Розрахунковий період: визначаємо, включаємо, виключаємо

Ми вирішили не перераховувати «сухі» норми Порядку № 1266 щодо визначення розрахункового періоду, а відразу розпочати розглядати практичні приклади. Отже, поїхали.

Класичний випадок — стаж роботи більше року

Для розрахунку лікарняних розрахунковим періодом є12 календарних місяців роботи (з першого до першого числа), що передують місяцю настання страхового випадку (п. 25 Порядку № 1266). У наведеному прикладі працівник пропрацював більше року, тому розрахунковим періодом для визначення лікарняних будуть 12 повних календарних місяців, що передують місяцю настання хвороби (вересень 2017 року — серпень 2018 року).

Працівник працює менше року

Пунктом 26 Порядку № 1266 передбачено, якщо працівник відпрацював у роботодавця менше 12 місяців, до розрахунку середньої зарплати потраплять повні календарні місяці (з першого до першого числа), що передують місяцю, в якому працівник захворів.

Оскільки працівник був прийнятий на роботу 19.02.2018 р., а страховий випадок настав 05.09.2018 р., розрахунковим періодом у цьому випадку буде березень — серпень 2018 року.

З першого робочого, але не з першого календарного

Особливість цієї ситуації в тому, що працівник був прийнятий на роботу в перший робочий день місяця, але не в перший календарний — 02.07.2018 р. Тобто липень такий працівник відпрацював повністю.

Водночас при розрахунку лікарняних/декретних місяць, в якому працівник був прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, але не з першого календарного дня, не включається до розрахункового періоду. Це прямо виходить з положень п. 25 Порядку № 1266. Тобто до розрахункового періоду потрапляють тільки повні календарні місяці перебування працівника в трудових відносинах, тобто з першого до першого числа місяця. Підтверджують це і фахівці ФСС (див. лист ФСС з ТВП від 31.05.2016 р. № 5.2-32-880 // «ОП», 2016, № 24, с. 6).

Таким чином, у наведеному прикладі розрахунковий період для розрахунку лікарняних складатиметься тільки з одного місяця — серпня 2018 року. Липень 2018 року до розрахункового періоду не включається.

У «новачка» немає відпрацьованого місяця

Для розрахунку лікарняних розрахунковим періодом в обох випадках буде фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням хвороби (п. 27 Порядку № 1266).

Для працівника Іваненка І. О. розрахунковий період — з 20 серпня по 12 вересня 2018 року включно.

Для працівника Петренка П. П. розрахунковий період — з 3 по 12 вересня 2018 року включно.

Особливі ситуації: вивчаємо деталі

У деяких випадках визначити розрахунковий період і розрахувати середню зарплату «за шаблоном» не вийде. Річ у тому, що хвороба може настати в перший робочий день або ж у працівника не буде заробітку в розрахунковому періоді. А бувають випадки, коли частина розрахункового періоду не відпрацьована з поважної причини. Як діяти в таких ситуаціях, розповімо далі.

Захворів у перший робочий день

Фактично у працівника немає заробітку для розрахунку лікарняних. Але він є застрахованою особою і згідно із Законом № 1105 йому повинні сплатити лікарняний, оскільки хвороба настала в період трудових відносин. Для такого випадку є спецнорма: розрахунок середньої зарплати треба проводити виходячи з окладу. Це передбачено п. 28 Порядку № 1266. При цьому згідно з п. 5 цього Порядку середньоденну зарплату в цьому випадку знаходять діленням окладу на середньомісячну кількість календарних днів (5000 грн. : 30,44 к. дн. = 164,26 грн.).

У розрахунковому періоді немає заробітку

Попри те, що у працівниці є заробітна плата за декілька відпрацьованих днів перед тимчасовою непрацездатністю у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною, середньоденну зарплату розраховуємо за загальними правилами Порядку № 1266: виходячи із заробітку за 12 місяців перед настанням страхового випадку. Хвороба настала у вересні 2018 року. Отже, розрахунковим періодом будуть останні 12 календарних місяців, що передують непрацездатності, — вересень 2017 року — серпень 2018 року.

