Щодо завершення закупівель, розпочатих до 01.08.2016 р.
На початку року був укладений прямий договір на поставку товарів на суму 50 тис. грн. У червні виникла потреба дозакупити ще цього ж товару на 5 тис. грн.
Чи проводити таку закупівлю на 5 тис. грн. через електронну систему? Чи можна просто додатковою угодою внести зміни до укладеного прямого договору?
Питання здійснення допорогових закупівель у Законі № 1197 не урегульовані, а Закон № 922 ці питання регулює лише частково: щодо права замовника застосовувати електронну систему закупівель та обов’язку оприлюднювати звіт про укладені договори (від 50 тис. грн. та в разі непроведення електронних торгів).
До того ж Порядок № 35 не є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання замовниками. Тому якщо замовник відступатиме від цього Порядку при здійсненні допорогових закупівель, він не має нести відповідальність за порушення законодавства про закупівлі.
Разом з тим, якщо замовник використовує електронну систему закупівель Prozorro при допорогових торгах, то йому слід ознайомитись із зазначеним Порядком, оскільки в цьому документі прописано певний алгоритм роботи в електронній системі. Зокрема, Порядок № 35 визначає механізм використання електронної системи закупівель для здійснення закупівлі, вартість якої є меншою за вартість, визначену у ч. 1 ст. 2 Закону № 922.
З огляду на зазначене, у разі необхідності закупити цього ж самого товару ще на 5 тис. грн., за яким замовник уклав «допороговий» (прямий) договір на 50 тис. грн., замовник може внести зміни до такого договору в частині збільшення обсягу закупівлі на 5 тис. грн.
В установі пролонгуються довгострокові договори (стосуються енергоносіїв), бо річні кошторисні призначення складають менше 200 тис. грн. Що робити після 1 серпня 2016 року у разі, якщо будуть збільшені кошторисні призначення (у зв’язку зі зростанням тарифів), але така сума не буде перевищувати 200 тис. грн.?
Закон № 922 не поширюється на договори, укладені до набрання ним чинності. Тому замовник може внести зміни до таких договорів у частині збільшення суми договору до 199 тис. грн. шляхом укладання додаткової угоди.
Разом з тим, якщо кошторисні призначення після 01.08.2016 р. будуть одноразово збільшені на суму 200 тис. грн. або більше, то такий факт можна розцінити як новий предмет закупівлі. А тому радимо замовнику в такому випадку з метою недопущення ризику провести відповідну процедуру закупівлі, застосувавши Закон № 922, оскільки в разі непроведення торгів у подальшому таку ситуацію контролери можуть трактувати як уникнення застосування Закону № 922.
Чи будуть дійсні договори, що укладені до дати обов’язкової реєстрації на сайті Prozorro?
Так.
У липні укладено договір на закупівлю обладнання вартістю 85 тис. грн., в серпні буде оплата двома частинами до 50 тис. грн.
Чи необхідно з 01.08.2016 р. здійснювати закупівлі за цим договором через систему Prozorro?
Ні. Закон № 922 не має зворотної дії щодо договорів, укладених до набрання чинності цим Законом.
При цьому після укладання договору сторони виконують умови договору та здійснюють закупівлю в порядку та на умовах, прописаних у договорі, а також керуються положеннями ЦКУ і ГКУ.
Що робити з договорами, які були укладені ще в 2007 році і діють по теперішній час? Чи треба нам їх реєструвати на сайті Prozorro?
Ні, не треба.
Договір укладений на початку 2016 року на суму 60 тис. грн. і діє до кінця цього року.
Чи потрібно з 1 серпня розірвати такий договір та здійснити закупівлю через систему електронних торгів?
Ні, не потрібно.
Закупівлі, які були розпочаті на tender.me.gov.ua, мають бути закінчені за чинним законодавством.
До якої дати необхідно закінчити такі закупівлі: до 1 серпня чи до 31 грудня 2016 року?
До 31 грудня 2016 року.
Щодо планування нових закупівель
Якщо після 01.08.2016 р. будуть внесені зміни до річного плану або додатка до річного плану, то на якому веб-порталі такі зміни оприлюднювати?
Якщо зміни вносить комітет з конкурсних торгів до складеного ним річного плану або додатка, які були оприлюднені на веб-порталі www.tender.me.gov.ua, то подальші такі зміни оприлюднюють на веб-порталі www.tender.me.gov.ua.
У разі якщо зміни вносить тендерний комітет до складеного ним річного плану або додатка, інформація про який була унесена в електронну систему закупівель, то такі зміни оприлюднюють через авторизований електронний майданчик, на якому зареєстрований такий замовник. При цьому зазначені зміни автоматично буде оприлюднено електронною системою закупівель на веб-порталі Уповноваженого органу www.prozorro.gov.ua.
Чи необхідно перенести всю інформацію з tender.me.gov.ua на електронний майданчик?
Ні, цього робити не слід.
Якщо ми оприлюднили всі укладені угоди на Є-даті, то чи потрібно переносити таку інформацію на Prozorro?
На веб-порталі www.prozorro.gov.ua оприлюднюється інформація, передбачена Законом № 922, для замовників-бюджетників, які застосовують цей Закон з 01.08.2016 р. Тому інформацію про раніше укладені договори не потрібно переносити на сайт Prozorro.
Чи потрібно враховувати закупівлі товарів, здійснені з початку року, при визначенні межі щодо допорогових закупівель з 01.08.2016 р.?
Очікувану вартість предмета закупівлі того чи іншого товару замовник визначає виходячи з річної потреби.
При цьому, якщо замовник до 01.08.2016 р. вже здійснив допорогову закупівлю за певним предметом на певну суму, що не перевищує 200 тис. грн., то при виникненні нової потреби в закупівлі після 01.08.2016 р. варто виходити з очікуваної вартості такої нової потреби. І якщо нова очікувана вартість предмета закупівлі не перевищує закупівельних порогів, то замовник може не проводити торги.
