Витрати на закордонне відрядження — за яким валютним курсом перераховувати?

* zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43511

Контролери розглянули три можливі ситуації.

Витрати на закордонні відрядження — в межах авансу

Дійсно, до витрат на закордонне відрядження в інвалюті застосовують правила обліку валютних операцій, встановлені НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». Згідно з цими правилами:

— операції у валюті визнають за курсом НБУ на дату здійснення операції (п. 5 НП(С)БО 21) і

— якщо першим був аванс — витрати в інвалюті перераховують за курсом НБУ на дату видачі авансу (п. 6 НП(С)БО 21).

Тому витрати на відрядження (в межах виданого авансу) відображають за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу працівникові.

Також зауважимо, що в разі зарахування авансу, наприклад, на корпоративну платіжну картку (КПК) витрати на закордонне відрядження відображають за курсом НБУ, що діяв на дату здійснення операцій з використанням КПК — тобто на дату здійснення працівником безготівкових розрахунків з використанням КПК або на дату зняття з КПК готівки в банкоматі. А про випадок, коли працівника направили у закордонне відрядження з гривневою КПК, докладніше можна прочитати в статті «Гривнева КПК у закордонному відрядженні» // «Податки & бухоблік», 2024, № 75.

Також нагадаємо, що згідно з п.п. 170.9.4 ПКУ авансовий Звіт при відрядженнях потрібен не завжди. А він обов’язково складається і подається тільки в 2 таких випадках:

1) при виникненні оподатковуваного доходу за п.п. 170.9.1 ПКУ (з метою розрахунку суми податку);

2) при готівкових розрахунках — використанні платником готівки понад суму добових (у тому числі готівки, отриманої із застосуванням платіжних інструментів).

Ну а оскільки в цьому випадку у відрядженні була використана готівка на інші цілі (крім добових) — тобто були оплачені готівкою витрати на проживання, проїзд — подати авансовий Звіт працівникові необхідно. Детальніше про це див. «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25 і «Авансовий звіт щодо відрядження» // «Податки & бухоблік», 2024, № 75.

Нестача авансу при закордонному відрядженні: борг підприємства

У своїй відповіді податківці відштовхуються від положень п. 19 розд. III Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59), яким на сьогодні встановлено, що:

— якщо для остаточного розрахунку за закордонним відрядженням необхідно виплатити працівникові додаткові кошти, така виплата здійснюється в національній валюті України за курсом НБУ, встановленим на день затвердження керівником авансового Звіту. При цьому

— таку виплату треба здійснити до закінчення 3 банківського дня після затвердження керівником авансового Звіту.

Хоча нагадаємо, що до травня 2020 року Інструкція № 59 вимагала здійснювати перерахунок на день погашення заборгованості перед працівником (тобто застосовувати курс НБУ на дату погашення заборгованості). Але зараз п. 19 такої вимоги не містить.

Проте слід зазначити, що хоча податківці і посилаються на Інструкцію № 59, її положення поширюються тільки на підприємства, що фінансуються за рахунок бюджетних коштів. А ось для госпрозрахункових підприємств — носять рекомендаційний характер. Тому дотримуватися таких положень небюджетники повинні, тільки якщо продублюють їх у своєму внутрішньому Положенні про службові відрядження.

Тому в цій ситуації госпрозрахунковим (небюджетним) підприємствам у Положенні про службові відрядження слід самостійно визначити: (1) строки відшкодування працівникові витрат на відрядження та (2) порядок відшкодування таких витрат (який курс застосовувати для перерахунку). Наприклад, там може бути визначено, що заборгованість перед працівником погашається в національній валюті (гривні) в день затвердження авансового Звіту / витрат на відрядження (за курсом НБУ, що діє в цей день). Або, скажімо, встановлено, що заборгованість перераховується за курсом НБУ на дату погашення. До речі, про те, що строки повернення коштів працівникові, який витратив власні кошти на госппотреби підприємства або у відрядженні, визначаються за домовленістю сторін, говорилося і в БЗ 109.14.

Надлишок авансу при закордонному відрядженні: борг працівника

Тут усе правильно. Якщо частина валютного авансу залишилася невикористаною — у такому разі заборгованість працівника перед підприємством (у розмірі невикористаної суми) перетворюється на монетарну. Адже борг погашатиметься грошовими коштами! Тому таку заборгованість перераховують за курсом НБУ на дату операції — погашення заборгованості (п. 5 НП(С)БО 21). І за нею за правилами п. 8 «валютного» НП(С)БО 21 може виникати курсова різниця — якщо курс НБУ на дату погашення заборгованості відрізнятиметься від курсу НБУ на дату видачі авансу на відрядження. При цьому якщо на дату погашення працівником заборгованості (повернення невикористаного авансу):

— курс НБУ зріс (порівняно з курсом НБУ на дату видачі авансу) — виникатиме додатна курсова різниця (Кт 714);

— курс НБУ знизився (порівняно з курсом НБУ на дату видачі авансу) — виникатиме від’ємна курсова різниця (Дт 945).

До речі, якщо до дати погашення заборгованості працівником (повернення невикористаного авансу) настає дата балансу, то курсову різницю розраховують і на дату балансу (пп. 7, 8 НП(С)БО 21).

Також нагадаємо, що повернути залишок невикористаних коштів працівник повинен до граничних строків, установлених для подання підтвердних документів (тобто до закінчення місяця, що настає за місяцем завершення відрядження). Причому хоча в п.п. 170.9.3 ПКУ строки повернення встановлені тільки при здійсненні безготівкових розрахунків із застосуванням платіжних інструментів або їх реквізитів, проте Мінфін поширив ці строки і на готівкові розрахунки (п. 3 Порядку № 841*). А ось податківці чомусь у цьому випадку згадують Інструкцію № 59 і говорять про 3-денний строк повернення коштів після закінчення відрядження (див. БЗ 109.14), з чим ми не можемо погодитися. Детальніше про це див. «Повернення залишку коштів, виданих на відрядження» // «Податки & бухоблік», 2024, № 16.

* Порядок складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 № 239).