Водночас у розрахунковому періоді працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років. Період перебування працівниці в такій відпустці має бути виключений із розрахункового періоду при визначенні середньої зарплати для розрахунку страхових виплат, оскільки він відноситься до поважних причин у розумінні Порядку № 1266 (детальніше про це буде далі).

Виходить, що в розрахунковому періоді працівниця не мала заробітку з поважної причини. Це означає, що середньоденна зарплата розраховується виходячи з окладу, встановленого працівниці:

4800 грн. : 30,44 к. дн. = 157,69 грн.

Виключаємо окремі періоди з розрахункового періоду

Місяці розрахункового періоду, повністю не відпрацьовані працівником з поважних причин (з першого до першого числа), виключають із розрахункового періоду (п. 3 Порядку № 1266, лист Мінсоцполітики від 13.10.2016 р. № 334/18/99-16).

Вичерпний перелік таких причин наведений у п. 3 Порядку № 1266. Це:

1) тимчасова непрацездатність;

2) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;

3) відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного або шестирічного віку за медичним висновком;

4) відпустка без збереження заробітної плати, надана згідно із законом.

Замінювати при цьому виключені з розрахункового періоду місяці новими не потрібно!

У цьому прикладі працівниця не працювала в липні 2018 року (лікарняний з 2 по 31 липня). Але! Виникає запитання, а що робити, якщо 1 день цього місяця — це вихідний (1 липня) і на нього не припадає поважна причина — тимчасова непрацездатність?

Чи викидати липень повністю з розрахункового періоду? Чи «піти» повинні тільки дні, на які припадають поважні причини (2 – 31 липня). А вихідний день (1 липня) візьме участь у розрахунку декретних?

Мінсоцполітики в листі від 13.10.2016 р. № 334/18/99-16 вважає, що такий не відпрацьований місяць повинен цілком залишити розрахунковий період.

Дійсно, у п. 3 Порядку № 1266 зазначено, що місяці розрахункового періоду (з першого до першого числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин, виключають з нього. У цій ситуації у працівника немає відпрацьованих днів (годин) в липні. Тому липень виключаємо з розрахункового періоду. І зверніть увагу на такий момент: якщо в такому місяці була нарахована виплата (наприклад, премія), то вона також буде виключена. Це дуже важливо!

Виключаємо календарні дні з розрахункового періоду

При розрахунку середньоденної зарплати для оплати лікарняних (декретних) зарплату за розрахунковий період ділять на кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Тобто після того, як визначили розрахунковий період, у тому числі виключили повністю не відпрацьовані працівником з поважних причин місяці (якщо такі є), підраховуємо кількість календарних днів у ньому. При підрахунку не враховуємо дні, на які припадає дія перелічених вище поважних причин.

Усі інші дні, не відпрацьовані працівником у розрахунковому періоді з якихось причин (наприклад, дні щорічної відпустки), а також вихідні, святкові і неробочі дні, що припадають на розрахунковий період, беруть участь у підрахунку кількості календарних днів розрахункового періоду.

У наведеному прикладі розрахунковий період: вересень 2017 року — серпень 2018 року. Оскільки працівникові була надана відпустка «за свій рахунок», дні такої відпустки потрібно виключити із загальної кількості календарних днів за розрахунковий період. Виходить, що в розрахунку середньої зарплати братимуть участь не 365 календарних днів, а 350 (365_{загальна кількість днів} - 15_{дні відпустки «за свій рахунок»}).

Дні МСЕК виключаємо з розрахунку

Декілька слів про останній лікарняний. У зазначеній ситуації 6 «днів МСЕК» (з 20 по 25 червня 2018 року включно) не оплачуються, а 19 календарних днів тимчасової непрацездатності (з 1 по 19 червня 2018 року) оплачуються.

