Якщо працівник купив товар за кордоном

Одразу уточнимо: термін «товар» для цілей Закону про валюту* і підзаконної валютної нормативки вживають у значенні Закону про ЗЕД** (ч. 2 ст. 1 Закону про валюту).

* Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII.

** Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.91 р. № 959-XII.

А він, у свою чергу, товаром вважає будь-яку продукцію, послуги, роботи, права інтелектуальної власності та інші немайнові права, призначені для продажу (оплатної передачі). Тобто це поняття охоплює не лише власне товарно-матеріальні цінності, але також роботи і послуги. Тому далі, говорячи про товар, маємо на увазі також роботи і послуги.

Придбання за готівку

Коли працівник придбаває будь-які товари для потреб підприємства, він діє не від свого імені, а від імені свого роботодавця. Тому якщо він таку покупку здійснив, перебуваючи в закордонному відрядженні, це чистої води зовнішньоекономічна операція між підприємством-резидентом і нерезидентом. Точніше — поточна торговельна операція. До таких операцій п.п. 1 п. 4 Положення № 2*** відносить розрахунки за експорт та імпорт товару.

*** Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2.

Усі розрахунки за ЗЕД-операціями (тобто за поточними торговельними операціями) повинні проводитися виключно через рахунки у банках. Таку вимогу висувають ч. 1 ст. 7 Закону про валюту, п. 31 Положення № 2 і п. 16 Положення № 5****. А ось розрахунки в готівковій формі за ЗЕД-договорами/контрактами заборонені. Отже,

**** Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 5.

Пояснення просте — така готівкова інвалютна операція проходить повз банк і випадає з-під валютного нагляду. Саме з цієї причини розрахунки з нерезидентами можна здійснювати тільки безготівковим шляхом через банки в іноземній валюті і гривні (п. 28 Положення № 2, БЗ 114.02). Це загальне правило. Але з нього існують деякі винятки. Перелічені вони в пп. 42 — 43 Положення № 2. Так, юрособи-резиденти можуть проводити розрахунки з використанням готівкової інвалюти, знятої з власних поточних рахунків, для:

— забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон;

— оплати представницьких витрат на організацію офіційних заходів за кордоном;

— оплати експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням власних (орендованих, зафрахтованих) транспортних засобів за кордоном.

Важливо! Не плутайте придбання товарів з оплатою витрат на відрядження. Перелік останніх визначений п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Це, зокрема, витрати на:

— проїзд (у тому числі на перевезення багажу і бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

— проживання в готелях (мотелях) або найм інших жилих приміщень;

— харчування, включене до рахунків готелів;

— оплату побутових послуг, вартість яких включена до рахунку за проживання;

— оплату телефонних розмов;

— оплату вартості обов’язкового страхування;

— інші документально підтверджені витрати.

Тобто одна справа — оплатити готівковою інвалютою, наприклад, проживання в готелі, а інша справа — придбати для підприємства інструмент, нехай навіть на виставці. Перші витрати дозволені, а ось другі під забороною. Потім, звичайно, можна купити у фізособи товар, придбаний за кордоном. Але це вже інша історія (про що розповімо нижче).

А що з участю у виставці?

Оплата участі у виставці

Раз є поточні торговельні операції, отже, мають бути і неторговельні. У їх числі — оплата фізичними особами (п. 4 Положення № 2):

— участі в міжнародних симпозіумах, семінарах, конференціях, конгресах, виставках, ярмарках, а також інших міжнародних зустрічах, що відбуваються на територіях іноземних держав (п.п. 12);

— літератури та передплатних видань, що видаються за кордоном (п.п. 13).

За такими валютними операціями п. 31 Положення № 2 не зобов’язує здійснювати розрахунки і перекази виключно через банки. Отже, можна оплатити участь у виставці та періодику готівковою інвалютою. Проте таке послаблення діє лише щодо операцій фізосіб. Відповідно фізособа як громадянин може під час перебування у відрядженні за кордоном здійснити такі готівкові інвалютні покупки від свого імені та за власні кошти. А ось як підзвітна особа підприємства — ні.

Підприємству дозволено переказувати гроші за кордон за навчання, за участь у конференціях, виставках зі свого поточного рахунку в іноземній валюті (п.п. 22 п. 109 Положення № 5).

А якщо за товари в закордонному відрядженні розрахуватися безготівкою з використанням платіжної картки?

Товар за платіжною карткою

ОПК. Припустимо, працівник купив товари за кордоном (на тій же виставці), використавши для їх оплати особисту платіжну картку (ОПК). Чи буде це порушенням валютного законодавства? Так! Адже така операція не вписується в загальні правила розрахунків між резидентами і нерезидентами за поточними торговельними операціями — адже це платіжна картка працівника (і відповідно банківський рахунок теж його), а не підприємства. Юрособа може переказувати грошові кошти на закордонні відрядження на ОПК працівника (п.п. 6 п. 118 Положення № 5). Але

КПК. А якщо працівник скористається корпоративною платіжною карткою (КПК)? Тут ситуація інша — усе залежить від суми операції.

Взагалі-то п.п. 2 п. 109 Положення № 5 забороняє застосовувати КПК для оплати товарів за кордоном. Проте він робить виняток для розрахунків (1) у незначному розмірі (2) за одним ЗЕД-договором (контрактом) (3) в один операційний день.

Таке ж послаблення містить і п. 32¹ Положення № 2. За його нормами юрособи та ФОП мають право здійснювати розрахунки за ЗЕД-договором з експорту/імпорту товарів за допомогою електронного платіжного засобу, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищує незначний розмір.

Звідси висновок: підзвітна особа може розраховуватися за товари КПК за кордоном (як гривневою з можливістю оплати в інвалюті, так і валютною). Проте протягом одного дня підзвітник може оплатити КПК товар за кордоном на незначну суму.

Незначний розмір операції — це сума, яка не перевищує еквівалент 150 тис. грн. (див. лист НБУ від 21.06.2019 р. № 40-0006/32346). Перерахунок здійснюють за курсом НБУ на дату операції (п.п. 2 п. 2 Положення № 2 і п.п. 7 п. 2 Положення № 5).

Якщо ж працівник за допомогою КПК оплатить товар вартістю більше 150 тис. грн., то підприємству та його посадовим особам загрожують чималі штрафи (про них скажемо окремо).

Валютний нагляд

Граничні строки розрахунків за операціями з експорту/імпорту товарів установлені п. 21 Положення № 5. На сьогодні вони становлять 365 календарних днів. Ці строки поширюються на експорт і імпорт товарів, а також експорт транспортних і страхових послуг та/або робіт. А ось експорт усіх інших робіт і послуг, а також будь-яких немайнових прав з-під валютного нагляду виведено (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 40, с. 5).

Крім того, коли сума самої операції не перевищує еквівалент 150 тис. грн., то вона взагалі випадає з-під валютного нагляду — якщо тільки немає її дроблення (п. 22 Положення № 5). Тобто операції з імпорту товарів на незначну суму під валютний нагляд взагалі не потрапляють (див. БЗ 114.02).

Тому якщо працівник розрахувався у закордонному відрядженні КПК за придбаний на незначну суму товар (не більше 150 тис. грн.), то ця операція під валютний нагляд не потрапить. Банку вона не цікава. Якщо ж вартість товару перевищить незначний розмір, штрафів не уникнути. Адже п.п. 2 п. 109 Положення № 5 прямо забороняє здійснювати за допомогою КПК оплату ЗЕД-договорів (контрактів) від імені резидентів, якщо розрахунки перевищують незначну суму.

Якщо заборону порушено

А якщо працівник усе-таки здійснив за кордоном придбання товарів за готівкову інвалюту або ж за допомогою ОПК? Як бути тоді?

Навіть якщо підзвітна особа прикупила за інвалюту (готівкову, зняту з платіжної картки, або ж оплатила за допомогою ОПК) щось потрібне для підприємства, вартість придбання показувати в авансовому звіті не варто. Витрачену на придбання товарів за кордоном підзвітну інвалюту працівник повинен повернути в касу підприємства*. Нібито він зовсім не витрачав її на придбання товарів.

* Про строки повернення відрядженим залишку інвалюти читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 66, с. 24.

Інакше (якщо гроші не поверне) таку суму розцінять як надмірно витрачену. Отже, витрачені працівником підзвітні кошти доведеться включити до його оподатковуваного доходу, оподаткувати ПДФО (із застосуванням натурального коефіцієнта) та ВЗ (п.п. 164.2.11, п. 164.5, п.п. 170.9.1, п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Але це ще не все. Заборгованість працівників підприємства за виданим в інвалюті авансом (у разі її неповернення у встановлений строк) стягують з них у розмірі, еквівалентному потрійній сумі авансу, перерахованій у гривні за курсом НБУ на дату погашення (ст. 2 Закону України від 06.06.95 р. № 217/95-ВР). Стягнуту суму спрямовують на погашення збитків, завданих підприємству, а залишок перераховують до бюджету (ст. 3 цього Закону).

Компенсувати працівникові понесені ним витрати на придбання від свого імені і за власні кошти товарів за інвалюту можна інакше. Для цього

Хоча, зрозуміло, при виплаті доходу співробітникові не обійтися без сплати ПДФО і ВЗ. Однак це врятує від штрафів за порушення валютного законодавства. Детально про оподаткування операцій з придбання у працівника товарів, привезених із закордонного відрядження, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 84.

Такий товарно-викупний вихід із ситуації пропонував свого часу НБУ в листі від 16.08.2004 р. № 46-009/285-8297 (ср. ). При цьому працівник повинен дотримуватися правил переміщення цінностей через митний кордон України. Маються на увазі (1) обмеження щодо ввезення/вивезення грошей через митницю, (2) вимоги про декларування і митне оформлення товару при його ввезенні в Україну.Так, фізособи-резиденти ввозять в Україну/вивозять за її межі готівкову валюту в сумі, яка в еквіваленті:

— не перевищує 10000 євро — без письмового декларування (п. 5 Положення № 3**);

** Затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 3.

— дорівнює або перевищує 10000 євро — за умови письмового декларування (п. 6 Положення № 3).

Крім того, викуповуючи товар у працівника, пам’ятайте про граничну суму розрахунків готівкою між суб’єктами господарювання і фізичними особами. На сьогодні вона складає 50000 грн.

Ще, як варіант, можна знайти дружнього ФОП-єдинника групи 2 і купити товар у нього. Тоді ПДФО і ВЗ сплачувати не доведеться. Але готівкова межа впаде до 10000 грн. включно. Для безготівкових розрахунків обмежень немає.

Якщо ж вирішили не купувати привезені товари і не карати працівника, то можна компенсувати його витрати, наприклад, шляхом збільшення добових (у не оподатковуваних ПДФО межах) або видати йому премію чи матеріальну допомогу.

А якщо надумали відшкодувати працівникові витрати через авансовий звіт? Яких штрафів чекати?

Штрафи за порушення

Отже, працівник придбав за готівкову інвалюту або ж оплатив через КПК товари вартістю понад 150 тис. грн. (у еквіваленті), а роботодавець компенсував його валютні витрати. Тоді підприємству загрожує штраф до (!) 100 % суми операції, проведеної з порушенням валютного законодавства (ч. 4 ст. 14 Закону про валюту). Щоправда, накладати цей штраф податківці зможуть тільки після того, як буде затверджений порядок його застосування. На сьогодні КМУ розробив тільки проект постанови.

Зверніть увагу: за вимогами ч. 2 ст. 15 Закону про валюту штрафні санкції можуть бути застосовані протягом 6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше 3 років з дня його вчинення.

Також можуть постраждати в матеріальному плані і посадові особи підприємства. Для них ст. 162¹ КпАП установлює штраф за порушення порядку здійснення валютних операцій у розмірі від 17000 до 51000 грн.

Проведення недозволених розрахунків у відрядженні цілком вписується в ці норми. Тож краще не порушувати.

Формально штрафонебезпечна ситуація і з закордонними придбаннями за допомогою ОПК (якщо у працівника прийняли авансовий звіт із такими витратами). Хоча з п.п. 2 п. 109 Положення № 5 випливає, що пряма заборона встановлена тільки для КПК. На ОПК вона не поширюється. Та й вимоги п. 16 Положення № 5 — про розрахунки за ЗЕД-операціями виключно через рахунки в банках — розрахунок за допомогою ОПК теж не порушує. А фізичним особам п. 118 Положення № 5 прямо не забороняє здійснювати закордонні придбання. І перелік можливих операцій там не вичерпний.

Якщо ж говорити про те, що заборона за п. 109 Положення № 5 поширюється на ОПК (якщо фізособа діє як представник юрособи), тоді з ОПК можна оплатити товар в сумі не більше 150 тис. грн.

Та все ж таки!

Який у них сенс, якщо їх можна легко обійти через фізичну особу, яка купуватиме товар від свого імені, а потім отримуватиме компенсацію?

Давайте уважніше вчитаємося в п. 109 Положення № 5. Насправді, він таки не поширюється на ОПК. Адже в ньому визначений перелік дозволених операцій за поточними рахунками в інвалюті суб’єктів господарювання — резидентів (юридичних осіб та ФОП). ОПК до банківського рахунку підприємства не має жодного відношення.

Які саме операції дозволені фізичним особам — резидентам за поточними рахунками в інвалюті, встановлює п. 118 Положення № 5. Там дійсно немає заборони на придбання товарів/послуг, але тільки для потреб самої фізичної особи. Про ЗЕД-операції для цілей підприємства в ньому ані слова. Тому якщо якийсь працівник все-таки купив товари/послуги з ОПК, безпечніше в авансовий звіт їх не включати. Ризикувати не варто!