Мінфін оновив меморіальні ордери

№ 1 Накопичувальна відомість за касовими операціями

№ 1 Накопичувальна відомість за касовими операціями

ф. № 380 (бюджет)

Дт та Кт

субрахунків 2211 «Готівкові кошти та їх еквіваленти»,

2212 «Готівка в іноземній валюті»

Застосовують для відображення операцій з готівкою в касі установи за поточний місяць.

Підставою для заповнення є звіт касира.

Дані зі звіту касира заносять до накопичувальної відомості за відповідними субрахунками одним рядком, записують всі обороти в касі з надходження та витрачання коштів, тобто за Дт та Кт субрахунку 2211 «Готівкові кошти та їх еквіваленти».

Цей меморіальний ордер також використовують для відображення операцій з готівкою в іноземній валюті, яка надходить до каси установи. У такому разі

меморіальні ордери — накопичувальні відомості за касовими операціями складають окремо для кожного виду валюти та нумерують відповідно № 1-1, 1-2 тощо.

Записи про здійснені операцій в іноземній валюті також виконують на підставі звіту касира. При цьому в накопичувальній відомості за касовими операціями за субрахунком 2212 «Готівка в іноземній валюті» за кожним звітом касира записи здійснюють окремими рядками в національній та іноземній валюті, що застосовувалась для касової операції. Але в графі «№ з/п» такі записи відображають за одним порядковим номером.

Пам’ятайте: операції щодо надходження готівкових коштів з реєстраційних (поточних) рахунків до каси бюджетної установи та із внесення готівкових коштів з каси на реєстраційні (спеціальні реєстраційні, поточні) рахунки також відображають у меморіальному ордері № 2 або № 3. Тому при перенесенні підсумків руху коштів у касі до книги «Журнал-головна» з накопичувальної відомості № 1 ці обороти виключають

№ 2 Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду на рахунках, відкритих в органах Державної казначейської служби України (банках)

№ 2 Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)

ф. № 381 (бюджет)

Дт та Кт

субрахунків

рахунка 23 «Грошові кошти на рахунках»

Використовують для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок установи асигнувань та здійснення касових видатків загального фонду, тобто вибірки з надходження та витрачання коштів з реєстраційних, інших рахунків в органах Казначейства (поточних рахунків — у банках).

У зв’язку з тим, що на субрахунку 2313 «Реєстраційні рахунки» обліковують кошти як загального, так і спеціального фонду, доведеться докласти зусиль, аби вибрати необхідні суми за загальним фондом, які повинні потрапити до меморіального ордеру № 2. Але справа спрощується, якщо ведеться аналітика до субрахунку 2313 в розрізі видів надходжень (окремо за загальним, окремо за спецфондом за видами надходжень).

Підставою для заповнення є виписки з реєстраційних (інших, поточних) рахунків, відкритих в органах Казначейства (банках), з доданням до них підтвердних документів (платіжних доручень тощо)

Цей меморіальний ордер складають окремо за кожним реєстраційним (іншим, поточним) рахунком бюджетної установи, тобто за наявності декількох рахунків в органах Казначейства (банках), відкритих на ім’я установи, їх оформлюють окремими меморіальними ордерами, які нумерують № 2-1, 2-2, 2-3 тощо.

Також цей меморіальний ордер використовують за наявності операцій з руху коштів загального фонду в іноземній валюті. Такі операції оформлюють окремим меморіальними ордерами за видами валют.

У такому разі в накопичувальній відомості записи здійснюють за кожною випискою банку окремими рядками в національній та іноземній валюті. При цьому у графі «№ з/п» такі записи відображають за одним порядковим номером

№ 3 Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду на рахунках, відкритих в органах Державної казначейської служби України (банках)

№ 3 Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)

ф. № 382 (бюджет)

Дт та Кт

субрахунків

рахунка 23 «Грошові кошти на рахунках»

Використовують для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок бюджетної установи доходів та здійснення касових видатків спеціального фонду, тобто вибірки з надходження та витрачання коштів спеціального фонду з реєстраційних (поточних) рахунків в органах Казначейства (банках).

Тут так само як і з коштами загального фонду: якщо ведеться аналітика в розрізі видів надходжень до субрахунку 2313, то скласти меморіальний ордер № 3 буде нескладно.

