Вы наверняка хорошо знаете, что взаимоотношения с новым работником начинаются с заключения трудового договора, издания соответствующего приказа о приеме на работу и уведомления налоговиков о трудоустройстве новичка.
Но любой договор платежом красен. И уж тем более трудовой!
Заработная плата
Работнику, который проработал в учреждении меньше месяца, заработную плату начисляют в общем порядке исходя из фактически отработанного времени и установленного ему в штатном расписании оклада (тарифной ставки) или в зависимости от выработки.
Обратите внимание: должностной оклад не может быть ниже размера прожиточного минимума, установленного для трудоспособных лиц на 1 января календарного года (ст. 96 КЗоТ). Таким образом, в 2017 году минимальный оклад (тарифная ставка) не может быть ниже 1600 грн., часовая тарифная ставка — 9,67 грн.*
* См. консультацию специалиста Минсоцполитики в «ОТ», 2017, № 2, с. 13.
Кроме того, размер заработной платы работника за полностью выполненную месячную (часовую) норму труда не может быть ниже размера минимальной заработной платы. Напомним, что минимальная зарплата на 2017 год составляет:
— в месячном размере — 3200 грн.;
— в почасовом размере — 19,34 грн.
Если полученная в ходе расчета сумма заработной платы за фактически отработанное время окажется ниже минимальной зарплаты, рассчитанной с учетом занятости работника и пропорционально выполненной месячной (часовой) норме труда, придется произвести «трудовую» доплату до «минималки». Ее размер будет равен разнице между этими двумя величинами.
Налогообложение заработной платы работника, отработавшего меньше месяца, производят в общем порядке.
Однако если такой работник претендует на налоговую социальную льготу (НСЛ), то здесь есть свои нюансы.
Согласно ст. 169 НКУ воспользоваться НСЛ может работник, если его зарплата, начисленная за месяц, не превышает предельный размер дохода, который дает право на НСЛ. По общему правилу в 2017 году претендовать на НСЛ могут граждане, у которых заработная плата за месяц не превышает 2240 грн. (1600 грн. x 1,4).
Льгота применяется только по одному месту начисления (выплаты) зарплаты, которое налогоплательщик выбирает самостоятельно, путем подачи заявления о самостоятельном избрании места применения НСЛ.
У вновь принятого работника право на НСЛ появляется уже в месяце приема на работу, причем независимо от того, сколько дней он в нем отработал. Главное, чтобы его зарплата за этот месяц не превышала разрешенный предел. И пусть вас не смущает то, что такому работнику в месяце приема на работу начислена зарплата пропорционально отработанному времени.
Если работник подал заявление о применении НСЛ и подтверждающие документы (при необходимости), льготу вы применяете в полном объеме. Пересчитывать ее сумму пропорционально отработанному времени не нужно.
Однако будьте внимательны к новичку, устраивающемуся к вам на работу в том же месяце, в котором он уволился с предыдущего места. Дело в том, что НСЛ предоставляется с учетом последнего месячного налогового периода, в котором гражданин был уволен с места работы (п.п. 169.3.4 НКУ).
Поэтому если в месяце приема на работу новичок подает вам заявление о применении НСЛ, поинтересуйтесь, применял ли прежний работодатель к его зарплате НСЛ в месяце увольнения.
Если да, то вы льготу в этом месяце не применяете. Почему? Потому что в данном случае право на получение НСЛ в таком месяце работник уже реализовал на предыдущем месте работы.
А вот со следующего месяца — пожалуйста.
Конечно, если зарплата работника за месяц не превысит предельного дохода, дающего право на применение НСЛ (подробнее см. «ОТ», 2017, № 1, с. 25). Ведь по закону плательщик имеет право на получение НСЛ только от одного работодателя.
Кстати, так же осторожно нужно поступать, если ваш работник, пользовавшийся НСЛ, уволился и в этом же месяце снова вернулся к вам на работу. Смотрите.
В месяце увольнения-приема в то же учреждение заработная плата за фактически отработанное время до увольнения и после приема начислена работнику одним работодателем. Поэтому
с предельным размером дохода, дающим право на НСЛ, вы сравниваете общий совокупный доход (зарплату), который начислен ему в таком месяце по двум трудовым договорам одним работодателем.
То есть если работник, который в течение одного месяца был уволен, а затем снова принят на работу к тому же работодателю, пользовался правом на НСЛ до увольнения и/или подал заявление на НСЛ после трудоустройства и общая сумма его зарплаты в месяце увольнения-приема:
— не превысила предельный размер зарплаты, который дает право на НСЛ, то к общей сумме его зарплаты смело применяйте НСЛ;
— превысила — права на НСЛ у работника в этом месяце нет. При этом если вы применяли НСЛ к сумме зарплаты, начисленной за фактически отработанное время до увольнения, проведите перерасчет НДФЛ и доудержите с работника налог.
