Отправляем директора или главбуха в отпуск: что учесть?

Кто согласовывает отпуска?

В отношении обычных работников все, в целом, понятно. Согласованием отпусков занимается руководитель структурного подразделения (если такие, конечно, есть) плюс директор (руководитель юрлица). Однако кто же согласует отпуска главным бухгалтерам и директорам?

Главбух. С главным бухгалтером, в действительности, все достаточно просто. Согласовывать отпуск будет директор (руководитель юрлица). Причем еще на этапе формирования графика отпусков.

Вы имеете право его не формировать? Тогда согласование на основании заявления об отпуске. При этом в самом приказе о предоставлении отпуска подписи руководителя структурного подразделения не будет (если вы пользуетесь типовой формой № П-3, утвержденной приказом Госстата от 05.12.2008 № 489, то эту графу можно удалить). Потому что именно директор находится «над» главбухом.

Директор. С директором все немножко сложнее. По крайней мере потому, что выше руководителя юрлица должностных лиц нет. Получается, что директор, как говорят, сам себе хозяин.

Конечно, график отпусков согласовывает также выборный орган первичной профсоюзной организации (профсоюзный представитель) или другой уполномоченный на представительство трудовым коллективом орган, однако это согласование с другой стороны. Так кто же учтет интересы директора при составлении графика? В этом случае, считаем,

И никакой проблемы здесь нет, потому что КЗоТ и Закон об отпусках* оперируют не только понятиям «уполномоченный орган» (которым вполне могут быть общее собрание и/или наблюдательный совет), а еще и «собственник».

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

После того, как дата будет согласована и внесена в график, директор подпишет себе самостоятельно приказ о предоставлении отпуска. При этом понятно, что графы согласования с руководителем структурного подразделения (так же, как и у главбуха) не будет. Как и граф об ознакомлении с приказом.

Если директор – единственный собственник, то он сам себе согласовывает дату отпуска. Приказа в этом случае, полагаем, будет достаточно.

Однако не забывайте: ни о каких отпусках (приказах, заявлениях и т. п.) не может идти речь, если с директором у юридического лица отсутствуют трудовые отношения. Идет речь, в частности, о ситуациях, когда учредитель управляет юрлицом, например, без выплаты заработной платы. Подробно об этой схеме отношений можно прочитать в «Налоги & бухучет», 2023, № 75.

График отпусков и неделимые 14 календарных дней

График отпусков. Еще один вопрос, который интересовал наших читателей: нужно ли главбуха и директора включать в график отпусков, например, если других работников нет?

По общему правилу нужно. И логика такова.

Согласно ст. 2 Закона об отпусках право на отпуск имеют все физлица, которые находятся в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями (независимо от формы собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности) или ФЛП.

Следовательно, в график отпусков мы включаем всех работников, которые находятся с юрлицом в трудовых отношениях на дату согласования и утверждения такого графика.

У главбуха с юрлицом трудовые отношения? Да. Потому что заключается трудовой договор (или же издается соответствующий приказ по предприятию).

А у директора? Здесь следует быть внимательными! Обычно с такими должностными лицами заключается контракт (является одной из форм трудовых договоров в соответствии с ч. 3 ст. 21 КЗоТ). В этом случае директора однозначно следует включать в график. Но с руководителем юрлица может заключаться договор гражданско-правового характера (ГПХ)*. Также, как мы уже упоминали выше, управлять юрлицом может учредитель (схема «директор без зарплаты»).

* Например, в отношении ООО и ОДО такое право предусмотрено в ч. 12 ст. 39 Закона Украины «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» от 06.02.2018 № 2275-VIII. Хотя безопасность этого метода оформления под вопросом, принимая во внимание мнение Гоструда о договорах ГПХ (о договорах ГПХ с руководителями ООО см. в «Налоги & бухучет», 2023, № 75.

В итоге у директора с его юрлицом могут быть как трудовые, так и нетрудовые отношения. Поэтому

Подробно о графике отпусков читайте в «Налоги & бухучет», 2023, № 100.

Неделимые 14 дней отпуска. Допустим, что директор или главбух не могут взять сразу 14 календарных дней отпуска. Может ли это быть штрафоопасной ситуацией?

Здесь напомним базовые моменты в отношении этих 14 дней. Заметим, что регулирование здесь одинаковое: как по обычным работникам, так и по руководителю юрлица и главбуху.

Итак, во-первых, ежегодный отпуск мы можем делить только по просьбе работника и с согласия работодателя (в нашем случае руководителя юрлица (в отношении главбуха) и общих сборов/собственника/наблюдательного советам (в отношении руководителя)). Это могут быть части любой продолжительности, но при условии, что основная непрерывная его часть будет представлять не менее 14 календарных дней (ч. 6 ст. 79 КЗоТ, ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках). Согласие работодателя значит, что можно вообще отказать работнику в разделении или разделить не так, как того хочет работник. Однако в любом случае одна из частей ежегодного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Во-вторых, неделимую часть в 14 календарных дней не обязательно использовать первой (см. письмо Минсоцполитики от 05.07.2013 № 290/13/116-13). То есть если мы возьмем для примера основной ежегодный отпуск в 24 календарных дня, то деление может быть таким: 5 + 5 + 14; 2 + 3 + 14 + 5; 2 + 14 + 2 + 1 + 5 и др.

В-третьих, неиспользованная часть ежегодного отпуска может быть предоставлена с любого дня недели, независимо от того, в каком с дней недели закончилась предыдущая использованная часть (см. письма Минтруда от 26.02.2008 № 87/13/84-08 и от 13.05.2010 № 140/13/116-10).

