Електронна взаємодія з податківцями при зміні посадових осіб на підприємстві

Змінився уповноважений підписант ПН/РК. Директор/головбух при цьому, припустимо, не змінювався. Тут варто почати з того, а хто взагалі має право підписувати ПН/РК.

Відповідно до п. 10 Порядку № 1246* ПН/РК підписуються:

1) кваліфікованим електронним підписом головного бухгалтера (бухгалтера) або керівника (у разі відсутності посади бухгалтера)

та

2) кваліфікованою електронною печаткою (у разі її наявності).

* Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затверджений постановою КМУ від 29.12.2010 № 1246.

Нагадаємо, що на період воєнного стану та протягом 6 місяців з дня його скасування можна використовувати електронний підпис/печатку, видані кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг, які зберігаються на звичайній флешці, диску, жорсткому диску комп’ютера (ПК) тощо (постанова КМУ «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 17 березня 2022 р. № 300» від 24.05.2022 № 617). Тобто не обов’язково зберігати електронний підпис на захищених носіях (токенах або у хмарі) А з 31.12.2023 взагалі на нас очікують законодавчі зміни в питанні використання кваліфікованих електронних підписів/печаток (деталі — в статті «Токени скасували! Нарешті!» // «Податки & бухоблік», 2023, № 20). Але ці зміни власне на суть нашого питання (хто може підписувати електронні документи) не впливають.

Отже, право підпису ПН/РК в загальному випадку (без окремого спеціального делегування права підпису ПН/РК) надається головному бухгалтеру (бухгалтеру — якщо немає посади головного бухгалтера). Повноваження головбуха (бухгалтера) перевіряються за даними ф. № 1-ОПП.

Директор, якщо буквально читати вимоги Порядку № 1246, має право підпису ПН/РК (без окремого спеціального делегування права підпису ПН/РК), якщо на підприємстві немає посади бухгалтера.

Делегувати право підпису ПН/РК п. 10 Порядку № 1246 дозволяє й іншим особам. Але щоб така особа (наприклад, «звичайний» (не головний) бухгалтер) мала право підпису ПН/РК,

* А якщо мова про ФОП, то ф. № F1391103.

Припустимо, мова йде про зміну такої «третьої» особи, якій було делеговано право підпису ПН/РК (директор і головбух не змінювалися). У такому разі на новопризначену особу потрібно:

1) отримати новий електронний підпис (від імені юридичної особи). Особистий підпис, згенерований як на звичайну фізособу, не підійде (деталі — в статті «Чи можуть документи підприємства підписуватися особистими ключами працівників» // «Податки & бухоблік», 2023, № 14);

2) подати Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» (ф. № J1391103) з типом підпису — «Підпис податкових накладних».

Але треба врахувати такий момент.

Якщо на дату складання ПН/РК уповноваженою на підписання ПН/РК була одна особа, а підписувати ПН/РК (при відправленні на реєстрацію ПН/РК) вже буде новопризначена особа, то

Причину вони вказують у цьому випадку таку «кваліфікований електронний підпис особи [ДРФО] [П. І. Б.], яким засвідчено електронний документ, не є чинним на дату складання податкової накладної».

Тобто вони виставляють такі вимоги:

(1) підписувати ПН/РК має право тільки та особа, яка мала такі повноваження й на дату складання, і на дату реєстрації ПН/РК;

(2) електронний підпис цієї особи не має змінюватися в період між датою складання ПН/РК і датою реєстрації такої ПН/РК.

Звісно, ці вимоги нормативно нічим не підкріплені. А зважаючи на те, що законодавчо дозволений розрив у часі між датою складання ПН/РК і датою їх реєстрації, вони ще й незаконні. Але факт залишається фактом! І це потрібно враховувати.

Тому якщо змінилася особа, уповноважена на підписання ПН/РК (і це був не головбух, і не директор) і на дату складання ПН/РК ця особа ще не мала повноважень на підписання ПН/РК, то

Тобто ПН/РК треба підписати електронними ключами тих осіб, (1) які мали право на підписання ПН/РК і на дату складання ПН/РК, і на дату реєстрації; (2) ключі яких не змінювалися й на дату складання ПН/РК, і на дату їх реєстрації.

Як ми зазначили вище, головбух (директор) має право підписувати ПН/РК навіть без делегування йому типу підпису «Підпис податкових накладних». Тому якщо головбух (директор) не змінювався, і в період між датою складання ПН/РК і датою її реєстрації не змінювався його електронний підпис, то він цілком має повноваження на підписання ПН/РК без будь-якого іншого додаткового делегування йому прав на підписання ПН/РК.

Єдине, що у такому разі в самих ПН/РК у полі «Посадова (уповноважена) особа» треба зазначити прізвище та ім’я головбуха (директора), тобто особи, підпис якої і буде проставлятися в ПН/РК.