Пример 1. Работник принят на работу с 14.08.2017 г. Заявление о применении «обычной» НСЛ он подал 28.08.2017 г. Оклад работника — 3632 грн. Премий, доплат, надбавок нет.
За фактически отработанные дни в августе 2017 года ему начислена заработная плата в размере 2146,18 грн.
Как видим, зарплата, начисленная работнику за август 2017 года (2146,18 грн.), не превышает предельный размер дохода, который дает право на применение «обычной» НСЛ (2240 грн.). Значит, к его зарплате за август 2017 года можно применить «обычную» НСЛ в размере 800 грн., даже несмотря на то, что работник этот месяц отработал не полностью.
Сумма НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет:
(2146,18 - 800) х 18 % : 100 % = 242,31 грн.
ВС и ЕСВ рассчитываем в общем порядке.
Индексация зарплаты
С декабря 2015 года для вновь принятых работников индекс потребительских цен (ИПЦ) для проведения индексации исчисляют с месяца, следующего за месяцем повышения тарифной ставки (оклада), по должности, которую занимает работник (п. 102 Порядка № 1078). То есть
ориентируются на месяц последнего повышения оклада по занимаемой должности.
Если же работник предприятия принят на вновь созданную должность, то исчисление ИПЦ для проведения индексации должно осуществляться со следующего после создания должности месяца. То есть «базовым» месяцем работника для таких ситуаций будет месяц создания новой должности (ее введения в штатное расписание). Ведь именно в этом месяце в штатном расписании был утвержден размер оклада по этой должности. В то же время конкретное решение по этому вопросу предприятие принимает самостоятельно в коллективном договоре (см. письмо Минсоцполитики от 14.06.2016 г. № 263/10/136-16).
А вот для бюджетных учреждений (организаций) все по-другому. Дело в том, что в бюджетной сфере должностные оклады повышают только на основании соответствующих нормативно-правовых актов. Поэтому если в штатное расписание учреждения была введена новая должность, то размер должностного оклада по ней будет установлен согласно требованиям соответствующего постановления КМУ. Это означает, что для индексации зарплаты работников бюджетной сферы, принятых на вновь созданные должности, следует ориентироваться не на месяц введения должности в штатное расписание, а на месяц последнего законодательного повышения оклада для этой должности (согласно нормативно-правовым актам)*.
* Подробнее см. «ОТ», 2016, № 19, с. 18; 2017, № 13, с. 5.
Пример 2. В марте 2017 года в госоргане была создана (введена в штатное расписание) новая должность госслужащего (главного специалиста с должностным окладом — 3200 грн.). С 18 сентября 2017 года на эту должность был принят работник.
«Базовым» месяцем в данном случае будет январь 2017 года (месяц последнего повышения окладов госслужащих согласно постановлению № 15). Исчисление прироста ИПЦ нарастающим итогом начинают с февраля 2017 года.
Следовательно, работник, который приступил к работе в сентябре 2017 года, имеет право на индексацию уже в первом месяце работы (см. коэффициенты индексации и уже рассчитанные суммы текущей индексации за сентябрь 2017 года в «ОТ», 2017, № 17, с. 12). При этом сумму индексации, причитающуюся работнику, определяют пропорционально отработанному времени, поскольку он фактически отработал только 10 рабочих дней из 21:
116,20 грн. : 21 раб. дн. х 10 раб. дн. = 55,33 грн.
Оплата дней командировки
Нет ничего удивительного в том, что уже в начале трудовой деятельности вновь принятого работника отправляют в командировку. Ведь для работодателя он такой же работник, как и остальные сотрудники.
Период нахождения новичка (не госслужащего) в командировке оплачивают в общем порядке. Так, согласно ст. 121 КЗоТ оплата труда работника за выполненную во время командировки работу осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором. Причем
размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.
А значит, чтобы оплатить труд работника (не госслужащего) за период командировки, нужно пройти несколько шагов.
Шаг 1. Рассчитать дневной заработок.
Шаг 2. Определить среднедневную заработную плату.
Шаг 3. Сравнить полученные величины.
Если в результате расчетов сумма среднедневной зарплаты больше суммы дневного заработка, то рабочие дни в командировке оплачивают исходя из среднедневной зарплаты.
Если наоборот — исходя из условий трудового договора, т. е. как за обычные рабочие дни.
