Приймаємо на роботу за новими правилами

Трудове законодавство України передбачає низку гарантій та обмежень при прийнятті на роботу.

Передусім ст. 2¹ КЗпП:

1) забороняє будь-яку дискримінацію у сфері праці. Проте тут же уточнює, що не є дискримінацією встановлені КЗпП та іншими законами дії, а також обмеження прав працівників, що залежать від властивих певному виду робіт вимог (щодо віку, освіти, стану здоров’я, статі) чи обумовлені необхідністю посиленого захисту деяких категорій осіб;

2) гарантує рівність трудових прав громадян України. Але дозволяє законам і статутам господарських товариств (крім акціонерних), сільськогосподарських кооперативів, фермерських господарств, громадських об’єднань, релігійних організацій та заснованих релігійними організаціями юридичних осіб встановлювати переваги при наданні роботи для їхніх засновників (учасників) і членів.

Проте в будь-якому випадку в оголошеннях (рекламі) про вакансії (прийняття на роботу) заборонено висувати вимоги щодо (див. ч. 1 ст. 24¹ Закону про рекламу):

* Закон України «Про рекламу» від 03.07.96 № 270/96-ВР.

— віку, статі, місця проживання кандидата на посаду;

— стану здоров’я, інвалідності, підозри чи наявності захворювання на ВІЛ/СНІД;

— майнового, сімейного стану, сексуальної орієнтації;

— політичних, релігійних та інших переконань;

— членства у професійних спілках або інших громадських об’єднаннях;

— раси, кольору шкіри, етнічного та соціального походження, мовних або інших ознак, не пов’язаних з характером роботи або умовами її виконання.

Накладає цей штраф Держпраці.

Йдемо далі. Припустимо, що кандидат на посаду знайдений, співбесіда пройдена. Що потім? Просимо працівника надати документи, необхідні для укладення трудового договору.

Документи, що подає працівник

Перелік документів, які повинен надати роботодавцеві потенційний працівник для оформлення трудових відносин, з початком війни не змінився (ч. 2 ст. 24 КЗпП). Наведемо документи, які роботодавець має право вимагати у працівника.

1. Паспорт чи інший документ, що посвідчує особу. Якщо працівник втратив паспорт громадянина України, то він може надати закордонний паспорт. Проте в будь-якому випадку запропонуйте працівникові поновити втрачений документ.

Також повним юридичним аналогом паперового документа є цифровий паспорт, або е-паспорт. Якщо на ім’я особи було оформлено паспорт громадянина України у формі ID-картки або паспорт громадянина України для виїзду за кордон, то вона може сформувати за допомогою Порталу «Дія» е-паспорт і е-паспорт для виїзду за кордон.

Цифровий паспорт пред’являється особою замість і без додаткового пред’явлення паспорта громадянина України, паспорта для виїзду за кордон, документів (відомостей, даних) про реєстраційний номер облікової картки платника податків, місце проживання (ч. 1 ст. 14¹ Закону України від 20.11.2012 № 5492-VI).

А як бути з паперовими копіями таких цифрових документів? Адже до особових справ, що формуються впродовж усього часу роботи працівника, долучають копію паспорта. Технічно це продумано. Проте для цього роботодавцеві слід стати партнером «Дії».

Ну а ще в період дії воєнного стану у якості цифрового паспорту застосовується єДокумент, який можна сформувати засобами Порталу «Дія».

2. Документ про присвоєння працівнику реєстраційного номера облікової картки платника податків (далі — реєстраційний номер) (п.п. 70.12.1 ПКУ).

Це може бути довідка про його присвоєння. Також інформацію про цей номер містить паспорт у вигляді ID-картки, е-паспорт, а також єДокумент. Відомості про нього можуть також відображатися в електронній формі в застосунку «Дія» окремо від е-паспорта та єДокумента.

Не надають реєстраційний номер особи, які за своїми релігійними переконаннями відмовилися від його отримання та мають про це відповідну позначку в паспорті.

3. Трудова книжка (за її наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Держреєстру соцстрахування (далі — Реєстр застрахованих осіб).

Якщо працівник надав трудову книжку, ознайомтеся з її даними і поверніть працівнику. Працівник вимагає, щоб запис про прийняття внесли в трудову? Відмовити йому в цьому роботодавець не має права. Внесіть запис та віддайте трудову книжку працівнику.

Працівник не надає трудову? Тоді повинен надати відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб. Про те, як їх отримати, читайте в статті «Відомості про трудову діяльність: вже на порталі ПФУ» // «Податки & бухоблік», 2022, № 23.

Зверніть увагу на такий момент. Якщо працівник вперше приймається на роботу, він може захотіти, щоб йому оформили трудову книжку. Чи можна відмовити працівнику? Ні. Тож оформіть йому трудову не пізніше 5 днів після прийняття на роботу. Після внесення відповідних записів до книжки поверніть її працівнику.

