Формула й алгоритм розрахунку
Розпочнемо з першоджерела. Механізм розрахунку зарплати за час відпустки (суми відпускних) встановлює Порядок № 100. Щоб визначити суму відпускних (В), треба помножити кількість календарних днів відпустки (ДВ) на середньоденну зарплату (ЗПсер):
В = ДВ х ЗПсер.
Кількість днів відпустки відома (її зазначають у наказі/графіку про надання відпустки), а середню зарплату потрібно розрахувати. Як це зробити?
Для цього треба сумарний заробіток (загальну суму виплат, що включаються в розрахунок) за останні перед початком відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період (В) розділити на відповідну кількість календарних днів року або меншого відпрацьованого періоду (КД). У вигляді формули це виглядає так:
ЗПсер = В : КД.
Іншими словами, для розрахунку середньої зарплати бухгалтерові потрібно:
Визначити розрахунковий період.
Підрахувати кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку.
Правильно включити в розрахунок виплати.
Розрахунковий період
У загальному випадку середню заробітну плату для оплати періоду відпусток обчислюють виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100). Так визначають розрахунковий період для працівників, які працюють у цього роботодавця довго, більше року.
Але на практиці трапляється багато нестандартних ситуацій. Наведемо в таблиці найпоширеніші випадки і підкріпимо їх прикладами.
Визначаємо розрахунковий період
| Ситуація | Розрахунковий період | Приклад |
| Працівник відпрацював в установі більше року (загальний випадок) | 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки (абз. 1 п. 2 Порядку № 100) | Приклад 1. Працівник був прийнятий на роботу 01.02.2018 р. Відпустку йому надають з 27.05.2019 р. У трудових відносинах такий працівник перебуває більше року, тому розрахунковим періодом буде травень 2018 року — квітень 2019 року |
| Працівник пропрацював в установі менше року | Фактичний час роботи (з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка) (абз. 2 п. 2 Порядку № 100) | Приклад 2. Працівник був прийнятий на роботу 27.08.2018 р. Відпустку надають з 27.05.2019 р. Працівник пропрацював менше 12 календарних місяців, тому середню заробітну плату обчислюємо за фактичний час роботи (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю надання відпустки. Тобто враховуються тільки повністю відпрацьовані місяці. Розрахунковим періодом буде вересень 2018 року — квітень 2019 року |
| Працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем | Місяць прийняття на роботу враховують при визначенні тривалості розрахункового періоду | Приклад 3. Працівник прийнятий на роботу 03.09.2018 р. і йде в щорічну відпустку з 20.05.2016 р. Вересень 2018 року враховується в розрахунковому періоді, оскільки 03.09.2018 р. (понеділок) — перший робочий день цього місяця (1 і 2 вересня — вихідні дні). Розрахунковим періодом у цьому випадку є вересень 2018 року — квітень 2019 року. Див. листи Мінпраці від 12.03.2010 р. № 2515/0/14-10/18 // «ОП», 2010, № 9, с. 4, від 06.10.2014 р. № 493/18/99-14 // «ОП», 2017, № 10, с. 4 |
| Період роботи менше 1 місяця | Для працівників — «новачків» визначаємо умовні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки | Приклад 4. Працівник прийнятий на роботу 06.05.2019 р. З 20.05.2019 р. йому надають навчальну відпустку. У працівника немає повністю відпрацьованого місяця. У зв’язку з цим розрахунковим періодом будуть умовні 12 календарних місяців — травень-2018 — квітень-2019. При цьому обчислення відпускних роблять виходячи зі встановленої тарифної ставки (посадового окладу), тобто визначають умовний дохід за цей період (оклад треба помножити на 12 умовних місяців) |
| Відпустка надана в перший робочий день | ||
| Працівник не зі своєї вини не мав заробітку в розрахунковому періоді | Розрахунковий період визначаємо в загальному порядку — 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки | Приклад 5. У робітниці закінчилася відпустка для догляду за дитиною до 3 років і з 13.05.2019 р. вона приступила до роботи. З 27.05.2019 р. їй надають відпустку. У наведеному прикладі робітниця перебуває у трудових відносинах давно і розрахунковий місяць складає 12 місяців — травень-2018 — квітень-2019. Проте нарахованого заробітку в такому періоді немає. Тому для розрахунку середньої зарплати виходячи зі встановленої тарифної ставки (посадового окладу) визначають умовний дохід за розрахунковий період. Для цього оклад множать на 12 (кількість місяців у розрахунковому періоді) |
Отже, з розрахунковим періодом розібралися. Перейдемо до визначення показників нашої середньозарплатної формули.
Дні, що беруть участь у розрахунку (КД)
Відпустку надають у календарних днях. Відповідно і середню зарплату розраховують за 1 календарний день. У загальному випадку розрахунковий період дорівнює 12 місяцям. Отже, загальне число календарних днів у ньому дорівнюватиме 365 (366, якщо рік високосний). Якщо ж розрахунковий період менше 12 місяців, то показник КД дорівнюватиме сумі календарних днів у цих місяцях.
