Перш за все зазначимо, що в цьому питанні ніякого спрощення процедури звільнення у зв’язку з введенням військового стану не відбулося.
Тож дивимося уважно КЗпП.
Чи є в ньому норми, які дозволяють електронну комунікацію? Так, КЗпП дає добро на використання засобів електронного зв’язку для комунікацій між працівником та роботодавцем. Проте такий варіант і засоби комунікації повинні бути визначені у трудовому договорі, укладеному з працівником (ст. 29 КЗпП).
Якщо цього немає, то ми категорично не рекомендуємо видавати наказ про звільнення на підставі таких-от фото-заяв чи просто повідомлень в месенджер. Чому не рекомендуємо? Бо є ризик, що недобросовісний працівник може скористатися ситуацією та наполягатиме, що ніякі повідомлення не надсилав, а це все витівки хакерів. Тож звільнення його незаконне, поновлюйте на роботі та платіть середній заробіток.
А що говорять суди? ВСУ/КСЦ в постанові від 03.12.2018 у справі № 686/21222/16-ц, де розглядалась аналогічна ситуація дійшов висновку, що за відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку, такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу, оскільки направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника.
Тож поясніть все працівникові. Заспокойте його в тому, що звільнення через прогули йому не загрожує. Адже переміщення з зони ведення бойових дій, в тому числі й за кордон, є відсутністю на роботі з поважних причин. Табелюйте його відсутність кодом «НЗ» («відсутність з нез’ясованих причин») або «І» («інші причини неявки»), якщо визнаєте причини відсутності поважними.
Після того, як працівник зможе передати належним чином оформлену заяву на звільнення за власним бажанням, оформите наказ про припинення трудового договору.
Ще один момент. У зв’язку з тим, що невідомо скільки буде йти заява, а звільняти заднім числом за власним бажанням не можна, попросіть працівника в заяві про звільнення зазначити дату звільнення, наприклад, наступний робочий день після дня, в який отримано заяву про звільнення. Це необхідно для того, щоб у роботодавця був час на проведення остаточного розрахунку.
Двотижневий строк попередження у разі звільнення за власним бажанням тут не застосовуємо. Адже переїзд на нове місце проживання є поважною причиною для розірвання трудового договору у строк, про який просить працівник (ч. 1 ст. 38 КЗпП). До того ж ця причина дає можливість працівнику розірвати як безстроковий трудовий договір, так і строковий (ст. 39 КЗпП).
Зауважимо, що роботодавець в день звільнення зобов’язаний видати працівникові копію наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП). Крім того, якщо трудова книжка працівника знаходиться на підприємстві, видати працівникові належним чином оформлену трудову книжку.
У випадку, коли працівник відсутній в день звільнення, треба скласти акт про неможливість ознайомлення його з наказом під підпис та вручення копії наказу.
І вищим пілотажем роботи кадрової служби буде, якщо ви ще й відправите працівнику екземпляр оригіналу та копію наказу про звільнення і він поверне вам оригінал зі своїм підписом та відміткою про отримання копії наказу. Про подробиці оформлення заяви працівника про звільнення, оригіналу та копії наказу (розпорядження) про припинення трудового договору ви можете дізнатися з «Податки & бухоблік», 2022, № 16.
Щодо трудової книжки, то в міжнародних поштових відправленнях заборонено пересилати трудові книжки (абз. 4 п. 37 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 № 270).
Проінформуйте про це працівника та попросіть його надіслати заяву, в якій зазначити адресу в Україні, на яку можна надіслати його трудову.
До обов’язків роботодавця належить також проведення розрахунку з працівником у день звільнення у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП. Сподіваємося, що і це у вас вийде.
Якщо є така можливість, відправте зараз працівника у відпустку відповідно до графіку відпусток (в цьому випадку заява працівника не потрібна) та виплатить йому відпускні. Таким чином він використає усі дні щорічної відпустки, що заробив до дати звільнення.
Тримайтеся! Ми обов’язково переможемо!