4. Документ про освіту, спеціальність або кваліфікацію, якщо він потрібен відповідно до чинного законодавства для допуску до виконання певної роботи.

5. Документ про стан здоров’я (висновок попереднього медичного огляду). Його подають тільки у випадках, визначених законодавством.

6. Військово-обліковий документ. Надають:

— призовники — посвідчення про приписку до призовної дільниці;

— військовозобов’язані та резервісти — військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного.

7. Інші документи, вимагати які не забороняє трудове законодавство, наприклад, автобіографію, документи, що свідчать про отримання спеціальних знань тощо.

З документами все добре? Тоді оговорюємо умови роботи з працівником.

Що стосується заяви про прийняття на роботу, то в законодавчих актах цей документ не згадується як обов’язковий. Подання заяви — це практика, що склалася.

Оформляють заяву про прийняття на роботу в довільній формі. Щоб не отримувати від працівника окрему заяву, запропонуйте йому в заяві про прийняття на роботу вказати ознаку місця роботи: основне чи сумісництво (див. лист Мінекономіки від 07.10.2021 № 4712-06/49022-07).

Також, якщо у працівника буде індивідуальний графік роботи та/або з ним погодили встановлення строку випробування (так званий випробувальний термін), вкажіть на необхідність зазначити ці відомості в заяві про прийняття на роботу.

А чи можна під час дії воєнного стану встановлювати випробувальний строк? Так, можна. Причому в період дії Закону № 2136* випробування може бути встановлено для будь-якої категорії працівників. А ось після скасування/припинення воєнного стану, приймаючи рішення про встановлення випробування, не забувайте, що в ст. 26 КЗпП перелічені особи, яким випробувальний строк встановлювати не можна.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Щодо строку випробування, то тут без змін. Для робітників — не більше 1 місяця, для інших працівників, в загальному випадку, — не більше 3 місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним виборним органом первинної профспілкової організації, — 6 місяців (ст. 27 КЗпП).

Так само, як варіант, можна використати трафаретні форми для заяв. При цьому заявникові рекомендується власноруч поставити на них свій підпис і дату складання заяви, що надаватиме такому документу юридичної сили.

Медогляд

При прийнятті на роботу роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього медичного огляду працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба в професійному доборі (ст. 169 КЗпП).

Проходити попередні медогляди повинні й працівники транспортних засобів (п. 2.14 Порядку, затвердженого наказом МОЗ Порядок від 21.05.2007 № 246). При цьому для водіїв передбачено спеціальне Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затверджене наказом МОЗ і МВС від 31.01.2013 № 65/80.

Крім того, тільки після проходження попереднього медогляду роботодавцю дозволено приймати на роботу осіб молодше 18 років (ст. 191 КЗпП).

Також для окремих спеціальностей обов’язкове проведення попереднього психіатричного (див. постанову КМУ від 10.05.2022 № 577, наказ МОЗ від 18.04.2022 № 651) і наркологічного (див. постанову КМУ від 06.11.97 № 1238) оглядів.

Але й це ще не все. Санітарне законодавство зобов’язує проходити попередній медичний огляд також працівників, чия діяльність пов’язана з обслуговуванням населення і може спричинити поширення інфекційних захворювань та/або виникнення харчових отруєнь. Перелік професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов’язковим профілактичним медичним оглядам у зв’язку з тим, що вони зайняті обслуговуванням населення, затверджений постановою КМУ від 23.05.2001 № 559.

Укладаємо трудовий договір

За загальним правилом, трудовий договір може укладатися, як в письмовій, так і в усній формі. Проте законодавець віддає перевагу саме письмовому трудовому договору та перелічує в ст. 24 КЗпП випадки, коли додержання письмової форми трудового договору є обов’язковим.

Якщо трудовий договір укладаєте у письмовій формі, то в ньому мають бути зазначені:

— прізвище, ім’я та по батькові працівника;

— найменування роботодавця — юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові роботодавця — фізичної особи;

— місце роботи (об’єкт, дільниця, цех, структурний підрозділ);

— найменування роботи, професії або посади, трудові функції, які виконуватиме працівник (визначаються посадовою інструкцією);

— умови оплати праці;

— дата початку дії трудового договору і дата, коли працівник повинен фактично стати до роботи;

— строк дії трудового договору, якщо трудовий договір є строковим. До речі, якщо укладаєте саме строковий трудовий договір, то врахуйте приписи нової ч. 3 ст. 23 КЗпП. Вона зобов’язує роботодавця інформувати працівників, які працюють за строковим трудовим договором, про вакансії, що відповідають їх кваліфікації та передбачають можливість укладення безстрокового трудового договору.

Також слід пам’ятати, що для деяких робіт встановлені типові (примірні) форми трудових договорів. Приклад — типові договори про надомну та про дистанційну роботу, форми яких затверджені наказом Мінекономрозвитку від 05.05.2021 № 913-21 (ср. ).

