Якщо забули нарахувати індексацію

Чому краще виправити?

Індексація заробітної плати — це мінімальна державна гарантія в оплаті праці.

Ненарахування індексації (тобто недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці) загрожує роботодавцеві штрафом у двократному розмірі мінімальної зарплати, встановленої законом на момент виявлення порушення (у січні — листопаді — 12000 грн, у грудні — 13000 грн), за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення (абзац п’ятий ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Отримують своє й посадові особи роботодавця. За таке порушення адмінштраф складає у загальному випадку від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).

На давність тут кивати не вийде. У разі порушення роботодавцем законодавства про оплату праці працівник може без обмежень будь-яким строком звернутися до суду з позовом про стягнення зарплати, яка йому належить, тобто усіх виплат, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до державних гарантій, установлених законодавством, незалежно від того, чи було здійснене роботодавцем нарахування таких виплат (див. рішення КСУ від 15.10.2013 р. № 8-рп/2013).

Проте опускати руки не варто. Ситуацію рятує ч. 6 ст. 265 КЗпП. Якщо ви обчислите та виплатите забуті суми індексації, тобто

А що з «адмінкою»? У випадку, що розглядається, рішення про адмінвідповідальність приймають суди. Отже, стягнення може бути накладено не пізніш як через три місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніш як через три місяці з дня його виявлення (ст. 38 КпАП).

На наш погляд, невиплата індексації — це триваюче правопорушення*. Для того, щоб припинити це порушення, потрібно виплатити забуту індексацію. Тоді порушення з триваючого перетвориться на разове. А далі є три місяці з моменту здійснення виплати, протягом яких до посадових осіб роботодавця (ФОП) може бути застосовано адмінвідповідальність. Якщо протягом цього часу до вас не завітає Держпраці, про адмінштраф можна забути.

* Хоча іноді суди такі порушення визнають разовими (див., наприклад, постанову Чутівського райсуду Полтавської обл. від 11.07.2019 р. у справі № 550/408/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/82982413).

Як виправитися?

Пропонуємо вам розглянути алгоритм виправлення на прикладі.

Приклад. Працівник (повна зайнятість) був прийнятий на підприємство 2 листопада 2020 року. Індексація зарплати працівника не проводилася. Помилка виявлена і виправляється в лютому 2021 року. Базовий місяць — січень 2019 року. Оклад працівника — 15000 грн.

Крок 1. Визначаємо суму індексації, право на яку мав працівник, але яка йому не була нарахована. Для цього потрібно: (1) знати перший базовий місяць для визначення суми індексації та (2) мати під рукою таблиці з коефіцієнтами індексації зарплати за кожен місяць, за який індексуємо зарплату. Такі таблиці ми публікуємо для вас щомісяця.

При розрахунку сум індексації застосовуємо ті правила визначення індексації, які діяли у відповідних періодах.

Згідно з умовами прикладу працівника прийнято на роботу у листопаді 2020 року. Від базового місяця січня 2019 року сума індексації зарплати за листопад 2020 року склала 68,11 грн; за грудень 2020 року — 70,37 грн, за січень 2021 року — 161,17 грн, за лютий 2021 року — 161,17 грн (див. «Податки & бухоблік», 2020, № 84, 96, 104; 2021, № 7 відповідно).

Увага! Якщо якісь місяці були відпрацьовані не повністю чи працівник був прийнятий на неповний робочий час, то індексацію визначаємо пропорційно відпрацьованому часу. Якщо було підвищення зарплати, визначаємо, чи не виникло право на індексаційну різницю (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 9, с. 2, № 11, с. 4).

Крок 2. Після того, як суми індексації визначені, складаємо бухгалтерську довідку, в якій зазначаємо їх у розрізі місяців, за які вони розраховані, і загальну суму індексації, що підлягає донарахуванню в місяці виправлення помилки.

Важливо! Бухгалтерська довідка повинна чітко вказувати на те, яка конкретно виплата була донарахована працівникові, за який період, у якій сумі. Просто нарахувати деяку суму «зі стелі» (навіть із запасом) і назвати її індексацією, не означає виправитися.

Крок 3. У загальному випадку нараховані суми індексації зарплати (Кт 661) відображають за тими ж правилами, що і звичайну зарплату. Тобто відносять до витрат залежно від того, де працює працівник: Дт 15, 23, 91, 92, 93, 94, 97.

Якщо ж нараховують виплати вже звільненому працівнику, то витрати списують у Дт 949.

Якщо ж ви здійснюєте в поточному році донарахування сум індексації зарплати за місяці попередніх років, то незалежно від того, кому належать такі виплати (працівникам або звільненим), коригуєте сальдо нерозподіленого прибутку/непокритого збитку. Точніше: якщо у вас обліковується нерозподілений прибуток, дебетуєте субрахунок 441, а якщо непокриті збитки — субрахунок 442 (див. лист Мінфіну від 21.12.2016 р. № 31-11410-07-25/36420). Візьміть до уваги! На ці ж субрахунки відносять і відповідні суми ЄСВ. До речі, про єдиний внесок.

Суму донарахованої індексації включаєте до бази нарахування ЕСВ того місяця, в якому виправляєте помилку. Застосовуєте правила та ставку нарахування ЕСВ, що діють у місяці нарахування суми забутої індексації.

Увага! Навіть якщо ви нараховуєте забуту суму індексації колишнім працівникам, то на таку суму слід нараховувати ЄСВ. Адже це виплата за відпрацьований час (див. ч. 2 ст. 7 Закону України від 08.07.2010 р. № 2464-VI).

Також ця виплата увійде до бази оподаткування ПДФО та ВЗ того місяця, в якому вона була фактично нарахована. Ставки застосовуємо діючі на момент нарахування.

Що стосується нової звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, то нарахування суми індексації за минулі періоди не призводить до обов’язку коригувати звітність, подану за такі періоди. Її відображаєте у звіті за той період, в якому індексацію було фактично нараховано (у бухобліку) та виплачено (якщо мова про ПДФО та ВЗ).

Якщо повернутися до прикладу, що ми розглядали, то підприємство відобразить суму індексації в об’єднаній звітності з ПДФО/ВЗ/ЄСВ за 1 квартал 2021 року, а саме:

— у додатку 1 (ЄСВ) за лютий — за найманими працівниками — у загальній сумі зарплати за лютий 2021 року, за звільненими працівниками — з КТН 1 у графі 09 з розбивкою за місяцями, за які індексація нарахована;

— у додатку 4 (ПДФО/ВЗ) за лютий — за найманими працівниками — у загальній сумі зарплати за лютий 2021 року з ознакою доходу «101», за колишніми працівниками — як дохід за лютий з ознакою доходу «127».