Організація роботи з готівкою

Робота з готівкою — справа відповідальна. А тому організувати її необхідно якомога грамотніше. Для цього, передусім, потрібно знати загальні моменти, пов’язані зі здійсненням готівкових розрахунків, а також правила створення та організації каси підприємства. Крім того, важливо належним чином задокументувати правила роботи з готівкою. Про все це ми поговоримо в цьому розділі спецвипуску.

1.1. Визначаємося з термінами

Готівка і готівкові розрахунки

З 05.01.2018 р. свою владу над касовими операціями в національній валюті встановило Положення № 148. Тобто саме воно слугуватиме для нас головним орієнтиром при вирішенні основних «касових» питань. Там же ми знаходимо і визначення основоположних у межах цього номера термінів «готівка» і «готівкові розрахунки».

Відповідно до п.п. 3 п. 3 згаданого Положення готівка являє собою грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у тому числі розмінні, обігові, пам’ятні монети, що є платіжними засобами).

У свою чергу, під готівковими розрахунками п.п. 5 п. 3 Положення № 148 велить розуміти платежі готівкою суб’єктів господарювання і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також за операціями, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.

Суб’єкти господарювання здійснюють готівкові розрахунки між собою і з фізичними особами за рахунок готівкової виручки або коштів, отриманих у банках.

При цьому готівкові розрахунки здійснюють через:

— реєстратори розрахункових операцій (далі — РРО)* або з використанням розрахункових книжок (далі — РК);

* Детальну інформацію про застосування РРО і РК див. у журналі «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 24 і № 44.

— касу підприємства з оформленням прибуткових касових ордерів (далі — ПКО) і видаткових касових ордерів (далі — ВКО)**;

** Про оформлення цих документів див. у розділі 4 на с. 26.

— установи банків або небанківські фінансові установи шляхом внесення готівки для перерахування на відповідні рахунки інших суб’єктів господарювання або фізосіб. Зверніть увагу: такі розрахунки для платників коштів є готівковими, а для одержувачів — безготівковими (п. 10 Положення № 148).

У цьому спецвипуску ми приділимо увагу виключно організації проведення готівкових розрахунків через касу із застосуванням касових ордерів.

Каса підприємства

Підприємства, що здійснюють готівкові розрахунки, в обов’язковому порядку повинні мати касу. Про це чітко говорить абзац перший п. 38 Положення № 148.

Під касою п.п. 8 п. 3 згаданого Положення розуміє приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей і касових документів.

Виходячи з наведеного визначення, касою можна вважати:

— окреме приміщення (кімнату), обладнане відповідно до вимог, що пред’являються до зберігання грошових та інших цінностей;

— робоче місце касира (у тому числі якщо воно розташоване в приміщенні, в якому працюють інші працівники бухгалтерії), на якому здійснюються готівкові розрахунки і ведеться касова книга;

— місце проведення готівкових розрахунків у торговій точці (точці надання послуг, виконання робіт).

При цьому зверніть увагу: в касі не можна зберігати готівку й інші цінності, що не належать підприємству (абзац другий п. 38 Положення № 148).

Так, відповідно до вже згаданого п. 38 Положення № 148 керівники підприємств повинні забезпечити:

— належне облаштування кас;

— надійне зберігання готівкових грошових коштів у касах;

— збереження готівкових коштів під час доставки з установи банку і здавання до установи банку.

Якщо з вини керівника не були створені необхідні умови для забезпечення збереження коштів під час їх зберігання і транспортування, саме він несе за це відповідальність у встановленому законодавством України порядку (про відповідальність ви можете прочитати в розділі 11 на с. 96).

Також майте на увазі: виносити касові документи з приміщення підприємства можна тільки за наявності письмового дозволу керівника або головного бухгалтера (абзац другий п. 35 Положення № 148).

При цьому документи обов’язково мають бути повернуті в приміщення підприємства до кінця робочого дня.

1.2. «Озброюємося» внутрішніми документами

Перш ніж приступити до здійснення готівкових розрахунків, питання, пов’язані зі здійсненням касових операцій, необхідно врегулювати документально. Для цього слід видати два основні документи: наказ про касову дисципліну і Порядок оприбуткування готівки в касі підприємства. Що вони являють собою і як їх правильно скласти, розповімо далі.