Підставою для заповнення є виписки з реєстраційних (поточних) рахунків, відкритих в органах Казначейства (банках), з доданням до них підтвердних документів (платіжних доручень тощо).

Якщо установа має декілька рахунків в органах Казначейства (банках), накопичувальні відомості складають окремо за кожним реєстраційним (поточним) рахунком та нумерують № 3-1, 3-2, 3-3 тощо.

Також цей меморіальний ордер використовують за наявності операцій з руху коштів спеціального фонду в іноземній валюті. Такі операції оформлюють окремим меморіальними ордерами за видами валют.

У такому разі в накопичувальній відомості записи здійснюють за кожною випискою банку окремими рядками в національній та іноземній валюті. При цьому у графі «№ з/п» такі записи відображають за одним порядковим номером

№ 4 Накопичувальна відомість за розрахунками з дебіторами

№ 4 Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами

ф. № 408 (бюджет)

Дт та Кт субрахунків рахунка 21 «Поточна дебіторська заборгованість»

Застосовують для обліку розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є дебіторами бюджетної установи.

Записи здійснюють окремо за субрахунками рахунка 21 «Поточна дебіторська заборгованість» та за кожним дебітором в розрізі КЕКВ. При цьому записи виконують позиційним методом — за кожною операцією, яка підтверджена відповідним документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою тощо)

Облік операцій за розрахунками з дебіторами, які здійснюють за рахунок коштів спеціального фонду, ведуть в окремому меморіальному ордері за цією ж формою

Отже, за дебетом субрахунків рахунка 21 «Поточна дебіторська заборгованість» та кредитом субрахунків записують:

— попередню оплату рахунків постачальників за матеріальні цінності та послуги, які будуть відвантажені або надані бюджетній установі в майбутньому*;

— відвантаження установою матеріальних цінностей та надання послуг, оплата яких очікується в майбутньому.

Ці дані записують за графами 2, 5, 8 — 14 у рядку відповідного дебітора.

Логічно, що до зазначених граф потраплять також такі суми (хоча про це в Порядку № 755 не зазначено):

— нарахованої плати за оренду майна;

— нарахованої плати за комунальні послуги зданого в оренду приміщення, яка відповідно до законодавства відноситься на відшкодування касових видатків.

За кредитом субрахунків рахунка 21 «Поточна дебіторська заборгованість» та дебетом субрахунків записують:

— одержання матеріальних цінностей та послуг, оплачених установою раніше; — надходження грошових коштів за матеріальні цінності та послуги, відвантажені чи надані установою в минулому.

Ці дані записують за графами 2, 5, 16 — 22 у рядку відповідного дебітора.

У разі якщо установа має справи з витратами, які належать до витрат майбутніх періодів, до зазначених граф потраплять суми витрат, здійснених у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати майбутніх періодів (Дт 2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів — Кт 2117 «Інша поточна дебіторська заборгованість»).

Зверніть увагу: у Порядку № 755 визначено, що у випадках одержання необоротних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, другі записи відображають за графами 24 — 26. Але є нюанс: з 2017 року бюджетні установи при придбанні зазначених активів не складають других запис, тому заповнювати зазначені графи не доведеться.

У графі «Залишок на кінець місяця за субрахунком 21___» розраховують загальний залишок суми заборгованості та окремо за кожним дебітором у розрізі КЕКВ.

Майте на увазі: при визначенні позиції «Сума оборотів за меморіальним ордером» не враховують операції на реєстраційних (поточних) рахунках бюджетної установи та нараховані доходи

* Перелік товарів, робіт та послуг, коли бюджетні установи можуть здійснювати попередню оплату, та строки авансування визначено постановою КМУ «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 23.04.2014 р. № 117.

№ 5 Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій

№ 5 Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій

ф. № 405 (бюджет)

Дт та Кт субрахунків

6511 «Розрахунки із заробітної плати»,

6512 «Розрахунки з виплати стипендій, пенсій, допомоги та інших трансфертів населенню», 6313 «Розрахунки із загальнообов’язкового державного соціального страхування», а також Кт субрахунків 6311,

6514 — 6519

Застосовують у разі, коли в бюджетній установі оформлюють декілька розрахунково-платіжних відомостей із заробітної плати та стипендій. Цей меморіальний ордер складають за підсумками таких відомостей.

