Облік представницьких витрат

В обраному У обране
Друк
Свіриденко Алла, податковий експерт
Податки та бухгалтерський облік Травень, 2018/№ 41
Із попередньої статті* ви дізналися, що таке представницькі витрати і як документально оформити витрати на проведення різних представницьких заходів. Але для бухгалтера значно важливіше знати, яким чином відобразити витрачені суми у бухгалтерському та податковому обліку. Цьому присвячено сьогоднішню статтю.

* Див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 39, с. 12.

Бухгалтерський облік

Бухоблік представницьких витрат залежатиме від мети проведення представницького заходу, тобто від того, якого «забарвлення» ви надали йому при оформленні підтвердних документів:

— якщо метою заходу є збільшення збуту продукції, тобто захід мав рекламний характер, тоді витрати на прийом делегацій та потенційних ділових партнерів слід обліковувати як витрати на рекламу у складі витрат на збут (п. 19 П(С)БО 16 «Витрати»). Тобто, такі витрати потрапляють у Дт рахунку 93 «Витрати на збут»;

— якщо йдеться про захід, метою якого був не збут продукції, а, наприклад, встановлення договірних відносин з постачальником, то витрати на його проведення, разом з іншими корпоративними витратами підприємства, включають до складу адміністративних витрат (п. 18 П(С)БО 16). У цьому випадку потрібно застосовувати рахунок 92 «Адміністративні витрати».

У обох випадках витрати на представницькі заходи включають до складу витрат у періоді їх здійснення. Якщо йдеться про представницькі витрати, понесені у відрядженні, то такі витрати відображають в обліку того звітного періоду, на який припадає дата затвердження авансового звіту.

Податок на прибуток

У податковоприбутковому обліку представницькі витрати відображають за правилами бухобліку.

І високодохідники, і малодохідники зменшують об’єкт оподаткування на суму таких витрат у періоді їх відображення у складі бухвитрат

Жодних обмежень щодо суми витрат ПКУ не встановлює. Більш того, для податковоприбуткового обліку не має значення навіть зв’язок таких витрат із госпдіяльністю (хоча в нашому випадку він є ☺).

ПДВ

У ПДВ-обліку все починається з того, що у разі придбання будь-яких товарів/послуг для проведення представницького заходу, суму «вхідного» ПДВ ви відносите до складу податкового кредиту (ПК) звітного періоду на підставі п. 198.1 ПКУ. Зрозуміло, що зробити це можна тільки за наявності правильно оформлених та зареєстрованих податкових накладних (ПН) чи інших документів, які надають право на ПК без ПН.

Далі про звичайні представницькі витрати у ПДВ-цілях можна забути. Ми з вами вже з’ясували, що представницькі заходи проводять у межах господарської діяльності. При цьому підтвердити «господарське» спрямування вашого прийому або презентації допоможуть первинні документи, які ви при цьому оформите. Це означає, що «компенсуючі» ПДВ-зобов’язання за п. 198.5 ПКУ нараховувати не доведеться.

Так само, на наш погляд, не буде ПДВ і у разі, якщо під час рекламного заходу ви роздасте своїм партнерам прайс-листи, рекламні буклети, каталоги або плакати. Такі роздачі виконують лише рекламну функцію і не мають жодної матеріальної цінності для їх отримувачів. Отже, у такому разі не можна говорити про операцію постачання, а отже, немає необхідності в нарахуванні ПДВ-зобов’язань. Але тут ми змушені попередити: податківці говорять про ненарахування ПДВ за умови, що вартість таких рекламних матеріалів включається до продажної вартості рекламованого товару/послуги. Інакше вимагають ПЗ за п. 188.1 ПКУ (детальніше про це читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 100, с. 27).

А от якщо ви вирішили під час заходу презентувати на пам’ять своїм гостям подарунки і сувеніри, то в цьому випадку без нарахування ПДВ уже не обійтися. Усе тому, що таку операцію необхідно розглядати як постачання товарів, за яким ПДВ-зобов’язання нараховують за п. 188.1 ПКУ, тобто з урахуванням мінбази. У нашому випадку це буде ціна придбання сувенірів та подарунків (див. листи ДФСУ від 08.12.2017 р. № 2908/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, від 01.02.2018 р. № 419/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, від 01.02.2018 р. № 407/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, а також 101.06 БЗ).