Проте не всі календарні дні розрахункового періоду беруть участь у розрахунку середнього заробітку для оплати днів щорічної відпустки.
Важливо!
З розрахункового періоду виключаємо святкові і неробочі дні.
Таких святкових і неробочих днів 11. Їх перелік знайдете в ст. 73 КЗпП.
Тому якщо розрахунковий період дорівнює 12 місяцям, то кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати, в загальному випадку буде 354 (365 - 11), а якщо в розрахунковий період потрапляє 29 лютого, то 355 (366 - 11). Але і тут бувають особливості. Усе через «плаваючі» неробочі дні — Пасху і Трійцю. Так, у зв’язку з тим, що Трійця у 2018 і 2019 роках припадає на різні місяці (у 2018 році — 27 травня, у 2019 році — 16 червня), то при наданні відпустки в червні 2019 року (розрахунковий період червень 2018 — травень 2019 року), випадає не 11, як у загальному випадку, а 10 святкових і неробочих днів (Трійця в цей розрахунковий період не потрапляє). Інформацію про кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої зарплати для 12-місячного розрахункового періоду при наданні відпустки у 2019 році ви знайдете в «ОП», 2019, № 1, с. 13.
Але і це ще не все. Не лише святкові та неробочі дні не включають до розрахунку.
Увага!
З розрахункового періоду також виключають час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково.
Це передбачено абз. 6 п. 2 Порядку № 100. На цій підставі в розрахунку середнього заробітку для оплати днів відпустки не беруть участі:
• дні простою не з вини працівника, за які за працівником частково зберігався заробіток. Нагадаємо: такі дні згідно зі ст. 113 КЗпП оплачують у розмірі не нижче 2/3 встановленої працівникові тарифної ставки (окладу). У разі, якщо простій оплачувався виходячи із середньої зарплати, то такий період до розрахунку відпускних включається;
• дні, коли працівник не працював у зв’язку зі встановленням режиму неповного робочого тижня з не залежних від нього причин (ст. 32 КЗпП);
• час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років (6/16/18 років (залежно від захворювання дитини) — згідно з медичним висновком);
• дні відпустки без збереження зарплати за ст. 25 і 26 Закону про відпустки (лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12).
Приклад 6. Працівникові надана щорічна відпустка з 27.05.2019 р. З 12 по 26 квітня 2019 року він був у відпустці без збереження заробітної плати на підставі ст. 26 Закону про відпустки.
Розрахунковим періодом є травень 2018 року — квітень 2019 року. З розрахункового періоду виключаємо святкові і неробочі дні, встановлені ст. 73 КЗпП, а також час перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати (15 календарних днів). Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати, складе:
365 - 11 - 15 = 339 (к. дн.).
До речі, майте на увазі: якщо працівник відпочивав «за свій рахунок» довше, ніж передбачено законодавством, то «надлишок» відпускних днів вважається наданим незаконно і такі дні не виключають з розрахунку середньої заробітної плати (лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 243/13/116-16 // спецвипуск «ОП», 2016, № 16/1, с. 10).
З днями розібралися. На черзі виплати, що беруть участь у розрахунку відпускної середньої зарплати.
Виплати, що беруть участь у розрахунку (В)
Тут на допомогу приходить п. 3 Порядку № 100. У ньому перераховані виплати, які потраплять до розрахунку середньої зарплати для оплати періоду відпустки. А в п. 4 Порядку № 100 перераховані виплати, які не беруть участі в розрахунку. Перераховувати їх всі не будемо. Які саме виплати враховують при розрахунку середньої відпускної зарплати, а які ні, вам допоможе розібратися наша шпаргалка (див. «ОП», 2019, № 9, с. 26). А ось про деякі особливості розповімо детальніше.
1. Беремо нарахування. Виплати, що беруть участь у розрахунку середнього заробітку за час відпустки, беремо в тому розмірі, в якому вони нараховані. Тобто без вирахування утриманого ПДФО, ВЗ, сум стягнення аліментів, за винятком відрахувань із зарплати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.
2. Премії. Премії (щомісячні, щоквартальні, піврічні) включаємо в повному розмірі. Пропорційність включення, виходячи з відпрацьованих днів, місяців, тут не застосовуємо. Таке правило треба виконувати тільки при розрахунку середньої зарплати виходячи з виплат за 2 місяці.
3. Річна винагорода. Винагорода за підсумками роботи за рік уключається до розрахунку середньої зарплати, але при виконанні певних умов.
