Расходы на загранкомандировку — по какому валютному курсу пересчитывать?

Пример 1. Работнику отдела сбыта 03.10.2025 на загранкомандировку на 5 дней выдан аванс наличностью в сумме 4200 грн и €650 (курс НБУ на дату выдачи аванса – 48,50 грн/ €).

После возвращения из командировки работник 08.10.2025 подал авансовый Отчет с подтверждающими документами:

— расходы на проезд (согласно проездным билетам) — 4200 грн;

— расходы на проживание (согласно счету гостиницы) — €300;

— суточные — €350: из расчета 5 дней командировки х €70 (размер загрансуточных, установленный приказом по предприятию). Подробнее о загрансуточных см. статью «Суточные при заграничных командировках» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2024, № 75.

В учете операции отразятся следующим образом:

Таблица 1. Расходы на загранкомандировку в пределах аванса

Также напомним, что согласно п.п. 170.9.4 НКУ авансовый Отчет при командировках нужен не всегда. А он обязательно составляется и подается только в 2 следующих случаях:

1) при возникновении налогооблагаемого дохода по п.п. 170.9.1 НКУ (с целью расчета суммы налога);

2) при наличных расчетах — использовании плательщиком наличности свыше суммы суточных (в том числе наличности, полученной с применением платежных инструментов).

Ну а поскольку в данном случае в командировке была использована наличность на другие цели (кроме суточных) — т. е. были оплачены наличными расходы на проживание, проезд — подать авансовый Отчет работнику необходимо. Подробнее об этом см. «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25 и «Авансовый отчет по командировке» // «Налоги & бухучет», 2024, № 75.

Недостаток аванса при загранкомандировке: долг предприятия

В своем ответе налоговики отталкиваются от положений п. 19 разд. III Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 № 59 (далее — Инструкция № 59), которым на сегодня установлено, что:

— если для окончательного расчета по загранкомандировке необходимо выплатить работнику дополнительные средства, такая выплата осуществляется в национальной валюте Украины по курсу НБУ, установленному на день утверждения руководителем авансового Отчета. При этом

— такую выплату нужно осуществить до окончания 3 банковского дня после утверждения руководителем авансового Отчета.

Хотя напомним, что до мая 2020 года Инструкция № 59 требовала осуществлять пересчет на день погашения задолженности перед работником (т. е. применять курс НБУ на дату погашения задолженности). Но сейчас п. 19 такого требования не содержит.

Однако следует отметить, что хотя налоговики и ссылаются на Инструкцию № 59, ее положения распространяются только на предприятия, финансируемые за счет бюджетных средств. А вот для хозрасчетных предприятий — носят рекомендательный характер. Поэтому следовать таким положениям небюджетники должны, только если продублируют их в своем внутреннем Положении о служебных командировках.

Поэтому в данной ситуации хозрасчетным (небюджетным) предприятиям в Положении о служебных командировках следует самостоятельно определить: (1) сроки возмещения работнику расходов на командировку и (2) порядок возмещения таких расходов (какой курс применять для пересчета). К примеру, там может быть определено, что задолженность перед работником погашается в национальной валюте (гривне) в день утверждения авансового Отчета / расходов на командировку (по курсу НБУ, действующему в этот день). Либо, скажем, установлено, что задолженность пересчитывается по курсу НБУ на дату погашения. Кстати, о том, что сроки возврата средств работнику, потратившему собственные средства на хознужды предприятия или в командировке, определяются по договоренности сторон, говорилось и в БЗ 109.14.

Излишек аванса при загранкомандировке: долг работника

Тут все верно. Если часть валютного аванса осталась неиспользованной — в таком случае задолженность работника перед предприятием (в размере неиспользованной суммы) превращается в монетарную. Ведь долг будет погашаться денежными средствами! Поэтому такую задолженность пересчитывают по курсу НБУ на дату операции — погашения задолженности (п. 5 НП(С)БУ 21). И по ней по правилам п. 8 «валютного» НП(С)БУ 21 может возникать курсовая разница — если курс НБУ на дату погашения задолженности будет отличаться от курса НБУ на дату выдачи аванса на командировку. При этом если на дату погашения работником задолженности (возврата неиспользованного аванса):

— курс НБУ вырос (по сравнению с курсом НБУ на дату выдачи аванса) — будет возникать положительная курсовая разница (Кт 714);

— курс НБУ понизился (по сравнению с курсом НБУ на дату выдачи аванса) — будет возникать отрицательная курсовая разница (Дт 945).

К слову, если до даты погашения задолженности работником (возврата неиспользованного аванса) наступает дата баланса, то курсовую разницу рассчитывают и на дату баланса (пп. 7, 8 НП(С)БУ 21).

Также напомним, что вернуть остаток неиспользованных средств работник должен до предельных сроков, установленных для подачи подтверждающих документов (т. е. до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки). Причем хотя в п.п. 170.9.3 НКУ сроки возврата установлены только при осуществлении безналичных расчетов с применением платежных инструментов или их реквизитов, однако Минфин распространил эти сроки и на наличные расчеты (п. 3 Порядка № 841*). А вот налоговики почему-то в этом случае вспоминают Инструкцию № 59 и говорят о 3-дневном сроке возврата средств по окончании командировки (см. БЗ 109.14), с чем мы не можем согласиться. Подробнее об этом см. «Возврат остатка средств, выданных на командировку» // «Налоги & бухучет», 2024, № 16.

* Порядок составления Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (в редакции приказа Минфина от 09.05.2023 № 239).