До речі, нараховувати ПДВ-зобов’язання виходячи з мінбази доведеться і в тому разі, якщо при купівлі подарунків ПДВ не сплачували (ПК не відображали). Про це податківці говорили в листі ДФСУ від 16.03.2018 р. № 1046/ІПК/28-10-01-03-11. Тішить тільки те, що «вхідний» ПДВ за рекламні сувеніри та подарунки у нас усе ж таки залишиться.

Адже «компенсуючі» ПЗ за п. 198.5 ПКУ при проведенні рекламних безоплатних роздач нараховувати не потрібно

У своїх консультаціях податківці це підкреслювали вже не раз.

Але навіть без цієї лояльної позиції у нас є вагомий аргумент — товар, що роздається, використовується в госпдіяльності, отже, підстав для ПЗ за п. 198.5 ПКУ взагалі немає.

ПДФО та військовий збір

Якщо ви пам’ятаєте, представницькі витрати — це витрати на прийом і обслуговування представників інших підприємств та цілих делегацій. Тобто, організовуючи ділову вечерю, презентацію чи інший подібний захід, ви несете витрати на харчування, проживання, транспортне обслуговування гостей — фізичних осіб та організацію їхнього культурного дозвілля. Більш того, проводять ділові переговори і розважають ваших гостей також фізичні особи, але вже працівники підприємства. Тому зовсім не зайвим буде з’ясувати: чи включаються представницькі витрати до оподатковуваного доходу фізосіб-отримувачів (працівників і непрацівнків підприємства) та чи утримувати з них ПДФО і військовий збір (ВЗ)?

Тут дуже багато що залежить від можливості персоніфікувати такі доходи, тобто визначити отримувача доходу та його суму.

Почнемо з найпростішого, а саме з неперсоніфікованих доходів. Сюди можна віднести, наприклад, вартість харчування за типом шведського столу, витрати на транспортне обслуговування представників (якщо перевозяться групи фізичних осіб), а також буфетне обслуговування прийому (презентації).

У такому разі доходи надаються всім, без конкретизації, а тому на суму витрат підприємства оподатковуваний дохід у фізособи не виникає. Тобто, ПДФО утримувати не доведеться. Стосується це як гостей, так і фізосіб — працівників підприємства. Не претендують на податок з таких виплат і податківці (див. листи ДПАУ від 26.08.2004 р. № 7335/6/17-3116, від 18.02.2005 р. № 1453/6/17-3116, від 29.07.2005 р. № 7129/6/17-3116 та від 19.04.2007 р. № 3852/6/17-0716).

Відсутність ПДФО у випадку з неперсоніфікованими виплатами свідчить іще про одне — утримувати ВЗ теж не доведеться.

Далі розбираємося з персоніфікованими витратами, до яких належать, наприклад, витрати на оплату проживання представників офіційних делегацій у готелі, включаючи броню, придбання квитків на культурно-масові заходи, вартість сувенірів/подарунків тощо.

Тут, на жаль, не все так безхмарно. Річ у тім, що ПКУ не «помічає» існування представницьких витрат і тут немає жодної норми, яка прямо звільняла б такі виплати від оподаткування ПДФО. А отже, у податківців з’явиться спокуса підтягнути їх під оподаткування як дохід у вигляді додаткового блага (див. п.п. 164.2.17 ПКУ).

Виходить, що оптимальним варіантом з точки зору ПДФО буде здійснення виключно неперсоніфікованих представницьких витрат (наприклад, можна придбати не індивідуальний квиток у театр, а провести з гостями колективну екскурсію містом). Там, де персоніфікації так просто не уникнути (наприклад, це стосується витрат на проживання), обережним платникам податків рекомендуємо утримати ПДФО за ставкою 18 % (із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512) та ВЗ за ставкою 1,5 % (без застосування натурального коефіцієнта).

