Спершу нагадаємо загальні правила бухгалтерського обліку витрат на офісне майно, скажемо декілька слів про ПДВ-облік офісних придбань, далі відзначимо особливості обчислення податкових різниць для платників, що їх застосовують, і вже потім про нюанси обліку конкретного офісного майна.
Загальні правила бухобліку
Необоротний актив. Дорогі меблі, обігрівач, кондиціонер та інше подібне офісне майно є основним засобом (ОЗ). Зрозуміло, якщо планований строк їх використання перевищує один рік, а вартість придбання перевищує вартісний поріг, установлений на підприємстві в наказі про облікову політику. При цьому підприємство може обрати будь-який з бухгалтерських методів амортизації, перелічених у п. 26 П(С)БО 7. Щоправда, зазначимо, що для цілей нарахування «податкової» амортизації заборонений виробничий метод (п.п. 138.3.1 ПКУ). Це важливо для платників податків, які застосовують податкові різниці (про це скажемо пізніше).
Зазвичай, з метою зближення з податковим обліком підприємства встановлюють вартісний поріг у розмірі 6000 грн., а метод амортизації ОЗ обирають прямолінійний (оскільки інші достатньо великі за обсягом у розрахунках)
Придбаваючи дорогі меблі, обігрівачі, кондиціонери й інше подібне офісне майно, спочатку формуємо їх первісну вартість на субрахунку 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів», а при введенні в експлуатацію — списуємо в дебет субрахунку 106 «Інструменти, прилади, інвентар» (предмети інтер’єру обліковуємо за дебетом субрахунку 109 «Інші основні засоби»). За тим же принципом обліковуватиметься дорога теле-, аудіо-, фото-, відеотехніка.
Амортизація активу включається у витрати за напрямами його використання. Оскільки йдеться про офісне майно, то це зазвичай будуть адміністративні або збутові витрати.
А ось ті ж самі предмети, але (строком служби більше року) які не «перескочили» встановлений вартісною бар’єр, обліковуються у складі малоцінних необоротних матеріальних активів — МНМА. Наприклад: «недорогі» меблі, теле-, аудіо-, фото- і відеотехніка або побутова техніка тощо, сформувавши первісну вартість на субрахунку 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів», списується в дебет субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи».
При нарахуванні амортизації на МНМА застосовуються чотири методи (п. 27 П(С)БО 7):
— прямолінійний;
— виробничий;
— «50 %/50 %», коли при введенні в експлуатацію нараховується 50 % від вартості, що амортизується, і 50 % у місяці списання з балансу;
— метод 100 % нарахувань амортизації в місяці початку використання об’єкта.
На практиці найчастіше для МНМА застосовують «100 % метод» нарахування амортизації, оскільки він максимально прискорює віднесення на фінансовий результат витрат на їх придбання.
Оборотний актив. Якщо очікується, що строк служби придбаного офісного майна складатиме менше року, то такий актив є оборотним активом і обліковується відповідно до П(С)БО 9 «Запаси» у складі малоцінних швидкозношуваних предметів (МШП) на субрахунку 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети». У такому разі при передачі в експлуатацію МШП його вартість виключається зі складу активів (списується з балансу на статтю витрат, що відповідає напряму його використання)
з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації протягом строку їх фактичного використання (п. 23 П(С)БО 9)
Наприклад, це можуть бути швабри, відра для сміття, акумулятори тощо.
Крім того, звичайні і люмінесцентні електролампи, батарейки можуть потрапляти в бухобліку в категорію запасів. Тоді їх обліковують на субрахунку 209 «Інші матеріали». Причому зазначимо, незважаючи на те, що строк служби батарейки може бути і більшим за один рік (багато з них здатні відпрацювати більше 500 циклів зарядки-розрядки), відносити їх до МНМА, погодьтеся, нелогічно. При установці лампочки в освітлювальні прилади і передачі в експлуатацію батарейок списуємо їх у витрати: Дт 92, 93, 94 — Кт 209.
Поліпшення або окремий об’єкт. Відразу зазначимо: цілком можлива ситуація, коли витрати на придбання офісного майна відображають не як витрати на придбання окремого об’єкта ОЗ або МНМА, а як витрати на поліпшення іншого об’єкта ОЗ.
Нагадаємо, поліпшенням об’єкта ОЗ вважають його модернізацію, модифікацію, добудову, дообладнання, реконструкцію тощо, що приводять до збільшення майбутніх економічних вигід, початково очікуваних від використання цього об’єкта, що зумовлює збільшення його первісної вартості (п. 14 П(С)БО 7).
