Підприємцям-роботодавцям бажано вести кадрову документацію, хоча й у дещо спрощеному вигляді, порівняно з юридичними особами. Чому? Це допоможе їм уникнути конфліктних ситуацій не лише з працівниками, а й з перевіряючими органами.
Які кадрові документи вам заводити, шановані підприємці, вибирайте самі. Ми ж підкажемо, навіщо вони потрібні.
Штатний розпис
Штатний розпис — це не просто список працівників, а документ, в якому наведений перелік посад (робіт) із зазначенням кількості працівників, які їх обіймають, і розмірів окладів за кожною посадою.
Навіщо він потрібен підприємцю, працівників у якого раз два — та й годі? Це незамінна річ для роботодавців, які у трудовому договорі не зазначили оклад (ставку) працівника. Наприклад, обмежилися формулюванням, що зарплата виплачується працівнику в розмірі не нижче мінімальної. Конкретний розмір зарплати для кожного працівника в цьому випадку буде зазначений у штатному розписі.
Зверніть увагу: таке формулювання у трудовому договорі + штатний розпис дозволяють уникнути необхідності «множити» допугоди до трудових договорів працівників у разі, якщо підприємець застосовує варіант відходу від індексації*, підвищуючи зарплату працівникам, наприклад, на 1 — 2 грн. через кожні два місяці.
* Детальніше про те, як грамотно «піти» від індексації, читайте у «БТ», 2015, № 33, с. 38; № 28, с. 31; № 24, с. 40.
Форму штатного розпису підприємець розробляє «під себе». Затверджувати його можна, наприклад, за допомогою грифа затвердження. Уносити до штатного розпису зміни або перезатверджувати його можна хоч щомісяця.
Розпорядження та заяви
Чому розпорядження, а не накази? На нашу думку, наказувати самому собі неправильно. Підприємцю логічніше видавати розпорядження. Але якщо вам імпонує наказ, наказуйте.
Прийняття працівників. Перший крок у вашому спільному з працівником трудовому житті — оформлення його прийняття. Як же все зробити правильно? Звертаємося до КЗпП.
Підприємець має право допустити працівника до виконання трудових обов’язків тільки після того, як ( ч. 3 ст. 24 КЗпП):
• укладе з ним трудовий договір, оформлений наказом (розпорядженням) роботодавця;
• повідомить податковий орган про прийняття працівника за формою та в порядку, встановленому постановою № 413 (див. «БТ», 2015, № 29, с. 38; № 34-35, с. 4; № 43, с. 7).
Зверніть увагу! Трудовий договір з працівником укладається у письмовій формі (у двох примірниках) ( ст. 24 КЗпП). Однак, незважаючи на це, підприємець повинен видати розпорядження (наказ). Навіщо потрібний дубляж? Річ у тім, що у формі повідомлення про прийняття на роботу вказують реквізити саме розпорядження (наказу). На це звертає увагу Мінсоцполітики в листі від 30.03.15 р. № 191/06/187-15. Крім того, наведена вище вимога ч. 3 ст. 24 КЗпП щодо необхідності оформлення трудового договору наказом (розпорядженням) будь-яких винятків для підприємців не містить.
А ось подавати заяву про прийняття на роботу працівнику необов’язково. Він робить це в усній формі, а в письмовій своє бажання підтверджує підписом у трудовому договорі.
Зразок розпорядження про прийняття на роботу наведений на рис. 1 на с. 38.
Рис. 1. Приклад розпорядження ФОП про прийняття працівника
Опис функцій працівника, розмір заробітної плати та інші умови праці вказують у трудовому договорі. За основу можна узяти форму, затверджену наказом № 260.
Зауважимо: цим нормативним документом також затверджений порядок реєстрації трудового договору підприємця з працівником. Однак цю процедуру з 01.01.15 р. скасували, унісши зміни до ст. 24 КЗпП. Тому наказ № 260 діє тільки в частині, яка не суперечить законодавству.
Важливо! «Підправляючи» форму трудового договору, вносьте тільки ті зміни та доповнення, які не погіршуватимуть становища працівників.
Звільнення працівників. Попри те що інформація про підставу звільнення та його дату зазначається у трудовому договорі, рекомендуємо складати розпорядження про припинення трудового договору. У цьому випадку ви на папері зможете зафіксувати кількість невикористаних днів щорічної відпустки та відпустки «на дітей», що підлягають компенсації при звільненні працівника, або надміру використаних днів щорічної відпустки, а також розмір вихідної допомоги (за необхідності).
Важливо! Не забудьте зняти з реєстрації в центрі зайнятості трудові договори, укладені до 01.01.15 р.
Відпустка, переведення, відрядження, премії, доплати тощо. Рекомендуємо видавати розпорядження про надання відпустки. Це допоможе у подальшому уникнути можливих непорозумінь з працівниками щодо відгуляних ними днів відпусток.