Усі записи систематизують за програмною класифікацією та найменуваннями установ, що обслуговують.

У разі нарахування заробітної плати та стипендій за рахунок коштів спеціального фонду дані розрахунково-платіжних відомостей записують до ордера після виведення підсумку за коштами загального фонду. Крім того, такі записи систематизують за видами коштів спеціального фонду.

Підставою для заповнення є документи, згідно з якими нараховують заробітну плату (табелі використання робочого часу, витяги з наказів про зарахування працівників, їх звільнення тощо). Такі документи обов’язково додають до меморіального ордера.

Як і раніше, в окремих графах зазначають нарахування ЄСВ за видами нарахувань та загальну суму нарахованого внеску

№ 6 Накопичувальна відомість за розрахунками з кредиторами

№ 6 Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами

ф. № 409 (бюджет)

Дт та Кт субрахунків 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» та 6415 «Розрахунки з іншими кредиторами»

Застосовують для обліку розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є кредиторами бюджетної установи.

Записи здійснюють окремо за субрахунками 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» та 6415 «Розрахунки з іншими кредиторами» та за кожним кредитором в розрізі КЕКВ. При цьому записи виконують позиційним методом — за кожною операцією, яка підтверджена відповідним документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою тощо).

Облік операцій за розрахунками з кредиторами, які здійснюють за рахунок коштів спеціального фонду, ведуть в окремому меморіальному ордері за такою ж формою.

Отже, за кредитом субрахунків 6211 та 6415 та дебетом відповідних субрахунків записують:

— отримання матеріальних цінностей та послуг, за які бюджетна установа здійснить розрахунки в майбутньому;

— зарахування грошових коштів за матеріальні цінності та послуги, що будуть відвантажені та надані бюджетною установою в майбутньому.

Ці дані записують за графами 2, 5, 8 — 12 у рядку відповідного кредитора.

Також до цих граф накопичувальної відомості записують вартість безоплатно отриманих основних засобів, нематеріальних активів, виробничих запасів та інших нефінансових активів (крім внутрішнього переміщення в межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державної (комунальної) власності). Хоча в Порядку № 755 про такі операції для меморіального ордера № 6 відсутня будь-яка згадка.

Зверніть увагу: у Порядку № 755 визначено, що у випадках одержання необоротних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, другі записи відображають за графами 24 — 26. Але, як ми вже зазначили для меморіального ордера № 4, з 2017 року бюджетні установи при придбанні зазначених активів

не складають другий запис. Тож заповнювати зазначені графи не доведеться.

За дебетом субрахунків 6211 та 6415 та кредитом відповідних субрахунків записують:

— перерахування грошових коштів за матеріальні цінності та послуги, які були отримані бюджетною установою раніше;

— списання сум кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув.

Ці дані записують за графами 2, 5, 14 — 22 у рядку відповідного кредитора.

У графі «Залишок на кінець місяця за субрахунком ___» розраховують загальний залишок та окремо за кожним кредитором у розрізі КЕКВ.

Майте на увазі: при визначенні позиції «Сума оборотів за меморіальним ордером» не враховують операції на реєстраційних (поточних) рахунках бюджетної установи та нараховані доходи

№ 7 Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів

№ 7 Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових

платежів ф. № 410 (бюджет)

Дт та Кт субрахунків 2111 «Поточна дебіторська заборгованість за розрахунками за товари, роботи, послуги»,

2113 «Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги»

Застосовують для обліку розрахунків за продукти харчування, медикаменти та перев’язувальні матеріали, що здійснюють в порядку планових платежів. Записи здійснюють окремо за кожним постачальником, для якого відводять необхідну кількість рядків з метою відображення операцій протягом місяця в розрізі КЕКВ.

Облік операцій за розрахунками в порядку планових платежів, що здійснюють за рахунок коштів спеціального фонду, ведуть в окремому меморіальному ордері за цією ж формою.

При цьому записи виконують позиційним методом — за кожною операцією, яка підтверджена відповідним документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою тощо) в міру здійснення операцій.

