Законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник може втратити право на щорічні відпустки (основну та додаткову) та додаткову соціальну відпустку на дітей. Це випливає з положень ч. 1 ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).
Таким чином, якщо на дату звільнення працівник має невідгуляні дні таких відпусток, роботодавець повинен компенсувати їх грошима. І той факт, що працівник напередодні звільнення перебував у безоплатній відпустці, яка тривала майже 2 роки, не має значення.
А от чи накопичуються у працівника під час його перебування у неоплачуваній відпустці дні щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей (у разі наявності права на неї), то вже інше питання.
Відпускний стаж. Почнемо із щорічної основної відпустки. Звернемося до п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки. Він визначає, що за загальним правилом до стажу роботи, який надає право на щорічну основну відпустку, включаємо час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата в порядку, визначеному ст. 25 та 26 Закону про відпустки. Виняток з цього правила — відпустка за свій рахунок для догляду за дитиною до досягнення нею 6 (за медичними показаннями — 16, 18) років, що надається на підставі п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки. Її період до відпускного стажу не потрапляє.
З урахуванням наведеного, до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, враховуємо, наприклад, відпустку за свій рахунок, надану відповідно до:
— п. 31 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки матері або іншій особі, зазначеній у ч. 3 ст. 18 Закону про відпустки, для догляду за дитиною віком до 14 років на період оголошення карантину на відповідній території;
— ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки працівнику на період карантину, встановленого КМУ;
— ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки (з урахуванням ч. 3 ст. 12 Закону № 2136*) працівнику у зв’язку з військовими діями.
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.
Водночас період перебування працівника у воєнній відпустці без збереження зарплати, наданій на підставі п. 4 ст. 12 Закону № 2136 тривалістю, що вказана в заяві працівника, але не більше 90 календарних днів, не включаємо у відпускний стаж для щорічної основної відпустки. Це прямо передбачено зазначеною нормою. До того ж підстава, за якою надається ця відпустка, не названа в п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки.
Під час обчислення днів компенсації щорічної основної відпустки пропонуємо користуватися формулою, яку наведено у статті «Розраховуємо дні компенсації щорічної відпустки за «воєнний» рік», «Податки & бухоблік», 2022, № 51.
Що стосується щорічних додаткових відпусток, то до стажу для їх надання неоплачувані відпустки не зараховуємо (див. лист Мінпраці від 27.01.2011 № 14/13/116-11).
Переходимо до соціальної відпустки на дітей. Така відпустка надається за календарний, а не за робочий рік. Тому компенсуємо працівникові при звільненні дні соцвідпустки за кожний календарний рік, в якому він мав на неї право, але не скористався ним чи не скористався інший із подружжя, включаючи й рік звільнення.
Обчислення суми компенсації. У запитанні, яке розглядаємо, зазначено, що працівник у розрахунковому періоді не має зарплати. У такому випадку розрахунки проводимо з установленої йому в трудовому договорі тарифної ставки або окладу (абзац двадцять перший — двадцять третій п. 4 Порядку № 100).
Причому якщо місячна тарифна ставка чи оклад нижча за мінімальну зарплату (далі — МЗП), то в розрахунку середньої використовуємо МЗП, встановлену на час розрахунку.
Середньоденну зарплату знаходимо так: оклад (МЗП) множимо на 12 та ділимо на загальну кількість календарних днів в 12-місячному розрахунковому періоді за винятком святкових/неробочих днів, що припадають на такий період.
У разі укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу, розрахунок проводимо з розміру окладу (МЗП), обчисленого з урахуванням зайнятості.
Чи може працівник відмовитися? Навіть якщо працівник напише заяву, що він відмовляється від отримання компенсації за невикористані дні відпустки, це не позбавить вас обов’язку виплатити йому компенсацію.
Тобто в будь-якому випадку необхідно розрахувати суму компенсації та перерахувати її на картку працівника (за наявності). Якщо працівник отримує зарплату в касі підприємства, то слід отримати в банку грошові кошти для виплати компенсації, оприбуткувати їх у касі підприємства, а далі депонувати у випадку, коли працівник так і не завітає до каси.
А чи може роботодавець не нараховувати компенсацію за дні дитячої відпустки, якщо працівник у заяві зазначить, що такою відпусткою за поточний рік планує скористатися (на момент звільнення ще не скористався) інший з подружжя? Мінекономіки у листі від 09.12.2021 № 4712-06/57931-07 доходить висновку, що ні. Наш коментар до листа та сам лист наведено в статті «Відпустка на дітей: компенсувати чи?..» // «Податки & бухоблік», 2021, № 101.
Увага! Недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці (ненарахування й невиплата компенсації) загрожує роботодавцю штрафом у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення (абзац п’ятий ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Також посадові особи роботодавця (ФОП) за таке порушення можуть отримати адмінштраф за ст. 41 КпАП у загальному випадку в розмірі від 510 до 1700 грн.
Компенсацію, зазвичай, виплачують у день звільнення, але якщо працівник у день звільнення не працював, то належні суми виплачують не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).
Якщо не дотримати ці строки, то при відсутності спору про розмір компенсації роботодавець повинен виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за 6 місяців (ч. 1 ст. 117 КЗпП).
