Теми статей
Обрати теми

Розрахунки корпоративною карткою

Альошкіна Наталя, податковий експерт
Який порядок використання корпоративної картки (у тому числі картки «ключ до рахунку») підзвітною особою? Як такі операції відображати в обліку підприємства? Про це поговоримо в нашій статті.

Порядок використання електронних платіжних засобів, до яких належать абсолютно всі платіжні картки, регулюють Закон № 2346 і Положення № 705. Розрізняють тільки два види платіжних карток:

(1) особисті (у тому числі й зарплатні), користувачами яких є фізособи;

(2) корпоративні (КПК), користувачами яких є суб’єкти господарювання.

Випуск інших карток для суб’єктів господарювання чинні нормативно-правові акти не передбачають.

КПК & «ключ до рахунку»*

* Цей термін — фішка АТ «КБ «ПриватБанк». В інших банках подібні картки можу називатися по-іншому. У нашій статті ми використовуємо цей термін щодо аналогічних продуктів інших банків.

Платіжна картка «ключ до рахунку» є різновидом корпоративного (бізнесового) електронного платіжного засобу з тією лише особливістю, що вона надає прямий доступ до основного банківського рахунку підприємства. Відповідно її застосування не вимагає відкриття окремого, так званого карткового рахунку, як щодо звичайної КПК.

Тому все, що стосується порядку використання КПК, повною мірою стосується використання картки «ключ до рахунку»**

** Про те, що картка «ключ до рахунку» вважається КПК, говорить і НБУ (див., наприклад, лист від 24.04.2019 р. № 57-0007/22460).

Держателем КПК зазвичай є працівник підприємства (довірена особа), на ім’я якого видається КПК. Він на законних підставах використовує КПК для ініціації переказу коштів з відповідного рахунку в банку або здійснює інші операції з її застосуванням (п. 1.4 ст. 1 Закону № 2346).

Порядок використання КПК визначений умовами договору з банком*** і вимогами законодавства. Про це сказано в п. 1 розд. III Положення № 705.

*** Банк зобов’язаний при видачі платіжних карток надати користувачеві примірник договору, правил користування платіжними картками і тарифів банку на обслуговування платіжних карток (п. 8 розд. ІІ Положення № 705).

На сьогодні за допомогою КПК можна здійснювати всі види розрахунково-касових операцій (оплачувати товари, послуги, у тому числі через мережу Інтернет, знімати готівку, переказувати кошти на інші рахунки підприємства, оплачувати товари/послуги). Загалом з 04.04.2019 р. (з дати дії нової редакції Інструкції № 492) обмежень щодо проведення операцій з рахунків суб’єктів господарювання з використанням КПК (у тому числі картки «ключ до рахунку») практично немає. Хоча деякі обмеження все-таки залишилися. Про них розповімо нижче.

Обмеження щодо використання КПК

По-перше, суб’єкти господарювання не можуть використовувати КПК для виплат соціального характеру і заробітної плати працівникам (другий абзац п. 1 розд. III Положення № 705)****.

**** Див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 102, с. 26.

Тобто «прямо в лоб» з КПК виплатити зарплату або здійснити виплати соціального характеру не вийде — упираємося в заборону. Але цілком законно таку заборону обійти можна. Наприклад, оформити цю операцію, «прогнавши» кошти через підзвіт (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 48, с. 22).

По-друге, як і раніше, заборонені розрахунки за зовнішньоекономічними договорами в готівковій формі. Тобто всі розрахунки за ЗЕД-операціями (тобто за поточними торговельними операціями) повинні проводитися виключно через рахунки в банку (п. 16, п.п. 2 п. 109 Положення № 5, пп. 28 і 31 Положення № 2).

Інакше кажучи, працівник, перебуваючи у відрядженні, не може придбавати товари для потреб підприємства за готівкову валюту (попередньо знявши кошти з КПК). Не плутати (!) з витратами на відрядження, перелік яких визначений п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. На оплату таких витрат заборона не поширюється.

У принципі, така ж заборона встановлена для розрахунків за допомогою КПК (п.п. 2 п. 109 Положення № 5). Хоча розраховуватися за кордоном за товари за допомогою КПК (як гривневої з можливістю оплати в інвалюті, так і валютної) відряджений працівник усе-таки може. Але врахуйте (!): у такому разі дозволені тільки розрахунки за одним ЗЕД-договором (контрактом) в один операційний день і в сумі, яка не перевищує незначний розмір (тобто еквівалент 150 тис. грн.*).

* З 28.04.2020 р. — 400 тис. грн., ст. 20 Закону № 361.

Детальніше про це й про те, як вийти із ситуації, коли працівник про таку заборону забув, див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 21, с. 22; № 80, с. 15.

Підзвітні суми

Отже, довірена особа (держатель КПК) за допомогою платіжної картки може здійснювати оплату на відрядження або інших витрат для потреб підприємства, як шляхом безготівкових перерахувань, так і готівкою, знявши попередньо кошти з картки.

У яких випадках вважається, що держатель КПК отримує за допомогою такої картки грошові кошти під звіт, а отже, повинен надати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт** (далі — Звіт)?

** Форма його затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

Відразу врахуйте: дата передачі довіреній особі самої КПК не вважається датою видачі коштів під звіт держателеві картки. А ось відправною точкою тут буде саме дата зняття / безготівкового списання коштів з корпоративної картки.

Тобто обов’язок подавати Звіт при розрахунках з використанням КПК прямо прописаний, коли держатель картки (у тому числі директор підприємства (навіть за умови, що він єдиний співробітник підприємства)):

1) знімає за допомогою КПК готівкові кошти (п. 20 Положення № 148, п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ). У такому разі готівку використовують без оприбуткування до каси підприємства (п. 20 Положення № 148);

2) або використовує КПК при розрахунках у безготівковій формі в рахунок оплати за товари/послуги (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ).

Зверніть увагу: в останньому випадку до безготівкових розрахунків за допомогою КПК належать не лише, наприклад, розрахунки в торговельних мережах через термінали, платіжні термінали, але й розрахунки з використанням реквізитів КПК (п.п. 8 п. 4 розд. I Положення № 705). Це означає, що кошти вважаються також виданими під звіт держателеві КПК при розрахунках через Інтернет, коли держатель усього лише зазначає реквізити КПК. Детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 36, с. 22.

Якщо нехтувати Звітом (тобто своєчасно не відзвітувати), то видані під звіт кошти отримають статус надміру витрачених коштів підприємства (п.п. 170.9.1 ПКУ). Відповідно у підзвітної особи (держателя КПК) виникне оподатковуваний дохід (п.п. 164.2.11, п. 170.9 ПКУ). Детально про податкові наслідки див. «Наслідки порушення строків» цього номера.

Підтвердні документи і залишок коштів

Разом зі Звітом держатель КПК повинен надати до бухгалтерії (п. 20 Положення № 148):

(1) розрахункові документи, що підтверджують факт придбання товарів/послуг, і

(2) документи, що підтверджують факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК або отримання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, сліп, квитанція торговельного термінала тощо).

Якщо працівник не надав документи, що підтверджують факт проведення розрахунків з використанням КПК (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідкя встановленої форми, сліп, квитанція торгівельного термінала), то затвердити Звіт усе одно доведеться. Як роз’яснюють податківці, бухгалтер зобов’язаний вжити заходів щодо підтвердження факту використання коштів з поточного рахунку (див. лист Міндоходів від 23.09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 і 109.21 БЗ). На нашу думку, для цього цілком достатньо банківської виписки з рахунку.

Що стосується банківської комісії за зняття готівки з КПК, то тут усе просто — такі витрати є витратами підприємства. Їх суми у Звіті працівника не відображаються.

Грошові кошти, які були видані під звіт і не використані, повертаються до каси або зараховуються на банківський рахунок особи, яка їх видала, до або під час подання Звіту (п.п. 170.9.2 ПКУ)

При цьому в п. 20 Положення № 148 також сказано, що залишок готівки разом зі Звітом має бути зданий до бухгалтерії підприємства. Отже, Звіт подається до бухгалтерії незалежно від того, були фактично використані отримані підзвіт за допомогою КПК грошові кошти чи ні (тобто Звіт може бути, умовно, нульовим).

Підкреслимо: повернути надміру витрачені кошти можна до каси або безпосередньо на поточний рахунок підприємства (пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ).

Бухоблік операцій з КПК

Якщо для операцій з КПК відкритий окремий додатковий поточний картковий рахунок у гривні, то операції за таким рахунком відображаємо на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті», 314 «Інші рахунки в іноземній валюті». Якщо йдеться про платіжну картку «ключ до рахунку», то операції за допомогою такої картки логічно обліковувати на субрахунку 311 «Поточні рахунки в національній валюті», 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті».

При здійсненні платежів із використанням КПК дата фактичного списання коштів з рахунку не завжди збігається з датою здійснення операції. Так, у момент операції відбувається блокування відповідної суми на зазначеному поточному картковому рахунку, а вже потім — її списання. Тому в обліку має сенс поділяти суми, заблоковані на додатковому поточному рахунку підприємства, і грошові кошти, доступні для використання. Для цього зазвичай можна ввести додаткові субрахунки до субрахунків 313 (311) і 314 (312). Наприклад: 313/1 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК» і 313/2 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій з КПК».

При цьому заборгованість працівника перед підприємством у зв’язку з видачею авансу, на наш погляд, логічно відображати на дату зняття готівки в банкоматі або здійснення ним безготівкових розрахунків з використанням КПК проводкою, наприклад: Дт 372 — Кт 333. При цьому кредитове сальдо за субрахунком 333 фактично означає наявність кредиторської заборгованості перед банком, яка погаситься в момент списання коштів з рахунку підприємства. Після затвердження Звіту підзвітні витрати потрапляють на витратні рахунки 23, 91, 92, 93, 94 з кредиту субрахунку 372.

А тепер розглянемо порядок відображення операцій із застосуванням КПК на прикладі.

Приклад. Згідно з наказом про відрядження від 13.01.2020 р. директор підприємства перебував у відрядженні з 14.01.2020 р. по 16.01.2020 р.

13.01.2020 р. на картковий рахунок була перерахована сума 6000 грн. Цього ж дня працівникові видана КПК.

14.01.2020 р. грошові кошти в сумі 1400 грн. зняті працівником готівкою в банкоматі зі сплатою комісії в розмірі 14 грн. Фактично кошти були списані з рахунку підприємства.

15.01.2020 р.16.01.2020 р. через платіжний термінал із застосуванням КПК була оплачена вартість проживання в готелі в розмірі 1800 грн. (у тому числі ПДВ — 300 грн.). Кошти списані з рахунку підприємства 17.01.2020 р.

18.01.2020 р. працівником складений Звіт, який був затверджений того ж дня у сумі 3000 грн. (у тому числі ПДВ — 300 грн.) з урахуванням добових* у розмірі 1200 грн. (400 грн./дн. х 3 дн.). Залишок коштів у сумі 200 грн. (1400 грн. + 1800 грн. - - 3000 грн.) працівник здав до каси підприємства.

* Розмір добових по Україні згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві.

Використання КПК при відрядженні в межах України

Дата

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн.

Дт

Кт

13.01.2020

Видано КПК працівникові

Відображаємо операцію в аналітичному обліку

Відображаємо операції на підставі банківської виписки

13.01.2020

Перераховано кошти на картковий рахунок

313/1

311

6000

14.01.2020

Заблоковано:

— суму, отриману працівником готівкою в банкоматі

— суму в розмірі комісії банку

313/2

313/2

313/1

313/1

1400

14

Відображено зняття працівником готівкових коштів у банкоматі

372

333

1400

15.01.2020

Списано:

— суму, отриману працівником готівкою в банкоматі

— суму комісії банку

333

92

313/2

313/2

1400

14

16.01.2020

Заблоковано грошові кошти в оплату проживання

313/2

313/1

1800

Відображено оплату працівником вартості проживання

372

333

1800

17.01.2020

Списано грошові кошти в оплату проживання

333

313/2

1800

Затверджено Звіт працівника

18.01.2020

Включено до витрат витрати на відрядження

92

372

2700

Відображено податковий кредит з ПДВ на підставі рахунку готелю

641/ПДВ

372

300

Повернено до каси залишок невикористаних грошових коштів

301

372

200

18.01.2020

Повернено КПК працівником

Робиться запис в аналітичному обліку підприємства

висновки

  • Розрахунки за ЗЕД-договором (контрактом) через КПК дозволені тільки в незначному розмірі (не вище за еквівалент у 150 тис. грн., з 28.04.2020 р. — 400 тис. грн.) в один операційний день за одним договором.
  • Відсутність документів, що підтверджують зняття/списання коштів з використанням КПК (чек банкомата, сліп тощо), не може бути перешкодою для затвердження підзвітних витрат.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі