* Статті «Лікарняні та допомога по вагітності та пологах: розрахунковий період», «Середньоденна зарплата: дні та виплати в розрахунку», «Лікарняні та допомога по вагітності та пологах: якщо немає заробітку» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95.
Лікарняні: загальний випадок
У загальному випадку суму лікарняних для працівників звичайних роботодавців (не резидентів Дія Сіті) знаходять множенням денної виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу) залежно від страхового стажу, якщо його наявність передбачена законодавством, на кількість календарних днів, що підлягають оплаті.
Формула для розрахунку суми лікарняних у загальному випадку наведена в статті «Лікарняні та допомога по вагітності та пологах: розрахунковий період» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95.
Приклад 1. Працівник хворів з 11 по 24 листопада 2023 року (14 к. дн.). Розрахунковий період (листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.) відпрацьовано повністю. У цьому періоді працівнику нараховано зарплату, що увійшла до бази нарахування ЄСВ та бере участь в обчисленні середньої, у сумі 360000 грн. Загальний страховий стаж працівника — 7 років 8 місяців (або 92 місяці).
Визначаємо середньоденну зарплату:
360000 : 365 = 986,30 (грн/к. дн.).
Обчислюємо суму денної виплати. Працівник має стаж 7 років 8 місяців. Тож денна виплата складе 70 % середньої заробітної плати (доходу) (див. статтю «Право на лікарняні та допомогу по вагітності та пологах». Денна зарплата складе:
986,30 х 70 : 100 = 690,41 (грн/к. дн.).
Сума лікарняних дорівнює:
690,41 х 14 = 9665,74 (грн).
Допомога по вагітності та пологах: загальний випадок
У загальному випадку розмір допомоги по вагітності та пологах не залежить від страхового стажу працівниці. Тож достатньо середньоденну зарплату (дохід) помножити на кількість днів періоду тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами.
Формула для розрахунку суми допомоги по вагітності та пологах у загальному випадку наведена в статті «Лікарняні та допомога по вагітності та пологах: розрахунковий період» // «Податки & бухоблік», 2023, № 95.
Приклад 2. Працівниця, що працює на звичайному підприємстві, йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на 126 к. дн. з 27 листопада 2023 року. У розрахунковому періоді (листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.) працівниця перебувала на лікарняному з 1 по 18 серпня 2023 року (18 к. дн.). Зарплата розрахункового періоду, що увійшла до бази нарахування ЄСВ та бере участь в обчисленні середньої, — 284782,61 грн.
Визначаємо середньоденну зарплату:
284782,61 : (365 - 18) = 820,70 (грн/к. дн.).
Сума допомоги по вагітності та пологах дорівнює:
820,70 х 126 = 103408,20 (грн).
Обмеження: якщо зарплата (дохід) за 100 тисяч
Якщо у працівника (особи, що виконувала роботи (надавала послуги) за цивільно-правовим договором) дохід у місяцях розрахункового періоду наближався чи перевищував максимальну базу нарахування ЄСВ, то може спрацювати обмеження щодо максимальної суми страхових виплат.
Так, відповідно до п. 4 Порядку № 1266*
середньоденна заробітна плата (дохід) не може перевищувати максимальну величину бази нарахування єдиного внеску з розрахунку на один календарний день
Крім того, абзацами другим та третім п. 2 Порядку № 1266 встановлено, що сума лікарняних (допомоги по вагітності та пологах) у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ.
Алгоритм застосування обмежень такий.
Крок 1. Обчислюємо фактичну середньоденну зарплату.
Крок 2. Обчислюємо обмежувач — максимальну величину бази нарахування ЄСВ в розрахунку на 1 день. Для цього розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ, установлений для останнього місяця розрахункового періоду, ділимо на 30,44 (середньомісячну кількість календарних днів).
Крок 3. Порівнюємо фактичну середньоденну з обмежувачем. Якщо фактична середньоденна зарплата вища, у подальших розрахунках лікарняних (допомоги по вагітності та пологах) використовуємо замість фактичної середньоденної зарплати обмежувач — максимальну величину бази нарахування ЄСВ у розрахунку на 1 день.
Крок 4. Якщо тимчасова непрацездатність тривала календарний місяць чи більше, то суму лікарняних (допомоги по вагітності та пологах), нараховану за такий повний календарний місяць, порівнюємо з розміром максимальної величини бази нарахування ЄСВ, що діяв в останньому місяці розрахункового періоду.
Якщо сума лікарняних (допомоги по вагітності та пологах) за такий повний місяць вища за максимальну базу, суму виплат за цей місяць обрізаємо до розміру максимальної бази, що діяв в останньому місяці розрахункового періоду.
Що стосується неповних місяців (початок/закінчення), то в часи ФСС за цими місяцями порівняння з максимальною базою не проводилися. Але ПФУ у своїх роз’ясненнях не оглядається на Фонд соцстраху. Тож тут можна чекати будь-який «сюрприз». А на те, що сюрприз може бути, наштовхує роз’яснення, яке надано стосовно обмеження, що діє аналогічним образом для резидентів Дія Сіті. У ньому ПФУ пропонував за неповними місяцями також обчислювати обмежувач пропорційно календарним дням непрацездатності (лист Пенсійного фонду від 02.06.2023 № 2800-030401-8/30346).
Розглянемо на прикладі, як це працює.
Приклад 3. Працівницю прийнято на роботу з 1 жовтня 2023 року. З 13 листопада 2023 року вона йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на 126 к. дн. У розрахунковому періоді (жовтні 2023 року, 30 к. дн.) їй нараховано зарплату в сумі 120000 грн. До бази нарахування ЄСВ таку зарплату включено в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ, що діяла в жовтні 2023 року (100500 грн).
Сума фактичної середньоденної зарплати складе:
100500 : 30 = 3350 (грн/к. дн.).
Обчислимо обмежувач — максимальну величину бази нарахування ЄСВ в розрахунку на 1 день:
100500 : 30,44 = 3301,58 (грн/к. дн.).
Сума фактичної середньоденної зарплати (3350 грн/к. дн.) вища за обмежувач (3301,58 грн/к. дн.). Тому в розрахунку допомоги по вагітності та пологах — обмежувач. Попередньо сума допомоги складе:
3301,58 х 126 = 415999,08 (грн).
Далі потрібно розподілити допомогу за місяцями, за які вона нарахована, та порівняти місячні суми допомоги з розміром максимальної величини бази нарахування ЄСВ, установленого для останнього місяця розрахункового періоду. Розподілена сума допомоги по вагітності та пологах на:
— 18 днів листопада 2023 року — 59428,44 грн;
— 31 день грудня 2023 року — 102348,98 грн;
— 31 день січня 2024 року — 102348,98 грн;
— 29 днів лютого 2024 року — 95745,82 грн;
— 17 днів березня 2024 року — 56126,86 грн.
Після розподілу виявлено, що в грудні та січні фактична сума допомоги (102348,98 грн) перевищує максимальну базу нарахування ЄСВ, установлену для останнього місяця розрахункового періоду (100500 грн). Тому допомогу в цих місяцях обрізаємо до розміру максимальної бази.
Що стосується березня 2024 року, то тут питання залишається відкритим. Річ у тім, що якщо обчислити максимальну базу нарахування ЄСВ пропорційно періоду відпустки, що припала на березень, то отримаємо 55112,90 грн (100500 грн : 31 к. дн. х 17 к. дн.). Чи потрібно обрізати суму фактичної допомоги за березень (56126,86 грн)? Запит про це ми направили до ПФУ. Чекаємо на відповідь.
Мінімальна сума допомоги по вагітності та пологах
Звичайним роботодавцям слід ураховувати, що
сума допомоги по вагітності та пологах не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної зарплати, установлений на час настання страхового випадку
Обов’язок проконтролювати виконання цієї вимоги виникає за працівницями, у яких зарплата за місяць менша або дорівнює чи незначно перевищує мінімальну зарплату на час настання страхового випадку.
Алгоритм застосування обмежень такий.
Крок 1. Обчислюємо фактичну середньоденну зарплату.
Крок 2. Обчислюємо обмежувач — мінімальну середньоденну зарплату, розділивши суму мінімальної зарплати, що встановлена на час настання страхового випадку, на 30,44.
Крок 3. Порівнюємо фактичну середньоденну з обмежувачем. Якщо фактична середньоденна зарплата нижча, у подальших розрахунках допомоги по вагітності та пологах використовуємо замість фактичної середньоденної зарплати обмежувач — мінімальну середньоденну зарплату.
Приклад 4. Працівниця працює на умовах неповного робочого часу (займає 0,5 штатної одиниці, оклад — 10000 грн). З 20 листопада 2023 року їй надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на 126 к. дн. Заробітна плата, нарахована в розрахунковому періоді (листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.) з урахуванням зайнятості, що увійшла до бази нарахування ЄСВ, — 60000 грн.
Сума фактичної середньоденної зарплати складе:
60000 : 365 = 164,38 (грн/к. дн.).
Обчислимо обмежувач — мінімальну середньоденну зарплату в розрахунку на 1 к. дн.:
6700 : 30,44 = 220,11 (грн/к.дн.).
Сума фактичної середньоденної зарплати (164,38 грн/к. дн.) нижча за обмежувач (220,11 грн/к. дн.). Тому в розрахунку допомоги по вагітності та пологах — обмежувач. Сума допомоги складе:
220,11 х 126 = 27733,86 (грн).