У свою чергу, об’єктом ОЗ може вважатися не лише актив загалом (конструктивно відособлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій), але і його частини (п. 4 П(С)БО 7).
Причому підприємство самостійно, з урахуванням майбутніх умов експлуатації і професійного судження інженерів та керівника підприємства, приймає рішення, як відображати витрати на придбання офісного устаткування: як окремий об’єкт ОЗ чи як поліпшення.
Вирішальною тут буде віддільність від об’єкта поліпшення
Наприклад, установка всякого роду систем безпеки і кондиціонування у виробничих, адміністративних або інших приміщеннях у нормативно-правових актах з охорони праці розглядається лише в прив’язці до таких приміщень. Хоча, наприклад, побутовий кондиціонер завжди можна визнати окремим об’єктом МНМА або ОЗ, мотивуючи це повною його віддільністю, та ще і різними з будівлею строками експлуатації. Вважаємо, також промислові кондиціонери логічніше обліковувати, саме як окремі об’єкти на субрахунку 104 «Машини й устаткування». Щоправда, якщо ж вони входять у кошторисну вартість будівлі, то тоді доведеться обліковувати на субрахунку 103 «Будівлі і споруди».
А ось установку в приміщеннях систем охоронно-пожежної сигналізації, охоронно-тривожної сигналізації і газового пожежегасіння, а також систем відеоспостереження податківці завжди хотіли бачити як поліпшення приміщення.
Про податковий кредит з ПДВ
Що стосується податкового кредиту (ПК) з ПДВ, то тут платнику ПДВ доведеться потурбуватися про податкову накладну, зареєстровану у ЄРПН. А ось доводити, що офісні придбання пов’язані з господарською діяльністю, на наш погляд, необхідності не буде, це просто очевидні речі.
Інша річ, що підприємство може одночасно здійснювати оподатковувані і неоподатковувані операції. А офісні витрати саме й тих, за якими доведеться частково нараховувати ПДВ відповідно до коефіцієнта «анти-ЧВ» (ст. 199 ПКУ). Адже не можна безпосередньо пов’язати з неоподатковуваною діяльністю. А як це робити, ви можете почитати в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 61, с. 14; 2016, № 64, с. 11).
Податковоприбутковий облік
Як уже добре відомо, на сьогодні в податковоприбутковому обліку «рулює» бухоблік.
Малодохідники (річний дохід яких не перевищує 20 млн грн.) об’єкт оподаткування на прибуток розраховують виключно за даними бухобліку (без будь-яких коригувань на різниці, окрім збитків минулих років).
А ось високодохідники (з річним доходом відповідно понад 20 млн грн.) і малодохідники-добровольці бухгалтерський фінрезультат коригують на різниці (зі ст. 138 — 140 ПКУ). Тому далі інформація саме для таких «щасливчиків» (див. табл. 1).
Таблиця 1. Податковий облік для платників, що застосовують податкові різниці
| Критерії активу | Визнання активу | Вплив на податковий облік |
| Строк використання — більше 1 року, а вартість — вище вартісного бар’єра в розмірі 6000 грн. (п.п. 14.1.138 ПКУ) | ОЗ | Застосовуються «амортизаційні» різниці (пп. 138.1 і 138.2 ПКУ). «Виробничий» метод амортизації в податковому обліку заборонений. Зараховуємо в 6 групу (або 9) з мінімальним строком амортизації 4 роки (або 12 років) (п.п. 138.3.3 ПКУ). «Податкова» амортизація розраховується тільки для виробничих ОЗ (п.п. 138.3.2 ПКУ) |
| Строк використання — більше 1 року, а вартість не перевищує вартісного бар’єра в розмірі 6000 грн. (п.п. 14.1.138 ПКУ) | МНМА | Розділ ІІІ ПКУ в частині таких витрат не передбачає жодних податкових різниць, окрім загальних обмежень, які залежать від джерела придбання послуг (п.п. 140.5.4 ПКУ). Тобто йдеться про придбання в неприбутківців і «особливих» нерезидентів (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 52, с. 25) |
| Строк використання — менше 1 року. Вартість не має значення | МШП або запаси |
Як бачимо, загалом обліковий підхід до офісного устаткування такий же, як і у випадку з придбанням комп’ютерної техніки (див. с. 4).
Зверніть увагу, вартість об’єктів ОЗ у будь-якому разі через «податкову» амортизацію потрапляє у витрати (у податковому обліку зменшить об’єкт оподаткування).
З урахуванням вищенаведеного покажемо в табл. 2 деякі нюанси відображення витрат з придбання офісного майна.