Безпрограшний варіант — отримати індивідуальну податкову консультацію. При цьому в запиті (щоб підштовхнути податківців у потрібному напрямку) можна акцентувати на тому, що представницькі витрати підприємство несе у своїх інтересах, а не для фінансування особистих потреб фізичних осіб — гостей або працівників. Тому, якщо немає доходу, то немає й об’єкта оподаткування ПДФО та ВЗ.

Щодо оподаткування підзвітних сум, витрачених на організацію і проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, то компенсація таких сум не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника на підставі п.п. «б» п.п. 170.9.1 ПКУ. При цьому такі витрати повинні мати рекламну спрямованість. А ось сума, отримана під звіт (компенсована фізособі, яка витратила кошти) для проведення представницьких витрат не в рекламних цілях, підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ на загальних підставах (103.02 БЗ).

Вартість персоніфікованих подарунків і сувенірів, які підприємство вручає гостям представницького заходу, є їх оподатковуваним доходом (п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ)

Водночас не слід забувати про «подарунковий» п.п. 165.1.39 ПКУ*. Він виводить зі складу оподатковуваних доходів вартість негрошових подарунків у сумі, що не перевищує 25 % однієї мінзарплати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року. Тобто у 2018 році з-під оподаткування випадають дарунки вартістю не дорожче 930,75 грн.

* Про те, як працює пільга за п.п. 165.1.39 ПКУ, читайте у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 24, с. 60.

Ну а що, якщо ви розщедрилися на подарунок, вартість якого перевищує згаданий поріг 930,75 грн.? Раніше податківці роз’яснювали, що під оподаткування потрапить різниця (див. листи ДФСУ від 24.02.2017 р. № 2985/5/99-99-13-02-03-16 і від 14.12.2016 р. № 21695/5/99-99-13-02-03-16), «що перевищує». Але на сьогодні їхня думка, схоже, докорінно змінилася (див. листи ДФСУ від 02.02.2018 р. № 439/6/99-99-13-02-03-15/ІПК та від 03.03.2018 р. № 865/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, роз’яснення в категорії 103.02 БЗ). Тепер контролери наполягають: якщо вартість дарунка перевищує граничний розмір, то ПДФО необхідно оподаткувати усю його вартість з урахуванням положень п. 164.5 ПКУ.

У розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ «подарункові» виплати показують так:

— не оподатковуваний на підставі п.п. 165.1.39 ПКУ негрошовий дарунок — з ознакою доходу «160»;

— вартість оподатковуваного негрошового дарунка з урахуванням «натурального» коефіцієнта — з ознакою доходу «126».

Щодо ВЗ, то тут усе так само, як і з ПДФО:

— подарунок вартістю не дорожче 930,75 грн. ВЗ не оподатковуємо;

— подарунок вартістю понад 930,75 грн. є об’єктом оподаткування ВЗ.

Різниця полягатиме тільки в тому, що, на думку податківців, до бази оподаткування ВЗ негрошові дарунки потрапляють без застосування «натурального» коефіцієнта (див. листи ДФСУ від 20.11.2015 р. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, ІПК ДФСУ від 03.03.2018 р. № 865/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

ЄСВ

Неперсоніфіковані представницькі витрати, а також персоніфіковані доходи непрацівників підприємства не включаються до фонду оплати праці, а отже, не потрапляють до бази оподаткування ЄСВ. Як наслідок, ЄСВ на ці суми не нараховують. Свого часу про це говорив і ПФУ в листі від 15.06.2012 р. № 13862/03-20 (ср. 025069200).

Щодо персоніфікованих і таких, що оподатковуються ПДФО, доходів працівників, то їх, само собою, доведеться включити до бази оподаткування ЄСВ і нарахувати внесок за ставкою 22 %.

Приклад. З метою збільшення збуту продукції та зміцнення ділових відносин з основними покупцями підприємство організувало ділову зустріч із представниками кількох фірм.

Витрати на проведення зустрічі становлять (умовно):

— друкування рекламних буклетів — 1800 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 300 грн.);

проживання представників у готелі6600 грн. (у тому числі ПДВ 20 %1100 грн.). Підприємство включило вартість проживання до оподатковуваного доходу фізосіб і сплатило ПДФО та ВЗ;

вечеря в ресторані (сплачено КПК)4800 грн. (у тому числі ПДВ 20 %800 грн.);

буфетне обслуговування презентації (рахунок оплачено у безготівковій формі)2400 грн. без ПДВ;

екскурсійне обслуговування (згідно з актом виконаних робіт, виставленим екскурсійною фірмою)1200 грн. без ПДВ.