Если же проигнорировать требования законодательства о минимальной части отпуска в 14 календарных дней, то предприятию и его руководителю грозят штрафы. Для юрлиц — 1 минзарплата (8000 грн) согласно ч. 10 ст. 265 КЗоТ, для руководителей юрлиц — от 510 до 1700 грн (от 1700 до 5100 грн в случае повторного нарушения) в соответствии с ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП.

Итак, вывод:

В то же время из приведенного общего правила о 14-дневной непрерывной части отпуска есть исключение для лиц, в отношении которых во время военного положения применяется упрощенный режим регулирования трудовых отношений. По просьбе таких работников ежегодный отпуск может быть разделен на части любой продолжительности без соблюдения вышеупомянутой нормы (см. п. 2 ч. 8 ст. 49⁵ КЗоТ).

Работаете во время отпуска? Считайтесь с последствиями

В чем проблема? Одно дело, когда во время отпуска работает обычный работник. Другое — когда речь идет о главбухах и директорах. Проблема в том, что эти ответственные лица ставят свои подписи на первичке и отчетности. А это уже риски не только со стороны Гоструда, но и налоговиков.

В частности,

Их позиция базируется на логике, которую изложило Минсоцполитики в письме от 17.10.2016 № 376/06/186-16 в отношении руководителей юрлиц. В частности, в нем госорган приходит к заключению: поскольку на директора распространяется трудовое законодательство, руководитель не может исполнять должностные обязанности, ведь отпуск является формой отдыха, который гарантируется всем работникам (ст. 45 Конституции Украины). В период отпуска работник не может привлекаться к ответственности за неподобающее выполнение своих обязанностей, потому его полномочия на этот период должны прекращаться.

Дальше налоговики обычно говорят о том, что поскольку полномочия под вопросом, то и подписи на первичке так же сомнительны. Следовательно, первичка является недействительной. А отсюда и операции, подтвержденные такими документами, являются нереальными. Об этой ситуации мы писали еще в 2019 году (см. «Налоги & бухучет», 2019, № 12. И, по большому счету, налоговики могут так же поставить под сомнение и отчетность.

Как себя оградить? У нас три варианта:

1) заблаговременно оформлять передачу права подписи главбуха/директора. Право подписи главбуха передается путем оформления соответствующего приказа + посылается Уведомление о предоставлении информации о КЭП с данными об электронной подписи уполномоченного лица. Право подписи директора можно передавать разнообразными путями (приказ + доверенность; приказ + упоминание об уполномоченном лице в ЕГР и т. п.). Подробно об этом можно почитать в «Налоги & бухучет», 2022, № 18. Порядок подписания отчетности в этом случае налоговики привели в категории 129.03 БЗ;

2) отзывать главбуха/директора из отпуска. Здесь следует считаться с правилами в отношении отзывая (детали читайте в статье «Отзываем работника из ежегодного отпуска» // «Налоги & бухучет», 2024, № 33). Хотя в ситуациях, когда речь идет о подписании отчетности и/или первички, применение этого способа достаточно спорное. Все потому, что отзыв из отпуска допускается в специфических случаях;

3) обосновать выход главбуха/директора на работу во время отпуска. Это наиболее спорный и рискованный способ. Базируется он на судебной практике. Так, в частности, в постановлении ВС от 29.06.2022 по делу № 400/1550/19 суд встал на сторону работодателя — налогоплательщика. Речь шла о том, что бухгалтер предприятия находилась в отпуске, однако подписывала расходные кассовые ордера. Налоговики поставили под сомнение действительность этих ордеров. Для доказывания своей правоты плательщик предоставил:

— объяснительную записку бухгалтера о том, что она по собственной инициативе в период отпуска исполняла трудовые обязанности разового характера. Также утверждала, что на ордерах содержится ее собственноручная подпись. Кроме того, указывала, что при выходе в отпуск право подписи никому не передавала;

— приказ предприятия, где определено, что материально ответственным лицам, в том числе бухгалтеру, предоставлена возможность, находясь в ежегодном отпуске, в случае неотложной потребности только по собственной инициативе по согласованию с руководителем подразделения исполнять отдельные трудовые обязанности разового характера без соблюдения режима рабочего времени, появляться на рабочее место для подтверждения финхозяйственных операций, которые касаются непосредственно ее должностных обязанностей.

В свою очередь ВС отметил, что ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не имеет оговорок или ограничений в отношении осуществления работником во время отпуска или в другой период отдыха предусмотренных трудовым договором функций по собственной инициативе.

К подобным выводам судьи пришли в постановлении ВС от 08.02.2024 по делу № 640/9838/19. По обстоятельствам дела налоговики также поставили под сомнение кассовые ордера, подписанные главбухом и кассиром, которые находились в отпусках.

В отношении директоров, к сожалению, подобной судпрактики найти не удалось. Однако схемой для главбухов, считаем, можно воспользоваться и в отношении руководителей юрлиц. Кроме того, также можно в качестве дополнительного аргумента ссылаться на то, что исполнительный орган в лице директора не теряет своих полномочий. Даже если идет в отпуск. О чем в свое время отмечало Госкомпредпринимательства в письме от 17.10.2014 № 8361.

Однако еще раз обращаем ваше внимание на то, что использовать вариант 3 — достаточно рискованно. Особенно если речь идет о директорах (руководителей юрлиц.