Спрощений режим регулювання трудових відносин

Коли застосовуємо

Спрощений режим регулювання трудових відносин передбачено гл. ІІІ-Б КЗпП.

Він може застосовуватися у трудових відносинах між працівниками та роботодавцями виключно на добровільних засадах. Причому використовувати спрощене регулювання можуть не всі роботодавці, а лише (ч. 1 ст. 49⁵ КЗпП):

1) суб’єкти малого або середнього підприємництва відповідно до закону з середньою кількістю працівників за звітний період (календарний рік) не більше 250 осіб* (за даними відповідної статзвітності) або

* Як розрахувати цей показник, ви можете дізнатися зі статті «Розрахунок чисельності працівників підприємства» // «Податки & бухоблік», 2020, № 77.

2) роботодавці під час укладення трудового договору з працівниками, розмір зарплати яких протягом місяця понад 8 мінімальних заробітних плат (далі — МЗП).

Зупинимося на цих щасливчиках докладніше.

Визначення суб’єктів малого та середнього підприємництва встановлено ч. 3 ст. 55 ГКУ. Причому до складу суб’єктів малого підприємництва відповідно до цієї норми належать суб’єкти мікропідприємництва. Тому скористатися спрощеним регулюванням трудових відносин можуть і вони.

Але тут виникає питання: чи потрібно при віднесенні роботодавця до суб’єктів мікро-, малого, середнього чи великого підприємництва з метою застосування гл. ІІІ-Б КЗпП враховувати річний дохід? Річ у тім, що при розподілі підприємств та ФОП за групами ч. 3 ст. 55 ГКУ встановлює два критерії: кількість працівників та річний дохід. А ось у КЗпП згадується лише кількість працівників. На жаль, за рік, що пройшов з моменту появи у КЗпП норм про спрощений режим регулювання трудових відносин, жодних роз’яснень від Мінекономіки з цього приводу так і не було.

На наш погляд, за умов невизначеності розмір річного доходу краще не ігнорувати. І якщо він перевищує 50 млн євро за середньорічним курсом НБУ, спрощений режим регулювання трудових відносин застосовувати не варто. Виняток — укладення трудового договору з високооплачуваними працівниками.

Такий висновок випливає з абзацу третього ч. 1 ст. 49⁵ КЗпП.

Щоб відповідати цьому критерію, вочевидь, слід орієнтуватися на мінзарплату на дату укладення трудового договору. У разі зростання надалі МЗП рекомендуємо підвищувати зарплату працівника, щоб вона не опускалася нижче за встановлену межу. При цьому зауважте, що з межею 8 МЗП слід порівнювати не оклад (тарифну ставку), а загальну суму зарплати працівника за місяць, яка може включати як основну зарплату, так і доплати, надбавки, премії тощо.

Зверніть увагу! Положення гл. ІІІ-Б КЗпП не поширюються на роботодавців, які є юридичними особами публічного права. Відповідно до ч. 2 ст. 81 ЦКУ до таких належать підприємства, які утворюються розпорядчими актами Президента України, органів державної влади або місцевого самоврядування.

Це зазначено у ч. 1 Прикінцевих положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення регулювання трудових відносин у сфері малого і середнього підприємництва та зменшення адміністративного навантаження на підприємницьку діяльність» від 19.07.2022 № 2434-ІХ. Тому у разі використання спрощеного регулювання у трудовому договорі з працівником має сенс одразу передбачити, що після скасування/припинення воєнного стану застосовуватимуться загальні правила регулювання трудових відносин, визначені КЗпП.

Укладаємо трудовий договір

Як зазначено у ч. 1 ст. 49⁶ КЗпП, регулювання трудових відносин працівників та роботодавців, на яких поширюється спрощений режим, здійснюється трудовим договором.

Це можуть бути як безстрокові, так і строкові (на визначений строк чи на час виконання певної роботи) трудові договори. У них за взаємною згодою сторін можуть бути врегульовані особливості виникнення та припинення трудових відносин, системи оплати праці, норми праці, розмір заробітної плати, норми робочого часу та відпочинку. Але свобода договору багато в чому обмежується нормами КЗпП.

Зокрема, розмір заробітної плати не може встановлюватися нижче за МЗП, передбачену законом. Її виплата повинна здійснюватися у строки, визначені у трудовому договорі, але не рідше 2 разів на місяць та через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів (ст. 49⁷ КЗпП). Тобто фактично зарплату виплачують за загальними правилами, передбаченими ст. 115 КЗпП.

Також ч. 7 ст. 49⁵ КЗпП вимагає дотримуватися нормальної тривалості робочого часу на тиждень, тривалості щотижневого безперервного відпочинку та інших прав і гарантій, установлених цим Кодексом.

