Оформляем
Когда мы говорим о тринадцатой зарплате, по сути имеем в виду вознаграждение по итогам работы за год. Размеры этого вознаграждения и условия его предоставления устанавливаются в Положении о премировании, которое является приложением к коллективному договору. Если колдоговор не заключен, то правила выплаты вознаграждения могут быть установлены в одном из следующих документов, утвержденных работодателем по согласованию с профкомом (представителем трудового коллектива):
— Положении о премировании;
— Положении об оплате труда (как правило, вопросы, связанные с премированием, отражают в отдельном разделе).
Также этот вопрос может быть «утрясен» в трудовом договоре с работником (если он заключен в письменной форме).
Ключевым моментом документального оформления тринадцатой зарплаты должен стать приказ о выплате вознаграждения по итогам работы за год — как основание для его начисления.
Кстати, выплата вознаграждения по итогам работы за год может потребовать создания обеспечения (резерва). Подробности — в «Налоги & бухучет», 2018, № 80 и 2020, № 98.
Облагаем
Вознаграждение по итогам работы за год входит в фонд оплаты труда в составе других поощрительных и компенсационных выплат (ч. 3 ст. 2 Закона об оплате труда и п.п. 2.3.2 Инструкции № 5). Облагаем его и отражаем в отчетности по общим зарплатным правилам, но с учетом следующих нюансов:
1) при взимании ЕСВ и удержании НДФЛ и ВС вознаграждение по итогам работы за год включайте в базу взимания/налогообложения того месяца, в котором оно начислено.
С целью сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ тринадцатую зарплату распределять по месяцам года, за который она начислена, не нужно. В базу начисления ЕСВ ее сумму включают в месяце начисления полностью, но в пределах максимальной величины;
Напомним, что максимальный размер зарплаты, с которой уплачивается ЕСВ, равен 15 размерам минимальной зарплаты
2) в таблицах 1 и 6 Отчета по ЕСВ отражайте его в составе зарплаты отчетного месяца;
3) в форме № 1ДФ — в составе зарплаты отчетного квартала с признаком дохода «101».
Вознаграждение уволенному. Если вознаграждение по итогам года начислено уже уволенному работнику, то тут следует учесть такие особенности.
Для целей обложения НДФЛ и ВС годовое вознаграждение рассматривают как прочий доход, а не как зарплату. В форме № 1ДФ его отражают с признаком дохода «127».
А вот базу начисления ЕСВ определяют уже по правилам ч. 2 ст. 7 Закона № 2464: для целей ЕСВ общую сумму вознаграждения делят на количество месяцев, за которые оно начислено.
Соответственно, в таблице 6 Отчета по ЕСВ надо будет заполнить на бывшего работника столько строк, за сколько месяцев было начислено вознаграждение.
При этом в каждой такой строке нужно указать: в графе 10 — код типа начислений «1»; в графе 11 — соответствующий месяц; в графе 15 ничего не указывают; в графах 17 и 18 — распределенную по месяцам сумму вознаграждения; в графе 21 — сумму начисленного ЕСВ.
Учитываем в расчете отпускных
Вознаграждение по итогам работы за год указано в п. 3 Порядка № 100 среди выплат, участвующих в расчете отпускных. Правда, у этой выплаты есть особенности.
Так, в расчет отпускных попадет только вознаграждение, начисленное в текущем году (в котором предоставляется отпуск) за предыдущий календарный год. Например, если вы начислили вознаграждение в январе 2021 года за 2020 год.
Если же вознаграждение будет начислено в декабре 2020 года за 2020 год, то его нельзя будет учитывать при исчислении среднедневной зарплаты для отпускных. Не выполняется условие абз. 2 п. 3 Порядка № 100 (см. письма Минтруда от 24.06.2008 г. № 411/13/84-08 и Минсоцполитики от 20.06.2019 г. № 723/0/204-19).
Для каждого месяца расчетного периода вознаграждение по итогам работы учитывается как 1/12 начисленной суммы, которая прибавляется к зарплате такого месяца.
То есть вознаграждение распределяется только между месяцами расчетного периода, за который производится расчет средней зарплаты (а не между месяцами того года, за работу в которых оно было начислено).