Таблиця 2. Витрати на придбання офісного майна і зв’язок з госпдіяльністю
| № з/п | Найменування активу | Коментарі і зв’язок з госпдіяльністю |
| 1 | Меблі (столи, стільці, шафи, полиці, тумби, вішалки, вбиральні, стелажі тощо) | Зв’язок з госпдіяльністю, зазвичай, не оспорюється. Аналогічно обліку комп’ютерної техніки тут об’єкт ОЗ, що складається з відособлених частин, обліковувати можна або «загалом» або «за частинами» (за елементами). Наприклад, якщо придбали меблевий набір (комплект меблів), то вирішує підприємство, як його облікувати: одним-єдиним об’єктом або кожен з компонентів (шафа, стіл, стілець тощо) пооб’єктно (п. 4 П(С)БО 7) |
| 2. Побутова техніка: | ||
| 2.1 | Кондиціонери, вентилятори, обігрівачі | Зв’язок витрат з госпдіяльністю потрібен для «податкової» амортизації ОЗ* і ПДВ. Така побутова техніка забезпечує необхідні параметри мікроклімату в робочому приміщенні, що відповідає вимогам санітарно-побутових умов |
| робочого місця, прописаним згідно зі ст. 6 і ч. 1 ст. 13 Закону про охорону праці. Отже, витрати на її придбання пов’язані з господарською діяльністю | ||
| * Якщо придбання подібної побутової техніки розглядати як поліпшення, то витрати на її придбання, встановлення і монтаж просто збільшують балансову вартість будівлі. | ||
| 2.2 | Теле-, аудіо-, фото- і відеотехніка | «Виробничий» характер краще підкріпити документально. Наприклад, обумовити його в наказі по підприємству на придбання техніки (де вказати мету здійснюваної купівлі). Припустимо, не оспорюється госпдіяльність, якщо придбання відеотехніки оформити для рекламного відділу підприємства (складання каталогів, рекламних матеріалів, проведення презентацій тощо); аудіотехніку — для запису інтерв’ю, засідань, нарад, ділових переговорів тощо; телевізійну техніку — для перегляду семінарів, тренінгів, демонстрації рекламних роликів тощо. Зверніть увагу: для деяких сфер діяльності (реклами, ЗМІ, видавничої, виставкової діяльності тощо) використання такої техніки — невід’ємний атрибут у роботі |
| 2.3 | Холодильники, мікрохвильові печі, електрочайники тощо | Зазвичай, податківці хочуть вважати такі електроприлади невиробничими ОЗ (не пов’язаними з охороною праці, а спрямованими на фінансування особистих потреб фізосіб). Проте відомі приклади позитивної судової практики, коли холодильник і електрочайник ВАСУ визнав об’єктами господарської діяльності (ухвала ВАСУ від 10.12.2013 р. № К/9991/29249/11, детальніше див. в «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 44, с. 11). Тож тут «господарність» витрат допомагають обстояти суди |
| 3 | Предмети інтер’єру (вічнозелені дерева, живі фонтани, скульптури, картини, вази й інші предмети антикваріату тощо) | Естетичному оформленню і благоустрою приміщення підприємства відводять не останнє місце. Адже все це робиться з однією-єдиною метою: для приваблення потенційних споживачів, підтримки конкурентоспроможності на ринку, створення іміджу (впізнаваності) компанії. Тому, на наш погляд, зв’язок з господарською діяльністю таких витрат тут очевидний. Тільки не забудьте необхідність благоустрою інтер’єру підтвердити документально — відповідним наказом по підприємству |
| 4 | Устаткування санвузла (сушарки, умивальники, крани, відра для сміття, дзеркала тощо) | Зазвичай питань з визнанням госпдіяльності за такими витратами не виникає. Є право вибору, як обліковувати такі витрати: (1) або витрати на облаштування санвузла облікувати як витрати на поліпшення приміщення офісу*, (2) або ж його комплектуючі обліковувати окремими елементами пооб’єктно** |
| * Наприклад, санвузол добре обладнаний «під ключ» (усі роботи з облаштування виконала стороння організація). Тоді витрати можна сміливо капіталізувати, відобразивши як поліпшення приміщення офісу (рах. 103). ** Якщо ви хочете все обліковувати окремо, вирішивши, що дзеркало прослужить, скажімо, 10 років, змішувач — 2 роки, раковина — 5 років тощо. Тоді вирішальним виявиться вартісний критерій: предмети подорожче будуть ОЗ (рах. 106, 109) а дешевші — МНМА (рах. 112). Тобто все «у ваших руках». | ||
