Формула и алгоритм расчета
Начнем с первоисточника. Механизм расчета зарплаты за время отпуска (суммы отпускных) устанавливает Порядок № 100. Чтобы определить сумму отпускных (О), нужно умножить количество календарных дней отпуска (ДО) на среднедневную зарплату (ЗПср):
О = ДО х ЗПср.
Количество дней отпуска известно (его указывают в приказе/графике о предоставлении отпуска), а среднюю зарплату надо рассчитать. Как это сделать?
Для этого нужно суммарный заработок (общую сумму включаемых в расчет выплат) за последние перед началом отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период (В) разделить на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (КД). В виде формулы это выглядит так:
ЗПср = В : КД.
Другими словами, для расчета средней зарплаты бухгалтеру надо:
Определить расчетный период.
Подсчитать количество календарных дней, участвующих в расчете.
Правильно включить в расчет выплаты.
Расчетный период
В общем случае среднюю зарплату для оплаты периода отпусков исчисляют исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (абз. 1 п. 2 Порядка № 100). Так определяют расчетный период для работников, которые трудятся у данного работодателя долго, больше года.
Но на практике встречается много нестандартных ситуаций. Приведем в таблице самые распространенные случаи и подкрепим их примерами.
Определяем расчетный период
| Ситуация | Расчетный период | Пример |
| Работник отработал в учреждении более года (общий случай) | 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска (абз. 1 п. 2 порядка № 100) | Пример 1. Работник был принят на работу 01.02.2018 г. Отпуск ему предоставляют с 27.05.2019 г. В трудовых отношениях такой работник находится больше года, поэтому расчетным периодом будет май 2018 года — апрель 2019 года |
| Работник проработал в учреждении менее года | Фактическое время работы (с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск) (абз. 2 п. 2 порядка № 100) | Пример 2. Работник был принят на работу 27.08.2018 г. Отпуск предоставляют с 27.05.2019 г. Работник проработал менее 12 календарных месяцев, поэтому среднюю заработную плату исчисляем за фактическое время работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующее месяцу предоставления отпуска. То есть в расчет принимаются только полностью отработанные месяцы. Расчетным периодом будет сентябрь 2018 года — апрель 2019 года |
| Работник принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем | Месяц приема на работу учитывают при определении продолжительности расчетного периода | Пример 3. Работник принят на работу 03.09.2018 г. и уходит в ежегодный отпуск с 20.05.2016 г. Сентябрь 2018 года учитывается в расчетном периоде, поскольку 03.09.2018 г. (понедельник) — первый рабочий день этого месяца (1 и 2 сентября — выходные дни). Расчетным периодом в данном случае является сентябрь 2018 года — апрель 2019 года. См. письма Минтруда от 12.03.2010 г. № 2515/0/14-10/18 // «ОТ», 2010, № 9, с. 4, от 06.10.2014 г. № 493/18/99-14 // «ОТ», 2017, № 10, с. 4 |
| Период работы менее 1 месяца | Для работников-«новичков» определяем условные 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска | Пример 4. Работник принят на работу 06.05.2019 г. С 20.05.2019 г. ему предоставляют учебный отпуск. У работника нет полностью отработанного месяца. В связи с этим расчетным периодом будут условные 12 календарных месяцев — май 2018 года — апрель 2019 года. При этом исчисление отпускных производят исходя из установленной тарифной ставки (должностного оклада), т. е. определяют условный доход за этот период (оклад нужно умножить на 12 условных месяцев) |
| Отпуск предоставлен в первый рабочий день | ||
| Работник не по своей вине не имел заработка в расчетном периоде | Расчетный период определяем в общем порядке — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска | Пример 5. У работницы закончился отпуск для ухода за ребенком до 3 лет и с 13.05.2019 г. она приступила к работе. С 27.05.2019 г. ей предоставляют отпуск. В приведенном примере работница состоит в трудовых отношениях давно и расчетный месяц составляет 12 месяцев — май 2018 года — апрель 2019 года. Однако начисленного заработка в таком периоде нет. Поэтому для расчета средней зарплаты исходя из установленной тарифной ставки (должностного оклада) определяют условный доход за расчетный период. Для этого оклад умножают на 12 (количество месяцев в расчетном периоде) |
Итак, с расчетным периодом разобрались. Перейдем к определению показателей нашей среднезарплатной формулы.
Дни, участвующие в расчете (КД)
Отпуск предоставляют в календарных днях. Соответственно и среднюю зарплату рассчитывают за 1 календарный день.
В общем случае расчетный период равен 12 месяцам. Значит, общее число календарных дней в нем будет равно 365 (366, если год високосный). Если же расчетный период менее 12 месяцев, то показатель КД будет равен сумме календарных дней в этих месяцах. Однако не все календарные дни расчетного периода участвуют в расчете среднего заработка для оплаты дней ежегодного отпуска.