Так, за дебетом субрахунків 2111 «Поточна дебіторська заборгованість за розрахунками за товари, роботи, послуги» або 2113 «Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги» та кредитом відповідних субрахунків відображають:

— перерахування постачальникам планового авансу;

— списання сум кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув.

Ці дані записують за графами 2, 5, 8 — 12.

Також за дебетом відповідних субрахунків та кредитом субрахунків 2111 «Поточна дебіторська заборгованість за розрахунками за товари, роботи, послуги» або 2113 «Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги» зазначають вартість отриманих продуктів харчування, медикаментів та перев’язувальних матеріалів від постачальників. Такі дані заносять до граф 2, 5, 14 — 22.

У графі «Залишок на кінець місяця за субрахунком ____» розраховують загальний залишок та окремо за кожним постачальником у розрізі КЕКВ.

Майте на увазі: при визначенні позиції «Сума оборотів за меморіальним ордером» не враховують операції на реєстраційних (поточних) рахунках бюджетної установи та отримані бюджетною установою продукти харчування

№ 8 Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами

№ 8 Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами

ф. № 386 (бюджет)

Дт та Кт субрахунку 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами»

Застосовують для обліку розрахунків з підзвітними особами в розрізі КЕКВ. Накопичувальну відомість складають щомісяця позиційним способом — за кожною підзвітною особою на підставі підтвердних документів (авансовий звіт, касові ордери тощо).

Облік операцій за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюють за рахунок коштів спеціального фонду, ведуть в окремому ордері

за цією ж формою.

За дебетом субрахунку 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами» зазначають:

— операції з видачі грошових коштів під звіт;

— відшкодування перевитрат.

За кредитом субрахунку 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами» наводять дані про:

— невикористані та повернені підзвітною особою до каси бюджетної установи авансові суми;

— витрачені суми авансу та затверджені суми витрат відповідно до авансового звіту.

Зверніть увагу: у Порядку № 755 визначено, що в разі придбання необоротних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів підзвітними особами, у графах «Інші записи» 21 — 23 здійснюють відповідні записи. Але оскільки з 2017 року бюджетні установи при придбанні зазначених активів не складають других записів, то заповнювати згадані графи немає потреби.

У графі «Залишок на кінець місяця за субрахунком 2116 розраховують загальний залишок та окремо за кожною підзвітною особою в розрізі КЕКВ.

Пам’ятайте: при підрахуванні позиції «Сума оборотів за меморіальним ордером» не враховують суми операцій з руху коштів у касі установи та на реєстраційних рахунках (якщо під звіт кошти надавалися шляхом безготівкового розрахунку на картку підзвітної особи)

№ 9 Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів

№ 9 Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів

ф. № 438 (бюджет)

Кт рахунків 10 «Основні засоби»,

11 «Інші необоротні матеріальні активи»,

12 «Нематеріальні активи»

Використовують для обліку вибуття та переміщення до інших установ, організацій та матеріально відповідальних осіб необоротних активів. При цьому до таких активів належать основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи та інвестиційна нерухомість.

Отже, у меморіальному ордері відображаються такі операції*, як:

— ліквідація необоротних активів;

— продаж необоротних активів;

— безоплатна передача необоротних активів;

— переміщення необоротних активів у межах бюджетної установи від однієї матеріально відповідальної особи до іншої;

— нестачі, виявлені під час проведення інвентаризації

Підставою для здійснення записів у меморіальному ордері № 9 є такі документи з обліку необоротних активів:

— Акт списання основних засобів (часткової ліквідації);

— Акт списання групи основних засобів;

— Акт списання транспортних засобів;

— Акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду;

— Акт приймання-передачі основних засобів.

Записи необхідно здійснювати за кожним документом окремо із зазначенням його номера та найменування, а також матеріально відповідальної особи.

