НСЛ «на детей»: отражаем в форме № 1ДФ

Базовые моменты

Напомним, что право на НСЛ «на детей» имеют следующие категории налогоплательщиков:

• лица, которые содержат двух или более детей в возрасте до 18 лет (n.n. 169.1.2 НКУ);

• одинокие матери (отцы), вдовы (вдовцы) или опекуны, попечители (n.n. «а» n.n. 169.1.3 НКУ);

• лица, которые содержат ребенка-инвалида (n.n. «б» n.n. 169.1.3 НКУ).

Для получения НСЛ работнику необходимо:

• чтобы размер его месячного дохода не превышал предельной границы, дающей право на применение НСЛ (n.n. 169.4.1 НКУ);

• документально подтвердить свой статус (в зависимости от вида НСЛ, на которую он претендует). Как это сделать — см. в консультации «Какие документы необходимо подать для применения НСЛ» // «ОТ», 2019, № 3.

Условия выполнены? Работнику остается подать заявление на применение НСЛ, а работодателю:

• применить НСЛ к доходу работника. О нюансах применения НСЛ вам расскажет консультация «Каждый бухгалтер желает знать, как НСЛ ему применять» // «ОТ», 2016, № 2;

• отразить ее в форме № 1ДФ (в графе 8).

Заметим, что признак дохода для отражения НСЛ в форме № 1ДФ будет зависеть от того, к какой категории льготников относится налогоплательщик (см. табл. 1).

Таблица 1. Виды НСЛ «на детей» в 2019 году

Теперь давайте, рассмотрим порядок отражения «детской» НСЛ в форме № 1ДФ на примере.

Предельный размер зарплаты для матери, которая содержит двух детей в возрасте до 18 лет, для целей применения НСЛ в 2019 году составляет 5380 грн.

(2690 грн. × 2).

В то время как ежемесячная зарплата работницы в периоде с июля по сентябрь 2019 года равняется 4173 грн. в месяц. Соответственно сотрудница имеет право на получение НСЛ согласно n.n. 169.1.2 НКУ в размере 1921 грн. (960,50 грн. × 2) в каждом месяце указанного периода.

Следовательно после применения НСЛ сумма НДФЛ составит 405,36 грн.

((4173,00 грн. - 1921,00 грн.) × 18 %).

Используем эти данные для заполнения формы № 1ДФ. Представим их в таблице.

Таблица 2. Данные для заполнения формы № 1ДФ для примера 1

Отразим применение «детской» НСЛ к зарплате работницы в форме № 1ДФ за III квартал (див. рис. 1).

Рис. 1. Пример заполнения формы № 1ДФ в случае применения НСЛ

Как вы понимаете, мы рассмотрели идеальный случай. К сожалению, разные периоды подачи формы № 1ДФ (подается поквартально) и применения НСЛ (применяется к месячной зарплате работника) приводит к появлению ряда вопросов у работодателей. Например, как отразить в форме № 1ДФ НСЛ, если льгота применялась лишь один месяц (два месяца) из трех в отчетном квартале?

Такое может произойти, когда работник:

• подал заявление на применение НСЛ в середине квартала;

• утратил право на НСЛ в одном из месяцев квартала (его зарплата превысила предельный уровень).

Рассмотрим, как заполнить форму № 1ДФ в таком случае на примере.

НСЛ в одном из месяцев квартала

Предельный размер зарплаты, дающий право одинокой матери, содержащей троих детей в возрасте до 18 лет, воспользоваться НСЛ согласно n.n. «а» n.n. 169.1.3 НКУ, в 2019 году равен 8070 грн.

(2690 грн. × 3).

Ежемесячный доход работницы в периоде с июля по сентябрь 2019 года равен 7000 грн. Соответственно, сотрудница имеет право на получение НСЛ в сентябре 2019 года в размере 4322,25 грн.

(1440,75 грн. × 3).

В таком случае сумма НДФЛ составит 482 грн.

((7000 грн. - 4322,25 грн.) × 18 %).

Данные, необходимые для заполнения формы № 1ДФ, приведем в табл. 3.

Таблица 3. Данные для заполнения формы № 1ДФ для примера 2

А как же заполнить форму № 1ДФ? Чтобы ответить на этот вопрос, заглянем в Порядок № 4*.

* Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4.

Согласно п. 3.6 данного документа в форме № 1ДФ относительно каждого физического лица нужно заполнять столько строк, сколько признаков доходов оно имеет. То есть в общем случае, по каждому признаку дохода физлица достаточно заполнить только одну строку. Исключение — случаи, перечисленные в пп. 3.7 и 3.8 Порядка № 4.