Чтобы рассчитать дневной заработок за месяц, в котором работник находился в командировке, зарплату в месяце командировки делят на количество рабочих дней по норме рабочего времени в этом месяце.
Если командировка переходящая (приходится на разные календарные месяцы), то дневную зарплату исчисляют отдельно за каждый месяц пребывания в командировке (см. письмо Минсоцполитики от 11.11.2016 г. № 1564/13/84-16).
Среднедневную зарплату рассчитывают в соответствии с Порядком № 100 исходя из выплат за последние два календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших месяцу, в котором работник был направлен в командировку (абз. 3 п. 2 Порядка № 100).
Однако в случае с работником, который находится в трудовых отношениях с работодателем менее двух календарных месяцев, среднюю зарплату рассчитывают исходя из выплат за фактически отработанное время (абз. 3 п. 2 Порядка № 100).
Как эту норму следует применять на практике, Минсоцполитики разъяснило в письме от 08.11.2016 г. № 1537/13/84-16.
Разберем эти разъяснения на конкретных ситуациях и обобщим их в таблице ниже. При этом предположим, что работника направили в командировку с 12 сентября 2017 года.
Порядок определения расчетного периода
| Ситуация | Дата приема на работу | Отработанный период до дня направления в командировку | Расчетный период |
| 1 | 10 июля 2017 года | С 10 июля по 11 сентября 2017 года включительно | С 10 июля по 31 августа 2017 года* |
| * Если месяцу отъезда в командировку предшествуют неполный + полный месяцы трудовых отношений (в нашем случае июль — неполный, август — полный), то расчет командировочной «средней» производят за период с первого рабочего дня месяца приема на работу по последний рабочий день полного месяца, предшествующего месяцу отъезда в командировку. | |||
| 2 | 14 августа 2017 года | С 14 августа по 11 сентября 2017 года | С 14 августа по 11 сентября 2017 года* |
| 3 | 4 сентября 2017 года | С 4 по 11 сентября 2017 года | С 4 по 11 сентября 2017 года* |
| * Если у работника-новичка нет полного месяца (с 1-го до 1-го числа) в трудовых отношениях, то «среднюю» рассчитывают за период с первого рабочего дня месяца приема на работу по рабочий день, предшествующий дню отъезда в командировку. | |||
Если работника направляют в командировку в его первый рабочий день, средний заработок рассчитывают исходя из установленной ему тарифной ставки (оклада) (абз. 4 п. 2 Порядка № 100).
Учтите: когда учет рабочего времени ведут в часах, для определения размера оплаты труда за период командировки рассчитывают среднечасовую зарплату.
В этой ситуации для выполнения требования ст. 121 КЗоТ среднечасовую зарплату сравнивают с часовым заработком.
Пример 3. Работника приняли на работу с 17 августа 2017 года. С 5 по 7 сентября 2017 года он находился в командировке.
Оклад работника — 4800 грн. (других зарплатных составляющих нет, права на индексацию нет). Все рабочие дни в расчетном периоде отработаны полностью.
В данном случае расчетный период для определения среднедневного заработка с целью оплаты времени нахождения в командировке — с 17 августа по 4 сентября 2017 года (т. е. фактически отработанные дни августа — сентября 2017 года).
Зарплата, начисленная в расчетном периоде, — 2638,96 грн.
Количество рабочих дней в расчетном периоде — 12 (в августе — 10, в сентябре — 2).
1. Дневной заработок в сентябре 2017 года равен:
4800 : 21 = 228,57 (грн.),
где 21 — количество рабочих дней в сентябре 2017 года согласно графику работы учреждения.
2. Рассчитаем среднедневную заработную плату работника исходя из выплат за фактически отработанное время в расчетном периоде:
2638,96 : 12 = 219,91 (грн.).
Как видим, сумма дневной заработной платы (228,57 грн.) превышает размер среднедневного заработка (219,91 грн.).
Поэтому дни пребывания работника в командировке оплачиваем исходя из его дневного заработка, т. е. как обычные рабочие дни.
Следовательно, если работник полностью отработает все дни по графику работы в сентябре, то ему начислят оклад в полном размере — 4800 грн.
Больничные
Работники, являясь застрахованными лицами, в случае наступления временной нетрудоспособности имеют право на получение выплат, установленных Законом № 1105.
Такое право возникает у них с момента наступления страхового случая в период работы (включая время испытания и день увольнения), если иное не предусмотрено законодательством.
Основанием для оплаты работнику периода нетрудоспособности является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности (ч. 1 ст. 31 Закона № 1105, п. 3 Порядка № 440).
Размер оплаты периода временной нетрудоспособности работника зависит от страхового стажа застрахованного лица и его средней зарплаты.