Якщо ж загальна річна вартість за одним і тим же предметом закупівлі до і після 01.08.2016 р. буде перевищувати 200 тис. грн. (наприклад, до 01.08.2016 р. — 120 тис. грн. та після — 110 тис. грн.), то радимо замовнику мати підтверджуючі документи, що на момент попередньої закупівлі по цьому ж предмету до 01.08.2016 р. він не міг передбачити, що очікувана вартість у цілому за рік може перевищити вартісні пороги для проведення процедур закупівель.
Як правильно при складанні річного плану чи додатка до нього визначити вартість предмета закупівлі послуг? Яку суму брати: загальну суму за тією чи іншою послугою? Чи необхідно таку суму обчислювати окремо за кожним суб’єктом господарювання?
Очікувану вартість товарів, робіт та послуг визначають за кожним окремим предметом закупівлі. Предмет закупівлі визначають, керуючись Законом № 922 та на підставі Порядку № 454.
Установа ніколи не складала річний план та додаток до нього, а складала лише реєстр закупівель. Що являють собою зазначені документи: реально проведені закупівлі або ті, що ми плануємо провести? Які вимоги до їх складання? Хто їх підписує (затверджує)? Де їх необхідно розмістити? В який строк? Якщо виникне необхідність внести зміни до цих документів, скільки разів на рік ми можемо це зробити?
Замовник складає річний план та додаток до нього щодо закупівель, які він планує провести. При складанні та оприлюдненні зазначених документів замовник керується ст. 4 Закону № 922 та наказом № 490.
Річний план та додаток до нього затверджують рішенням тендерного комітету (або уповноваженої особи).
Додаток до річного плану закупівель складають за формою річного плану закупівель шляхом заповнення відповідних полів в електронній системі закупівель на електронному майданчику.
Для оприлюднення зазначених документів секретар тендерного комітету замовника заповнює обов’язкові поля, що передбачені формою, затвердженою наказом № 490, шляхом унесення в них наявної інформації в електронній системі закупівель. У разі необхідності замовник може також зазначити додаткову інформацію про закупівлю, якщо заповнить необов’язкові поля, передбачені системою.
Після внесення усієї обов’язкової інформації, передбаченої формою документа, на неї накладається електронний цифровий підпис секретаря тендерного комітету. Електронною системою закупівель автоматично створюється документ, який у разі потреби замовник може роздрукувати.
Відповідно до ч. 1 ст. 4 Закону № 922 річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюють на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом 5 календарних днів з дня їх затвердження. Такі документи замовник оприлюднює на одному з електронних майданчиків.
Що стосується того, скільки разів замовнику дозволено вносити зміни до зазначених документів, то це питання замовник вирішує на свій розсуд, тобто такі зміни вносять у разі потреби.
Чи повинні бюджетні установи — розпорядники бюджетних коштів оприлюднювати інформацію про річні плани закупівель та додатки до них на порталі data.gov.ua?
З цього питання варто зазначити, що розпорядники бюджетних коштів повинні забезпечити право громадян на доступ до публічної інформації, якою володіють такі бюджетні установи, а також до інформації про використання бюджетних коштів.
Зазначені питання урегульовано Законом № 2939 та Законом України «Про відкритість використання публічних коштів» від 11.02.2015 р. № 183-VIII.
Так, у ст. 13 Закону № 2939 зазначено, що бюджетні установи — розпорядники бюджетних коштів є розпорядниками публічної інформації.
При цьому в абз. 2 ч. 1 ст. 101 Закону № 2939 передбачено, що розпорядники інформації зобов’язані надавати публічну інформацію у формі відкритих даних на запит, оприлюднювати і регулярно оновлювати її на єдиному державному веб-порталі відкритих даних та на своїх веб-сайтах.
Зазначимо, що на виконання вимог зазначених законів для оприлюднення публічної інформації створені два веб-портали:
— www.data.gov.ua (єдиний державний веб-портал відкритих даних);
— www.edata.gov.ua (єдиний веб-портал використання публічних коштів).
Перелік інформації, яку зобов’язані оприлюднювати розпорядники такої інформації, передбачено в ст. 15 Закону № 2939.
При цьому вимоги до формату і структури наборів даних, що підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, періодичність оновлення та порядок їх оприлюднення, а також перелік таких наборів даних визначено в Положенні про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, затвердженому постановою КМУ від 21.10.2015 р. № 835. Зокрема, у додатку до зазначеного Положення затверджено перелік наборів даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних. Серед таких наборів даних є річні плани закупівель.
З огляду на це усі розпорядники інформації, в тому числі й бюджетні установи — розпорядники бюджетних коштів, мають оприлюднювати на веб-порталі www.data.gov.ua такі документи, як річні плани закупівель.
Центр реабілітації дітей-інвалідів на безповоротній основі отримав фінансову допомогу в сумі 700 тис. грн. для придбання реабілітаційного обладнання із 12 позицій різної вартості. Чи будуть такі закупівлі вважатися тендерними і чи можна проводити закупівлі окремими лотами?
Відповідно до п. 20 ч. 1 ст. 1 Закону № 922 публічна закупівля — це придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому цим Законом.
При цьому виключний перелік випадків, на які не поширюється дія Закону № 922, передбачено у ч. 3 ст. 2 цього Закону. Оскільки серед такого переліку не зазначено придбання реабілітаційного обладнання, така закупівля здійснюється за загальним порядком, визначеним Законом № 922.
Додамо, що при визначенні предмета закупівлі замовники керуються Порядком № 454.
