Якщо податкова накладна не тією датою (за відвантаженням, а не за оплатою)

У такому разі виправлення залежатимуть від того, як швидко виявили помилку і чи встигла вона вплинути на декларацію.

Якщо помилку виявили в тому ж періоді

Виправлення ПН. Передусім, треба виправити податкову накладну — перевиписати ПН (тобто скласти її на правильну дату — дату оплати, п. 187.7 ПКУ). Для цього складають:

— звичайний зменшуючий РК-103 (щоб обнулити помилкову відвантажувальну ПН, такий РК складають поточною датою виявлення помилки (БЗ 101.16) і

— нову ПН (правильною датою — тобто в цьому випадку датою отримання оплати)*.

* Хоча якщо спершу зареєструвати нову правильну ПН, то помилкову відвантажувальну ПН можна обнулити через зменшуючий РК-20 (детальніше про це ще скажемо далі).

І якщо помилку виявили «по-гарячому» — помилкову ПН обнулили в тому ж періоді (тобто РК-103 склали в тому ж періоді і такий РК зареєстрований покупцем своєчасно), то помилка і виправлення в межах періоду згорнуться, ліміт у результаті відновиться і жодного ∑Перевищ у продавця при цьому не виникне (лист ГУ ДПС у м. Києві від 30.08.2023 № 2752/ІПК/26-15-04-04-08).

При цьому своєчасність реєстрації зменшуючих РК, складених на покупців — платників ПДВ, податківці рекомендують визначати з урахуванням загальних строків реєстрації — тобто дивлячись у якій половині місяця (першій/другій) складені РК. Оскільки під спеціальний 15 (18)-денний реєстраційний строк (з дати отримання зменшуючого РК покупцем — платником ПДВ) СЕА не переналаштували (БЗ 101.15). А отже, для РК, складених починаючи з 16.01.2023, своєчасними будуть строки, встановлені абзацами 2, 3 п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ (лист ДПСУ від 29.08.2023 № 2740/ІПК/99-00-21-03-02-06). Інакше при несвоєчасній реєстрації покупцем зменшуючого РК у продавця можуть виникнути складнощі з лімітом, про які скажемо далі.

Що в декларації? Нагадаємо, що

Тому якщо помилку допустили лише в ПН і усунули «по-гарячому»(ще до подання декларації), то виправляти ПДВ-звітність не доведеться. Головне, щоб у періоді отримання оплати за правильною ПН продавцем були задекларовані правильні ПЗ. А покупець, у свою чергу, на підставі зареєстрованої продавцем правильної ПН зможе відобразити ПК.

Складніше, якщо відвантаження й оплата припадають на різні періоди, помилка вже просочилася в декларацію і виявлена з часом.

Якщо помилку виявили в наступних періодах

Виправлення ПН. У такому разі майте на увазі: якщо помилку виправляти з часом, наприклад, через звичайний зменшуючий РК-103 (тобто РК-103 буде складений в іншому періоді або зареєстрований покупцем несвоєчасно), то навіть після виправлення помилки й обнулення помилкової ПН ліміт у продавця, на жаль, не відновиться. Все тому, що, хоча помилкові ПН з виправляючими РК не відображають у декларації, але водночас їх врахують у СЕА у формулі ліміту. І оскільки зменшуючий РК врахується у формулі ліміту, але не врахується в декларації, у продавця виникне ∑Перевищ. Детальніше про це див. «Помилкові податкові накладні і ліміт постачальника» // «Податки & бухоблік», 2023, № 35.

Втім, проблем з лімітом продавцеві можна уникнути, якщо помилкову ПН обнулити через зменшуючий РК-20. Адже для виправлення помилки в даті потрібно буде зареєструвати ще одну ПН (з правильною датою — у цьому випадку датою оплати). А отже, на одне постачання з одним і тим же покупцем будуть дві ПН: помилкова і правильна. А якщо на одне постачання виявилося дві ПН, то помилкову зайву ПН можна обнулити через зменшуючий РК з типом причини «20» у шапці. У табличній частині такого РК зазначають спеціальну причину 301 «Виправлення помилки» (п. 24 Порядок 1307*). Приклад заповнення зменшуючого РК-20 див. у статті «Помилки в даті та номері ПН» // «Податки & бухоблік», 2022, № 56.

* Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307.

Адже РК-20 складають саме в тому випадку, коли на операцію постачання з одним і тим же покупцем помилково зареєстрували декілька ПН. І за умови, що табличні частини (показники розділу Б) правильної і помилкової (повторної) ПН повністю збігаються (п.п. 3 п.п. 4.6.1 листа ДФСУ від 27.11.2018 № 36942/7/99-99-15-03-02-17). Тоді помилкову зайву ПН з неправильною датою обнуляють через РК-20. При цьому в першому інформаційному полі нижньої частини РК-20 наводять реквізити правильної ПН. Такий зменшуючий РК-20 реєструє покупець (п. 24 Порядку № 1307).

