Передаем дела в архив предприятия

Составляем опись дел

Общие требования. Структурные подразделения предприятия обязаны описывать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) через год после завершения дел в делопроизводстве (п. 1 гл. 3 разд. VI Правил № 1000/5*). С этой целью составляют описи дел.

Исходя из этого, в начале 2025 года структурным подразделениям нужно составить опись дел, которые были заведены в 2023 году и хранились в делопроизводстве такого подразделения в течение 2024 года.

* Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Описи дел структурных подразделений составляются:

— должностным лицом, ответственным за делопроизводство в таком подразделении, при методической помощи архива;

— согласно требованиям, определенным гл. 3 разд. VI Правил № 1000/5;

— по форме, приведенной в приложении 19 к Правилам № 1000/5.

Учтите, основой для составления описей является номенклатура дел*.

* Подробно о том, что это за документ и как его составлять, мы рассказывали в статьях «Номенклатура дел: что это за документ и как его заполнить» // «Оплата труда», 2025, № 1 и «Номенклатура дел: составляем на 2025 год» // «Оплата труда», 2025, № 1.

Требования к внесению дел в опись. При составлении описей дел необходимо придерживаться следующих требований.

1. Номер описи структурного подразделения должен состоять из:

— цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел;

— первой буквы названия категории документов, включенных в опись. При этом для дел постоянного хранения указывают букву «П», для дел длительного (свыше 10 лет) хранения — «Т», для дел по кадровым вопросам (личному составу) «К» или «ОС»;

— четырех цифр года, в котором начаты дела, включенные в опись.

Например, опись дел длительного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения № 04, которые учитываются по номенклатуре дел и начаты в 2024 году, будет иметь номер «04 Т — 2024».

2. Описи дел ведут в течение нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации. Дела каждого года составляют в годовой раздел описи дел.

Обратите внимание, в годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года.

В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года указывают: «Документи за цей рік див. також у розділі за рік № ». Графы 4 и 5 форм описи при этом не заполняют.

3. Порядок нумерации дел в описи — валовой за несколько лет.

4. Заголовки дел вносят в опись, как правило, на основе номенклатуры дел (при необходимости заголовки дел редактируют и уточняют).

5. Каждое дело вносят в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносят в опись под отдельным номером.

6. В случае внесения в опись нескольких дел подряд с одинаковым заголовком приводят полностью только заголовок первого дела, а все другие однородные дела обозначают словами «те саме». Однако другие сведения о делах вносят в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводят полностью.

7. Графы описи заполняют в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку (титульный лист) дела.

8. Графу «Примітки» используют для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий документов в деле.

Правила систематизации дел. Для распределения дел в соответствии со схемой систематизации применяют следующие правила (п. 6 гл. 2 разд. VI Правил № 1000/5):

— дела относятся к тому году, в котором их завели в делопроизводстве или в котором они поступили в структурное подразделение для продолжения;

— планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления;

— перспективные планы относят к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

— дела, начатые в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое, принадлежат тому подразделению, где они завершены. При этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего.

Заключительный этап оформления. В конце описи делают итоговую запись с указанием (цифрами и прописью) количества дел, учитываемых по описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (буквенные и пропущенные номера дел).

Опись дел структурного подразделения составляют в 2 экземплярах (п. 11 гл. 2 разд. VI Правил № 1000/5):

— первый экземпляр передается вместе с делами в архив предприятия;

— второй — остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.

Опись дел подписывает его составитель, согласовывает руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель структурного подразделения (п. 10 гл. 2 разд. VI Правил № 1000/5).

На основе описей дел структурных подразделений архив предприятия готовит сводные описи дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) в порядке, определенном в разд. V Правил № 1000/5.

Приведем пример описи дел по личному составу, составленный отделом кадров предприятия.

Образец заполнения описи дел по личному составу, составленный отделом кадров предприятия

Передаем дела в архив предприятия

Общие правила. Проверенные и надлежащими образом подготовленные дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по кадровым вопросам (личному составу) через 2 года после завершения их ведения в делопроизводстве передают в архив предприятия для дальнейшего хранения и использования (п. 1 гл. 4 разд. VI Правил № 1000/5).

Такие дела передаются в архив учреждения по описям, составленным по требованиям, определенным в гл. 3 разд. VI Правил № 1000/5 (см. предыдущий раздел).

То есть в начале 2025 года в архив предприятия нужно передать дела, которые были сформированы в 2022 году и хранились в делопроизводстве структурного подразделения в течение 2023 — 2024 годов.

Учтите, по решению руководителя юрлица в архив предприятия (при наличии в нем свободных площадей) также могут передаваться дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

В таком случае передача осуществляется по номенклатуре дел или, на усмотрение предприятия, по сдаточным описям произвольной формы, номера которых имеют отметку «ТМ». Однако, как правило, такие дела хранятся в тех структурных подразделениях, в которых они были сформированы.

Порядок передачи дел. Передача дел в архив учреждения осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем предприятия в следующем порядке.

Шаг 1. Подготовка дел в структурном подразделении.

Структурное подразделение готовит дела к передаче в архив предприятия. Такая подготовка дел включает в себя проверку правильности (п. 5 гл. 4 разд. VI Правил № 1000/5):

— формирования документов в дела, разделения дел на тома или части (при необходимости);

— соответствия заголовков дел содержанию помещенных в дела документов;

— оформления документов каждого дела* (титульного листа, внутренней описи, удостоверяющей подписи);

— оформления дел;

— соответствия дел номенклатуре дел, утвержденной руководителем предприятия.

* Подробно о том, как правильно формировать и оформлять дела, читайте в статье «Подготовка документов к хранению» // «Налоги & бухучет», 2020, № 41 (ср. ).

В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить. Если дела структурных подразделений, указанные в описях, отсутствуют, необходимо принять меры по их розыску, предусмотренные п. 9 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5.

Шаг 2. Доставка дел в архив предприятия.

Упорядоченные и оформленные дела работники структурных подразделений должны доставлять в архив предприятия связанными (упакованными).

Шаг 3. Передача дел в архив.

Прием-передача каждого дела осуществляется работником архива предприятия в присутствии работника структурного подразделения.

При этом в каждом экземпляре описи дел проставляют отметку о принятии того или иного дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают фактическое количество дел, переданных в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Эти сведения подписывают лица, которые сдавали и принимали дела (п. 7 гл. 4 разд. VI Правил № 1000/5).

Один экземпляр описи возвращают структурному подразделению, а остальные хранят в архиве предприятия.

Учтите, если отдельные дела нужно оставить в структурном подразделении для текущей работы, по письменному обращению руководителя структурного подразделения архив учреждения оформляет выдачу дел во временное пользование на срок до 3 месяцев.