Так, відповідно до п. 1 розд. ІІ Порядку № 454 предмет закупівлі товарів і послуг замовник визначає згідно з пп. 17 і 32 ч. 1 ст. 1 Закону № 922 та на основі ДК 016:2010, за показником п’ятого знака із зазначенням у дужках предмета закупівлі відповідно до показників третьої — п’ятої цифр основного словника національного класифікатора України ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник», затвердженого наказом Мінекономрозвитку від 23.12.2015 р. № 1749, а також конкретної назви товару чи послуги.
Таким чином, якщо вартість реабілітаційного обладнання, яка складається з 12 позицій по одному й тому ж предмету закупівлі за показником п’ятого знака ДК 016:2010, не буде перевищувати 200 тис. грн., то замовник не застосовує процедуру тендерних закупівель за Законом № 922. А якщо загальна вартість по одному предмету закупівлі перевищуватиме 200 тис. грн., то замовнику необхідно провести процедуру закупівлі.
При цьому Законом № 922 передбачено, що частина предмета закупівлі (лот) — це визначена замовником частина товарів, робіт чи послуг, на яку в межах єдиної процедури закупівлі учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції або пропозиції на переговорах у разі застосування переговорної процедури закупівлі. Тож замовник може в межах однієї процедури закупівлі поділити предмет закупівлі на лоти.
У зв’язку з внесенням змін до кошторису бюджетній установі необхідно внести зміни до додатка до річного плану закупівель (сам річний план не складали — не було потреби). В якому вигляді і як буде розміщатися зазначений документ в системі Prozorro?
Безпосередньо додаток до річного плану закупівель складають за формою річного плану. Форма такого рiчнoго плану, за якою складають i додаток, затверджена наказом № 490.
Але майте на увазі: якщо зміни до додатка до річного плану буде вносити комітет з конкурсних торгів, а попередньо рiчний план та додаток були оприлюднені на веб-порталі www.tender.me.gov.ua, то подальші такі зміни необхідно розміщувати на веб-порталі www.tender.me.gov.ua.
Лише у разі, якщо зміни буде вносити тендерний комітет до складеного ним річного плану або додатка, інформація про який була унесена в електронну систему закупівель, то такі зміни оприлюднюють через авторизований електронний майданчик, на якому зареєстрований такий замовник.
Яка відповідальність за неоприлюднення додатка до річного плану з 1 серпня та непроведення допорогових закупівель на суму більшу, ніж 50 тис. грн.?
За неоприлюднення додатка до річного плану передбачена адміністративна відповідальність ( ст. 16414 КУпАП).
Так, згідно з ч. 1 16414 КУпАП неоприлюднення або порушення порядку оприлюднення інформації про закупівлі відповідно до вимог законодавства тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб у розмірі від 700 до 1000 нмдг.
Ті самі дії, вчинені повторно протягом року після накладення адміністративного стягнення за зазначене правопорушення, тягнуть за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб у розмірі від 1000 до 1500 нмдг.
Що стосується відповідальності за непроведення допорогових закупівель на суми від 50 тис. грн. і до 200 тис. грн. — для товарів та послуг (для робіт — до 1,5 млн грн.) через електронну систему закупівель на сайті Prozorro — це право, а не обов’язок замовника.
Чи необхідно складати та оприлюднювати річний план з 01.08.2016 р. окремо по кожній позиції? Як заповнити додаток до річного плану, який складається, наприклад, із 40 позицій?
Взагалі, скласти та затвердити річний план або додаток до річного плану тендерний комітет може одразу по декількох предметах закупівель. Але при оприлюдненні річного плану (додатка до нього) в електронній системі закупівель замовник заповнює поля у цій формі на електронному майданчику окремо по кожному предмету закупівлі, оскільки такий механізм реалізовано в електронній системі закупівель.
При цьому на деяких майданчиках, зокрема на SmartTender.biz, річний план можна завантажити з попередньо сформованого документа у форматі Excel. Та в будь-якому випадку замовник має заповнити та оприлюднити рiчний план за формою, затвердженою наказом № 490.
Як правильно скласти додаток до річного плану закупівель за новим класифікатором?
Предмет закупівлі замовники визначають згідно з Порядком № 454. Додаток до річного плану закупівель складають за формою річного плану, затвердженою наказом № 490.
Отже, при складанні додатка до річного плану замовники керуються тими ж правилами, які встановлено й для річного плану.
Як правильно відповідно до вимог Закону № 922 розпочати закупівлю послуг з поточного ремонту даху (рубероїдні покрівлі), очікувана вартість якого 96,6 тис. грн.?
Бюджетним установам-замовникам розпочинати закупівлі згідно із Законом № 922 необхідно з наступних кроків:
1) створити тендерний комітет, затвердити положення про нього та його склад;
2) спланувати таку закупівлю в додатку до річного плану закупівель, складеного за формою річного плану, яка затверджена наказом № 490;
3) зареєструватись на електронному майданчику;
4) оприлюднити такий додаток до річного плану на електронному майданчику;
5) укласти прямий договір або ж провести електронні торги (допорогову закупівлю) через Prozorro.
Чи обов’язково бюджетній установі реєструватися на сайті Prozorro у разі, якщо вартість предмета закупівлі за одиницю не перевищує 50 тис. грн. (наприклад, ксероксний папір, принтер, театральний костюм, паливно-мастильні матеріали) та вартість оплати телекомунікаційних, комунальних послуг та електропостачання менше 200 тис. грн.?
Так, у будь-якому разі бюджетним установам-замовникам необхідно зареєструватися на будь-якому електронному майданчику, який працює в системі електронних закупівель.
Це необхідно зробити для того, щоб бюджетна установа-замовник мала можливість внести такі закупівлі до додатка до річного плану закупівель та оприлюднити такий додаток на електронному майданчику.