За загальним правилом дні, не відпрацьовані з поважної причини, виключають із загальної кількості календарних днів за розрахунковий період. Як бути з «днями МСЕК»?

«Дні МСЕК», що потрапили до розрахункового періоду, потрібно виключити з розрахунку середньоденної зарплати. Так, такі дні не були сплачені, але вони все одно вважаються днями, пропущеними із-за тимчасової непрацездатності, тобто виключаються з кількості календарних днів за розрахунковий період. Така думка фахівців Мінсоцполітики (див. лист від 06.09.16 р. № 293/18/99-16).

У наведеному прикладі загальна кількість календарних днів за розрахунковий період (вересень 2017 року — серпень 2018 року) складає 365. Виключимо з нього усі дні, пропущені працівником з поважних причин, у тому числі ті, які не оплачувалися: 365 - 33 - 30 - 35 - 19 - 6_{дні МСЕК} = 242 (до. дн.).

У розрахунковому періоді — лікарняний з відміткою про алкогольне сп’яніння

Попри те, що січневий лікарняний лист із відміткою про алкогольне сп’яніння не оплачується*, він підтверджує тимчасову непрацездатність. З погляду Закону № 1105, дні, зазначені в такому лікарняному листі, вважаються не відпрацьованими з поважної причини. Тобто такі дні мають бути виключені з кількості календарних днів розрахункового періоду при розрахунку лікарняних за вересень.

* Перелік причин для відмови в оплаті лікарняного листа можна знайти в ст. 23 Закону № 1105.

Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати для оплати вересневого лікарняного, складе:

365 - 27 = 338 (к. дн.),

де 27 — кількість днів неоплачуваної тимчасової непрацездатності з 3 по 29 січня 2018 року.

У розрахунковому періоді — «дитяча» довідка

Довідка за формою № 138/о, виписана працівниці у березні 2018 року, є підставою для звільнення від виконання посадових обов’язків (див. лист ФСС з ТВП від 25.05.16 р. № 5.2-32-812). Усі календарні дні, позначені в ній, — це тимчасова непрацездатність у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною. Такі дні, так само як і календарні дні за листком непрацездатності, слід виключати із загальної кількості календарних днів, що беруть участь у розрахунку лікарняних за вересень 2018 року.

Визначимо кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати:

365 - 14_{оплачуваний ЛН} - 11_{неоплачувана довідка} = 340 (к. дн.).

У розрахунковому періоді — невиправлений лікарняний

Тут ситуація відрізняється від попередніх двох.

Лікарняний лист з помилкою не підлягає оплаті. Крім того, з погляду Закону № 1105 такий документ не підтверджує тимчасову непрацездатність працівника. Тобто календарні дні такої тимчасової непрацездатності залишаються в розрахунковому періоді і беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати. До таких висновків доходить ФСС з ТВП у своєму листі від 25.05.2016 р. № 5.2-32-812.

У нашому прикладі дні хвороби в травні, не підтверджені документально, залишаються в розрахунковому періоді, і в розрахунку братимуть участь усі 365 календарних днів розрахункового періоду.

Зверніть увагу! Якщо надалі працівник все-таки наважиться виправити лікарняний лист за січень, то роботодавець повинен буде його сплатити. Більше того, тоді доведеться перерахувати і суму лікарняних за вересневим листком непрацездатності.

«Накладка» робочого дня на перший день хвороби: як врахувати для розрахунку лікарняних у подальшому

Ситуації, коли один і той же день у працівника відмічений у табелі обліку використання робочого часу як відпрацьований, а в листку непрацездатності як перший день хвороби — непоодинокі. Як бути з таким днем-«накладкою» потім, коли він потрапить до розрахункового періоду наступного лікарняного? Адже, з одного боку, він сплачений як робочий день, а з іншого — згідно з листком непрацездатності з цього дня настала хвороба. А як ми знаємо, період тимчасової непрацездатності має бути виключений із розрахункового періоду.