На это указывают ст. 24 Закона № 1105 и п. 5 Порядка № 440.
Среднюю зарплату для оплаты периода временной нетрудоспособности рассчитывают в соответствии с Порядком № 1266 (ср. ). При этом важно помнить, что если работник:
— проработал менее 12 календарных месяцев у данного работодателя, среднюю зарплату для оплаты дней нетрудоспособности исчисляют исходя из заработной платы, начисленной в фактически отработанных календарных месяцах (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая;
— не отработал полный календарный месяц — среднюю зарплату исчисляют за фактически отработанное время (календарные дни) перед наступлением страхового случая;
— заболел в первый день работы — среднюю зарплату определяют, разделив тарифную ставку (оклад) или ее часть, установленную работнику на день наступления болезни, на среднемесячное количество календарных дней (30,44). Если же тарифная ставка (оклад) не устанавливалась, расчет производят исходя из размера минимальной заработной платы (или ее части), установленного законом на день наступления страхового случая.
Важно! Перед тем как производить расчет больничных работнику-новичку, попросите его предоставить вам справку из Пенсионного фонда по форме № ОК-7 или № ОК-5.
Эта справка нужна для подтверждения страхового стажа, в том числе за последние 12 месяцев перед наступлением страхового случая.
Дело в том, что застрахованным лицам, которые за последние 12 месяцев перед наступлением страхового случая заработали себе страховой стаж менее 6 месяцев, больничные исчисляют исходя из фактически начисленной зарплаты, с которой уплачен ЕСВ, но в расчете на месяц не выше размера минзарплаты, установленной законом в месяце наступления страхового случая.
Пример 4. Работника приняли на работу с 28 августа 2017 года. С 4 по 8 сентября 2017 года он болел, о чем свидетельствует предоставленный листок нетрудоспособности. В учреждении установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота, воскресенье).
Оклад работника — 4800 грн. Общий страховой стаж — 10 лет, в том числе страховой стаж за последние 12 месяцев — 10 месяцев (есть в наличии справка по форме № ОК-5).
В данном учреждении перед наступлением страхового случая работник отработал менее одного календарного месяца. Расчетный период — с 28 августа по 3 сентября 2017 года (7 к. дн.). Допустим, что заработная плата, начисленная ему за отработанные дни в расчетном периоде (за 4 рабочих дня в августе (с 28 по 31) и один рабочий день в сентябре (1 сентября)), — 1101,30 грн.
Среднедневная зарплата для определения суммы больничных равна:
1101,30 : 7 = 157,33 (грн.).
Больничный лист оплачивается исходя из 100 % средней зарплаты, так как страховой стаж работника превышает 8 лет. Специальное ограничение по сумме больничных не применяем, так как работник за последние 12 месяцев перед болезнью заработал себе страховой стаж более 6 месяцев.
Определяем сумму оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя:
157,33 х 5 = 786,65 (грн.).
Пример 5. Работника приняли на работу с 7 сентября 2017 года. В этот же день он заболел, о чем свидетельствует предоставленный им впоследствии листок нетрудоспособности. Болезнь работника продолжалась по 15 сентября 2017 года включительно.
В учреждении установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота, воскресенье).
Должностной оклад работника — 4800 грн. Общий страховой стаж — 6 лет, страховой стаж за последние 12 месяцев перед началом болезни — 7 месяцев (есть в наличии справка по форме № ОК-5).
В данном случае работник заболел в свой первый день работы. Поэтому среднедневной заработок за один рабочий день рассчитываем путем деления должностного оклада работника на среднемесячное количество календарных дней (30,44):
4800 : 30,44 = 157,69 (грн.).
Поскольку страховой стаж работника составляет 7 лет, больничный рассчитываем исходя из 70 % среднедневной заработной платы. Таким образом, дневная выплата равна:
157,69 х 70 : 100 = 110,38 (грн.).
За последние 12 месяцев перед наступлением страхового случая работник заработал себе страховой стаж более 6 месяцев. Поэтому спецограничения здесь «не работают».
Определяем сумму оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя:
110,38 x 5 = 551,90 (грн.).
Сумма пособия по временной потере трудоспособности составит:
110,38 х 4 = 441,52 (грн.).
Оплачиваемые отпуска
В общем случае право на ежегодный отпуск полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания 6 месяцев непрерывной работы в этом учреждении. Исключение — льготные категории работников, перечисленные в ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках.
Но даже если работник-новичок не относится к льготникам, по договоренности с работодателем он может взять отпуск, не дожидаясь, пока отработает 6 месяцев в данном учреждении.
