Що та коли? Винуватець змін — постанова № 1312, за допомогою якої НБУ вніс зміни до багатостраждального «касового» Положення. Більшість змін «стартували» з 12.11.2019 р. — дня, наступного за днем опублікування постанови (на Офіційному інтернет-представництві НБУ3). Але є один виняток, про який — нижче.
Порядок зберігання електронних Z-звітів відокремлених структурних підрозділів. Підпункт 3 п. 2 Змін до Положення набере чинності через місяць з дня офіційного опублікування постанови № 131, тобто з 11.12.2019 р.
Ним передбачений обов’язок (для установ/підприємств) визначити та затвердити внутрішнім документом:
— місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі;
— формат їх зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів представниками ДПСУ;
— відповідальну за зберігання цих чеків особу.
Зауважте, що ця вимога кореспондує зі зміною до п. 11 Положення № 148.
До речі, ця зміна вже розпочала діяти з 11.12.2019 р.
Стосується вона установ/підприємств, відокремлені підрозділи яких провадять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги. І полягає в тому, що такі установи/підприємства повинні визначати місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі.
Тобто вимога визначати «місце та спосіб» уже діє. А вимога щодо формалізації (затвердити внутрішнім документом) набере чинності з 11.12.2019 р.
Важливо! Свого часу ми вже порушували питання зберігання Z-звітів в електронній формі4. «Зберігачем» Z-звітів в електронній формі як частини контрольної стрічки в електронній формі (КСЕФ) є функціональна частина РРО, яка призначена для зберігання створених РРО пакетів даних.
4 Детальніше — у статті «Як зберігати Z-звіти в електронному вигляді» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 50).
Так, згідно з Вимогами № 10575 РРО з КСЕФ повинен забезпечувати:
5 Вимоги щодо створення контрольної стрічки в електронній формі у реєстраторах розрахункових операцій та модемів для передачі даних, затверджені наказом Мінфіну від 08.10.2012 р. № 1057.
«енергонезалежне зберігання інформації КСЕФ у носії КСЕФ протягом законодавчо встановленого строку зберігання;
друк пакетів даних, що знаходяться у носії КСЕФ, за допомогою механізму друку РРО. При цьому повинна бути забезпечена можливість вибору пакета даних за датою створення чи порядковим номером розрахункового документа або фіскального звітного чека».
Ось власне й усі «місце, спосіб, формат зберігання» Z-звітів в електронній формі.
Тут же й друк для можливого візуального перегляду щоденних Z-звітів представниками ДПСУ.
Саме це, виходить, і потрібно прописати у внутрішньому документі.
КОРО — лише при виході з ладу РРО!.. І якщо немає світла. Дуже важливе уточнення внесли до п. 11 Положення № 148 щодо оприбуткування готівки.
Як ви, мабуть, пам’ятаєте, з 15.02.2019 р.6 оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є:
6 Дати набрання чинності постановою Правління НБУ «Про затвердження Змін до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» від 12.02.2019 р. № 37. Детальніше про ці зміни ви могли прочитати в статті «Готівкові» зміни від НБУ: дочекалися!» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 8).
1) забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, і
2) занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО — у разі її використання).
Важливо! З 12.11.2019 р. уточнили, що мається на увазі використання КОРО на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії.
«…і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО — у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії)».
Без сумніву, важливе уточнення! Ми від самого початку саме так і трактували цю норму п. 11 Положення № 148. Тобто що записи в КОРО для цілей оприбуткування важливі, тільки коли РРО вийшов з ладу або відключили електроенергію. Адже коли використовується КОРО (що йде в тандемі з РРО)? Лише в разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії. «Щоденне виконання записів (у разі здійснення розрахункових операцій) про рух готівки та суми розрахунків…» у загальному випадку вже давно не вимагається!
Але проблема в тому, що податківці та НБУ висунули, на наш погляд, абсурдні ідеї7.
7 Детальніше читайте в статті «Не відмовилися від КОРО? Привіт від НБУ і Ко» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 20).
Фіскали, зокрема, в ІПК від 05.03.2019 р. № 904/6/99-99-14-05-01-15/ІПК вказали на те, що якщо суб’єкт господарювання використовує КОРО (тобто не відмовився від її використання), то він повинен робити записи в КОРО про суми щоденної виручки згідно із Z-звітами. Інакше готівка вважатиметься неоприбуткованою.
У листі НБУ від 25.04.2019 р. № 50-0006/22839 було зазначено: «на нашу думку, у випадку реєстрації КОРО на РРО інформація згідно з фіскальними звітними чеками має заноситися до КОРО».
На цьому фоні ми пропонували або відмовитися від КОРО8, або для перестраховування продовжувати робити в ній записи на підставі щоденних Z-звітів.
8 Нюанси зможете прочитати у статті «Відокремлений підрозділ з РРО, але без касової книги: чи відмовлятися від КОРО?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 22).
Але, слід розуміти, після свіжих уточнень усе це позаду 
. Тобто фраза «...і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО — у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії)» включається в роботу тільки в разі, коли:
— від застосування КОРО не відмовилися в принципі та
— відключилася електроенергія чи РРО вийшов з ладу.
Готівка фізособам: підтвердьте документами! Тепер і в Положенні № 148 (а саме в п. 6) закріпили обов’язок суб’єктів господарювання у разі зняття готівкових коштів з поточних рахунків з метою здійснення готівкових розрахунків із фізособами надавати за запитом банку (філії, відділення) підтвердні документи, на підставі яких здійснюються такі готівкові розрахунки, необхідні тому для вивчення клієнта з урахуванням ризик-орієнтованого підходу.
Нагадаємо, вимога ця не нова: з 03.06.2019 р. подібна вимога закріплена в п. 1111 Інструкції № 1039.
9 Інструкція про ведення касових операцій банками в Україні, затверджена постановою Правління НБУ від 25.09.2018 р. № 103. Детальніше про зміни до цього документа ви могли прочитати в статті «Зняття готівки в банку: чого чекати з 3 червня?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 21).
Використання електронних підписів: уточнення. Детальніше виклали порядок використання електронних підписів/печаток при оформленні електронних касових документів. Відповідні доповнення внесли до п. 23 Положення № 148.
Електронні підписи на електронних касових документах
| Особа, яка підписує електронний касовий документ | Вид підпису, який зобов’язана / має право використовувати така особа |
| Працівник установи/підприємства | Кваліфікований електронний підпис |
| Фізособа-підприємець | Кваліфікований/удосконалений електронний підпис |
| Звичайна фізособа (не працівник) | Кваліфікований/удосконалений/простий електронний підпис |
| Суб’єкт господарювання | Кваліфікована/удосконалена електронна печатка* |
| * Електронну печатку використовують як додатковий реквізит електронного касового документа. | |
Були й інші «косметичні» правки до Положення № 148 (зокрема, готівкові розрахунки тепер офіційно синонімічні з розрахунками готівкою; «пункти приймання готівки» за текстом Положення перейменовані на «пункти надання фінансових послуг», а «органи ДФСУ» — на «контролюючий орган»), але навряд чи ці зміни варті того, щоб приділяти їм свою увагу.