Додамо, що нині законодавством щодо публічних закупівель не передбачено складання реєстру закупівель, як це раніше робили замовники, у разі, коли в установі не створювався комітет з конкурсних торгів.
Якщо річна очікувана вартість закупівлі становить 4944 грн., але розмір помісячних бюджетних призначень — 412 грн., яким чином установі здійснити закупівлю?
У такому випадку установа або укладає прямий договір на річну суму 4944 грн., або здійснює таку допорогову закупівлю через сайт Prozorro. Таким чином, для проведення електронних закупівель розмір помісячних бюджетних призначень не має значення.
При цьому не забуваймо, що відповідно до норм ст. 48 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами. Укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій протягом бюджетного періоду, за якими розпорядником бюджетних коштів взято зобов’язання без відповідних бюджетних асигнувань, є недійсними. Тож при укладаннi договору бюджетник має ураховувати розмір бюджетних асигнувань на закупівлю, встановлених кошторисом.
Як правильно планувати закупівлі, якщо установа (терцентр) не має постійного кошторису на рік, кошторис затверджується по мірі надходження коштів із пенсійного фонду у розмірі 75 % пенсії проживаючих у стаціонарному відділенні установи?
У вашому випадку планувати закупівлі в установі необхідно виходячи з очікуваної вартості предмета закупівлі на рік.
Які внутрішні документи необхідно підготувати бюджетним установам до 01.08.2016 р. (накази, положення і т. п.)?
Для повноцінної роботи з закупівлями з 01.08.2016 р. бюджетним установам необхідно видати наказ про затвердження положення про тендерний комітет або уповноважену особу та наказ про затвердження складу тендерного комітету або призначення уповноваженої особи.
Як правильно оголосити торги, якщо згідно з проектно-кошторисною документацією на проведення капітального ремонту його очікувана вартість складає 1 млн грн., а кошторисом установи передбачено лише 500 тис. грн.? Як правильно та на яку суму укласти договір про закупівлю? Як укласти договір: один на суму 1 млн грн. чи оформити декілька договорів?
Торги планують та оголошують на очікувану вартість капітального ремонту. Договір укладають відповідно до тендерної документації та акцептованої пропозиції.
Як передбачено ч. 5 ст. 40 Закону № 1197, умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту пропозиції конкурсних торгів або цінової пропозиції (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі.
Таким чином, бюджетна установа укладає договір про закупівлю на 1 млн грн., тобто орієнтуючись на розмір акцептованої пропозиції.
Проте у цій ситуації установа має право зареєструвати зобов’язання в органі Казначейства лише в межах бюджетних зобов’язань, затверджених у кошторисі.
Детально про те, як діяти у такому випадку установі, якщо на момент подання на реєстрацію договору про закупівлю до Держказначейства кошторисні призначення замовнику не було збiльшено, ми розповідали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2016, № 7, с. 6.
Згідно з розпорядженням вищого за рівнем розпорядника бюджетних коштів встановлено поріг для електронних закупівель — 5 тис. грн. Кошторисом на рік передбачені бюджетні асигнування на закупівлю канцтоварів на суму більше ніж 5 тис. грн., але зараз фактично ми отримали лише — 2,5 тис. грн. Решта коштів — наприкінці року. На яку суму зараз слід оголосити закупівлю: 5 чи 2,5 тис. грн.?
Оголошувати закупівлю необхідно на річну потребу, тобто на 5 тис. грн.
На підставі внутрішнього розпорядчого документа встановлено поріг для здійснення електронних закупівель — від 50 тис. грн. Кошторисом на рік передбачені бюджетні асигнування на закупівлю канцтоварів на суму, що перевищує 50 тис. грн., а по факту грошей (наприклад) 25 тис. грн. на початок року, а потім 25 тис. грн. — на кінець року. Чи необхідно ці дві закупівлі проводити через Prozorro, враховуючи, що сумарно загальна вартість перевищує 50 тис. грн.?
Так, необхідно. При цьому закупівлю буде оголошено на суму, що перевищує 50 тис. грн., тобто на очікувану рiчну вартість предмета закупівлі.
Вартість товару за одним лотом перевищує 3 тис. грн. Чи потрібно проводити електронні закупівлі через Prozorro? Підкажіть, 3 тис. грн. — це обмеження на річну закупівлю чи разову закупівлю одного виду товарів?
Як передбачено п. 6.4 Порядку № 35, при визначенні умов закупівлі замовник має визначити очікувану вартість закупівлі, що не може бути меншою ніж 3 тис. грн.
Тобто таке обмеження стосується очікуваної вартості закупівлі певного товару чи лота.
Через Prozorro необхідно оприлюднювати всі річні закупівлі чи лише ті, що перевищують 50 тис. грн. та які будуть закуповуватися через Prozorro?
Через електронний майданчик на веб-порталі www.prozorro.gov.ua оприлюднюють річний план закупівель та додаток до нього шляхом внесення відповідної інформації в електронну базу закупівель. До такої інформації вносять дані про всі закупівлі, починаючи від 1 грн. (тобто навіть ті, що не перевищують 3 тис. грн.), незалежно від того, буде замовник проводити закупівлі таких товарів, робіт або послуг через Prozorro чи ні. А отже, ті закупівлі, що не перевищують 50 тис. грн., теж будуть оприлюднені в електронній системі закупівель. Тобто вносити до річного плану закупівель і додатка до нього замовник-бюджетник зобов’язаний всі закупівлі.
При цьому оприлюднити оголошення про проведення вже самих торгів через Prozorro, наприклад по допорогових закупівлях, замовник може лише від 3 тис. грн.