Цікавий момент! При спрощеному регулюванні норми трудового договору в період дії воєнного стану застосовуються у частині, що не суперечить вимогам Закону № 2136*, якщо інше не встановлено домовленістю сторін (ч. 11 ст. 49⁶ КЗпП). Тому, якщо не хочете, щоб до трудових відносин застосовувалися всі чи окремі воєнні норми Закону № 2136, це слід зазначити у трудовому договорі.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Що ще має бути у трудовому договорі, якщо застосовується спрощене регулювання?

Обов’язково зазначте, що він укладений відповідно до гл. III-Б КЗпП, тобто передбачає спрощений режим регулювання трудових відносин.

Істотні умови такого трудового договору перелічені у ст. 49⁶ КЗпП. До них належать:

1) місце роботи із зазначенням структурного підрозділу (за його наявності) або іншого місця роботи, якщо працівник виконує свої обов’язки дистанційно;

2) дата набрання чинності трудовим договором, а у разі його укладення на визначений строк — строк дії договору. Зверніть увагу: якщо не визначено умов поновлення строкового трудового договору, він вважається припиненим у визначений договором строк або після завершення виконання робіт;

3) обов’язки працівника;

4) умови оплати праці. Зокрема, мають бути обумовлені розмір тарифної ставки (окладу), доплати, премії, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати, оплата роботи у нічний та надурочний час, у вихідні дні. Крім того, якщо домовленістю сторін трудового договору визначено, що норми ч. 6 ст. 6 Закону № 2136 про незастосування під час воєнного стану ст. 73 КЗпП не діють, то зазначте також порядок оплати роботи у святкові та неробочі дні.

5) режим роботи, тривалість робочого часу та відпочинку, роботи в нічний та надурочний час;

6) тривалість основної щорічної відпустки та порядок її надання відповідно до законодавства, надання щорічних додаткових відпусток (розміри їх оплати);

7) гарантії та компенсації за роботу із шкідливими та/або небезпечними умовами праці у разі їх наявності на робочому місці працівника (із зазначенням їх характеристик);

8) умови праці. При цьому працівник вважається поінформованим про умови праці та наявність/відсутність на його робочому місці небезпечних факторів з моменту підписання ним трудового договору;

9) строки повідомлення про розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця;

10) порядок та форма обміну інформацією між працівником та роботодавцем;

11) порядок та строки повідомлення працівника про зміну істотних умов праці (у разі їх погіршення). Цікаво, що згідно зі ст. 49⁶ КЗпП працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за 2 місяці, як визначає ст. 32 КЗпП. Однак відповідно до ч. 2 ст. 3 Закону № 2136 у період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці здійснюється не пізніше як до запровадження таких умов. Тому, вважаємо, попереджати працівників про зміну істотних умов праці за 2 місяці необов’язково. Звичайно, якщо інше не встановлено домовленістю сторін (ч. 11 ст. 49⁶ КЗпП). Рекомендуємо строк повідомлення працівника про погіршення істотних умов праці чітко зазначити у трудовому договорі.

Необхідність повідомлення працівника про зміну істотних умов праці, не пов’язану з їх погіршенням, визначається домовленістю сторін під час укладення трудового договору;

12) умови та порядок внесення інших змін до трудового договору, порядок та форма інформування про зміну трудового договору;

13) умови нерозголошення комерційної таємниці, забезпечення захисту інтелектуальної власності та використання об’єктів авторського права (у разі їх використання чи створення у процесі трудової діяльності) та відповідальність за їх порушення;

14) умови виникнення та порядок врегулювання конфлікту інтересів;

15) компенсаційна виплата працівнику у разі розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця;

16) відповідальність роботодавця за порушення строків виплати заробітної плати, тобто визначення розміру компенсації, що виплачується роботодавцем за кожний день затримки розрахунку. Сума компенсації встановлюється у процентному відношенні до розміру заробітної плати (тарифної ставки чи окладу).

Крім того, за домовленістю сторін у трудовому договорі можна передбачити підстави та порядок залучення працівників до роботи у надурочний та нічний час, а також у вихідні дні. Якщо працівник та роботодавець домовилися, що ст. 73 КЗпП продовжує діяти під час воєнного стану, можна додатково прописати підстави й порядок залучення до роботи у святкові та неробочі дні.

Зверніть увагу! Підстави для залучення працівників до надурочних робіт встановлено ч. 3 ст. 62 КЗпП, а до роботи у вихідні (святкові та неробочі) дні — ч. 2 ст. 71 цього Кодексу. Водночас, виходячи з норм ч. 5 ст. 49⁶ КЗпП, у трудовому договорі зі спрощеним регулюванням можуть передбачатися інші підстави для залучення працівників до таких робіт. Але чи погодяться з цим контролери? Поки що роз’яснень із цього приводу не було.

Цікавий момент! Як зазначено у ч. 6 ст. 49⁶ КЗпП, залучення працівників до роботи у надурочний час у разі застосування спрощеного регулювання здійснюється без дозволу виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) підприємства. Щоправда, такий дозвіл нині отримувати не потрібно й у загальному випадку. Частина 4 ст. 62 КЗпП вимагає лише інформувати виборний орган первинної профспілкової організації про проведення надурочних робіт. Причому в окремих випадках допускається робити це не до початку таких робіт, а протягом наступного робочого дня.

