Сьогодні ринок сповнений РРО всіляких моделей і модифікацій, що відрізняються технічними характеристиками та виконуваними функціями. Тому суб’єкту господарювання не становитиме труднощів підібрати саме той апарат, який підійде йому найбільше. Наприклад, якщо ви плануєте торгувати у приміщенні, то варто придбати стаціонарний РРО. Якщо ж збираєтеся здійснювати торгівлю на ринку або на об’єктах пересувної торгівлі, то більше підійде портативний РРО.
Проте майте на увазі: законодавець висуває низку вимог, яким повинен відповідати РРО, що використовується. І всі їх потрібно врахувати при виборі такого апарату, адже найменше порушення у сфері застосування РРО може відгукнутися вам досить серйозними штрафами*.
* Детальніше про відповідальність за порушення у сфері використання РРО див. на с. 80 спецвипуску.
Отже, основні вимоги до РРО такі:
1) модель має бути включено до Державного реєстру РРО (далі — Держреєстр);
2) модель РРО повинна забезпечувати передання контрольно-звітної інформації до органу ДФСУ в електронному вигляді;
3) модель РРО має відповідати встановленим фіскальним і технічним вимогам;
4) обрана модель РРО має відповідати сфері, де її використовуватимуть;
5) не сплинув строк служби РРО;
6) РРО має бути зареєстровано, опломбовано і переведено у фіскальний режим роботи (про це див. у розділі 3 на с. 22).
Давайте розбиратися з цими вимогами по черзі.
Наявність моделі РРО в Держреєстрі
Стаття 12 Закону про РРО дозволяє використовувати на території України тільки ті РРО вітчизняного та іноземного виробництва, які включені до Держреєстру. Держреєстр являє собою перелік моделей РРО та їх модифікацій, які (ст. 2 Закону про РРО):
— мають підтвердження відповідності вимогам чинних державних технічних регламентів і стандартів згідно із Законом № 2406;
— відповідають вимогам нормативних актів України;
— дозволені для застосування у відповідній сфері.
Держреєстр ведеться з метою (п. 3 Положення № 1315):
— застосування в Україні РРО, які випускаються серійно, відповідають установленим вимогам і пройшли державну сертифікацію;
— виведення з експлуатації РРО, що не відповідають вимогам нормативних документів.
До нього внесено такі відомості про моделі та їх модифікації:
— назва;
— версія внутрішнього програмного забезпечення;
— найменування та місцезнаходження заявника і виробника;
— строк первинної реєстрації в органах ДФСУ;
— дата і номер рішення про включення до Держреєстру;
— сфера застосування.
Держреєстр постійно оновлюється, підлаштовуючись під сучасні реалії.
На сьогодні діє Держреєстр, затверджений наказом ДФСУ від 27.04.2015 р. № 302
У ньому ви знайдете два розділи: у першому зазначено моделі РРО, дозволені до первинної реєстрації в органах ДФСУ, а у другому — моделі, які реєструвати заборонено. При цьому моделі РРО з розділу II можна використовувати, якщо вони були зареєстровані до того, як перекочували з розділу I до розділу II Держреєстру. Але тільки доти, доки вони не будуть виключені і з розділу II.
Повторимо: Держреєстр досить часто оновлюється. І може статися так, що з нового Держреєстру РРО, який вами використовується, було виключено (його немає ані в розділі I, ані в розділі II), тобто він став забороненим до використання. Доведеться замінити застарілий РРО на інший, дозволений до первинної реєстрації апарат. Якщо ви цього не зробите — готуйтеся до штрафів (детальніше — у табл. 8.2 на с. 81).