Записи в меморіальному ордері № 9 наводять за кредитом рахунків, призначених для обліку необоротних активів:

10 «Основні засоби» — при вибутті та переміщенні основних засобів;

11 «Інші необоротні матеріальні активи» — при вибутті та переміщенні інших необоротних матеріальних активів;

12 «Нематеріальні активи» — при вибутті та переміщенні нематеріальних активів і дебетом субрахунків:

1411 — 1414 — при вибутті об’єктів основних засобів у випадках, передбачених законодавством, та списання унаслідок нестачі, установленої під час інвентаризації, — на суму зносу;

8411 «Інші витрати за обмінними операціями» — при вибутті об’єктів основних засобів у випадках, передбачених законодавством, та списання унаслідок нестачі, установленої при інвентаризації, — на суму залишкової вартості;

5111 «Внесений капітал розпорядникам бюджетних коштів» — при безоплатній передачі основних засобів за операціями з внутрішнього переміщення в межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державної (комунальної) власності.

Зверніть увагу: інформація про необоротні активи, що вибувають або переміщуються, повинна бути тотожна даним, які наведені в Інвентарній картці обліку об’єкта основних засобів, Інвентарній картці групового обліку основних засобів.

У кінці місяця в меморіальному ордері визначають підсумкові дані за всіма графами. При цьому в графі «Разом» записують вартість необоротних активів, що вибули та переміщені. Сума, що відображена за кредитом рахунків 10 — 12, повинна дорівнювати сумі записів за дебетом субрахунків 1411 — 1414, 8411, 5111

*Детально про відображення в бухгалтерському обліку операцій з вибуття читайте в матеріалі «Вибуття ОЗ та МНМА: розглядаємо на числових прикладах» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 37, с. 12), «Безоплатна передача малоцінних активів: як показати в обліку» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 46, с. 7).

№ 10 Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів

№ 10 Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів

ф. № 439 (бюджет)

Кт субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»

За аналогією з наказом № 68, у наказі № 755 також передбачено окремий меморіальний ордер № 10 для обліку вибуття та переміщення до інших установ, організацій та матеріально відповідальних осіб МШП.

Підставою для здійснення записів у меморіальному ордері № 10 є первинні документи про переміщення та вибуття МШП (накладні, забірні карти, акти списання).

Записи здійснюють за кредитом субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» і дебетом субрахунків:

8013 «Матеріальні витрати» — при використанні МШП для основної діяльності установи та виконання бюджетних програм;

8113 «Матеріальні витрати» — при використанні МШП для надання послуг, виготовлення продукції та виконання робіт;

6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів» — при списанні МШП бюджетною установою, яка отримала такі предмети за операціями з внутрішньовідомчої передачі.

Усі записи здійснюють за кожним документом із зазначенням матеріально відповідальної особи. У кінці місяця підраховують підсумки за всіма графами

Зазначимо, що з 2017 року порядок списання є загальним для усіх запасів, у тому числі й МШП. Детально про це ми розповідали в матеріалі «МШП — старі знайомі «під новим соусом» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 15, с. 12).

Тому, на нашу думку, цілком доцільним та логічним було б об’єднати облік вибуття та переміщення запасів в одному синтетичному регістрі обліку. Принаймні такий узагальнений облік установи можуть застосовувати самостійно. Що для цього необхідно зробити?

По-перше, передбачити ведення такого обліку в наказі про організацію бухгалтерського обліку. З цього питання див. матеріал «Облікова політика та організація бухобліку у 2017 році» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 12).

По-друге, розробити та затвердити форму такого синтетичного регістру.

№ 11 Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування

№ 11 Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування

ф. № 398 (бюджет)

Дт субрахунку 1511» Продукти харчування»

Цей меморіальний ордер використовують у тих випадках, коли установа складає декілька накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування. Тобто фактично є зведенням даних з таких відомостей.

Його складають на підставі накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування окремо за кожною матеріально відповідальною особою (бюджетною установою).

Крім того, записи в меморіальному ордері здійснюють окремо за кожним постачальником про вартість продуктів харчування, що надійшли.

У кінці місяця в меморіальному ордері за графами 3 — 8 підсумовують загальну вартість продуктів харчування, що надійшли за місяць за кожним постачальником окремо, а також загалом за всіма постачальникам. Крім того, визначаються підсумкові обороти за дебетом субрахунку 1511 «Продукти харчування», які записуються до книги «Журнал-головна»

№ 12 Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування

№ 12 Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування

ф. № 411 (бюджет)

Кт субрахунку 1511 «Продукти харчування»

Цей меморіальний ордер використовують у тих випадках, коли установа складає декілька накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування. Тобто фактично є зведенням даних з таких відомостей.

Його складають на підставі накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування окремо за кожною матеріально відповідальною особою (бюджетною установою). Також до ордера заносять дані з інших документів про витрачання продуктів харчування.

Для цього до меморіального ордера переносять підсумки з відомостей витрачання продуктів харчування та здійснюють записи за кредитом субрахунку 1511 «Продукти харчування» в кореспонденції з дебетом субрахунків:

8013 «Матеріальні витрати» — при використання продуктів харчування для основної діяльності установи та виконання бюджетних програм;

8113 «Матеріальні витрати» — при використанні продуктів харчування для надання послуг, виготовлення продукції та виконання робіт;

2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками» — суми переданих продуктів харчування в разі внутрівідомчої передачі (для бюджетної установи, що передала);

6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів» — при списанні продуктів харчування бюджетною установою, яка отримала такі предмети за операціями з внутрівідомчої передачі.

Всі записи здійснюють за кожним документом із зазначенням матеріально відповідальної особи.

У кінці місяця підраховують підсумки за всіма графами

№ 13 Накопичувальна відомість витрачання виробничих запасів

№ 13 Накопичувальна відомість витрачання матеріалів

ф. № 396 (бюджет)

Кт субрахунків 1512 — 1518

Використовують для обліку операцій про витрачання виробничих та інших запасів (крім продуктів харчування).

У меморіальному ордері відображають такі операції, як:

— вибуття запасів, не пов’язане з отриманням доходу (тобто використання запасів для основної діяльності установи та виконання бюджетних програм);

— вибуття запасів з метою отримання доходу (тобто використання запасів для надання послуг, виготовлення продукції та виконання робіт);

— вибуття запасів унаслідок нестач і втрат від псування, розкрадання та знищення запасів, виявлених під час проведення інвентаризації;

— внутрівідомча безоплатна передача запасів;

— продаж запасів.

Підставою для заповнення є дані з первинних документів про витрачання матеріальних цінностей: актів списання, накладних-вимог, подорожніх листів, актів переробки тощо.

Здійснюють записи за кредитом субрахунків 1512 — 1518 та дебетом відповідних субрахунків (не в розрізі КЕКВ):

8013 «Матеріальні витрати» — при використанні запасів для основної діяльності установи та виконанні бюджетних програм;

8113 «Матеріальні витрати» — при використанні запасів для надання послуг, виготовлення продукції та виконання робіт;

2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками» — суми переданих запасів у разі внутрівідомчої передачі (для бюджетної установи, що передала);

6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів» — при списанні запасів бюджетною установою, яка отримала такі предмети за операціями з внутрівідомчої передачі;

8013, 8113 «Матеріальні витрати», 5512 «Накопичені фінансові результати виконання кошторису», 2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками» — при списанні запасів внаслідок нестачі, у тому числі в межах установлених норм, а також нестач і втрат від псування матеріальних цінностей, віднесених на рахунок установи, придбаних у поточному році, у минулих роках за розрахунками з внутрівідомчої передачі.

Всі записи про витрачання запасів здійснюють за кожним документом із зазначенням матеріально відповідальної особи. У кінці місяця підраховують підсумки за всіма графами

№ 14 Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду суб’єктів державного сектору

№ 14 Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ

ф. № 409 (бюджет)

Кт субрахунків 7011 «Бюджетні асигнування»,

7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)»,

7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі»,

7211 «Дохід від реалізації активів»,

7311 «Фінансові доходи розпорядників бюджетних коштів»,

7411 «Інші доходи за обмінними операціями»,

7511 «Доходи за необмінними операціями»

Використовують для обліку операцій з нарахування доходів спеціального фонду.

Записи здійснюють за дебетом відповідних субрахунків з обліку операцій на реєстраційних (поточних) рахунках бюджетної установи, поточної дебіторської заборгованості тощо та кредитом субрахунків:

— 7011 «Бюджетні асигнування» (крім асигнувань із загального фонду);

— 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)»;

— 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих у балансі»;

— 7211 «Дохід від реалізації активів»;

— 7311 «Фінансові доходи розпорядників бюджетних коштів»;

— 7411 «Інші доходи за обмінними операціями»;

— 7511 «Доходи за необмінними операціями».