Гостям вручено сувеніри (щоденники з логотипом підприємства). Первісна вартість щоденника — 300 грн. (без ПДВ).

У бухгалтерському обліку перелічені витрати відображають так, як показано в таблиці.

Обліковуємо представницькі витрати

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн.

Дт

Кт

1

Перераховано попередню оплату вартості послуг з розроблення дизайну та друкування рекламних буклетів

371

311

1800

2

Відображено ПК з ПДВ

644/1

644/ПДВ

300

641/ПДВ

644/1

300

3

Отримано рекламні буклети

209

631

1500

4

Списано суму відображеного раніше ПК з ПДВ

644/ПДВ

631

300

5

Відображено залік заборгованостей

631

371

1800

6

Списано з балансу буклети, роздані під час проведення презентації

93

209

1500

7

Оплачено рахунок готелю

371

311

6600

8

Відображено ПК з ПДВ

644/1

644/ПДВ

1100

641/ПДВ

644/1

1100

9

Нараховано витрати на буфетне обслуговування

93

685

2400

10

Перераховано грошові кошти з поточного рахунку підприємства на його картрахунок

313/1

311

6000

11

Оплачено вечерю в ресторані із застосуванням КПК (кошти заблоковано)

313/2

313/1

4800

12

Відображено списання грошових коштів з рахунку в оплату вартості вечері на підставі виписки банку

372

313/2

4800

13

Відображено витрати на ділову вечерю (згідно з рахунком ресторану, прикріпленим до авансового звіту)

93

372

4000

14

Відображено ПК з ПДВ

644/1

372

800

641/ПДВ

644/1

800

15

Перераховано передоплату екскурсійній фірмі

371

311

1200

16

Списано витрати на екскурсійне обслуговування

93

685

1200

17

Проведено залік заборгованостей

685

371

1200

18

Віднесено вартість готельних послуг до витрат на збут

93

685

5500

19

Списано суму ПДВ

644/ПДВ

685

1100

20

Проведено залік заборгованостей

685

371

6600

21

Нараховано фізособі дохід у сумі вартості проживання в готелі (2200 грн. х 1,219512) з розрахунку на одну особу

377

685

2682,93

22

Утримано ПДФО (2682,93 грн. х 18 %)

685

641/ПДФО

482,93

23

Утримано ВЗ (2200 грн. х 1,5 %)

685

642/ВЗ

33

24

Внесено суму ВЗ з вартості проживання

301

685

33

25

Списано дохід фізособи

685

377

2200

949

377

482,93

26

Оплачено буфетне обслуговування

685

311

2400

27

Передано представникам пам’ятні подарунки в рекламних цілях (з розрахунку на одну людину)

93

281

300

Оскільки вартість подарунка непрацівнику підприємства не перевищує 930,75 грн., ПДФО з такого доходу ми не утримуємо. Водночас такий неоподатковуваний дохід все одно доведеться відобразити в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «160».

28

Нараховано ПЗ з ПДВ виходячи з ціни придбання безоплатно розданих щоденників на підставі п. 188.1 ПКУ

949

641/ПДВ

60

Ось і всі нехитрі правила обліку представницьких витрат. Як бачите, усе просто. Приймайте партнерів у себе на здоров'я! А ми бажаємо вам, щоб з кожною зустріччю коло ваших ділових зв'язків поширювалось і це неминуче призвело до зростання ваших доходів. Успішного вам бізнесу, шановні читачі!

висновки

  • У бухобліку рекламні представницькі витрати відображають на рахунку 93, а загальногосподарські представницькі витрати — на рахунку 92.
  • У податковоприбутковому обліку представницькі витрати обліковують за правилами бухобліку без будь-яких коригувань.
  • «Вхідний» ПДВ, сплачений у складі представницьких витрат, потрапляє до складу ПК з ПДВ, і надалі його не коригують.
Оформи передплату та читай все Передплатити журнал

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити