Прямої відповіді на поставлене запитання Положення про ведення касових операцій в нацвалюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі — Положення № 148), не дає.
У ньому тільки передбачено, що:
— приймання і видача готівки за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання (п. 32);
— виправлення в касових ордерах забороняються (п. 32);
— у касових ордерах вказується підстава для їх складання і перераховуються документи, що додаються до них (п. 32);
— виплати, пов’язані з оплатою праці, проводяться за ВКО, складеними на кожного одержувача, або за відомостями (п. 30);
— при видачі готівки окремим особам касир вимагає пред’явлення паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, і записує його назву, номер, ким і коли виданий (п. 27).
А ось чи можна одним видатковим касовим ордером оформити виплату працівникові і зарплати, і підзвітної суми — не говориться.
Втім, повинні зауважити, що при автоматизованому обліку і заповненні ВКО за допомогою бухпрограми касове програмне забезпечення налаштоване таким чином, що в ньому розмежовані підстави для виписування ВКО. І, зокрема, такі підстави, як зарплата і підзвітна сума, представлені окремими позиціями (до кожної з яких автоматично підв’язаний свій бухобліковий рахунок — відповідно 661 і 372).
Тому об’єднати дві різні підстави та оформити ВКО одночасно і на зарплату, і на підзвітну суму в програмному забезпеченні неможливо.
Хіба що якби обидві виплати були з одного бухрахунку (приміром, працівникові виплачувалася і зарплата, і матдопомога з субрахунку 661). Тоді якщо підстави і суми деталізувати в рядку «Підстава», програмне забезпечення пропустить ВКО.
Але що як вручну (припустимо, неавтоматизовано) вже оформили єдиний ВКО на підзвітну суму із зарплатою? Тоді
говорити про якесь грубе порушення касової дисципліни, думаємо, не можна
Оскільки прямої заборони на таке заповнення ВКО Положенням № 148 не встановлено. А отже, і якоїсь відповідальності за це бути не може.
Тим паче, що Указ Президента України від 12.06.95 р. № 436/95, який встановлював драконівські штрафи щодо готівки, ще минулого року був скасований (детальніше див. «Податки & бухоблік», 2019, № 52, с. 2).
А ось якщо скласти єдиний ВКО тільки збираєтеся, то робити так все ж не рекомендуємо.
Краще розмежувати виплати і кожну оформити окремим ВКО. Особливо враховуючи, що одна з сум до того ж — підзвітна. Тобто про її використання працівникові доведеться відзвітувати, подавши авансовий звіт. І в ньому — зазначити реквізити ВКО, на підставі якого була видана готівка, та отриману суму (приклад заповнення авансового звіту див. у «Податки & бухоблік», 2018, № 42, с. 32). А щоб підзвітну суму легко було побачити, її краще провести все ж окремим ВКО.
Детальніше про касові операції див. «Податки & бухоблік», 2018, № 32, а про авансовий звіт — «Податки & бухоблік», 2020, № 11.
