Якщо підзвітні кошти виплачуються штатним працівникам підприємства, то здійснити таку виплату можна як за відомістю (складеною на декількох осіб), так і за ВКО (складеним на кожного окремого працівника). Який саме документ використовувати, підприємство вирішує самостійно. Пояснимо детальніше.
Видачу готівки з каси можна проводити як за ВКО, так і за видатковими відомостями. Це правило зафіксовано у п. 26 Положення № 148. Причому відомість на виплату готівки використовують не лише для виплати заробітної плати, але й для здійснення інших виплат (п. 2 пояснень щодо порядку заповнення додатка 1 до Положення № 148).
На практиці відомість найчастіше використовують для оформлення колективних виплат (будь-якого характеру). А ВКО складають у разі, якщо виплата одноосібна. Хоча в принципі можна складати декілька ВКО (на кожну особу) у разі колективної виплати і використовувати відомість при виплаті одноосібній.
Тобто яким саме документом (відомістю чи ВКО) оформити кожну конкретну виплату, підприємство вирішує самостійно. У Положенні № 148 із цього приводу є тільки два обмеження:
1) виплату готівки фізичним особам, яких немає в штатному розписі підприємства, здійснюють за ВКО, виписаними окремо на кожну особу або за окремими видатковими відомостями (п. 27 Положення № 148). Тож у цьому випадку зведені відомості складати не можна.
2) одноразові видачі коштів на виплати, пов’язані з оплатою праці, окремим особам здійснюють тільки з використанням ВКО (п. 30 розд. III Положення № 148). Для цього випадку відомості в принципі не застосовуються.
Тому
якщо підзвітні суми виплачуються штатним працівникам, підприємство має повне право здійснювати таку виплату за відомістю, складеною на декількох осіб
Майте на увазі: податківці вважають, що у відомості потрібно заповнювати суму прописом (лист ДФСУ від 3364/6/99-99-14-05-01-15/ІПК від 19.07.2019 р.). Ми з такою позицією не згодні. Не потрібно зазначати в ній і дані паспорта/іншого документа одержувача готівки.
У відомості, складеній на декількох осіб, одержувачі готівкових коштів тільки розписуються у відповідній графі документа (п. 27 Положення № 148). А ось сума прописом і дані паспорта/іншого документа одержувача потрібні тільки в тому випадку, якщо видача здійснюється за ВКО або за відомістю, складеною на одну особу (окрему фізичну особу) (детальніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 12, с. 26). І навіть якщо вважати, що це не так (тобто відсутність прописних сум і паспортних даних у колективній відомості розглядати як порушення порядку її заповнення), відповідальності за такий проступок у законодавстві не передбачено.
Хоча податківці раніше вбачали тут підстави для застосування «готівкових» штрафів з Указу № 436 (ср. ). Зараз же, зважаючи на їх скасування (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 52, с. 2), можливо, чіплятися за це їм буде вже нецікаво. Тепер вони можуть спробувати поставити хіба що тільки адмінштраф за порушення порядку готівкових розрахунків згідно зі ст. 16315 КпАП — від 1700 до 3400 грн., а при повторному порушенні — від 8500 до 17000 грн. Але, на наш погляд, цей адмінштраф тут ні до чого, тому його застосування незаконно.
