Послуги охорони або «тривожної кнопки»
Залучити для охорони офісу суб’єкт господарювання може або підрозділ Нацполіції*, або приватну охоронну фірму, що має ліцензію (п. 20 ст. 23 Закону № 580, ст. 4 Закону № 4616). При цьому тут можливі варіанти: замовити для охорони офісу стаціонарно розміщувану охорону (охоронець в офісі) або видалений варіант охорони — послугу «тривожна кнопка».
* Підприємства, нерухоме майно яких охороняється виключно Нацполіцією, перераховані в додатку до постанови КМУ від 11.11.2015 р. № 937.
Так от, витрати на установку «тривожної кнопки» в приміщенні офісу — разові (як вести облік охоронного устаткування — читайте далі). Самі ж послуги стаціонарної охорони або «тривожної кнопки» оплачуєте щомісячно.
Бухгалтерський облік. Витрати з охорони офісу відображаємо в тому звітному періоді, у якому охоронна фірма/служба надала свої послуги підприємству (п. 7 П(С)БО 16). Передоплата за послуги у витрати не включається.
Якщо на момент надання послуг первинний документ — акт наданих послуг ще не отриманий, задокументувати витрати можна «самоактом» (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 43, с. 6; № 62, с. 29; 71, с. 14).
Витрати з охорони офісу слід обліковувати у складі адміністративних витрат (п. 18 П(С)БО 16). Тобто відображати на рахунку 92 «Адміністративні витрати».
Податок на прибуток. За послугами охорони, отриманими в сторонньої організації, окремий податковий облік не ведеться, і додаткові різниці у високодохідних платників не виникають. При визначенні об’єкта оподаткування на прибуток як малодохідні (з доходом за календарний рік не більше 20 млн грн.), так і високодохідні платники (з доходом за календарний рік більше 20 млн грн.) орієнтуватимуться тільки на бухгалтерський фінрезультат (п.п. 134.1.1 ПКУ).
ПДВ. Якщо у вартості послуги охорони офісу виділений ПДВ, то, отримавши від їх постачальника ПН, зареєстровану у ЄРПН, ви маєте право віднести суму ПДВ з них до складу свого податкового кредиту.
Причому компенсувати нарахуванням ПЗ суму відображеного податкового кредиту з послуг охорони не потрібно. Навряд чи хтось заперечить проти того, що послуги з охорони офісу пов’язані з госпдіяльністю.
Охороняючи офіс (у цьому випадку за допомогою сторонньої організації), власник таким чином підтримує «господарську» нерухомість і майно в належному стані. Адже охоронні заходи саме й спрямовані на забезпечення недоторканності, цілісності будівель, інших груп нерухомого майна, що належать власнику, з метою зпобігання і/або недопущення чи припинення протиправних дій стосовно нього, для збереження його технічного стану, припинення несанкціонованого власником доступу до нього (абз. 5 ч. 1 ст. 1 Закону № 4616).
Щоправда, якщо з офісу ви ведете в тому числі й неоподатковувану діяльність, то ПК з послуг охорони (не пізніше за останній день звітного періоду) доведеться компенсувати частковими ПЗ виходячи з частки використання послуг охорони офісу в неоподатковуваних операціях (анти-ЧВ) (пп. 189.1 і 199.1 ПКУ).
Облік витрат на послуги охорони офісу розглянемо на прикладі.
Приклад. Для охорони офісу підприємство уклало договір з охоронним агентством. Вартість охоронних послуг на місяць складає 6000 грн. (у тому числі ПДВ — 1000 грн.) (див. табл. на с. 32).
Облік витрат на охорону офісу
| № з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Отримано від охоронного агентства послуги з охорони за місяць | 92 | 631 | 5000 |
| 644/1 | 631 | 1000 | ||
| 2 | Перераховано плату за послуги охорони | 631 | 311 | 6000 |
| 3 | Отримано зареєстровану ПН у ЄРПН | 641/ПДВ | 644/1 | 1000 |
| 4 | Відображено фінансовий результат | 791 | 92 | 5000 |
Так само підприємство відображає у своєму обліку і витрати на «сторонню» охорону орендованого офісу (детальніше про оренду офісу див. на с. 34).
Облік охоронного устаткування
Тепер розглянемо варіант самоохорони офісу. Якщо ви вирішили охороняти офіс своїми силами, то вам знадобиться цілий арсенал спеціального охоронного устаткування. Це може бути:
— охоронно-пропускне устаткування;
— всякого роду системи внутрішнього та зовнішнього відеоспостереження;
— датчики сигналізації тощо.
Давайте розберемося, як же пристроїти охоронне устаткування в обліку.
Бухгалтерський облік. Установку в приміщеннях систем
охоронно-тривожної сигналізації, відеоспостереження податківці завжди рекомендували обліковувати як поліпшення приміщення
Головна причина таких висновків криється в тому, що установка всякого роду систем безпеки у виробничих, адміністративних або інших приміщеннях у нормативно-правових актах з охорони праці розглядається лише в прив’язці до таких приміщень.
Проте, на наш погляд, можливий і альтернативний варіант. Вирішальним фактором тут буде «відокремленість» об’єктів охоронної сигналізації або системи відеоспостереження при установці.