Наказ про касову дисципліну

Передусім, «готівковорозрахунківцям» варто видати наказ про касову дисципліну. Ні-ні, суворої «зобов’язаловки» робити це немає. Ані Положення № 148, ані будь-який інший нормативний документ не містять такої вимоги. Проте наявність такого наказу сприяє поліпшенню організації касової роботи на підприємстві, а також дотриманню вимог Положення № 148. Тому у ваших же інтересах обзавестися таким корисним документом.

Зміст наказу про касову дисципліну також нічим не регламентовано. Тож кожне підприємство саме вирішує, що в нього доцільно включити. Але ми тут можемо трохи підказати. На наш погляд, у такому наказі не зайвим буде:

— зазначити, хто є особою, відповідальною за організацію і ведення касових операцій на підприємстві (касир, бухгалтер, головний бухгалтер тощо);

— перелічити осіб, на яких покладаються обов’язки касира під час його тимчасової відсутності (на період відпустки, тимчасової непрацездатності тощо). Про те, як оформити тимчасову заміну касира, див. на с. 10 цього спецвипуску;

— вказати на необхідність ознайомлення працівника, що виконує обов’язки касира, з вимогами Положення № 148 і внутрішнім Порядком оприбуткування готівки в касі підприємства (див. с. 6);

— встановити необхідність укладення з працівником, що виконує обов’язки касира, договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (детальніше про це див. у підрозділі 2.4 на с. 17);

— описати схему документообігу при оформленні касових операцій, у тому числі перелічити осіб, уповноважених керівником на підписання видаткових касових документів (про порядок документального оформлення касових операцій детально читайте в розділі 4 на с. 26);

— встановити відповідального за отримання готівки в банку, а також своєчасне здавання суми коштів, що перевищує встановлений на підприємстві ліміт каси, до установи банку;

— встановити періодичність проведення інвентаризації каси (детальніше про інвентаризацію каси див. у розділі 10 на с. 89);

— визначити особу, яка здійснюватиме контроль за виконанням вимог наказу;

— передбачити інші особливості здійснення касових операцій на підприємстві.

Орієнтиром для складання власного наказу про касову дисципліну може послугувати наш приклад.

Порядок оприбуткування готівки в касі підприємства

Окрім наказу про касову дисципліну, підприємству також необхідно розробити і затвердити внутрішнім документом Порядок оприбуткування готівки в касі підприємства. І тут уже вибору, робити це чи ні, воно не має.

Утім, якихось конкретних вказівок щодо його складання згадане Положення не надає. Воно висуває лише дві головні вимоги:

1) у Порядку оприбуткування готівки в касі мають бути максимально враховані особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів:

— внутрішній трудовий розпорядок;

— режим роботи;

— графіки змінності;

— порядок і особливості здавання готівкової виручки до банку;

2) розроблений Порядок повинен відповідати вимогам Положення № 148 і не суперечити законодавству України.

Зауважте: для відокремлених підрозділів підприємства Порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється і доводиться внутрішніми документами підприємства*.

* Детально про касові операції у відокремлених підрозділах див. у розділі 8 на с. 79.

Причому за наявності відокремлених підрозділів підприємство, на наш погляд, може розробити:

— єдиний Порядок, що регулює особливості оприбуткування готівки по підприємству в цілому (включаючи його відокремлені підрозділи), або

— окремий Порядок для каси головного підприємства та окремий (окремі) — для кас відокремлених підрозділів (або кожного такого підрозділу).

Строки розробки і затвердження Порядку оприбуткування готівки Положення № 148 не визначає. Але, очевидно, із цим затягувати не варто.

У внутрішньому Порядку оприбуткування готівки в касі підприємства має сенс прописати:

— чи вестимуть касові книги відокремлені підрозділи;

— яким чином і на підставі яких касових документів здійснюватиметься оприбуткування готівки;

— механізм взаємодії між бухгалтерією підприємства і відокремленими підрозділами, якщо їхні режими роботи не збігаються;

— порядок здавання готівкової виручки (підприємством до банків — самостійно, через інкасаторів чи за допомогою операторів поштового зв’язку, національних операторів або небанківських фінустанов; відокремленими підрозділами — безпосередньо в касу юрособи, до банку чи в небанківську фінустанову);

— строки здавання готівки відокремленими підрозділами в касу підприємства з урахуванням внутрішнього трудового розпорядку, режиму роботи, графіка змінності (якщо відокремлені підрозділи здають готівку в касу підприємства);

— строки здавання готівкової виручки до банку;

— посади осіб, відповідальних за здавання та оприбуткування готівки.

Приклад того, як може виглядати Порядок оприбуткування готівки в касі підприємства, представлений до вашої уваги нижче.