Змінився головний бухгалтер. Директор, припустимо, при цьому не змінювався. У цьому разі для того, щоб новий головбух мав змогу підписувати податкову звітність/ПН/РК, необхідно:

1. Отримати на нього новий електронний підпис, як на головного бухгалтера (бухгалтера — якщо на підприємстві лише один бухгалтер);

2. Подати ф. № 1-ОПП, де потрібно зазначити нового бухгалтера як особу, відповідальну за ведення бухобліку на підприємстві (поле «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)…»). Саме за ф. № 1-ОПП податківці будуть перевіряти право головного бухгалтера підписувати звітність/ПН/РК. Мова йде не про електронний підпис, а саме про повноваження цієї особи як головного бухгалтера.

3. Подати «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» за формою J1391103 на нового головного бухгалтера з типом підпису «Бухгалтер». Саме за цим повідомленням податківці зможуть перевірити електронний ключ головного бухгалтера.

Змінився директор. Говорити про зміну директора можна, коли внесено відповідний запис в Єдиний державний реєстр (ЄДР).

Зміна директора передбачає

Бо як тільки буде в ЄДР внесено запис про нового директора, попередній договір щодо електронного документообігу з податківцями буде автоматично анульовано. Так, у п. 5 розд. III Порядку № 557* сказано, що «дія Договору та пов’язаних з ним повідомлень припиняється у випадку отримання інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника, сторони Договору».

* Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557.

Приєднання до договору про визнання електронних документів (вже з електронним підписом нового директора) здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа (п. 1 розд. III Порядку № 557). Але треба врахувати, що це може бути електронний документ, який передбачає лише підпис директора. Тобто податкова звітність (де має стояти і підпис директора, і підпис бухгалтера) не підійде.

Наприклад, таким першим електронним документом може бути «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису», яким директор фактично делегує права підпису електронних документів іншим особам підприємства.

Також потрібно врахувати, що переукладання нового договору про визнання електронних документів (а це відбувається завжди, коли змінюється директор) передбачає

Це прямо зазначено в п. 5 розд. III Порядку № 557. Тобто це означає, що наново потрібно буде подати повідомлення J1391103 щодо всіх осіб, яким делеговано право електронного підпису документів, зокрема на:

— головного бухгалтера — з типом підпису «Бухгалтер»;

— особу, якій делеговано право підпису ПН/РК (якщо це інша особа, ніж головний бухгалтер), — з типом підпису «Підпис податкових накладних».

На цей момент звертають увагу і податківці (129.03 БЗ):

«у разі зміни керівника дія Повідомлення, яке підписувалось попереднім керівником, припиняється. Тому, незалежно від того, що право підпису залишено за працівниками, по яких інформація подавалась до контролюючого органу, за підписом нового керівника направляється Повідомлення (за кодом форми J1391103) із зазначенням відповідальних осіб».

На сформоване Повідомлення першими накладаються електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них — електронний підпис керівника і останньою — печатка (за наявності) (п. 4 розд. ІІІ Порядку № 557).

При зміні директора

Як ми зазначали на початку статті, податківці відмовляють в реєстрації ПН/РК, якщо ПН/РК підписується особою, яка не мала прав на підписання ПН/РК на момент їх складання, або в період між датою складання і датою реєстрації ПН/РК змінилися її ключі електронних підписів.

У разі зміни директора ця проблема може виникнути,

Тобто якщо на підприємстві не було головного бухгалтера або особи, якій делеговано право підпису ПН/РК, або якщо вони змінилися одночасно з директором.

Якщо на підприємстві був головбух або інша особа, уповноважена на підписання ПН/РК (вони працювали на дату складання ПН/РК і працюють на дату реєстрації ПН/РК, і їх електронні підписи в цей період не змінювалися), — то вони можуть підписати такі ПН/РК.

Якщо ж право підпису ПН/РК належало тільки директору, то в такому разі зареєструвати ПН/РК, якщо на дату складання ПН/РК «директорські повноваження» були у попереднього керівника, як показує практика, можливо лише через суд. Суди на боці платників податків (див., зокрема, постанову П’ятого апеляційного адмінсуду від 25.10.2022 у справі № 420/1244/22; постанову Шостого апеляційного адмінсуду від 04.11.2022 у справі № 320/1369/22; рішення Одеського окружного адмінсуду від 28.06.2022 у справі № 420/24884/21).

Якщо коротко, то аргументи суддів такі:

1. ПКУ дозволяє «розрив» у часі між датою складання і датою реєстрації ПН.

2. Норми податкового законодавства не передбачають обов’язку платника податку зареєструвати усі ПН, складені до звільнення директора, раніше строку, визначеного п. 201.10 ПКУ.

3. Єдиною підставою для неприйняття електронного документа засобами електронного зв’язку в електронній формі є недійсність кваліфікованого електронного підпису чи печатки такого платника податків. А тому якщо на дату реєстрації ПН новий директор мав вже свої повноваження і був чинним його електронний ключ, то підстав неприйняття ПН на реєстрацію немає.