Як розуміти вимогу щодо оприлюднення договору, вартість якого перевищує 50 тис. грн.? Це стосується одного виду товару, чи одного договору, чи договорів, укладених протягом місяця чи за рік (наприклад, якщо протягом року буде укладено 5 договорів на закупівлю паперу, при цьому вартість кожного договору — 11 тис. грн.)? Чи потрібно складати звіт на кожен договір або на загальну суму — 55 тис. грн.?
Вимога щодо оприлюднення звіту про укладені договори стосується випадку, коли вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тис. грн. і замовник здійснює закупівлі товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель.
Тому якщо закупівлю буде проведено через електронну систему Prozorro, звіт про укладені договори не потрібно оприлюднювати.
Як правильно проводити закупівлі від 3 тис. грн. до 50 тис. грн.? Як правильно скласти специфікації? Які тендерні документи необхідно оприлюднити?
Механізм здійснення допорогових закупівель визначено в Порядку № 35. У зазначеному Порядку передбачено перелік та строки для оприлюднення документів щодо допорогових закупівель.
При цьому з прикладами окремих примірних специфікацій можна ознайомитися на сайті Prozorro в мережі Інтернет за адресами:
— https://prozorro.gov.ua/ua/zamovniku/#specifikatsii;
— http://infobox.prozorro.org/.
Якщо кошторисом установи не передбачено таких сум, що підпадають під дію Закону № 922, чи потрібно складати річний план закупівель та надавати його до органів Держказначейства?
Річний план закупівель складають, якщо очікувана вартість закупівель перевищує суми, вказані у ч. 1 ст. 2 Закону № 922. При цьому до органу Держказначейства річний план закупівель замовники не надають.
Так, відповідно до ч. 2 ст. 7 Закону № 922 центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, до здійснення оплати за договором про закупівлю перевіряє наявність договору про закупівлю, річного плану закупівель та звіту про результати проведення процедури закупівлі, які підтверджують проведення процедури закупівлі, за результатами якої укладено договір про закупівлю.
При цьому перевірка наявності зазначених документів проводиться підрозділом Держказначейства, який здійснює обслуговування замовника, шляхом перегляду документів, розміщених в електронній системі закупівель.
Але у такому випадку замовнику необхідно скласти додаток до річного плану, оскільки за кошторисом заплановані лише допорогові закупівлі. Такі закупівлі замовники відображають у такому документі, як додаток до річного плану.
Нагадаємо: відповідно до вимог ч. 1 ст. 4 Закону № 922 замовники здійснюють закупівлю відповідно до річного плану. Річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом 5 календарних днів з дня їх затвердження.
Які договори про закупівлю (з якими сумами) необхідно реєструвати через Prozorro?
Через систему Prozorro замовники оприлюднюють договори, укладені за результатами процедур публічних закупівель із застосуванням Закону № 922, тобто якщо очікувана вартість предмета закупівлі перевищує для товарів і послуг 200 тис. грн., а для робіт — 1,5 млн грн.
Крім того, у разі якщо замовник застосовує електронну систему для допорогових закупівель, скан-копію таких договорів замовники також розміщують у системі.
Щодо створення тендерного комітету та призначення уповноважених осіб
Скільки осіб повинно входити до складу тендерного комітету та які обов’язки членів такого комітету?
До складу тендерного комітету мають входити не менше п’яти осіб. У разі якщо кількість службових (посадових) осіб у штатній чисельності працівників замовника є менше ніж п’ять осіб, до складу комітету мають входити всі службові (посадові) особи замовника.
Не можуть входити до складу тендерного комітету та/або визначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради АР Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.
Правовий статус, загальні організаційні та процедурні засади діяльності тендерного комітету, а також їх права, обов’язки та відповідальність членів тендерного комітету визначені в Примірному положенні.
Чи потрібно створювати тендерний комітет, якщо річна сума кошторисних призначень не перевищує 50 тис. грн.?
Чи потрібен такий комітет, якщо установа буде здійснювати лише допорогові закупівлі?
Як передбачено ч. 1 ст. 11 Закону № 922, замовник утворює тендерний комітет (комітети) або визначає уповноважену особу (осіб) для організації та проведення процедур закупівель.
Таким чином, якщо річна сума кошторисних призначень у замовника менша 50 тис. грн. або ж замовник планує здійснювати лише допорогові закупівлі, то потреби у створенні тендерного комітету немає. У такому випадку для здійснення допорогових закупівель доцільно призначити відповідальну особу.
Кого в сільській раді можна призначити головою тендерного комітету?
Голова тендерного комітету має здійснювати керівництво його роботою. Голова тендерного комітету призначається замовником, організовує роботу комітету та несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій.
Таким чином, головою тендерного комітету може бути як голова сільської ради, так і його заступник, який зможе організувати роботу комітету.
Чи може бути головою тендерного комітету головний бухгалтер?
Так, може. Ані в Законі № 922, ані в Примірному положенні немає обмежень для призначення головного бухгалтера головою тендерного комітету.
Кого краще призначити відповідальною особою: юриста, бухгалтера чи економіста?
Якщо створювати тендерний комітет, то кого краще призначити секретарем: юриста чи бухгалтера?
Окремих вимог щодо призначення відповідальної особи, яка буде займатися допороговими закупівлями, або ж щодо призначення секретаря тендерного комітету чинне законодавство не містить.
Радимо призначити відповідальною особою по допорогових закупівлях працівника з підрозділу матеріально-технічного забезпечення. А ось секретарем тендерного комітету — працівника, який окрім того, ще й добре знає діловодство.
Ким за фахом повинна бути особа, яка буде займатися в установі проведенням закупівель у системі Prozorro?
Окремих вимог щодо фаху працівника, який буде проводити допорогові закупівлі, немає. Також немає таких вимог щодо секретаря тендерного комітету.