Пам’ятайте: згідно з ч. 2 ст. 9 КЗпП

Якщо якісь особливості трудових відносин не врегульовані положеннями гл. ІІІ-Б КЗпП та/або умовами трудового договору, то до них застосовуються загальні норми трудового законодавства.

Трудовий договір зі спрощеним регулюванням укладають у письмовій формі українською мовою у 2 примірниках (по одному для кожної зі сторін). За згодою між працівником і роботодавцем він може бути укладений в електронній формі з дотриманням вимог законодавства про електронний документообіг.

Відпускні особливості

У разі спрощеного режиму регулювання трудових відносин діють загальні правила надання відпусток, але з деякими особливостями. Зокрема:

— на прохання працівника щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості або надана повністю. Нагадаємо: у загальному випадку основна безперервна частина відпустки має становити не менше ніж 14 календарних днів (ст. 12 Закону про відпустки*). При спрощеному регулюванні цієї норми можна не дотримуватися;

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

— за сімейними обставинами або з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін на термін більший ніж 15 календарних днів на рік. Головне — зафіксувати це у трудовому договорі. Щоправда, у період дії воєнного стану законодавство передбачає можливість надання відпустки за власний рахунок тривалістю, що перевищує 15 календарних днів, для будь-яких працівників (див., наприклад, ч. 3 ст. 12 Закону № 2136).

При цьому зауважте, що незалежно від способу регулювання трудових відносин роботодавець може відмовити у наданні будь-якого виду відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до 3 років). Але зробити це можна, лише якщо працівника під час дії воєнного стану залучено до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136).

Відпускні за період щорічної відпустки при спрощеному регулюванні трудових відносин слід виплачувати у загальному порядку — до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором.

Припиняємо трудові відносини

У разі спрощеного режиму регулювання трудових відносин сторони можуть передбачити додаткові умови припинення або дострокового розірвання трудового договору (ст. 49⁸ КЗпП).

Якщо звільнення з ініціативи роботодавця здійснюється на підставах, не передбачених КЗпП, роботодавець зобов’язаний обґрунтувати причину звільнення та виплатити працівнику компенсацію. Розмір такої компенсації визначають у трудовому договорі. Але він повинен бути не менше наведеного в таблиці нижче.

Мінімальний розмір компенсації при звільненні з додаткових підстав

Щоб розірвати трудовий договір з ініціативи роботодавця, слід:

— підписати відповідну додаткову угоду до трудового договору або

— надіслати працівнику офіційне повідомлення. Причому це може бути рекомендований лист із описом вкладення або інший спосіб повідомлення, визначений трудовим договором.

У разі направлення працівнику повідомлення засобами поштового зв’язку трудовий договір вважається розірваним (ч. 5 ст. 49⁸ КЗпП):

— з наступного робочого дня після дати вручення такого офіційного повідомлення працівникові поштою або

— через 7 календарних днів з дня надходження поштового відправлення роботодавця до поштового відділення на адресу працівника.

На жаль, законодавець сформулював цю норму не надто вдало. Справа в тому, що роботодавець напевно не зможе дізнатися про отримання працівником повідомлення безпосередньо в день, коли це сталося. Найімовірніше, така інформація надійде пізніше. Доведеться звільняти працівника заднім числом? Але ж у день звільнення необхідно провести остаточний розрахунок, видати копію наказу та письмове повідомлення про нараховані та виплачені працівнику суми при звільненні.

На жаль, ані від Держпраці, ані від Мінекономіки роз’яснень про порядок дій роботодавця в такій ситуації не було. Тому безпечніше прописати у трудовому договорі інший (більш однозначний) спосіб повідомлення працівника про звільнення з ініціативи роботодавця. Про те, які засоби комунікації між працівником та роботодавцем можуть використовуватися в період дії воєнного стану, див. у статті «Кадровий облік у воєнний час» // «Податки & бухоблік», 2022, № 59 (ср. ).

Відповідно до ч. 6 ст. 49⁸ КЗпП в умовах спрощеного регулювання отримувати попередню згоду профкому чи профспілкового представника на розірвання трудового договору у разі звільнення з ініціативи роботодавця (див. ст. 43 КЗпП) не потрібно. Виняток — звільнення працівників, обраних до профспілкових органів. Проте у період дії воєнного стану норми ст. 43 КЗпП і так не застосовуються (крім випадків звільнення працівників, обраних до профспілкових органів) на підставі ч. 2 ст. 5 Закону № 2136.

Як можна переконатися, спрощений режим регулювання трудових відносин дає трохи більше прав роботодавцям. Але не зловживайте ними. І пам’ятайте, що з першого дня закінчення/скасування воєнного стану слід перейти на загальні правила, передбачені КЗпП.