Відправляємо директора або головбуха у відпустку: що врахувати?

Хто погоджує відпустки?

Щодо звичайних працівників усе, загалом, зрозуміло. Погодженням відпусток займається керівник структурного підрозділу (якщо такі, звісно, є) плюс директор (керівник юрособи). Однак хто ж погодить відпустки головним бухгалтерам та директорам?

Головбух. З головним бухгалтером, насправді, усе досить просто. Погоджувати відпустку буде директор (керівник юрособи). Причому ще на етапі формування графіка відпусток.

Ви маєте право його не формувати? Тоді погодження на підставі заяви про відпустку. При цьому у самому наказі про надання відпустки підпису керівника структурного підрозділу не буде (якщо ви користуєтеся типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держстату від 05.12.2008 № 489, то цю графу можна видалити). Бо саме директор знаходиться «над» головбухом.

Директор. З директором усе трошки складніше. Принаймні тому, що вище керівника юрособи посадових осіб немає. Виходить, що директор, як то кажуть, сам собі господар.

Звісно, графік відпусток погоджує також виборний орган первинної профспілкової організації (профспілковий представник) чи інший уповноважений на представництво трудовим колективом орган, проте це погодження з іншої сторони. Так хто ж урахує інтереси директора при складанні графіка? У цьому випадку, вважаємо,

І ніякої проблеми тут немає, бо КЗпП та Закон про відпустки* оперують не тільки поняттям «уповноважений орган» (яким цілком можуть бути загальні збори та/або наглядова рада), а ще й «власник».

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Після того, як дату буде погоджено й внесено до графіка, директор підпише собі самостійно наказ про надання відпустки. При цьому зрозуміло, що графи погодження з керівником структурного підрозділу (так само, як і в головбуха) не буде. Як і граф щодо ознайомлення з наказом.

Якщо директор - єдиний власник то він сам собі погоджує дату відпустки. Наказу у цьому випадку, вважаємо, буде достатньо.

Однак не забувайте: ні про які відпустки (накази, заяви тощо) не може йтися, якщо з директором у юридичної особи відсутні трудові відносини. Йдеться, зокрема, про ситуації, коли засновник управляє юрособою, наприклад, без виплати заробітної плати. Детально про цю схему відносин можна прочитати у «Податки & бухоблік», 2023, № 75.

Графік відпусток та неподільні 14 календарних днів

Графік відпусток. Ще одне запитання, яке цікавило наших читачів: чи потрібно головбуха та директора включати до графіка відпусток, наприклад, якщо інших працівників немає?

За загальним правилом потрібно. І логіка така.

Згідно зі ст. 2 Закону про відпустки право на відпустку мають усі фізособи, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями (незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності) або ФОП.

Отже, до графіка відпусток ми включаємо усіх працівників, які перебувають з юрособою у трудових відносинах на дату погодження та затвердження такого графіка.

У головбуха з юрособою трудові відносини? Так. Бо укладається трудовий договір (або ж видається відповідний наказ по підприємству).

А у директора? Тут слід бути уважними! Зазвичай з такими посадовими особами укладається контракт (є однією з форм трудових договорів відповідно до ч. 3 ст. 21 КЗпП). У цьому випадку директора однозначно слід уключати до графіка. Але з керівником юрособи можуть укладатися договори цивільно-правового характеру (ЦПХ)*. Також, як ми вже згадували вище, управляти юрособою може засновник (схема «директор без зарплати»).

* Наприклад, щодо ТОВ та ТДВ таке право передбачене у ч. 12 ст. 39 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 06.02.2018 № 2275-VIII. Хоча безпечність цього методу оформлення під питанням, зважаючи на думку Держпраці щодо договорів ЦПХ (про договори ЦПХ з керівниками ТОВ див. у «Податки & бухоблік», 2023, № 75.

У підсумку у директора з його юрособою можуть бути як трудові, так і нетрудові відносини. Тому

Детально про графік відпусток читайте у «Податки & бухоблік», 2023, № 100.

Неподільні 14 днів відпустки. Припустимо, що директор або головбух не можуть взяти одразу 14 календарних днів відпустки. Чи може це бути штрафонебезпечною ситуацією?

Тут нагадаємо базові моменти щодо цих 14 днів. Зауважимо, що регулювання тут однакове: як щодо звичайних працівників, так і щодо керівника юрособи та головбуха.

Отже, по-перше, щорічну відпустку ми можемо ділити тільки на прохання працівника та за згодою роботодавця (у нашому випадку керівника юрособи (щодо головбуха) та загальних зборів/власника/наглядової ради (щодо керівника)). Це можуть бути частини будь-якої тривалості, але за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів (ч. 6 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). Згода роботодавця означає, що можна взагалі відмовити працівнику у поділі або поділити не так, як того хоче працівник. Однак у будь-якому випадку одна з частин щорічної відпустки має бути не менше 14 календарних днів.

По-друге, неподільну частину у 14 календарних днів не обов’язково використовувати першою (див. лист Мінсоцполітики від 05.07.2013 № 290/13/116-13). Тобто якщо ми візьмемо для прикладу основну щорічну відпустку у 24 календарних дні, то ділення може бути таким: 5 + 5 + 14; 2 + 3 + 14 + 5; 2 + 14 + 2 + 1 + 5 та ін.

По-третє, невикористана частина щорічної відпустки може бути надана з будь-якого дня тижня, незалежно від того, в якому з днів тижня закінчилася попередня використана частина (див. листи Мінпраці від 26.02.2008 № 87/13/84-08 і від 13.05.2010 № 140/13/116-10).

Якщо ж проігнорувати вимоги законодавства щодо мінімальної частини відпустки у 14 календарних днів, то підприємству та його керівнику загрожують штрафи. Для юросіб — 1 мінзарплата (8000 грн) згідно з ч. 10 ст. 265 КЗпП, для керівників юросіб — від 510 до 1700 грн (від 1700 до 5100 грн у разі повторного порушення) відповідно до ч. 1 та 2 ст. 41 КУпАП.

Отже, висновок:

Водночас із наведеного загального правила про 14-денну безперервну частину відпустки є виняток для осіб, щодо яких під час воєнного стану застосовується спрощений режим регулювання трудових відносин. На прохання таких працівників щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості без дотримання згаданої вище норми (див. п. 2 ч. 8 ст. 49⁵ КЗпП).

Працюєте під час відпустки? Зважайте на наслідки

У чому проблема? Одне діло, коли під час відпустки працює звичайний працівник. Інше — коли йдеться про головбухів та директорів. Проблема у тому, що ці відповідальні особи ставлять свої підписи на первинці та звітності. А це вже ризики не тільки з боку Держпраці, але й податківців.

Зокрема,

Їх позиція базується на логіці, яку виклало Мінсоцполітики в листі від 17.10.2016 № 376/06/186-16 щодо керівників юросіб. Зокрема, у ньому держорган доходить висновку: оскільки на директора поширюється трудове законодавство, керівник не може виконувати посадові обов’язки, адже відпустка є формою відпочинку, що гарантується усім працівникам (ст. 45 Конституції України). У період відпустки працівник не може притягуватися до відповідальності за неналежне виконання своїх обов’язків, тому його повноваження на цей період повинні припинятися.

Далі податківці зазвичай кажуть про те, що оскільки повноваження під питанням, то і підписи на первинці так само сумнівні. Отже, первинка є недійсною. А звідси й операції, підтверджені такими документами, є нереальними. Про цю ситуацію ми писали ще у 2019 році (див. «Податки & бухоблік», 2019, № 12. І, за великим рахунком, податківці можуть так само поставити під сумнів і звітність.

Як себе убезпечити? У нас три варіанти:

1) завчасно оформлювати передання права підпису головбуха/директора. Право підпису головбуха передається шляхом оформлення відповідного наказу + надсилається Повідомлення про надання інформації щодо КЕП з даними щодо електронного підпису уповноваженої особи. Право підпису директора можна передавати різноманітними шляхами (наказ + довіреність; наказ + згадка про уповноважену особу у ЄДР тощо). Детально про це можна почитати у «Податки & бухоблік», 2022, № 18. Порядок підписання звітності у цьому випадку податківці навели у категорії 129.03 БЗ;

2) відкликати головбуха/директора з відпустки. Тут слід зважати на правила щодо відкликання (деталі читайте у статті «Відкликаємо працівника зі щорічної відпустки» // «Податки & бухоблік», 2024, № 33). Хоча у ситуаціях, коли йдеться про підписання звітності та/або первинки, застосування цього способу досить спірне. Усе тому, що відкликання з відпустки допускається у специфічних випадках;

3) обґрунтувати вихід головбуха/директора на роботу під час відпустки. Це найбільш спірний та ризикований спосіб. Базується він на судовій практиці. Так, зокрема, у постанові ВС від 29.06.2022 у справі № 400/1550/19 суд став на бік роботодавця — платника податків. Йшлося про те, що бухгалтер підприємства перебувала у відпустці, однак підписувала видаткові касові ордери. Податківці поставили під сумнів дійсність цих ордерів. Для доведення своєї правоти платник надав:

— пояснювальну записку бухгалтера про те, що вона за власною ініціативою у період відпустки виконувала трудові обов’язки разового характеру. Також стверджувала, що на ордерах міститься її власноручний підпис. Крім того, вказувала, що при виході у відпустку право підпису нікому не передавала;

— наказ підприємства, де визначено, що матеріально відповідальним особам, у тому числі бухгалтеру, надано можливість, перебуваючи у щорічній відпустці, у разі нагальної потреби лише з власної ініціативи за погодженням з керівником підрозділу виконувати окремі трудові обов’язки разового характеру без дотримання режиму робочого часу, з’являтися на робоче місце для підтвердження фінгосподарських операцій, що стосуються безпосередньо її посадових обов’язків.

У свою чергу ВС зазначив, що ані КзпП, ані Закон про відпустки не має застережень чи обмежень щодо здійснення працівником під час відпустки чи в інший період відпочинку передбачених трудовим договором функцій за власною ініціативою.

До подібних висновків судді дійшли у постанові ВС від 08.02.2024 у справі № 640/9838/19. За обставинами справи податківці також поставили під сумнів касові ордери, підписані головбухом та касиром, які перебували у відпустках.

Стосовно директорів, на жаль, подібної судпрактики знайти не вдалося. Однак схемою для головбухів, вважаємо, можна скористатися й щодо керівників юросіб. Крім того, також можна як додатковий аргумент посилатися на те, що виконавчий орган в особі директора не втрачає своїх повноважень. Навіть якщо йде у відпустку. Про що свого часу зазначало Держкомпідприємництва у листі від 17.10.2014 № 8361.

Проте ще раз звертаємо вашу увагу на те, що використовувати варіант 3 — досить ризиковано. Особливо якщо йдеться про директорів (керівників юросіб).