Розпорядження про направлення працівника у відрядження. У ньому ви вкажете місце призначення (країну, місто, підприємство, куди відряджається працівник), строк відрядження (дату його початку та закінчення), мету відрядження та підставу (службове завдання або інший документ), а також іншу необхідну інформацію, наприклад, додаткові обмеження за сумами коштів, що видаються відрядженому працівнику (у межах встановлених норм), і мети їх використання.
І ще один важливий момент. Оформивши розпорядження, не забудьте видати його копію відрядженому працівнику. У такому разі копія розпорядження про відрядження буде підставою для того, щоб до рахунку за проживання в готелі за місцем відрядження не був включений туристичний збір.
Працівник виконуватиме обов’язки тимчасово відсутнього працівника? Зафіксуйте це в розпорядженні, вказавши порядок оплати такої роботи.
Виплачуєте йому матеріальну допомогу до відпустки або нецільову благодійну допомогу? Отримайте від працівника відповідну заяву та видайте розпорядження. Це позбавить вас клопоту з її оподаткуванням.
Узагалі, усі зарплатні моменти, які виходять за межі просто окладу, краще оформляти у вигляді розпоряджень. Звичайно, підприємець сам собі голова. Але з «трудової дзвіниці» він просто одна зі сторін трудового договору. І краще, коли сторони співіснують без взаємних претензій одна до одної.
На с. 39 наведемо зразки заяви (див. рис. 2) і наказу (див. рис. 3) про переведення працівника на легшу роботу.
Особисті картки, справи та трудові книжки
Підприємець не зобов’язаний заповнювати на кожного працівника особисту картку (бланк з відомостями про працівника). Водночас йому нічого не заважає сформувати її за власним бажанням.
Рис. 2. Приклад заяви про переведення на легшу роботу
Рис. 3. Приклад розпорядження про переведення працівника на легшу роботу
Яка від цього користь? Роботодавець матиме систематизовані дані про працівника, використані ним відпустки тощо. Водночас не обов’язково брати у працівників згоду на обробку їх персональних даних і повідомляти Уповноваженого з прав людини про наявність картотек. Підстава: обробка відбувається в порядку, встановленому трудовим законодавством. Однак при цьому персональні дані працівників повинні бути належним чином захищені відповідно до Закону № 2297.
Що стосується особистої справи, то щодо кожного працівника бажано мати примірник трудового договору, копії паспорта та картки з реєстраційним номером. Якщо працівник має право на додаткову відпустку «на дітей» або на податкову соціальну пільгу чи є інвалідом (чорнобильцем, учасником АТО), потрібні будуть документи, що підтверджують таке право чи статус.
«Стежити» за бланками трудових книжок основних працівників підприємцям не потрібно. Пояснюється це дуже просто: вони зберігаються у самих працівників.
Акти, пояснювальні записки
Будь-який форс-мажор протягом робочого дня потрібно зафіксувати. Про що йдеться? Наприклад, про ситуацію, коли працівники порушують дисципліну: прогулюють, з’являються у нетверезому стані, не виконують поставлені завдання тощо.
За такі проступки підприємець має законне право винести догану працівнику та навіть його звільнити. Але спочатку такий випадок потрібно зафіксувати в акті (див. рис. 4 на с. 40) і вимагати від недобросовісного працівника пояснень.
Акт складають і у випадках, коли продовжувати роботу неможливо через аварії або інші форс-мажорні обставини, тобто оформляють простій.
Рис. 4. Приклад акта про появу на роботі в стані алкогольного сп’яніння
Табель обліку робочого часу
Без табеля обліку робочого часу підприємцю вже точно не обійтися.
У ньому роботодавець відмічає, скільки днів і годин працював працівник кожного місяця. Адже дуже важливо враховувати дні, коли працівники хворіли або перебували у відпустці.
Крім того, дані табеля підтверджують, що працівник працює в режимі неповного робочого часу та відповідно законно отримує «урізану» зарплату.
Щоб не «винаходити велосипед», за зразок він може взяти форму табеля обліку використання робочого часу (ф. № П-5), затверджену наказом № 489. За необхідності цю форму можна доповнити, змінити або замінити іншими показниками.
Зарплатні відомості
Розрахунково-платіжні (зарплатні) відомості потрібні підприємцю для підтвердження:
• розміру нарахованого доходу та правильності проведених утримань з нього;
• витрат на оплату праці у загальносистемників та єдиноподатників — платників ПДВ.
Відомість на виплату зарплати ( додаток 1 до Положення № 637) можна використовувати як підтвердження отримання зарплати працівником.
Посадові інструкції
Посадова інструкція — це документ, в якому роботодавець вказує конкретні завдання, обов’язки, права та відповідальність працівника. Підприємці не зобов’язані складати посадові інструкції, але вони будуть їм корисними, якщо ця інформація не зазначена у трудовому договорі працівників.
Документи статті
Закон № 2297 — Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.10 р. № 2297-VI.
Наказ № 489 — наказ Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.08 р. № 489.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.04 р. № 637.
Наказ № 260 — наказ Мінпраці «Про затвердження Форми трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, і Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою» від 08.06.01 р. № 260.