Натомість щодо уповноваженої особи Примірним положенням передбачено, що вона повинна мати вищу освіту, не менше двох років досвіду роботи у сфері закупівель та належний обсяг знань чинного законодавства у сфері публічних закупівель і практику його застосування.
Залежно від обсягів та предмета закупівлі уповноваженій особі (особам) доцільно орієнтуватися в одному чи декількох питаннях:
— в основах сучасного маркетингу, кон’юнктурі ринків товарів, робіт і послуг та факторах, що впливають на її формування, а також джерелах інформації про ринкову кон’юнктуру;
— у чинних стандартах та технічних умовах товарів, робіт і послуг, які закуповуються замовником;
— у видах, істотних умовах та особливостях укладення договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг тощо.
Чи можуть члени тендерного комітету, окрім публічних закупівель, також займатися проведенням допорогових закупівель? Чи обов’язково уповноважену особу призначати наказом?
Так, члени тендерного комітету можуть займатися як допороговими закупівлями, так i понадпороговими закупівлями. Але у такому разі необхідно визначити, що такі працівники замовника (не як члени тендерного комітету) є відповідальними в установі за проведення допорогових закупівель.
Уповноважена особа здійснює діяльність на підставі рішення (наказу) замовника або трудового договору (контракту) відповідно до норм трудового законодавства.
У разі укладення трудового договору такий договір може укладатися на встановлений чи невизначений строк за погодженням замовника та уповноваженої особи (осіб) або на час організації та проведення процедур (процедури) закупівель.
Крім того, в установі необхідно затвердити Положення про уповноважену особу та про виконання таких обов’язків доцільно внести зміни до посадової інструкції такої особи.
Чи необхідно кожного року змінювати склад членів тендерного комітету, якщо голова і секретар пройшли навчання і мають сертифікати?
Ні, не потрібно.
До речі, вносити зміни до складу тендерного комітету необхідно у разі, якщо протягом року змінюється посада будь-кого з членів тендерного комітету.
Якщо в установі не призначено комітет з конкурсних торгів, то чи достатньо складати реєстр закупівель на рік, а не додаток до річного плану закупівель?
Дійсно, у разі якщо в установі не було призначено комітет з конкурсних торгів, складали лише реєстр закупівель. Детально про таку ситуацію ми розповідали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2016, № 15, с. 16.
При цьому така ситуація стосується замовників, які проводили «паперові» торги у разі, коли очікувана вартість предмета закупівлі була менша сум, зазначених у ч. 1 ст. 2 Закону № 1197, та замовником не був утворений комітет з конкурсних торгів. Саме у такому разі замовники складали реєстр закупівель у довільній формі за підписом уповноваженої особи замовника.
Але якщо з 01.08.2016 р. таким замовником буде розпочата закупівля, яка не перевищує межі, визначені в ч. 1 ст. 2 Закону № 922, тобто допорогова закупівля, всю інформацію про такі закупівлі необхідно передбачити у додатку до річного плану.
З огляду на це, для допорогових закупівель не передбачено складання реєстру закупівель, оскільки замовники складають річний план закупівель та додаток до нього. Отже, усі допорогові закупівлі, які будуть розпочаті з 01.08.2016 р., замовник повинен включити до додатка до річного плану. Нагадаємо, що додаток до річного плану закупівель складають за формою річного плану. Форма такого додатка затверджена наказом № 490.
Чи може в установі допороговими закупівлями займатися уповноважена особа, а безпосередньо торгами — тендерний комітет?
Ні. Для організації та проведення процедур закупівель замовник утворює тендерний комітет (комітети) або визначає уповноважену особу (осіб).
Уповноважена особа (особи) — це службова, посадова та інша фізична особа замовника, визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом № 922 на підставі власного розпорядчого рішення або трудового договору (контракту).
Для правильного вирішення питання радимо замовнику для проведення процедур публічних закупівель призначити або тендерний комітет, або уповноважену особу (осіб), а для проведення допорогових закупівель призначити відповідальну особу (осіб). При цьому це можуть бути однi й тi ж працівники замовника, проте їх призначити та визначити їх функції слід рiзними наказами замовника або рiзними пунктами одного наказу.
На який підрозділ установи (бухгалтерський чи юридичний) необхідно покласти обов’язки щодо здійснення усіх процедур публічних закупівель?
Ні на який, адже здійснення процедур публічних закупівель не є обов’язками ані бухгалтерського, ані юридичного підрозділу.
Для організації та проведення процедур закупівель замовник повинен:
— або утворити тендерний комітет (комітети);
— або призначити уповноважену особу (осіб) шляхом видання розпорядчого рішення чи укладання з такою особою трудового договору (контракту).
Хто повинен в органі місцевого самоврядування затвердити Положення про особу, відповідальну за процедури закупівель?
Положення про уповноважену особу затверджує керівник замовника своїм рішенням (розпорядженням).
Оскільки для органу місцевого самоврядування таким керівником є голова, то саме він призначає таку особу та затверджує Положення про неї.
Чи можна призначити головою тендерного комітету не керівника організації?
Так, можна. При цьому головна умова — такий голова повинен бути працівником замовника.
Які документи при проведені публічних закупівель необхідно роздруковувати і зберігати в паперовому вигляді, крім протоколів засідання тендерного комітету?
Законодавство у сфері публічних електронних закупівель не містить переліку та вимог, які саме документи має зберігати замовник у паперовому варіанті. При цьому, дійсно, радимо зберігати паперові протоколи засідань тендерного комітету, аби довести в майбутньому контролерам факт прийняття/неприйняття того чи іншого рішення колегіально тендерним комітетом шляхом голосування.
Чи може голова комітету з конкурсних торгів бути відповідальною особою за проведення допорогових закупівель?