Як правило, кожна охоронна система сама собою деякий комплект устаткування, пристроїв і пристосувань. Складається вона з:
— основного устаткування (це і камери спостереження, всякого роду панелі виклику, монітори, датчики сигналізації й інше устаткування, що встановлюється як усередині будівлі, так і зовні). Зазвичай, це віддільне устаткування і може бути вилучене без ушкодження будівлі офісу;
— монтажного устаткування (кронштейнів, кріплень, усякого роду дротяної системи). Його «безболісно», не пошкодивши приміщення офісу, вже точно відокремити не вийде.
Так ось, охоронні засоби, які можуть експлуатуватися окремо від будівлі, цілком можна визнати окремими об’єктами. Залежно від вартості (порівнюють з вартісною межею розмежування ОЗ і МНМА, визначеною в обліковій політиці) їх можна зарахувати:
або на субрахунок 104 «Машини й устаткування», заздалегідь згрупувавши витрати, пов’язані з придбанням і установкою окремого об’єкта, на субрахунку 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»;
або на субрахунок 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи», заздалегідь згрупувавши витрати, пов’язані з придбанням і установкою окремого об’єкта, на субрахунку 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів)»
А ось
витрати на монтажне устаткування, пов’язане з установкою сигналізації в будівлі офісу, слід розглядати в обліку як поліпшення такої будівлі
І амортизувати у складі первісної вартості будівлі офісу (відображеної на субрахунку 103 «Будівлі і споруди»).
Щоправда, якщо ви офіс орендуєте, то поліпшення об’єкта оренди відображаються як капітальні інвестиції у створення (будівництво) інших необоротних активів (п. 8 П(С)БО 14). Тобто вартість поліпшень акумулюється окремо на субрахунку 117. Детальніше про облік поліпшень орендованих основних засобів див. у «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 35-36, с. 34.
Нарахування амортизації за перерахованими вище охоронними об’єктами для офісу відображатиметься записом: Дт 92 — Кт 131, 132.
Податок на прибуток. Якщо ви — малодохідник (з доходом не більше 20 млн грн.) і «узаконили» своє рішення не коригувати фінрезультат на різниці в декларації з податку на прибуток, то нараховувати «податкову» амортизацію згідно з вимогами п. 138.3 ПКУ таким платникам не потрібно. Орієнтиром для визначення податку на прибуток у вас буде бухгалтерський фінрезультат.
Якщо ж ви — високодохідник, то, окрім бухобліку, вам доведеться облікувати установку охоронної сигналізації і в податковоприбутковому обліку. Це пов’язано з обов’язковістю коригування бухгалтерського фінрезультату на різниці з пп. 138.1 і 138.2 ПКУ. Охоронне устаткування, яке може:
1) експлуатуватися окремо від будівлі і потрапляє під об’єкт ОЗ (тобто строком використання більше 1 року і вартістю вище 6000 грн.) — доведеться амортизувати в податковому обліку як окремий об’єкт групи 4 не менше 5 років і з урахуванням цих розрахунків відображати амортизаційну різницю в додатку РІ до декларації з податку на прибуток.
Увага! «Самостійні» об’єкти охоронної системи вартістю не більше 6000 грн. — це об'єкти групи 11 (МНМА). Такі активи не відносяться до ОЗ (п.п. 14.1.138 ПКУ), тому не беруть участі і в розрахунку амортизаційно-ліквідаційно-продажних різниць (не обліковуються в додатку РІ). На це звертають увагу і податківці (див. листи ДФСУ від 19.01.2017 р. № 1000/6/99-99-15-02-02-15 і від 02.03.2017 р. № 4346/6/99-99-15-02-02-15);
2) експлуатуватися тільки в прив’язці до будівлі власного офісу (не можна відокремити) — слід ураховувати як витрати на поліпшення, що збільшують первісну вартість будівлі офісу. Їх доведеться амортизувати в податковому обліку у складі об'єкта групи 3 — приміщення офісу не менше 20 років, і з урахуванням цих розрахунків відображати амортизаційну різницю.
А якщо офіс орендований, то охоронне устаткування, яке не можна відокремити, і з вартістю вище 6000 грн.
доведеться амортизувати в податковому обліку як окремий об’єкт не менше 12 років
І з урахуванням цих розрахунків відображати амортизаційну різницю.
ПДВ. Придбаваючи в будівлю офісу охоронне устаткування та оплачуючи послуги з його установки, ви, як завжди, відображаєте податковий кредит з ПДВ. Головна умова відома: наявність правильно оформленої податкової накладної, своєчасно зареєстрованої у ЄРПН (п. 198.6 ПКУ).
Щоправда, якщо з офісу ви ведете в тому числі і неоподатковувану діяльність, то податковий кредит з установки охоронного устаткування доведеться (не пізніше за останній день звітного періоду) компенсувати частковими ПЗ виходячи з анти-ЧВ (пп. 189.1 і 199.1 ПКУ). А все тому, що охоронне устаткування офісу не можна точно співвіднести з конкретною діяльністю (неоподатковуваною або оподатковуваною).
висновки
- Витрати на охорону, що проводиться спеціальною охоронною фірмою/службою, відображаємо в тому звітному періоді, у якому охоронна фірма/служба надала свої послуги.
- «Охоронне» устаткування залежно від критеріїв відокремленості й автономності доведеться обліковувати як поліпшення офісу або окремий об’єкт ОЗ/МНМА.