Якщо «підкачав» страховий стаж
Непрацездатним законодавством установлені спеціальні обмеження щодо максимальної суми лікарняних і допомоги по вагітності та пологах для застрахованих осіб, страховий стаж яких протягом останніх 12 місяців перед настанням тимчасової непрацездатності, за даними Держреєстру, становить менше 6 місяців. Такі особи мають право на:
— лікарняні, розраховані виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачений ЄСВ, але не більше за розмір лікарняних, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку;
— допомогу по вагітності та пологах — виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачений ЄСВ, але не менше за розмір допомоги, обчислений з розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку, та не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.
Приклад 5. Працівник прийнятий на роботу з 4 вересня 2023 року. З 8 по 15 листопада (8 к. дн.) він хворів. У розрахунковому періоді (жовтень 2023 року) йому нарахована зарплата в сумі 7000 грн. Загальний страховий стаж становить 2 роки 4 місяці (чи 28 місяців). Страховий стаж за останні 12 місяців — 5 місяців.
Страховий стаж працівника за останні 12 місяців менше 6 місяців. Отже, розрахунок лікарняних проводимо з урахуванням спецобмеження.
Розраховуємо фактичну середньоденну зарплату:
7000 : 31 = 225,81 (грн/к. дн.).
Визначаємо денну виплату. Загальний страховий стаж працівника — 2 роки і 4 місяці. Отже, денна виплата дорівнюватиме 50 % середньоденної зарплати:
225,81 х 50 : 100 = 112,91 (грн/к. дн.).
Обчислимо обмежувач — мінімальну середньоденну зарплату в розрахунку на 1 к. дн.:
6700 : 30,44 = 220,11 (грн/к. дн.).
Проводимо порівняльні розрахунки: денна виплата (112,91 грн/к. дн.) нижча за обмежувач (220,11 грн/к. дн.). Тому лікарняні розраховуємо виходячи з денної виплати.
Сума виплат за лікарняним листом складе:
112,91 х 8 = 903,28 (грн).
Приклад 6. Працівниця з 15 листопада 2023 року йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами на 126 к. дн. У розрахунковому періоді (листопад 2022 року — жовтень 2023 року, 365 к. дн.) вона перебувала у відпустці за свій рахунок за угодою сторін з 1 листопада 2022 року по 15 вересня 2023 року (319 к. дн.) Заробітна плата, нарахована в розрахунковому періоді за фактично відпрацьований час, — 31000 грн. Страховий стаж за останні 12 місяців — 5 місяців.
Фактична середньоденна зарплата складе:
31000 : (365 - 319) = 673,91 (грн/к. дн.).
Обчислюємо два обмежувачі: перший — щодо мінімальної суми допомоги, другий — щодо максимальної суми допомоги.
Мінімальна середньоденна зарплата в розрахунку на 1 к. дн.:
6700 : 30,44 = 220,11 (грн/к. дн.).
Максимальна середньоденна зарплата в розрахунку на 1 к. дн.:
6700 х 2 : 30,44 = 440,21 (грн./к. дн.).
Проводимо порівняльні розрахунки: фактична середньоденна зарплата (673,91 грн/к. дн.) вища за обмежувач як за мінімальною сумою (220,11 грн/к. дн., умова виконана), так і за максимальною сумою (440,21 грн/к. дн., умова не виконана). Тому допомогу по вагітності та пологах обчислюємо виходячи з обмежувача за максимальною сумою. Допомога складе:
440,21 х 126 = 55466,46 (грн).
Обмеження для Дія Сіті
Лікарняні. Лікарняні для працівника (гіг-спеціаліста) резидента Дія Сіті обчислюють виходячи з розміру зарплати (доходу) такого працівника (гіг-спеціаліста), з якої фактично сплачено страхові внески, незалежно від страхового стажу.
Якщо за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку страховий стаж працівника чи гіг-спеціаліста складає менше 6 місяців, то він має право на лікарняні, розраховані виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 4 ст. 12 Закону № 1105).
Крім того, ч. 3 ст. 17 Закону № 1105 встановлено, що сума допомоги по тимчасовій непрацездатності в розрахунку на місяць, що виплачується працівникам та гіг-спеціалістам резидентів Дія Сіті, не має перевищувати розміру заробітної плати (доходу) таких осіб, з якого фактично сплачено страхові внески.
Зауважимо, що Законом № 1105 не визначено, за який місяць (останній місяць розрахункового періоду або місяць настання страхового випадку тощо) слід використовувати розмір заробітної плати, з якої сплачувався ЄСВ, як обмеження суми допомоги. Тож ПФУ в листі від 21.04.2023 № 15806-17907/У-03/8-2800/23 пропонує діяти за аналогією з визначенням загального максимального обмеження за сумою лікарняних, що встановлене для працівників звичайних роботодавців, й використовувати для порівняння зарплату (дохід), з якого сплачено ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду.