Увага! Частина 1 ст. 2 Закону № 2136 встановлює, що

Тож до закінчення війни сторони можуть домовитися про усну форму трудового договору незалежно від вимог КЗпП. А вже після припинення/скасування воєнного стану доведеться укласти письмовий договір, якщо це передбачено ст. 24 КЗпП.

Укладення трудового договору (як усного, так і письмового) оформлюємо наказом (розпорядженням) про прийняття на роботу. Із наказом ознайомлюємо працівника під підпис. Про можливі варіанти ознайомлення з наказом, поговоримо наприкінці цієї статті. Зараз же розглянемо, що повинен зробити роботодавець перед тим, як допустити працівника до роботи.

Обов’язки роботодавця до початку роботи працівника

Як і раніше працівник не може бути допущений до роботи без повідомлення податкового органу про прийняття працівника на роботу (за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413).

Зауважте, якщо роботодавець не має можливості з незалежних від нього причин подати повідомлення про прийнятті працівника на роботу, він повинен мати підтвердження про спробу вчинити такі дії (див. лист Держпраці від 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22).

Крім того, до початку роботи роботодавець зобов’язаний повідомити працівникові інформацію, перелічену в ст. 29 КЗпП.

Увага! Текст ст. 29 КЗпП був викладений в новій редакції Законом № 2352*, яка набрала чинності з 19.07.2022. Що змінилося?

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 № 2352-ІХ.

Так з 19.07.2022 оновлена ст. 29 КЗпП зобов’язує роботодавця інформувати працівника про:

— (нове!) місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;

— права та обов’язки, умови праці;

— визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;

— наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору — під підпис;

— правила внутрішнього трудового розпорядку (нове!) або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку;

— положення колективного договору (у разі його укладення);

— проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони. Цікавий момент: ч. 2 ст. 29 КЗпП не зобов’язує роботодавця працівника-дистанційника інформувати його про проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони. Разом з тим, ч. 4 ст. 13 Закону про охорону праці* та ст. 153 КЗпП покладають на роботодавця обов’язок при укладенні трудового договору про дистанційну роботу, про надомну роботу систематично проводити інструктаж (навчання) працівника з питань охорони праці і протипожежної безпеки, але тільки в межах використання таким працівником обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем;

* Закон України «Про охорону праці» від 14.10.92 № 2694-XII.

— (нове!) організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);

— (нове!) тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;

— (нове!) процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

Щодо підходу інформування (підтвердження), то з 19.07.2022 оновлена ст. 29 КЗпП зобов’язує роботодавця інформувати працівника (крім працівника, що працює дистанційно) виключно під підпис про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору.

При чому такий підпис може бути отримано або особисто від працівника («живий» підпис у відповідному журналі), або ж з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.

А ось інформувати про умови праці під розписку ст. 29 КЗпП більше не вимагає. Проте така вимога залишилася в ч. 2 ст. 5 Закону про охорону праці щодо всіх працівників, крім тих, що працюють за трудовими договорами про дистанційну чи надомну роботу. Схоже, що наші законотворці тут недопрацювали. Тож, краще ту розписку мати.

А ось про все інше, що перераховано в ст. 29 КЗпП, роботодавець зобов’язаний проінформувати працівника до початку роботи в узгоджений з ним спосіб.

Традиційний варіант підтвердити, що інформування відбулося, — отримати від працівника особистий підпис. Наприклад, в особовій картці працівника в графі «Додаткові відомості» можна зазначити: «До початку роботи за укладеним трудовим договором (П. І. Б. працівника) повідомлено в повному обсязі інформацію, що перерахована в ст. 29 КЗпП» і працівник проставить поряд свій підпис. Ще варіант — працівник особисто робить такий запис на оригіналі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу і ставить підпис.

Крім того, КЗпП дозволяє для ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків використовувати засоби електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. Проте така можливість та засоби, що будуть використовуватися на зазначені цілі, повинні бути визначені у трудовому договорі працівника.

Ба більше, ч. 3 ст. 29 КЗпП дозволяє у трудовому договорі за згодою сторін передбачити альтернативні способи ознайомлення працівника. Так, працівник і роботодавець можуть домовитися про те, що ознайомлення працівника з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, дорученнями, завданнями та іншими документами буде проводитися, наприклад, за допомогою електронної пошти чи певного месенджера (WhatsApp, Viber, Telegram тощо) шляхом обміну відповідними повідомленнями.

Однак, ще раз звертаємо вашу увагу, що такі альтернативні способи КЗпП забороняє застосовувати для ознайомлення працівника з наявністю на його робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів (див. вище).

Та наразі діє воєнний стан та Закон № 2136. З 19.07.2022 до ст. 7 цього Закону були внесені зміни, які дозволили до завершення/скасування воєнного стану сторонам трудового договору домовитися про альтернативні способи створення, пересилання, зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця та про будь-який доступний спосіб електронної комунікації.