По-перше, до розрахунку середньої зарплати включайте тільки винагороду, нараховану в поточному році (у якому надаєте відпустку) за попередній рік. Якщо винагорода нарахована в поточному році за поточний рік (наприклад, в грудні 2018 року за 2018 рік), то її при розрахунку середньої зарплати не враховуйте (лист Мінпраці від 24.06.2008 р. № 411/13/84-08).
По-друге, винагороду за підсумками роботи за рік включаємо шляхом додавання до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній рік. Тобто винагороду розподіляють не між місяцями року, за роботу в яких вона була нарахована, а між місяцями розрахункового періоду, за який робиться розрахунок середньої заробітної плати. Тобто в загальному випадку (коли кількість місяців розрахункового періоду дорівнює 12) до розрахунку середньої зарплати потрапить уся сума одноразової винагороди.
По-третє, якщо в розрахунковому періоді менша кількість місяців (наприклад, через те, що працівник пропрацював менше року), то при розрахунку середнього заробітку для визначення відпускних враховують не усю суму одноразової винагороди, а її частину, пропорційну кількості місяців розрахункового періоду.
4. «Перехідні» виплати. «Перехідні» виплати розкидаємо по місяцях, за які вони нараховані. Тільки премії включають до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Інші виплати враховуйте в тих місяцях, за які вони нараховані (лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11).
Це, зокрема, стосується таких «перехідних» виплат, як відпускні, лікарняні, декретні тощо. Тому якщо ви нарахували виплати за минулі періоди (лікарняні) або майбутні періоди (відпускні, декретні), то частину таких сум відносьте до місяців, за які вони нараховані.
5. Коригування виплат. При розрахунку середньої зарплати слід враховувати норму п. 10 Порядку № 100 про коригування виплат на коефіцієнт підвищення окладів. Коригують усі виплати, розраховані згідно з цим Порядком, у тому числі й відпускні. Тому якщо в розрахунковому періоді або в періоді, коли за працівником зберігався середній заробіток, були підвищені оклади, таке коригування необхідно провести. Механізм коригування полягає в наступному: зарплату, нараховану в розрахунковому періоді до підвищення, потрібно помножити на коефіцієнт підвищення посадового окладу (коефіцієнт коригування) або декілька коефіцієнтів, якщо зарплата підвищувалася кілька разів. З урахуванням скоригованої зарплати визначають середньоденну зарплату, за якою оплачується період відпустки. При цьому коефіцієнт підвищення розраховуйте так: розділіть посадовий оклад, установлений після підвищення, на посадовий оклад до підвищення. Для кожного працівника необхідно розраховувати свої коефіцієнти коригування. Детальніше про це читайте в «ОП», 2019, № 8, с. 8.
Приклад 7. Працівникові надана відпустка з 27.05.2019 р. тривалістю 14 к. дн. У розрахунковому періоді йому була нарахована зарплата у розмірі 65256,83 грн. Із них:
• зарплата за відпрацьований час —
59285,71 грн.;
• винагорода за підсумками роботи за 2018 рік, нарахована в січні 2019 року, —
4000 грн.;
• лікарняні за період тимчасової непрацездатності з 23.04.2018 р. по 04.05.2018 р. включно в сумі 1971,12 грн. (нараховані в травні 2018 року).
У наведеному прикладі розрахунковим періодом є травень 2018 — квітень 2019 року.
Винагорода за підсумками роботи за 2018 рік нарахована у 2019 році. Тобто основна умова її включення виконана. Крім того, розрахунковий період складає 12 місяців, тому включаємо його в розрахунок середньої зарплати в повній сумі.
У розрахунок середнього заробітку для визначення суми відпускних включають суму оплати періоду тимчасової непрацездатності. Це передбачено абз. 4 п. 3 Порядку № 100.
Водночас у нашому прикладі в розрахунок потрапить не уся сума лікарняних, а тільки частина за дні хвороби, що припадають на розрахунковий період:
1971,12 грн. : 12 к. дн. х 4 к. дн. = 657,04 грн.,
де 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності з 23 квітня по 4 травня 2018 року;
4 — кількість днів тимчасової непрацездатності, що припадають на травень 2018 року (з 1-го по 4-те число).
Визначимо суму виплат за розрахунковий період:
59285,71 + 4000,00 + 657,04 = 63942,75 (грн.).
Середньоденна заробітна плата складе:
63942,75 : (365 - 11) = 180,63 (грн./к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів розрахункового періоду;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Сума відпускних за 14 календарних днів складе:
180,63 х 14 = 2528,82 (грн.).
Висновки
• У загальному випадку середню заробітну плату для оплати періоду відпусток обчислюємо виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.
• Із загальної кількості календарних днів розрахункового періоду виключаємо святкові і неробочі дні, а також час, коли працівник з поважних причин не працював і за ним не зберігався або зберігався частково заробіток.
• Премії включаємо в розрахунок у тому місяці, в якому вони нараховані, а інші виплати відносимо до місяців, за які вони нараховані (лікарняні, відпускні).