Давайте подивимося, що говорять норми законодавства.

Згідно з п.п. 1 ч. 1 ст. 22 3акону № 1105 допомога по тимчасовій непрацездатності надається застрахованій особі у формі матеріального забезпечення, яке повністю або частково компенсує втрату зарплати (доходу) у разі хвороби або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві. Таким чином, якщо працівник у день відкриття лікарняного листа відпрацював повний робочий день за графіком роботи, отже, за нього потрібно заплатити працівникові зарплату. А раз заробіток цього дня не втрачений, то й оплачувати такий день, як день хвороби, немає підстав**.

** Див. також лист ФСС з ТВП від 17.05.2016 р. № 2.4-46-753 і коментар до нього // «ОП», 2016, № 11, с. 5.

Врахуйте також усі нюанси оплати такого лікарняного. За відпрацьований день-«накладку» нараховується зарплата, але при цьому цей же день йде в облік перших п’яти календарних днів, оплачуваних за рахунок роботодавця, незалежно від того, що цей день відпрацьований працівником і сплачений як робочий день. Тобто за рахунок роботодавця будуть сплачені 4 календарні дні хвороби. З 6-го дня непрацездатності оплата здійснюється за рахунок коштів ФСС (див. лист ФСС з ТВП від 17.05.2016 р. № 2.4-46-753 // «ОП», 2016, № 11, с. 5)***.

*** Детальніше про нюанси «накладки» робочого дня на день хвороби (про те, як заповнити Заяву-розрахунок у ФСС, як оплачувати такий день, особливості відображення в ЄСВ-звіті і Звіті за формою № Ф4-ФСС з ТВП) читайте в «ОП», 2018, № 15, с. 17.

Йдемо далі. У п. 3 Порядку № 1266 зазначено, що середньоденна зарплата (обчислюється діленням нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) зарплати, на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин.

Тобто в Порядку № 1266 чітко сказано — без урахування календарних днів, НЕ ВІДПРАЦЬОВАНИХ з поважних причин. А оскільки такий день-«накладка» відпрацьований і за нього працівникові нарахована зарплата, то, на нашу думку, його не виключають із розрахункового періоду, навіть незважаючи на те, що в листку непрацездатності він відмічений як день тимчасової непрацездатності. Головна умова для його виключення — «не відпрацьований» — не виконана.

Таким чином, і зарплата за день-«накладку», і сам день-«накладка» беруть участь у розрахунку середньої зарплати.

У наведеному прикладі кількість календарних днів, що бере участь у розрахунку середньоденної зарплати, буде такою:

365 - 9 = 356 (к. дн.),

де 365 — загальна кількість календарних днів за розрахунковий період вересень 2017 року — серпень 2018 року;

9 — кількість календарних днів, не відпрацьованих через хворобу, — з 12 по 20 червня 2018 року (11 червня не виключаємо з розрахунку).

Дні, які залишаються в розрахунковому періоді

Алгоритм розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняних декретних такий: заробіток у розрахунковому періоді ділять на кількість календарних днів зайнятості (п. 3 Порядку № 1266). Тобто для розрахунку використовуємо кількість календарних днів перебування в трудових відносинах. У загальному випадку при 12-місячному розрахунковому періоді заробіток ділять на 365 (366) календарних днів. Але чи усі дні зайнятості беруть участь у розрахунку?

Порядок № 1266 робить виняток лише для днів, не відпрацьованих з поважних причин. Такі дні виключають із розрахункового періоду. Про них ми детально поговорили вище. Виходить, що всі інші календарні дні зайнятості (вихідні і святкові (неробочі) дні, оплачувана відпустка (щорічна, навчальна, чорнобильська тощо), при простою (як з вини працівника, так і не з вини працівника) тощо) беруть участь у розрахунку середньої зарплати.