Плюс у тому, що такий РК-20 усуне всі наслідки помилки, тобто не лише обнулить помилкову зайву ПН, але й поверне (відновить) регліміт у продавця (і ∑Перевищ не буде). Причому момент виправлення помилки через РК-20 (одразу або в наступних періодах) ролі не відіграє. Ліміт усе одно після виправлення повинен відновитися.

Тому якщо бажаєте повернути ліміт, то краще виправлення провести в такій послідовності:

— спершу зареєструвати правильну ПН датою оплати (використавши для цього ліміт)

— після чого обнулити помилкову зайву (відвантажувальну) ПН через РК-20 (і ліміт відновиться).

Якщо склали РК-103. Утім, навіть якщо до помилкової відвантажувальної ПН уже склали звичайний зменшуючий РК-103, то проблему ліміту (∑Перевищ у продавця) можна вирішити і в цьому випадку. Як? Якщо до помилкової ПН скласти ще один додатковий порожній РК-20 (з порожньою табличною частиною).

Тобто в такому РК-20:

— таблична частина: розділи А і Б — не заповнюються, при цьому

— у нижній частині: в першому інформаційному полі зазначають реквізити правильної ПН, а в другому інформаційному полі зазначають реквізити зменшуючого РК-103, який раніше був складений до помилкової ПН.

Такий порожній РК-20 реєструє постачальник (п. 24 Порядку № 1307). Тоді

Принаймні можливість складання порожнього РК-20 після РК-103 визнають податківці (лист ДПСУ від 20.10.2021 № 3930/ІПК/99-00-21-03-02-06). Детальніше про це див. «Замість РК «20» склали звичайний «анулюючий» РК: чи можна позбавитись ∑Перевищ?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 72 (ср. ).

Що в декларації? Найгірше, якщо помилка в продавця і покупця пробралася й у декларацію. І продавець за помилковою відвантажувальною ПН задекларував ПЗ. А покупець на її підставі відобразив ПК.

Тоді для виправлення помилки продавцеві необхідно перекинути ПЗ у правильний період — з періоду відвантаження на період отримання оплати. Для цього необхідно:

— подати УР до помилкового періоду відвантаження (щоб зняти ПЗ), а також

— подати УР до періоду отримання оплати (щоб додати ПЗ), якщо такий період уже минув і ПЗ у ньому вчасно не відобразили.

А покупцеві відповідно:

— подати УР до помилкового періоду, щоб за помилковою ПН відкоригувати ПК (разом з уточнюючим Д1, у таблиці 2.1 якого мінусовим рядком відкоригувати дані за такою помилковою ПН), а також

— задекларувати ПК на підставі правильної ПН (складеної за оплатою).

При цьому не забувайте, що до кінця воєнного стану діє виняток з правил. І починаючи

У тому числі, як обумовлено п.п. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, без самоштрафу і пені можна виправити воєнні помилки. Тому самоштрафу і пені при самовиправленнях можна не боятися. І якщо при виправленні помилки (додаванні продавцем ПЗ / знятті покупцем ПК) виникне недоплата (тобто виявиться заповненим ряд. 18 УР з ПДВ), то «штрафний» ряд. 18.1 в УР не заповнюється (БЗ 101.24).

Для виправлення допущеної помилки продавцеві необхідно:

(1) виправити ПН — для цього скласти і зареєструвати нову ПН (правильною датою отримання оплати) та зменшуючий РК-20 до помилкової відвантажувальної ПН (щоб відновити ліміт). Такий РК-20 реєструє покупець;

(2) виправити декларацію — подати УР до декларації за липень (щоб зняти помилкові ПЗ), а також задекларувати ПЗ правильним періодом (вереснем).

Фрагмент УР до декларації за липень у продавця

Довоєнні помилки. Втім, якщо це ще довоєнна помилка (наприклад, довоєнне відвантаження, за яким раніше помилково задекларували ПЗ), то пам’ятайте про встановлену заборону. Адже тимчасово до закінчення воєнного стану платникам заборонено подавати УР до довоєнних періодів (тобто до звітних періодів до лютого 2022 року) з показниками на зменшення ПЗ та/або декларуванням бюджетного відшкодування (п.п. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Тобто зменшувати показник ряд. 18 довоєнних декларацій (БЗ 101.25, детальніше див. «Заборона на виправлення завищення ПДВ: орієнтир — ряд. 18» // «Податки & бухоблік», 2022, № 75). Тому поки зменшити довоєнний ПДВ за УР не можна. Проте виправити помилку (уточнитися) вийде після закінчення воєнного стану.