Зареєструвати РРО, не зазначений у розділі I чинного Держреєстру, не можна (п. 2 розд. II Порядку № 417-1)
Зверніть увагу: у графі 6 розділу I таблиці Держреєстру зазначено строк первинної реєстрації моделі в ДФСУ. Що він собою являє? Це граничний строк, до закінчення якого приймаються до реєстрації нові РРО, які ще не були в експлуатації. У новому Держреєстрі він може бути продовжений. Якщо ж цього не станеться, після завершення зазначеного строку відповідна модель РРО переміститься до розділу II Держреєстру або ж буде зовсім виключена з Держреєстру. В обох випадках зареєструвати її в органах ДФСУ буде неможливо.
Здатність передавати контрольно-звітну інформацію в електронному вигляді
Згідно з п. 7 ст. 3 Закону про РРО суб’єкти господарювання, які використовують РРО (крім електронних таксометрів, автоматів з продажу товарів (послуг) і РРО для купівлі-продажу інвалюти),
зобов’язані надавати електронні копії розрахункових документів і фіскальних звітних чеків РРО до органів ДФСУ дротовими або бездротовими каналами зв’язку
Що стосується електронних таксометрів, автоматів з продажу товарів (послуг) і РРО з купівлі-продажу іноземної валюти, то вони повинні вміти передавати органам ДФСУ дротовими або бездротовими каналами зв’язку тільки інформацію про обсяг розрахункових операцій.
Таким чином, РРО повинен забезпечити виконання цих функцій. Щоб не вскочити в халепу, вам варто орієнтуватися на чинний Держреєстр. У ньому зазначено тільки ті моделі, які здатні передавати контрольно-звітну інформацію до ДФСУ в електронному вигляді. Якщо ви придбаєте РРО, не наділений такою здатністю (не зазначений у Держреєстрі), орган ДФСУ його просто не зареєструє.
Зауважте: з 01.01.2015 р. дозволено реєструвати тільки ті РРО, які створюють контрольну стрічку в електронному вигляді (а також електронні таксометри, автомати з продажу товарів (послуг) і РРО з купівлі-продажу іноземної валюти*). Про це йдеться в абзаці другому п. 8 Прикінцевих положень Закону про РРО. Не дивлячись на це, у попередньому Держреєстрі, який діяв з 26.12.2014 р. по 26.04.2015 р., розділ І усе ще містив моделі РРО, які не вміють формувати контрольну стрічку в електронному вигляді. Проте «свіжий» Держреєстр виправив цю помилку. Сьогодні такі апарати можна знайти тільки у розділі ІІ Держреєстру. Тобто зареєструвати такі РРО не можна, але використовувати, якщо вони були зареєстровані до 01.01.2015 р., дозволено. Хоча вже недовго. Так, згідно з абзацом третім п. 8 Прикінцевих положень Закону про РРО
* Хоча за фактом у нині чинному Держреєстрі не зустрінеш моделі електронних таксометрів і РРО для операцій з купівлі- продажу іноземної валюти.
до 01.01.2016 р. можна використовувати електронні контрольно-касові апарати, які створюють контрольну стрічку у друкованому вигляді та передають тільки інформацію про обсяг розрахункових операцій
Докладніше про подання електронної звітності читайте в підрозділі 5.6 на с. 58.
Відповідність фіскальним і технічним вимогам
РРО повинні забезпечувати фіскальні функції відповідно до Вимог № 199. Технічні вимоги до електронних контрольно-касових реєстраторів для різних сфер використання наведено в додатку 1 до Рішення № 14.
У принципі, якщо ви придбаваєте РРО, що міститься в Держреєстрі, він уже повинен відповідати цим нормативним документам. Адже для того, щоб РРО було включено до Держреєстру, він повинен пройти перевірку, що проводиться уповноваженим ДФСУ випробувальним центром (див. Положення № 1315). Проте важливо, щоб такі вимоги дотримувалися й у процесі експлуатації РРО.
