Передаємо справи в архів підприємства

Складаємо опис справ

Загальні вимоги. Структурні підрозділи підприємства зобов’язані описувати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві (п. 1 гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5*). Із цією метою складають описи справ.

Виходячи з цього, на початку 2025 року структурним підрозділам потрібно скласти опис справ, які були заведені у 2023 році та зберігалися у діловодстві такого підрозділу протягом 2024 року.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Описи справ структурних підрозділів складаються:

— посадовою особою, відповідальною за діловодство в такому підрозділі, за методичної допомоги архіву;

— згідно з вимогами, визначеними гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5;

— за формою, наведеною в додатку 19 до Правил № 1000/5.

Зауважте, основою для складання описів є номенклатура справ*.

* Детально про те, що це за документ та як його складати, ми розповідали у статтях «Номенклатура справ: що це за документ та як його заповнити» // «Оплата праці», 2025, № 1 та «Номенклатура справ: складаємо на 2025 рік» // «Оплата праці», 2025, № 1.

Вимоги до внесення справ в опис. При складанні описів справ необхідно дотримуватися таких вимог.

1. Номер опису структурного підрозділу повинен складатися з:

— цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ;

— першої літери назви категорії документів, включених в опис. При цьому для справ постійного зберігання зазначають літеру «П», для справ тривалого (понад 10 років) зберігання — «Т», для справ з кадрових питань (особового складу) «К» або «ОС»;

— чотирьох цифр року, в якому розпочаті справи, включені в опис.

Наприклад, опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання структурного підрозділу № 04, які обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2024 році, матиме номер «04 Т — 2024».

2. Описи справ ведуть протягом декількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року складають у річний розділ опису справ.

Зверніть увагу, у річний розділ опису вносять також справи, не завершені протягом календарного року.

У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року зазначають: «Документи за цей рік див. також у розділі за рік № ». Графи 4 і 5 форм опису при цьому не заповнюють.

3. Порядок нумерації справ в описі — валовий за кілька років.

4. Заголовки справ вносять в опис, як правило, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагують і уточнюють).

5. Кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожен том (частину) вносять в опис під окремим номером.

6. У разі внесення в опис декількох справ поспіль з однаковим заголовком наводять повністю тільки заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначають словами «те саме». Проте інші відомості про справи вносять до опису повністю. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю.

7. Графи опису заповнюють відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи.

8. Графу «Примітки» використовують для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій документів у справі.

Правила систематизації справ. Для розподілу справ відповідно до схеми систематизації застосовують такі правила (п. 6 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5):

— справи відносяться до того року, в якому їх завели в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;

— плани, звіти, кошториси та документи до них відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання;

— перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки — до останнього року звітного періоду;

— справи, які розпочаті в одному структурному підрозділі і передані для продовження до іншого, належать тому підрозділу, де вони завершені. При цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього.

Заключний етап оформлення. У кінці опису роблять підсумковий запис із зазначенням (цифрами і прописом) кількості справ, що обліковуються за описом, першого й останнього номерів справ в описі, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні і пропущені номери справ).

Опис справ структурного підрозділу складають у 2 примірниках (п. 11 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5):

— перший примірник передається разом зі справами до архіву підприємства;

— другий — залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

Опис справ підписує його укладач, погоджує керівник служби діловодства і затверджує керівник структурного підрозділу (п. 10 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5).

На основі описів справ структурних підрозділів архів підприємства готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) у порядку, визначеному в розд. V Правил № 1000/5.

Наведемо приклад опису справ з особового складу, складений відділом кадрів підприємства.

Зразок заповнення опису справ з особового складу, складений відділом кадрів підприємства

Передаємо справи в архів підприємства

Загальні правила. Перевірені й належними чином підготовлені справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також з кадрових питань (особового складу) через 2 роки після завершення їх ведення в діловодстві передають до архіву підприємства для подальшого зберігання та використання (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5).

Такі справи передаються до архіву установи за описами, складеними за вимогами, визначеними у гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5 (див. попередній розділ).

Тобто на початку 2025 року до архіву підприємства потрібно передати справи, які були сформовані у 2022 році та зберігалися у діловодстві структурного підрозділу протягом 2023 — 2024 років.

Зауважте, за рішенням керівника юрособи до архіву підприємства (за наявності в ньому вільних площ) також можуть передаватися справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

У такому разі передавання здійснюється за номенклатурою справ або, на розсуд підприємства, за здавальними описами довільної форми, номери яких мають позначку «ТМ». Проте зазвичай такі справи зберігаються в тих структурних підрозділах, у яких вони були сформовані.

Порядок передавання справ. Передавання справ до архіву установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником підприємства в такому порядку.

Крок 1. Підготовка справ у структурному підрозділі.

Структурний підрозділ готує справи до передавання до архіву підприємства. Така підготовка справ уключає в себе перевіряння правильності (п. 5 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5):

— формування документів у справи, поділу справ на томи або частини (за необхідності);

— відповідності заголовків справ змісту вміщених до справ документів;

— оформлення документів кожної справи* (титульного аркуша, внутрішнього опису, засвідчувального підпису);

— оформлення справ;

— відповідності справ номенклатурі справ, затвердженій керівником підприємства.

* Детально про те, як правильно формувати та оформлювати справи, читайте у статті «Підготовка документів до зберігання» // «Податки & бухоблік», 2020, № 41 (ср. ).

У разі виявлення будь-яких недоліків працівники структурних підрозділів зобов’язані їх усунути. Якщо справи структурних підрозділів, зазначені в описах, відсутні, необхідно вжити заходи з їх розшуку, передбачені п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5.

Крок 2. Доставка справ до архіву підприємства.

Упорядковані й оформлені справи працівники структурних підрозділів повинні доставляти до архіву підприємства зв’язаними (упакованими).

Крок 3. Передавання справ до архіву.

Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву підприємства в присутності працівника структурного підрозділу.

При цьому в кожному примірнику опису справ проставляють відмітку про прийняття тієї чи іншої справи. У кінці кожного примірника опису цифрами та прописом зазначають фактичну кількість справ, переданих до архіву підприємства, номери відсутніх справ, дату приймання-передавання справ. Ці відомості підписують особи, які здавали і приймали справи (п. 7 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5).

Один примірник опису повертають структурному підрозділу, а інші зберігають в архіві підприємства.

Зауважте, якщо окремі справи треба залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, за письмовим зверненням керівника структурного підрозділу архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування на строк до 3 місяців.