Если количество месяцев расчетного периода равно 12, в расчет средней зарплаты для расчета отпускных попадет вся сумма такого вознаграждения
Если же работник отработал меньше года, то при расчете средней зарплаты учитываем только часть вознаграждения, пропорциональную количеству месяцев расчетного периода. А именно: определяем 1/12 часть вознаграждения, но относим полученные суммы только к месяцам, вошедшим в расчетный период.
Следующий важный момент в расчете отпускных — применение коэффициента корректировки. Его исчисляют в случае, если в расчетном периоде или в периоде сохранения среднего заработка поднимались оклады (тарифные ставки). Коэффициент корректировки применяют к зарплате, включая премии, индексацию и другие выплаты, которые учитываются при исчислении средней зарплаты, начисленной в расчетном периоде за промежуток времени до повышения (п. 10 Порядка № 100).
Это означает, что распределенные суммы вознаграждения должны подвергнуться корректировке наряду с другими зарплатными выплатами до повышения (см. также письмо Минсоцполитики от 18.06.2019 г. № 927/0/206-19).
Пример 1. Работник принят на работу 20.06.2020 г. В феврале 2021 года ему предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней.
Расчетный период — июль 2020 года — январь 2021 года.
В расчетном периоде работнику начислены:
— зарплата за период июль — декабрь 2020 года в сумме 66000 грн;
— зарплата за январь 2021 года — 13750 грн (с 01.01.2021 г. повышен оклад с 11000 грн до 13750 грн);
— вознаграждение по итогам работы за 2020 год в сумме 10800 грн (начислено в январе 2021 года).
Поскольку количество месяцев в расчетном периоде равно 7, в расчет отпускных включаем только часть вознаграждения: 10800 грн : 12 мес. х 7 мес. = 6300 грн.
Данные, необходимые для расчета, представим в таблице далее.
Порядок учета вознаграждения по итогам работы за год в расчете отпускных
| Месяцы расчетного периода | Количество дней, участвующих в расчете* | Сумма выплаты, грн | Сумма, участвующая в расчете, грн | Коэффициент корректировки | Зарплата в расчете отпускных, грн |
| 07.2020 | 31 | 11000 | 11000 + 900** | 1,25 (13750 : : 11000) | 14875 |
| 08.2020 | 30 | 11000 | 11000 + 900 | 14875 | |
| 09.2020 | 30 | 11000 | 11000 + 900 | 14875 | |
| 10.2020 | 30 | 11000 | 11000 + 900 | 14875 | |
| 11.2020 | 30 | 11000 | 11000 + 900 | 14875 | |
| 12.2020 | 30 | 11000 | 11000 + 900 | 14875 | |
| 01.2021 | 29 | 24550 (13750 + + 10800***) | 13750 + 900 | 1 | 14650 |
| Итого | 210 | 90550 | 86050 | х | 103900 |
| * Приведено количество дней, за исключением праздничных и нерабочих, установленных ст. 73 КЗоТ. ** Сумма вознаграждения по итогам работы за год, распределенная по месяцам (6300 : 7). *** Начислено вознаграждение по итогам работы за 2020 год — 10800 грн. | |||||
Рассчитаем среднедневную заработную плату: 103900 : 210 = 494,76 (грн).
Определим сумму отпускных: 494,76 х 14 = = 6926,64 (грн).
Важно! КМУ планирует изложить Порядок № 100 в новой редакции. Планируется кардинально изменить порядок включения вознаграждения по итогам работы за год в расчет отпускных, а также отменить проведение корректировки выплат. Следите за нашими публикациями.
Учитываем в расчете «средней» за 2 месяца
Вознаграждение по итогам работы за год участвует в расчете средней зарплаты за 2 месяца, если оно было начислено в текущем году за предыдущий календарный год (абз. 2 п. 3 Порядка № 100).
Сумма вознаграждения участвует в расчете средней зарплаты как 1/12 суммы такого вознаграждения, добавленная к заработку каждого месяца расчетного периода.
То есть если, например, вознаграждение по итогам работы за 2020 год было начислено и выплачено в январе 2021 года, то в течение всего 2021 года оно учитывается при исчислении средней зарплаты за 2 месяца путем прибавления 1/12 этого вознаграждения к заработку каждого месяца расчетного периода (см. письмо Минсоцполитики от 20.04.2017 г. № 1225/0/101-17/282).