На кожен вид доходів спеціального фонду відкривають окремі меморіальні ордери, які нумерують відповідно № 14-1, 14-2, 14-3

№ 15 Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей

№ 15 Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей

ф. № 406 (бюджет)

Дт та Кт субрахунку 6414 «Розрахунки за спеціальними видами платежів»

Використовують для узагальнення інформації за розрахунками з батьками на утримання дітей. Складають у централізованих бухгалтеріях на підставі відомостей за розрахунками з батьками.

Заповнення відомості розпочинають з виведення залишку розрахунків з батьками (Дт або Кт субрахунку 6414 «Розрахунки за спеціальними видами платежів») на початок місяця.

Нарахування плати за утримання дітей зазначають у графі 5 за дебетом 6414 та кредитом 7111.

Окремо наводять суми коштів, сплачених за квитанціям, за утримання дітей — в графі 6.

У кінці місяця обчислюють залишок субрахунків з батьками (Дт або Кт субрахунку 6414) та визначають підсумки за всіма графами. Усі записи здійснюють окремо за кожною обслуговуючою установою (дитячою групою)

№ 16 Накопичувальна відомість позабалансового обліку

№ 16 Накопичувальна відомість позабалансового обліку

Дт та Кт об’єктів, які обліковують на позабалансових рахунках

Використовують для обліку надходжень та вибуття об’єктів позабалансового обліку. Таку відомість ведуть у розрізі кожного об’єкта позабалансового обліку:

01 «Орендовані основні засоби та нематеріальні активи»;

02 «Активи на відповідальному зберіганні»;

03 «Бюджетні зобов’язання»;

04 «Непередбачені активи»;

05 «Непередбачені зобов’язання, гарантії та забезпечення надані»;

06 «Гарантії та забезпечення отримані»;

07 «Списані активи»;

08 «Бланки документів суворої звітності»;

09 «Передані (видані) активи відповідно до законодавства».

Заповнення відомості здійснюють таким чином.

Дані про надходження об’єктів (одержання, надання, отримання тощо) заносять до граф 1 — 6. Всю інформацію про вибуття (використання, списання, повернення, сплату тощо) об’єктів, які обліковуються на позабалансових рахунках, записують до граф 7 — 12.

На кінець кожного місяця розраховується вартість залишку об’єктів позабалансового обліку (графа 5) за даними цієї графи на початок місяця та записами, внесеними до цієї графи протягом місяця, з урахуванням даних, наведених у графах 8 і 11.

На кінець кожного місяця обчислюють вартість залишку об’єктів позабалансового обліку. Для цього підраховують показники в графі 5 на початок місяця, записи за поточний місяць у цій графі, а також у графах 8 і 11

№ 17

ф. № 274 (бюджет)

Операції, які не зафіксовані в меморіальних ордерах № 1 — 16

Цей меморіальний ордер застосовують для відображення операцій, що не фіксують в меморіальних ордерах № 1 — 16, а також для операцій, за якими непотрібно складати накопичувальні відомості та зведення.

Як і раніше, записи в такому меморіальному ордері здійснюють як за окремими первинними документами, так і за групами однорідних документів

Кореспонденцію субрахунків у меморіальному ордері записують залежно від характеру операцій за дебетом одного субрахунку та за кредитом іншого субрахунку чи за дебетом одного субрахунку та кредитом декількох субрахунків або навпаки — за кредитом одного субрахунку і дебетом декількох.

Зверніть увагу: таким меморіальним ордерам присвоюються номери починаючи з № 17 за кожен місяць окремо

Книга аналітичного обліку депонованої заробітної плати і стипендій

Книга аналітичного обліку депонованої заробітної плати і стипендій

ф. № 441 (бюджет)

Застосовують для обліку депонованих сум заробітної плати і стипендій, що обліковують на субрахунку 6412 «Розрахунки з депонентами».

Записи до Книги здійснюють за кожним депонентом (із зазначенням прізвища, ім’я та по батькові).