Важно!
Из расчетного периода исключаем праздничные и нерабочие дни.
Таких праздничных и нерабочих дней 11. Их перечень найдете в ст. 73 КЗоТ.
Поэтому если расчетный период равен 12 месяцам, то количество календарных дней, принимающих участие в расчете средней зарплаты, в общем случае будет 354 (365 - 11), а если в расчетный период попадает 29 февраля, то 355 (366 - 11).
Но и тут бывают особенности. Все из-за «плавающих» нерабочих дней — Пасхи и Троицы. Так, в связи с тем, что Троица в 2018 и 2019 годах приходится на разные месяцы (в 2018 году — 27 мая, в 2019 году — 16 июня), то при предоставлении отпуска в июне 2019 года (расчетный период июнь 2018 — май 2019 года), приходится не 11, как в общем случае, а 10 праздничных и нерабочих дней (Троица в этот расчетный период не попадает). Информацию о количестве календарных дней, принимающих участие в расчете средней зарплаты для 12-месячного расчетного периода при предоставлении отпуска в 2019 году, вы найдете в «ОТ», 2019, № 1, с. 13.
Но и это еще не все. Не только праздничные и нерабочие дни не включают в расчет.
Внимание!
Из расчетного периода также исключают время, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично.
Это предусмотрено абз. 6 п. 2 Порядка № 100. На этом основании в расчете среднего заработка для оплаты дней отпуска не участвуют:
• дни простоя не по вине работника, за которые за работником частично сохранялся заработок. Напомним: такие дни согласно ст. 113 КЗоТ оплачивают в размере не ниже 2/3 установленной работнику тарифной ставки (оклада).
В случае если простой оплачивался исходя из средней зарплаты, то такой период в расчет отпускных включается;
• дни, когда работник не работал в связи с установлением режима неполной рабочей недели по не зависящим от него причинам (ст. 32 КЗоТ);
• время нахождения в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3 лет (6/16/18 лет (в зависимости от заболевания ребенка) — согласно медицинскому заключению);
• дни отпуска без сохранения зарплаты по ст. 25 и 26 Закона об отпусках (письмо Минсоцполитики от 26.11.2012 г. № 1203/13/84-12).
Пример 6. Работнику предоставлен ежегодный отпуск с 27.05.2019 г. С 12 по 26 апреля 2019 года он был в отпуске без сохранения заработной платы на основании ст. 26 Закона об отпусках.
Расчетным периодом является май 2018 года — апрель 2019 года. Из расчетного периода исключаем праздничные и нерабочие дни, установленные ст. 73 КЗоТ, а также время нахождения работника в отпуске без сохранения заработной платы (15 календарных дней).
Таким образом, количество дней расчетного периода, участвующих в расчете средней заработной платы, составит:
365 - 11 - 15 = 339 (к. дн.).
Кстати, имейте в виду: если работник отдыхал «за свой счет» дольше, чем предусмотрено законодательством, то «излишек» отпускных дней считается предоставленным незаконно и такие дни не исключают из расчета средней заработной платы (письмо Минсоцполитики от 29.04.2016 г. № 243/13/116-16 // спецвыпуск «ОТ», 2016, № 16/1, с. 10).
С днями разобрались. На очереди выплаты, участвующие в расчете отпускной средней зарплаты.
Выплаты, участвующие в расчете (В)
Здесь на помощь приходит п. 3 Порядка № 100. В нем перечислены выплаты, которые попадут в расчет средней зарплаты для оплаты периода отпуска. А в п. 4 Порядка № 100 перечислены выплаты, которые не участвуют в расчете. Перечислять их все не будем. Какие именно выплаты учитывают при расчете средней отпускной зарплаты, а какие нет, вам поможет разобраться наша шпаргалка (см. «ОТ», 2019, № 9, с. 26). А вот о некоторых особенностях расскажем подробнее.
1. Берем начисления. Выплаты, участвующие в расчете среднего заработка за время отпуска, берем в том размере, в котором они начислены. То есть без вычета удержанного НДФЛ, ВС, сумм взыскания алиментов, за исключением отчислений из зарплаты лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы.
2. Премии. Премии (ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые) включаем в полном размере. Пропорциональность включения, исходя из отработанных дней, месяцев, здесь не применяем. Такое правило нужно выполнять только при расчете средней зарплаты исходя из выплат за 2 месяца.
3. Годовое вознаграждение. Вознаграждение по итогам работы за год включается в расчет средней зарплаты, но при выполнении определенных условий.