Так, може. Але не як голова комітету з конкурсних торгів, а як працівник замовника.
У такому випадку для законного проведення публічних електронних закупівель в установі необхідно видати наказ (накази) про затвердження положення про тендерний комітет та про затвердження складу тендерного комітету з призначення голови цього комітету. А для забезпечення проведення допорогових закупівель видати наказ про визначення відповідальної особи (у цьому випадку це буде той працівник, якого призначено iншим наказом головою тендерного комітету), визначення її функцій, обов’язкiв та прав. Також для забезпечення організації та проведення допорогових закупівель замовник може затвердити положення про проведення таких закупівель.
У бюджетній установі створено комітет конкурсних торгів відповідно до Закону № 1197. Чи можливо після 01.08.2016 р. такий комітет залишити у такому ж складі для виконання вимог Закону № 922?
Майте на увазі, що для забезпечення проведення публічних електронних закупівель замовник повинен затвердити склад тендерного комітету. При цьому до складу тендерного комітету замовник може включити тих самих працівників, які попередньо були включені до складу комітету з конкурсних торгів.
До речі, якщо бюджетна установа до 01.08.2016 р. матиме незавершені закупівлі, які були розпочаті за Законом № 1197, то на період завершення «старих» закупівель замовнику не потрібно скасовувати Положення про комітет з конкурсних торгів та наказ (розпорядження) про склад комітету з конкурсних торгів.
Тобто у таких замовників у серпні цього року буде ситуація, коли будуть одночасно працювати два комітети: конкурсний та тендерний. До речі, головою кожного з зазначених комітетів, секретарем та членами комітетів можуть бути призначені однi й тi ж працівники замовника. Але будуть діяти такі працівники у двох різних комітетах у межах різних положень про ці комітети.
Як правильно затвердити Положення про тендерний комітет: наказом ректора чи протоколом тендерного комітету?
Відповідно до ч. 2 ст. 11 Закону № 922 склад тендерного комітету та положення про тендерний комітет затверджуються рішенням замовника. Отже, у цьому випадку Положення про тендерний комітет затверджують наказом ректора.
У разі відсутності секретаря тендерного комітету (відпустка, лікарняний) хто має право накладати свій електронний підпис (окрім голови комітету та його заступника) при оприлюдненні документів в електронній системі закупівель?
У такому випадку варто визначити також особу зі складу членів тендерного комітету, яка виконуватиме обов’язки секретаря на період його відсутності (наприклад, під час перебування на лікарняному, у відрядженні, відпустці). Визначити таку особу для виконання функцій секретаря комітету має голова тендерного комітету.
При цьому саме на такого визначеного працівника необхідно буде отримати електронний підпис. А щоб у майбутньому не зволiкати з проведенням торгів, радимо одразу отримати електронний цифровий підпис на секретаря тендерного комітету та ще на одного члена комітету.
В яких випадках призначається уповноважена особа, а в яких — тендерний комітет?
Для організації та проведення процедур закупівель замовник утворює тендерний комітет (комітети) або визначає уповноважену особу (осіб). Отже, замовник сам приймає рішення, чи призначити проводити торги тендерний комітет, чи визначити уповноважену особу.
А призначити відповідальним щодо допорогових закупівель, якщо тендерними закупівлями буде займатися тендерний комітет, замовник може будь-якого свого працівника, в тому числі й того, який входить у склад тендерного комітету. При цьому закуповувати на «допорогах» цей працівник буде не як член тендерного комітету, а як вiдповiдальний за допорогові закупівлі.
Хто може бути головою тендерного комітету в місцевій раді?
Головою тендерного комітету в місцевій раді може бути як її голова, так і, зокрема, заступник голови місцевої ради. При цьому замовнику варто врахувати, що голова тендерного комітету повинен організувати роботу тендерного комітету та має здійснювати керівництво його роботою. Водночас голова тендерного комітету несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій.
Чи мають право бути членами тендерного комітету працівники сільської ради, якщо вони є депутатами сільської ради?
Так. Тендерний комітет — це службові (посадові) та інші особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно із Законом № 922. У разі якщо кількість службових (посадових) осіб у штатній чисельності працівників замовника є меншою ніж п’ять, до складу тендерного комітету мають входити всі службові (посадові) особи замовника.
При цьому не можуть входити до складу тендерного комітету та/або визначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради АР Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.
Чи необхідно членам тендерного комітету мати сертифікат про проходження курсів підвищення кваліфікації у сфері держзакупівель? Який строк чинності такого сертифіката?
Як передбачено Законом № 922, голова, секретар та інші члени тендерного комітету, уповноважені особи можуть пройти навчання з питань організації та здійснення закупівель. Отже, наявність зазначеного сертифіката необов’язкова. Проте ми б радили пройти таке навчання, з огляду на серйозні та часті зміни закупівельного законодавства.
Закупівлі, які розпочаті за Законом № 1197, та закупівлі через Prozorro повинен проводити один тендерний комітет? Чи можливо створювати декілька комітетів в установі?
«Паперові» державні закупівлі, які були розпочаті за Законом № 1197, повинен завершувати комітет з конкурсних торгів замовника. А вже електронні публічні закупівлі через Prozorro згідно із Законом № 922 повинен розпочинати новий тендерний комітет. Ми вже зазначали, що певний перiод у замовників можуть одночасно працювати два комітети: конкурсний та тендерний. До речі, головою кожного з зазначених комітетів, секретарем та членами комітетів можуть бути призначені однi й тi ж працівники замовника. Але будуть діяти такі працівники у двох різних комітетах у межах різних положень про ці комітети.