Як і раніше, таку Книгу відкривають на рік.

З огляду на це, на початку року до нової Книги необхідно перенести залишки з минулорічної Книги за кожним депонентом, які було виведено на початок нового року. Зрозуміло, що депонентська заборгованість на 31 грудня в минулорічній Книзі та залишки на 1 січня в новій Книзі повинні співпадати.

У відповідних графах 3 — 5 «Кредит (віднесено на рахунок депонентів)» зазначаються місяць, у якому утворилась депонентська заборгованість, номери платіжних відомостей і суми, а в графах 6 — 18 «Дебет — виплачено» навпроти прізвища депонента записують номер видаткового касового ордера чи іншого документа та виплачену суму.

Нагадаємо: на видаткових касових ордерах за виплаченими депонентськими сумами ставиться штамп «Депонент».

У кінці місяця в Книзі розраховують результати за графами «Кредит (віднесено на рахунок депонентів)» і «Дебет — виплачено» та виводять залишок на початок наступного місяця. Такий залишок може бути тільки кредитовим

Реєстр депонованих сум

Реєстр депонованих сум

ф. № 441-авт (бюджет)

Такий Реєстр застосовують при автоматизованому веденні бухобліку.

Реєстр складає касир, який закриває платіжну відомість, за кожен період виплати заробітної плати, стипендій. Також Реєстр окремо перевіряє головний бухгалтер.

Працівник бюджетної установи, який веде облік депонованої заробітної плати, стипендій, робить позначку в Реєстрі про сплату (перерахування, списання, перенесення) депонованої заробітної плати і стипендії (графи 7 — 10). Підставою для здійснення записів є такі документи:

— видаткові касові ордери;

— платіжні доручення;

— бухгалтерські довідки про списання заборгованості, щодо якої строк позовної давності минув.

При цьому такий працівник кожну операцію, відображену в Реєстрі, підтверджує своїм підписом

Бухгалтерська довідка

Бухгалтерська довідка

Призначена для виправлення помилок, що були допущені в облікових регістрах за минулий звітний період.

Нагадаємо, що порядок виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах чітко прописано в розд. 4 Положення № 88.

Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляють саме способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (сума,

кореспонденція субрахунків) вноситься червоним чорнилом або зі знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція субрахунків) — чорнилом темного кольору.

Таким чином, унесенням цих даних до регістру бухгалтерського обліку і книги «Журнал-головна» в місяці, у якому виявлено помилку, ліквідує неправильний запис та відображає правильну суму і кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку.

Пам’ятайте: в довідці обов’язково слід зазначити причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку. Таку довідку підписує працівник, який її склав, та головний бухгалтер.

Детальніше почитати про порядок виправлення помилок в обліку, а також переглянути приклад оформлення бухгалтерської довідки можна в матеріалі «Виправляємо помилки в обліку разом» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 32, с. 17)

Книга «Журнал-головна»

Книга «Журнал-головна»

ф. № 308 (бюджет)

Книга призначена для реєстрації всіх меморіальних ордерів, які застосовує бюджетна установа.

Таку книгу відкривають на рік та ведуть облік за субрахунками Плану рахунків

з урахуванням галузевих особливостей та виробничої необхідності щодо деталізації обліку господарських операцій установи.

На початку року Книгу відкривають записами сум залишків на рахунках на початок року (станом на 01.01) на підставі даних Балансу та залишків на рахунках Книги за минулий рік.

Якщо бюджетна установа застосовує окремі меморіальні ордери, то записи до Книги здійснюють у міру їх складання, але не пізніше наступного дня, а при складанні меморіальних ордерів — накопичувальних відомостей — один раз на місяць. Як і раніше, суму меморіального ордера переносять спочатку до графи «Сума оборотів за меморіальним ордером», а потім за дебетом та кредитом відповідних субрахунків.

Зазвичай у кінці місяця перевіряють правильність записів за субрахунками в Книзі. Для цього підсумовують обороти за кожним субрахунком і виводять залишки на кінець місяця в рядку «Усього». При цьому сума оборотів за місяць за всіма субрахунками (як за дебетом, так і за кредитом) повинна дорівнювати підсумку графи «Сума оборотів за меморіальним ордером»