Враховуючи, що резидент Дія Сіті, який у календарному місяці відповідав вимогам, повинен сплачувати ЄСВ з зарплати найманих працівників та винагороди гіг-спеціалістів за виконання робіт (надання послуг) за гіг-контрактами у розмірі мінімального страхового внеску,
ПФУ пропонує обмежувати суму допомоги по тимчасовій непрацездатності в розрахунку на місяць, що нарахована спеціалістам резидента Дія Сіті, розміром мінімальної зарплати, встановленої в останньому місяці розрахункового періоду
Алгоритм дій такий.
Крок 1. Обчислюємо лікарняні (за потреби застосовуємо обмеження для тих, у кого стаж за останні 12 місяців менше 6 місяців).
Крок 2. Розподіляємо лікарняні за місяцями, за які вони нараховані (пропорційно дням непрацездатності).
Крок 3. Суму лікарняних, що нараховані за повний календарний місяць тимчасової непрацездатності, порівнюємо з розміром мінімальної заробітної плати, що діяла в останньому місяці розрахункового періоду.
Крок 4. Якщо сума розподілених лікарняних за повний календарний місяць тимчасової непрацездатності:
— вища за мінзарплату, то обрізаємо її до розміру мінзарплати;
— нижча за суму мінзарплати, то враховуємо її у фактичній сумі.
ПФУ в листі від 02.06.2023 № 2800-030401-8/30346 наполягає на тому, щоб сума допомоги по тимчасовій непрацездатності у неповних місяцях тимчасової непрацездатності обмежувалася відповідною частиною мінімальної заробітної плати, встановленої в останньому місяці розрахункового періоду, яка припадає на календарні дні тимчасової непрацездатності в такому місяці.
Крок 5. Обчислюємо суму лікарняних з урахуванням обрізаних сум (за наявності).
Допомога по вагітності та пологах. Для працівника (гіг-спеціаліста) резидента Дія Сіті допомогу по вагітності та пологах обчислюють виходячи з розміру заробітної плати (доходу) такого працівника (гіг-спеціаліста), з якої фактично сплачено страхові внески.
Знову-таки, як і за іншими застрахованими особами, за працівниками резидента Дія Сіті враховуємо обмеження, що встановлено для осіб, які мають страховий стаж менше 6 місяців за 12 місяців перед настанням страхового випадку. Таким особам допомогу по вагітності та пологах обчислюють виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.
Також працює вимога про те, що сума допомоги по вагітності та пологах не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону № 1105).
Крім того, КМУ у п. 2 Порядку № 1266 визначив ще одне обмеження, яке відсутнє в Законі № 1105, а саме: сума допомоги по вагітності та пологах в розрахунку на місяць, що виплачується працівникам та гіг-спеціалістам резидентів Дія Сіті, не повинна перевищувати розміру заробітної плати (доходу) таких осіб, з якого фактично сплачено ЄСВ.
ПФУ у листі від 04.05.2023 № 17595-20802/У-03/8-2800/23 наполягає на тому, що зазначений припис п. 2 Порядку № 1266 слід виконувати, незважаючи ні на що. Тобто ПФУ наполягає на застосуванні такого ж алгоритму, як і у випадку з лікарняними для працівників та гіг-спеціалістів резидента Дія Сіті.
Але враховуючи те, що ч. 2 ст. 19 Закону № 1105 визначено мінімальний розмір допомоги по вагітності та пологах, то у випадку, коли розмір обмеженої допомоги по вагітності та пологах менший за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку,
остаточний розрахунок допомоги здійснюється із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку
Якщо сума допомоги по вагітності та пологах, обчислена з урахуванням обрізаних сум (за наявності), нижча за суму допомоги по вагітності та пологах, обчислену виходячи з розміру мінімальної зарплати, то нараховуєте працівниці (гіг-спеціалісту) допомогу, обчислену виходячи з мінімальної зарплати.
Не знаємо, чи такого спрощення очікували резиденти Дія Сіті, але маємо те, що маємо.
Висновки
- У загальному випадку суму лікарняних для працівників звичайних роботодавців знаходять множенням денної виплати на кількість календарних днів, що підлягають оплаті.
- У загальному випадку сума допомоги по вагітності та пологах дорівнює добутку середньоденної зарплати (доходу) та кількості днів періоду тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами.
- Сума лікарняних (допомоги по вагітності та пологах) у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ.
- Для застрахованих осіб, які за 12 місяців перед настанням страхового випадку мають страховий стаж менше 6 місяців, установлені спеціальні обмеження за максимальною сумою лікарняних і допомоги по вагітності та пологах.
- Для працівників та гіг-спеціалістів резидента Дія Сіті встановлені спецобмеження за сумою лікарняних та допомоги по вагітності та пологах.