Не следует сбрасывать со счетов и учебный отпуск, если работник-новичок «грызет гранит науки». Такой отпуск предоставляют вне зависимости от срока беспрерывной работы на данном учреждении в тот период, который указан в справке-вызове на сессию.
Как же рассчитать работнику отпускные, если он отработал в учреждении без году неделю?
В этом вопросе, так же как и в случае с оплатой дней командировки, «главенствует» Порядок № 100. Но вот правила исчисления «средней» другие.
Расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных работнику, проработавшему в учреждении менее года, производят исходя из выплат за фактическое время работы с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором работник уходит в отпуск.
Причем заметьте: если работник был принят на работу с первого рабочего дня месяца, но не с первого календарного числа месяца (первый день приходится на выходной) и такой месяц был полностью отработан работником, то он примет участие в расчете отпускных (см. письмо Минтруда от 12.03.2010 г. № 2515/0/14-10/18 и разъяснение специалиста Минсоцполитики в «ОТ», 2013, № 6, с. 26).
Если работник отработал в учреждении меньше календарного месяца либо уходит в оплачиваемый отпуск с первого рабочего дня, то среднедневную заработную плату рассчитывают на основании абз. 3 п. 4 Порядка № 100 исходя из установленной ему в трудовом договоре тарифной ставки (оклада).
Пример 6. Работник принят на работу с 11.09.2017 г. С 01.10.2017 г. ему будет предоставлен учебный отпуск. Согласно штатному расписанию оклад работника составляет 4800 грн.
Работник не имел заработка в расчетном периоде, поэтому отпускные исчисляют исходя из тарифной ставки (должностного оклада), установленной трудовым договором.
Рассчитаем среднедневную зарплату:
4800 х 12 : 354 = 162,71 (грн.),
где 12 и 354 — количество календарных месяцев и дней в расчетном периоде соответственно.
Ну и пару слов о дополнительном соцотпуске на детей согласно ст. 19 Закона об отпусках.
Такой отпуск предоставляется полной продолжительности в любое время на протяжении календарного года, независимо от количества календарных дней, отработанных работницей в течение года, и даты рождения ребенка (см. письма Минсоцполитики от 24.03.2015 г. № 4053/0/14-15/18 и от 12.05.2015 г. № 256/13/116-15).
Но с предоставлением допотпуска на детей вновь принятым работникам за первый календарный год их работы в данном учреждении нужно быть осторожными, и вот почему.
Если работница в текущем календарном (2017) году до трудоустройства в ваше учреждение:
— работала у другого работодателя и имела право на такой отпуск, то вы ей соцотпуск на детей за 2017 год не предоставляете. А все потому, что в этом случае она должна была на предыдущем месте работы либо воспользоваться «детским» отпуском за 2017 год до увольнения, либо получить за дни этого отпуска денежную компенсацию при увольнении;
— нигде не работала по трудовому договору либо работала у другого работодателя, но права на допотпуск на детей тогда еще не имела, и такое право возникло в период работы в вашем учреждении, то вы как работодатель обязаны предоставить ей допотпуск на детей за 2017 год полной продолжительности независимо от отработанного в этом году времени.
Информацию о том, состояла ли работница в трудовых отношениях с другим работодателем до поступления на работу в ваше учреждение и имела ли она право на получение допотпуска на детей, вы можете получить из ее трудовой книжки и соответствующих документов, подтверждающих право на получение этого отпуска.
Это, пожалуй, все зарплатно-трудовые нюансы взаимоотношений с работниками-новичками. Как видите, ничего сложного.
Выводы:
— Должностной оклад (тарифная ставка) работника-новичка не может быть ниже размера прожиточного минимума, установленного для трудоспособных лиц на 1 января календарного года.
— Если вновь принятый работник находился в трудовых отношениях с учреждением менее одного календарного месяца, средний заработок для оплаты периода болезни исчисляют за фактически отработанное время (календарные дни) перед наступлением болезни.
— Если работника направляют в командировку в его первый рабочий день, средний заработок для оплаты дней командировки рассчитывают исходя из установленной ему тарифной ставки (оклада).
Использованные документы:
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VІ.
Закон № 1105 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Постановление № 15 — постановление КМУ «Вопросы оплаты труда работников государственных органов» от 18.01.2017 г. № 15.
Порядок № 1078 — Порядок проведения индексации денежных доходов населения, утвержденный постановлением КМУ от 17.07.2003 г. № 1078.
Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Порядок № 440 — Порядок оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности… за счет средств работодателя, утвержденный постановлением КМУ от 26.06.2015 г. № 440.