Так, п. 3.8 Порядка № 4 допускает наличие нескольких строк с одним признаком дохода, но только в том случае, если у физического лица есть нескольких признаков льгот по такому признаку дохода (не наш случай). Поэтому если в одном из месяцев квартала работник не имел права на получение НСЛ, то все равно следует заполнить лишь одну строку, в которой указать соответствующий признак льготы (категория 103.25 ЗІР).

Покажем порядок заполнения формы № 1ДФ применительно к нашему примеру (рис. 2).

Рис. 2. Пример заполнения формы № 1ДФ при применении НСЛ только в одном месяце

Сразу хотим предупредить. Если вы заполнили форму № 1ДФ в две строки (в одной указали доход, к которому применялась НСЛ, а во второй — доход, начисленный без применения льготы), штраф согласно п. 119.2 НКУ вам не грозит. Ведь ваша «ошибка» не привела ни к занижению налоговых обязательств, ни к подмене налогоплательщика.

Не грозит вам и админответственность, так как ее применяют за неудержание или неперечисление в бюджет НДФЛ при выплате доходов.

С этим разобрались. Теперь давайте рассмотрим ситуацию, когда в течение отчетного квартала к доходу налогоплательщика применяли НСЛ то по одному, то по другому основанию.

Разные виды НСЛ в одном квартале

Данные, необходимые для заполнения формы № 1ДФ, приведем в табл. 4.

Таблица 4. Данные для заполнения формы № 1ДФ для примера 3

Так как в разных месяцах отчетного квартала к заработной плате работницы применялись две НСЛ, имеющие разные признаки дохода, то при заполнении формы № 1ДФ следуем требованиям п. 3.8 Порядка № 4 (ср. ).

Напомним: если в течение отчетного квартала к заработной плате работника применялись НСЛ, которым присвоены разные признаки льгот, данная норма разрешает указывать в форме № 1ДФ несколько строк с одним признаком дохода. Поэтому в разд. I формы № 1ДФ по сотруднице из нашего примера сформируем две строки (см. рис. 3).

Рис. 3. Пример заполнения формы № 1ДФ при применении нескольких НСЛ

Усложним ситуацию.

Допустим, налогоплательщик имеет право на применение НСЛ по двум основаниям в каждом месяце отчетного квартала.

Рассмотрим на примере, как в таком случае заполнить форму № 1ДФ.

НСЛ по нескольким основаниям

Предельный размер дохода, дающий в 2019 году право на НСЛ по указанным основаниям, — 8070 грн. (2690 грн. × 3). Значит, работница имеет право на НСЛ. Но есть нюанс. В общем случае, если налогоплательщик имеет право на НСЛ по двум основаниям, он может выбрать наибольшую из них.

Исключение — если такой налогоплательщик содержит двух или более детей (n.n. 169.1.2 НКУ), в том числе ребенка-инвалида (n.n. «б» n.n. 69.1.3 НКУ).

В таком случае (письмо ГНАУ от 25.02.2011 г. № 4062/6/17-0215) на каждого:

• ребенка, не являющегося инвалидом, предоставляется обычная НСЛ;

• ребенка-инвалида — повышенная НСЛ.

Применительно к нашему примеру это значит, что к ежемесячной зарплате работницы следует применить НСЛ в размере:

960,50 грн. × 2 + 1440,75 грн. × 1 = 3361,75 грн.

Данные, необходимые для заполнения формы № 1ДФ, приведем в табл. 5 ниже.

Таблица 5. Данные для заполнения формы № 1ДФ для примера 4

А как в таком случае заполнить форму № 1ДФ? Напомним, что п. 3.8 Порядка № 4 разрешает указывать в форме № 1ДФ несколько строк с одним признаком дохода, если в отчетном квартале применялось несколько НСЛ с разные признаками льгот.

То есть в нашем примере будут сформированы две строки (с признаком дохода «101»):

• первая — заполненная в общем порядке с признаком льготы «02» в графе 8 (обычная НСЛ «на детей»);

• вторая — с заполненными графами 1, 2, 5, и 8 (повышенная НСЛ с признаком льготы — «04»). При этом графы 3а, 3, 4а, 4 останутся пустыми (см. рис. 4).

Рис. 4. Пример заполнения формы № 1ДФ при НСЛ по нескольким основаниям