Во-первых, в расчет средней зарплаты включайте только вознаграждение, начисленное в текущем году (в котором предоставляете отпуск) за предыдущий год. Если вознаграждение начислено в текущем году за текущий год (например, в декабре 2018 года за 2018 год), то его при расчете средней зарплаты не учитывайте (письмо Минтруда от 24.06.2008 г. № 411/13/84-08).
Во-вторых, вознаграждение по итогам работы за год включаем путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий год. То есть вознаграждение распределяют не между месяцами года, за работу в которых оно было начислено, а между месяцами расчетного периода, за который производится расчет средней заработной платы.
А значит, в общем случае (когда количество месяцев расчетного периода равно 12) в расчет средней зарплаты попадет вся сумма единоразового вознаграждения.
В-третьих, если в расчетном периоде меньшее количество месяцев (например, из-за того, что работник проработал менее года), то при расчете среднего заработка для определения отпускных учитывают не всю сумму единоразового вознаграждения, а его часть, пропорциональную количеству месяцев расчетного периода.
4. «Переходящие» выплаты. Переходящие» выплаты разбрасываем по месяцам, за которые они начислены. Только премии включают в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. Остальные выплаты учитывайте в тех месяцах, за которые они начислены (письмо Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11).
Это, в частности, касается таких «переходящих» выплат, как отпускные, больничные, декретные и пр. Поэтому если вы начислили выплаты за прошлые периоды (больничные) или будущие периоды (отпускные, декретные), то часть таких сумм относите к месяцам, за которые они начислены.
5. Корректировка выплат. При расчете средней зарплаты следует учитывать норму п. 10 Порядка № 100 о корректировке выплат на коэффициент повышения окладов. Корректируют все выплаты, рассчитанные согласно этому Порядку, в том числе и отпускные. Поэтому если в расчетном периоде или в периоде, когда за работником сохранялся средний заработок были повышены оклады, такую корректировку необходимо провести. Механизм корректировки заключается в следующем: зарплату, начисленную в расчетном периоде до повышения, надо умножить на коэффициент повышения должностного оклада (коэффициент корректировки) или несколько коэффициентов, если зарплата повышалась несколько раз.
С учетом скорректированной зарплаты определяют среднедневную зарплату, по которой оплачивается период отпуска. При этом коэффициент повышения рассчитывайте так: разделите должностной оклад, установленный после повышения, на должностной оклад до повышения. Для каждого работника необходимо рассчитывать свои коэффициенты корректировки. Подробнее об этом читайте в «ОТ», 2019, № 8, с. 8.
Пример 7. Работнику предоставлен отпуск с 27.05.2019 г. продолжительностью 14 к. дн. В расчетном периоде ему была начислена зарплата в размере 65256,83 грн. Из них:
• зарплата за отработанное время — 59285,71 грн.;
• вознаграждение по итогам работы за 2018 год, начисленное в январе 2019 года, — 4000 грн.;
• больничные за период временной нетрудоспособности с 23.04.2018 г. по 04.05.2018 г. включительно в сумме 1971,12 грн. (начислены в мае 2018 года).
В приведенном примере расчетным периодом является май 2018 — апрель 2019 года.
Вознаграждение по итогам работы за 2018 год начислено в 2019 году. То есть основное условие его включения выполнено. Кроме того, расчетный период составляет 12 месяцев, поэтому включаем его в расчет средней зарплаты в полной сумме.
В расчет среднего заработка для определения суммы отпускных включают сумму оплаты периода временной нетрудоспособности. Это предусмотрено абз. 4 п. 3 Порядка № 100. Вместе с тем в нашем примере в расчет попадет не вся сумма больничных, а только часть за дни болезни, приходящиеся на расчетный период:
1971,12 грн. : 12 к. дн. х 4 к. дн. = 657,04 грн.,
где 12 — количество календарных дней временной нетрудоспособности с 23 апреля по 4 мая 2018 года;
4 — количество дней временной нетрудоспособности, приходящихся на май 2018 года (с 1-го по 4-е число).
Определим сумму выплат за расчетный период:
59285,71 + 4000,00 + 657,04 = 63942,75 (грн.).
Среднедневная заработная плата составит:
63942,75 : (365 - 11) = 180,63 (грн./к. дн.),
где 365 — общее количество календарных дней расчетного периода;
11 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.
Сумма отпускных за 14 календарных дней составит:
180,63 х 14 = 2528,82 (грн.).
Выводы
• В общем случае среднюю заработную плату для оплаты периода отпусков исчисляем исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска.
• Из общего количества календарных дней расчетного периода исключаем праздничные и нерабочие дни, а также время, когда работник по уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся или сохранялся частично заработок.
• Премии включаем в расчет в том месяце, в котором они начислены, а остальные выплаты относим к месяцам, за которые они начислены (больничные, отпускные).
