номер постачальника) можна за умови, що загальна сума отриманих товарів/послуг не перевищує 200 грн (без урахування ПДВ) на день (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). Причому ПК можна відобразити і на підставі декількох касових чеків, якщо загальна вартість товарів/послуг з них не перевищує 200 грн (без урахування ПДВ) на день (БЗ 101.13).
А ось показати ПК за чеками, в яких вартість товарів/послуг без урахування ПДВ перевищує 200 грн на день, не вийде. Навіть частково — за частиною придбання (без ПДВ), що не перевищує 200 грн (БЗ 101.24).
В обліку операції відобразяться такими записами:
Придбання «за свої» для потреб підприємства
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | |
| Дт | Кт | ||
| Підзвітний варіант | |||
| 1 | Затверджено витрати (авансовий звіт) на придбання працівником за власні кошти для потреб підприємства: | ||
| — ТМЦ | 20, 22, 28 | 372 | |
| — послуг | 92, 93, 94* | 372 | |
| 2 | Відображено ПК з ПДВ за підзвітними витратами: | ||
| — на підставі замінників ПН (касових чеків, рахунків та ін.) | 641 | 372 | |
| — на підставі зареєстрованої ПН | 644/1 | 372 | |
| 641/ПДВ | 644/1 | ||
| 3 | Відшкодовано працівникові витрати | 372 | 301, 311 |
| Нецільова благодійна допомога (альтернативний варіант) | |||
| 1 | Надано працівникові нецільову благодійну допомогу** | 949 | 685 |
| 685 | 30, 311 | ||
| * Якщо згідно з поданими працівником підтвердними документами оплачено послуги минулих років, то витрати минулих років в обліку відновлюють (через механізм виправлення помилок) записом: Дт 44 — Кт 372. При цьому може виникнути необхідність самовиправлень у податковоприбутковому обліку. ** Щодо допомоги, наданої фізособам (платникам ПДФО), збільшуюча різниця за п.п. 140.5.10 ПКУ у високодохідників і малодохідників-добровольців не виникає. | |||
Та все ж, щоб в обліку не виникало складнощів, з поданням підтвердних документів при придбанні «за свої» краще не зволікати.
Висновки
- Відзвітувати за придбаннями «за свої» можна по-старому за допомогою авансового звіту (хоча з 01.04.2023 у такому разі складати його вже не вимагається).
- Якщо працівником отримувалися ТМЦ, то їх в обліку прибуткують поточним періодом отримання від працівника.
- Якщо працівником були оплачені послуги, то показати за ними витрати слід періодом фактичного споживання підприємством послуг. А тому, якщо працівник надав підтвердні документи із запізненням, доведеться виправляти помилки минулих періодів (відновлювати витрати) у бухобліку і в деклараціях з прибутку.
- Уникнути виправлення помилок за послугами можна, застосувавши альтернативний варіант відшкодування працівникові витрат — надавши йому нецільову благодійну допомогу.
- Щоб не виникало складнощів в обліку, з поданням підтвердних документів при придбанні «за свої» краще не зволікати.