То есть вознаграждение не обязательно должно быть начислено в расчетном периоде.
Пример 2. Работник в декабре 2020 года направляется в командировку.
В расчетном периоде (октябрь — ноябрь 2020 года) ему начислена зарплата в размере 28000 грн (оклад 14000 грн х 2 мес.), все дни, предусмотренные графиком работы (42 раб. дн.), отработаны.
В январе 2020 года работнику было начислено вознаграждение по итогам работы за 2019 год в размере 7200 грн.
Размер вознаграждения, принимающего участие в расчете «средней» за 2 месяца, составит: 7200 грн : 12 мес. х 2 мес. = 1200 грн. Среднедневная зарплата будет равна: (28000 грн + 1200 грн) : 42 раб. дн. = 695,24 грн.
Учтите: если в расчетном периоде были отработаны не все дни, то вознаграждение за каждый месяц учитывается в сумме, пропорциональной фактически отработанному времени в расчетном периоде (письма Минсоцполитики от 21.08.2009 г. № 506/13/84-09, от 18.04.2012 г. № 283/13/155-12 и от 06.08.2014 г. № 1126/13/84-14).
Также помним об обязанности проводить корректировку выплат, если в расчетном периоде или в периоде сохранения среднего заработка повышались тарифные ставки (оклады)). Принцип осуществления корректировки такой же, как и в случае с расчетом средней зарплаты для исчисления суммы отпускных (см. выше).
И снова обращаем ваше внимание на то, что КМУ в ближайшее время планирует изменить порядок включения вознаграждения по итогам работы за год в расчет «средней» за 2 месяца, а также отменить проведение корректировки выплат. Следите за нашими публикациями.
Учитываем в расчете больничных и декретных
Вознаграждение по итогам работы за год включается в расчет средней зарплаты для оплаты периода временной нетрудоспособности и отпуска в связи с беременностью и родами.
Тут не имеет значения, когда начислено вознаграждение— в текущем году за предыдущий или в том же году, за который оно предоставляется
Но если эта выплата была начислена в месяце расчетного периода, который полностью не отработан по уважительной причине, то ее сумма не включается в расчет средней. Из абз. 2 п. 3 Порядка № 1266 следует, что в таком случае нужно из расчетного периода исключить весь неотработанный месяц вместе с выплатами, которые в нем начислены (письмо Минсоцполитики от 13.10.2016 г. № 334/18/99-16).
Напомним: к уважительным причинам относятся временная нетрудоспособность, отпуска в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 и 6 лет, без сохранения заработной платы (п. 3 Порядка № 1266).
Если же работник в расчетном периоде не работал по другим причинам, например, находился в отпуске (ежегодном, дополнительном, других видах отпусков), то тринадцатая зарплата учитывается полностью.
Аналогичный подход используем и при расчете декретных.
Вознаграждение по итогам работы за год включается в расчет «больничной» и «декретной» средней зарплаты в составе выплат того месяца, в котором оно начислено.
Пример 3. Работнику нужно оплатить листок нетрудоспособности за период болезни с 11 по 19 января 2021 года.
Расчетный период: январь 2020 года — декабрь 2020 года.
В расчетном периоде:
— начислена зарплата в сумме 144000 грн;
— начислено вознаграждение за 2020 год в сумме 7000 грн (начислено в декабре 2020 года);
— был отпуск без сохранения зарплаты с 1 по 31 декабря 2020 года.
Общий страховой стаж — более 8 лет.
В связи с тем, что декабрь 2020 года полностью не отработан по уважительной причине (отпуск за свой счет), вознаграждение по итогам работы за год не включается в расчет средней.
Рассчитаем среднедневную зарплату: 144000 грн : 335 к. дн. = 429,85 грн,
где: 335 — количество календарных дней в расчетном периоде (366 к. дн. - 31 к. дн. декабря).
Определим сумму оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (оплачивает работодатель):
429,85 грн х 5 к. дн. = 2149,25 грн.
Определим сумму пособия по временной нетрудоспособности из Фонда социального страхования:
429,85 грн х 4 к. дн. = 1719,40 грн.
Еще один момент: вознаграждение по итогам работы за год индексации не подлежит (п. 3 Порядка № 1078).
