Передаємо справи в архів підприємства

Кравченко Дар’я, експерт з оплати праці

Оплата праці Січень, 2025/№ 1

Спочатку документи зберігають за місцем формування справ (у службі діловодства чи інших структурних підрозділах). Згодом справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також з кадрових питань (особового складу) передають до архіву підприємства. Як це відбувається і за яким порядком, розповімо у сьогоднішній статті.

Приєднуйтесь до Telegram спільноти та дізнавайтесь найважливіші новини першими!

Складаємо опис справ

Загальні вимоги. Структурні підрозділи підприємства зобов’язані описувати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві (п. 1 гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5*). Із цією метою складають описи справ.

Виходячи з цього, на початку 2025 року структурним підрозділам потрібно скласти опис справ, які були заведені у 2023 році та зберігалися у діловодстві такого підрозділу протягом 2024 року.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Описи справ структурних підрозділів складаються:

— посадовою особою, відповідальною за діловодство в такому підрозділі, за методичної допомоги архіву;

— згідно з вимогами, визначеними гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5;

— за формою, наведеною в додатку 19 до Правил № 1000/5.

Зауважте, основою для складання описів є номенклатура справ*.

* Детально про те, що це за документ та як його складати, ми розповідали у статтях «Номенклатура справ: що це за документ та як його заповнити» // «Оплата праці», 2025, № 1 та «Номенклатура справ: складаємо на 2025 рік» // «Оплата праці», 2025, № 1.

Передплатіть, щоб відкрити доступ до матеріалів Я вже

PRO-доступ Необмежений доступ до всіх закритих матеріалів сайту без реклами

Купити