Річ у тім, що податківці згідно з п. 6 Порядку № 14 можуть завітати до вас «у гості», щоб перевірити РРО на відповідність фіскальним вимогам. Підстави для такого візиту наведено в п. 33 цього Порядку. У рамках перевірки податківці визначають відповідність РРО, що експлуатуються, конструкторсько-технологічній і програмній документації виробника. Тобто вони перевіряють, чи не внесли ви в конструкцію або програмне забезпечення РРО зміни, не передбачені зазначеною документацією. Також вони перевіряють РРО на наявність виробничих дефектів у їх конструкції та програмному забезпеченні (у тому числі незадокументованих виробником можливостей апарату), які призводять до спотворення інформації про обсяги розрахункових операцій, що заноситься до фіскальної пам’яті.
Відповідність моделі сфері її використання
Не всі моделі, наведені в Держреєстрі, підійдуть для використання в тій сфері діяльності, яку здійснює ваше підприємство. На щастя, Держреєстр сам дає підказки, в якій сфері можна використовувати кожну модель РРО (графа 8 таблиці Держреєстру). Більшість із них придатні одночасно для торгівлі, громадського харчування та сфери послуг. Окремою групою «Спеціалізовані електронні контрольно-касові апарати для автозаправних станцій (АЗС)» ідуть РРО, які, крім торгівлі, громадського харчування та сфери послуг, можна використовувати і на автозаправних станціях. Є в Держреєстрі також апарати, призначені для вужчої сфери застосування (наприклад, РРО моделі СПЕККА-00 можна застосовувати тільки у сфері послуг).
Якщо суб’єкт господарювання використовує РРО в не відповідній йому сфері, документи, що видаються таким РРО, не вважаються розрахунковими (п. 2.1 Положення № 614)
Тому будьте вкрай уважні при виборі моделі РРО, адже нероздруківка відповідного розрахункового документа, що підтверджує виконання розрахункової операції, може загрожувати штрафними наслідками (детальніше — у табл. 8.2 на с. 81).
Строк служби РРО
Строк служби РРО — строк, протягом якого виробник (постачальник) гарантує працездатність РРО, у тому числі комплектуючих виробів і його складових частин, збереження інформації у фіскальній пам’яті за умови дотримання користувачем вимог експлуатаційних документів (п. 3 розд. І Порядку № 417-1).
Строк служби РРО встановлює виробник цієї продукції. Якщо такий строк виробником (постачальником) не встановлено,
він складатиме 7 років з моменту введення РРО в експлуатацію, але не більше 9 років з дати його випуску
Про це йдеться в роз’ясненні, наведеному в категорії 109.11 БЗ. При цьому фахівці ДФСУ посилаються на п. 1.5 Порядку доопрацювання електронних контрольно-касових апаратів, затвердженого рішенням Держкомісії з питань впровадження електронних систем і засобів контролю та управління товарним і грошовим обігом при КМУ від 30.11.99 р. № 11.
Крім того, такий самий строк служби необхідно застосовувати і в разі, якщо строк служби, установлений виробником (постачальником), перевищує 9 років (див. роз’яснення в категорії 109.11 БЗ). Передбачається, що після закінчення 9-річного строку служби підвищується ризик виходу РРО з ладу і, відповідно, втрати інформації, що міститься у фіскальній пам’яті такого апарату. Тому використовувати РРО довше 9 років з дати його випуску не можна. Після закінчення строку служби РРО його реєстрація скасовується (детальніше див. на с. 27).
висновки
Дозволено використовувати тільки ті моделі РРО, що включені до Держреєстру.
З 01.01.2015 р. ДФСУ не реєструє моделі, які створюють контрольну стрічку у друкованому вигляді.
Важливо, щоб РРО, що придбавається, відповідав установленим законодавством фіскальним і технічним вимогам.
Обрана модель РРО має відповідати сфері, в якій вона використовуватиметься.
Не можна використовувати РРО понад строк служби, установлений його виробником (постачальником).
Якщо строк служби РРО виробником (постачальником) не встановлено або він складає більше 9 років, строк служби визначають як 7 років з моменту введення РРО в експлуатацію, але не більше 9 років з дати його випуску.