Що стосується того, скільки в установі можна створити тендерних комітетів, то це питання замовник вирішує на свій розсуд. Так, залежно від особливостей своєї діяльності та від обсягу закупівель, що здійснює протягом року установа-замовник, замовник може утворити декілька тендерних комітетів. Про таке право замовника зазначено в п. 2.1 Примірного положення.
Щодо реєстрації на електронних майданчиках
Чи необхідно замовнику сплачувати 0,01 грн. при авторизації (реєстрації) на електронному майданчику?
Ні. Замовник безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює на веб-порталі Уповноваженого органу в порядку, встановленому Уповноваженим органом та Законом № 922, інформацію про закупівлю.
Процедура розміщення інформації про публічні закупівлі, яка оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель у складі електронної системи закупівель, подання інформації, документів, звернень та скарг і одержання повідомлень через електронну систему закупівель, визначена в Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженому наказом Мінекономрозвитку від 18.03.2016 р. № 477.
Крім того, згідно з Порядком № 166 авторизація на електронному майданчику для замовника має бути безоплатною.
Чи необхідно робити електронні ключі і де їх замовити?
Так, для роботи в електронній системі закупівель Prozorro необхідно мати електронний цифровий підпис. Як зазначено в п. 2 наказу № 490, після внесення усієї обов’язкової інформації, передбаченої формою документа, на неї накладається електронний цифровий підпис.
Перелік акредитованих центрів сертифікації ключів (далі — АЦСК), які видають ЕЦП в Україні, веде Центральний засвідчувальний орган Мін’юсту. Інформацію про АЦСК замовник може знайти на офіційному веб-сайті зазначеного органу за адресою: czo.gov.ua/ca-registry.
Разом з тим замовнику варто з’ясувати у службі підтримки електронного майданчика, через який він планує проводити електронні публічні закупівлі, які саме АЦСК підтримує цей майданчик, щоб замовити ЕЦП в одному з таких АЦСК.
Практичні поради щодо отримання та застосування електронного цифрового підпису бюджетними установами — замовниками ви знайдете в матеріалі «Застосування електронного цифрового підпису в публічних закупівлях» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2016, № 24, с. 16).
Електронні ключі підписів потрібно виготовляти для всіх членів тендерного комітету чи достатнього для голови і секретаря?
Радимо замовникам оформити електронний цифровий підпис для голови, секретаря тендерного комітету та ще одного члена тендерного комітету.
Чи необхідно виготовляти електронний ключ печатки?
Ні. Оскільки в наказі № 490 не зазначено, що після внесення усієї обов’язкової інформації, передбаченої формою документа, на документ накладають електронну печатку, а лише передбачено, що накладається електронний цифровий підпис.
Чи можна замовнику працювати на декількох майданчиках? Наприклад, річний план закупівель оприлюднити нa одному, а процедуру закупівель оголосити на іншому?
Так. При цьому зауважимо, що завершувати процедуру закупівлі замовник має на тому ж майданчику, де й розпочав. Натомість замовник може одні торги проводити на одному майданчику, а інші — на іншому.
З чого почати, аби не помилитись при виборі електронного майданчика для реєстрації?
Вимоги щодо того, на якому майданчику проводити допорогові та понадпорогові закупівлі, зазначено у Порядку № 166. Так, у цьому Порядку передбачено різні рівні акредитації оператора авторизованого електронного майданчика, згідно з якими він може надавати послуги замовникам та/або учасникам. Передбачено чотири рівні акредитації: перші два рівні для допорогових закупівель, а наступні два рівні — для післяпорогових.
Отже, замовник має вибрати майданчик, який акредитований за першим та третім рівнями акредитації:
— за першим рівнем акредитації електронні майданчики надають послуги замовнику в разі здійснення ним закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість яких менша вартості, передбаченої ч. 1 ст. 2 Закону № 922;
— за третім рівнем акредитації електронні майданчики надають послуги замовнику, якщо він проводить процедури закупівель за Законом № 922.
На веб-порталі www.prozorro.gov.ua розміщена інформація про електронні майданчики, які пройшли попередню авторизацію за чотирма рівнями акредитації. Інформація стосовно таких електронних майданчиків була наведена в листі Мінекономрозвитку від 17.05.2016 р. № 3302-06/14382-07.
Таких електронних майданчиків шість:
— Держзакупівлі.Онлайн — оператор ТОВ «Держзакупівлі.Онлайн»;
— SmartTender.biz — оператор ТОВ «Науково-виробниче підприємство «Інформаційні технології»;
— zakupki.prom.ua — оператор ТОВ «ЗАКУПКИ.ПРОМ.УА»;
— E-tender — оператор ТОВ «Е-Тендер»;
— Public Bid — оператор ТОВ «ІТ Контракт»;
— NEWTEND — оператор ТОВ «NEWTEND».
Майте на увазі: для проведення електронних публічних закупівель відповідно до Закону № 922 замовник має укласти договір з авторизованим електронним майданчиком.
Детальніше про те, як замовникам вибрати електронний майданчик, ми розповідали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2016, № 24, с. 13.
Нормативні документи
ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон № 1197 — Закон України «Про здійснення державних закупівель» від 20.04.2014 р. № 1197- VII.
Закон № 922 — Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII.
Закон № 2939 — Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 р. № 2939-VI.
Порядок № 35 — Порядок здійснення допорогових закупівель, затверджений наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 13.04.2016 р. № 35.
Порядок № 454 — Порядок визначення предмета закупівлі, затверджений наказом Мінекономрозвитку від 17.03.2016 р. № 454.
Наказ № 490 — наказ Мінекономрозвитку «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» від 22.03.2016 р. № 490.
ДК 016:2010 — Державний класифікатор продукції та послуг ДК 016:2010, затверджений наказом Держспоживполітики від 11.10.2010 р. № 457.
Примірне положення — Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб), затверджене наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 р. № 557.
